Eilandsverordening regelende de instructie voor de secretaris van het eilandgebied Saba

Artikel 1

De secretaris handelt overeenkomstig hetgeen voor hem/haar is bepaald in de Eilandenregeling Nederlandse Antillen, de reglementen van orde voor de vergaderingen van de eilandsraad en voor de vergaderingen van het bestuurscollege van het eilandgebied Saba, deze instructie of enig ander voor hem geldend voorschrift vastgesteld door een daartoe bevoegd orgaan.

De secretaris en de eilandsraad

Artikel 2

• 1.

  De secretaris staat de gezaghebber terzijde bij diens zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van de eilandsraad. In dat kader draagt hij/zij er zorg voor dat de te behandelen zaken, voor zover dit van hem/haar afhangt, behoorlijk zijn voorbereid.

• 2.

  Hij/zij is in de vergaderingen van de eilandsraad aanwezig en draagt zorg voor een deugdelijke verslaglegging van de vergaderingen van de eilandsraad, dit met inachtneming van hetgeen daaromtrent is bepaald in het reglement van orde van de eilandsraad.

• 3.

  Hij/zij verstrekt de leden van de eilandsraad desgevraagd informatie omtrent onder het eilandsbestuur berustende documenten, waarvan het bestuurscollege of de gezaghebber kennis heeft genomen, voorzover die leden daarover in hun hoedanigheid van raadslid de beschikking behoeven. De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt.

• 4.

  Hij/zij verstrekt de gevraagde informatie niet indien dit belangen van derden zou schaden of indien door het verstrekken van de gevraagde informatie de geregelde gang van zaken in de administratie wordt belemmerd.

• 5.

  In afwijking van het bepaalde in het vorige lid kan de eilandsraad of het bestuurscollege de secretaris opdragen de gevraagde informatie te verstrekken.

• 6.

  Hij/zij draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van de eilandsraad.

De secretaris en het bestuurscollege

Artikel 3

• 1.

  De secretaris draagt - onverminderd de verantwoordelijkheden van de gezaghebber - zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het bestuurscollege.

• 2.

  Hij/zij is in de vergaderingen van het bestuurscollege aanwezig en draagt zorg voor een deugdelijke verslaglegging van de besluiten van dat college, dit met inachtneming van het daaromtrent bepaalde in het reglement van orde voor de vergaderingen van het bestuurscollege.

• 3.

  Hij/zij draagt er - desgevraagd of uit eigen beweging - zorg voor dat de leden van het bestuurscollege over alle informatie kunnen beschikken, waarover zij de beschikking behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

• 4.

  Hij/zij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het bestuurscollege.

• 5.

  Voor zover van hem/haar afhankelijk is, waakt hij/zij ervoor, dat de besluiten van het bestuurscollege met de nodige voortvarendheid worden uitgevoerd.

• 6.

  Hij/zij draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het bestuurscollege.

De secretaris en de gezaghebber

Artikel 4

De secretaris staat de gezaghebber terzijde bij diens taken op een wijze, analoog aan die, welke is verwoord in artikel 3 ten aanzien van het bestuurscollege.

De secretaris en de commissies

Artikel 5

• 1.

  De secretaris staat de door de eilandsraad ingestelde commissies bij hun taken terzijde op een wijze, analoog aan die, welke is verwoord in artikel 3 ten aanzien van het bestuurscollege.

• 2.

  Hij/zij neemt daarbij voorts de besluiten tot instelling van de commissies en die tot regeling van hun taken en bevoegdheden in acht.

De secretaris en de ambtelijke organisatie

Artikel 8

De secretaris is voorzitter van het diensthoofdenoverleg. In die kwaliteit kan hij/zij aan de leden van de vergadering aanwijzingen geven, gericht op coördinatie van werkzaamheden tussen de onderdelen van de ambtelijke organisatie, de planning en de voortgang.

Artikel 9

De secretaris draagt er zorg voor dat de ambtenaren de toepasselijke wettelijke voorschriften en instructies naleven.

Onderhoud en beveiliging huisvesting

Artikel 10

De secretaris is, onverminderd de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het eilandsbestuur, verantwoordelijk voor het onderhoud, het beheer en de beveiliging van de voor de ambtelijke organisatie ingerichte gebouwen.

Buitengewone omstandigheden

Artikel 11

• 1.

  In buitengewone omstandigheden neemt de secretaris - zo mogelijk in overleg met de gezaghebber - gepaste maatregelen:

  • a.

    ter verzekering van een zo goed mogelijke voortgang van de werkzaamheden van de ambtelijke organisatie;

  • b.

    voor de beveiliging, voor zover die van hem afhangt, van de zich binnen de voor de ambtelijke organisatie ingerichte gebouwen bevindende personen, bescheiden en voorwerpen.

• 2.

  Hij/zij brengt de genomen maatregelen zo spoedig mogelijk ter kennis van het bestuurscollege.

Verlof, vakantie, verhindering

Artikel 12

• 1.

  Indien de secretaris verhinderd is zijn werkzaamheden te verrichten, geeft hij/zij daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de gezaghebber en aan degene die hem/haar vervangt.

• 2.

  Hij/zij regelt zijn vakantieverlof in overleg met de gezaghebber en met degene die hem/haar vervangt.

• 3.

  Vakantieverlof voor vijf dagen of langer wordt verleend door het bestuurscollege.

Vervanging

Artikel 13

Bij afwezigheid of ontstentenis wordt de secretaris vervangen op de wijze als bepaald in het reglement van orde voor de vergaderingen van de eilandsraad. Deze instructie is ook van toepassing op degene die de secretaris vervangt.

Eed/verklaring en belofte

Artikel 14

Alvorens zijn ambt te aanvaarden legt de secretaris in handen van de voorzitter van de eilandsraad, de eed (verklaring en belofte) af als bedoelt in artikel 65 van de Eilandenregeling Nederlandse Antillen, met dien verstande dat in plaats van "gezaghebber" wordt gelezen "secretaris".

Slotbepalingen

Artikel 16

De secretaris kan zich niet op onvolledigheid van zijn/haar instructie beroepen bij het nalaten van hetgeen in alle redelijkheid tot zijn/haar taak behoort.