Interne klachtenregeling SED organisatie

1. Een ieder kan mondeling, zowel persoonlijk als telefonisch, schriftelijk of digitaal een klacht indienen.

2. Een schriftelijk ingediende klacht wordt ondertekend en bevat ten minste de volgende gegevens:

• a.

  de naam en het adres van de klager;

• b.

  de dagtekening;

• c.

  een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht.

3. Een schriftelijke klacht kan worden ingediend op een door het dagelijks bestuur vastgesteld klachtenformulier en wordt gericht aan het postadres van het dagelijks bestuur van SED organisatie.

4. Een digitale klacht kan via de website van een van de deelnemende gemeenten (SED) ingediend worden.

5. Het klaagschrift is opgesteld in de Nederlandse taal of is voorzien van een Nederlandse vertaling. Bij het klaagschrift worden zo mogelijk afschriften van relevante stukken overgelegd.

1. Een klacht dient zo spoedig mogelijk behandeld te worden door mondeling of telefonisch contact te hebben met de klager en te proberen tot een oplossing te komen.

2. De klager ontvangt zo spoedig mogelijk, nadat de klacht is behandeld, schriftelijk een bevestiging van het gesprek en de afspraken die zijn gemaakt.

1. De ontvangst van de klacht wordt binnen twee weken bevestigd onder vermelding van de klachtbehandelaar.

2. Na de ontvangstbevestiging wordt de klacht aan de klachtenbehandelaar en de directeur gezonden.

1. Aangewezen is als klachtbehandelaar voor het behandelen van een klacht naar aanleiding van;

• a.

  een gedraging van een ambtenaar dan wel een daarmee in het kader van deze klachtenregeling gelijk te stellen functionaris, niet zijnde een afdelingshoofd: het afdelingshoofd

• b.

  een gedraging van een afdelingshoofd: de directeur

• c.

  een gedraging van de directeur: de voorzitter

• d.

  een gedraging van de voorzitter: de plaatsvervangend voorzitter

• e.

  een gedraging van een lid van het algemeen bestuur: de voorzitter

• f.

  een gedraging van een lid van het dagelijks bestuur: de voorzitter

2. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, wijst het algemeen bestuur een klachtbehandelaar aan.

1. Het dagelijks bestuur benoemt een of meerdere klachtencoördinatoren.

2. Het dagelijks bestuur kan voorts één of meer plaatsvervangers benoemen.

3. De klachtencoördinator heeft de volgende taken:

• a.

  toetsen van een klacht op ontvankelijkheid en het doorsturen van de klacht aan de klachtbehandelaar;

• b.

  bewaken van de tijdige en correcte behandeling en afdoening van klachten;

• c.

  signaleren van tendensen op basis van afgehandelde klachten en het adviseren van het bestuursorgaan over te treffen maatregelen;

• d.

  optreden als contactpersoon voor de Nationale Ombudsman namens de SED organisatie en het verrichten van alle daarmee samenhangende werkzaamheden;

• e.

  adviseren van het algemeen bestuur naar aanleiding van de bevindingen van de Nationale Ombudsman;

• f.

  tussentijds informeren van de directie indien de klacht daar aanleiding toe geeft;

• g.

  voorlichting geven over de klachtenprocedure;

• h.

  opstellen van een jaarverslag;

• i.

  verrichten van alle overige werkzaamheden, die voor de klachtenbehandeling noodzakelijk zijn.

1. Aan de persoon over wiens handelen wordt geklaagd, wordt een afschrift van het klaagschrift en van de daarbij meegezonden stukken toegezonden.

2. De klager en degene over wiens handelen wordt geklaagd, worden in de gelegenheid gesteld om te worden gehoord. Als de klager hierom verzoekt kan het horen apart plaatsvinden.

3. Zonodig worden getuigen gehoord. Ambtenaren van het openbaar lichaam die als getuige worden opgeroepen zijn verplicht hieraan gehoor te geven.

4. De klager en de persoon over wiens handelen geklaagd wordt, kunnen zich bij het horen laten bijstaan.

1. De klachtbehandelaar verzamelt alle relevante informatie en stelt een advies op in de vorm van een door hem te ondertekenen afdoeningsbrief.

2. De klachtbehandelaar, informeert de klager, het bestuursorgaan en de persoon over wiens handelen wordt geklaagd, binnen zes weken of, na verdaging, uiterlijk binnen 10 weken na ontvangst van het klaagschrift. De informatie is schriftelijk en bevat een motivering over zijn bevindingen van het onderzoek naar de klacht en over de conclusies die daaraan worden verbonden. De klachtencoördinator en de directeur krijgen hiervan een afschrift.

3. De klager wordt meegedeeld dat hij, indien hij het niet eens is met de conclusie die uit het onderzoek is getrokken, zijn klacht kan voorleggen aan de Nationale Ombudsman, binnen een jaar na de ontvangst van de afdoeningsbrief.

1. De klachtencoördinator doet jaarlijks aan het algemeen bestuur verslag over het aantal, aard en wijze van de klachten van het voorgaande jaar en hoe daar mee om is gegaan. Tevens doet hij verslag van de klachten die door de Nationale Ombudsman zijn behandeld.

2. Het algemeen bestuur informeert het bestuur van de aangesloten gemeenten met betrekking tot het beide verslagen zoals genoemd in het eerste lid.