Regeling vervallen per 01-01-2013

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Schagen.

Geldend van 15-11-2003 t/m 31-12-2012

Intitulé

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Schagen.

De raad van de gemeente Schagen besluit,

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet,

vast te stellen:

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Schagen.

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    administratie:

    het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Schagen en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

  • b.

    financiële administratie:

    het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Schagen, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

    • 1.

      de financieel-economische positie;

    • 2.

      het financiële beheer;

    • 3.

      de uitvoering van de begroting;

    • 4.

      het afwikkelen van vorderingen en schulden;

    • 5.

      het afleggen van rekening en verantwoording.

  • c.

    administratieve organisatie:

    het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

  • d.

    financieel beheer :

    het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Schagen.

  • e.

    doelmatigheid :

    het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

  • f.

    doeltreffendheid

    de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Titel 1 Begroting en verantwoording

Artikel 2 Programmabegroting

  • 1. De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling vast.

  • 2. De raad steltper programma vast:

    • a.

      de beoogde maatschappelijke effecten;

    • b.

      de activiteiten om deze effecten te bereiken;

    • c.

      de baten en lasten.

  • 3. Het college kan per programma indicatoren voorstellen met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de activiteiten om deze effecten te bereiken.

  • 4. De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.

  • 5. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de maatschappelijke effecten en de hiervoor verrichte activiteiten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door de raad vastgestelde beleid kunnen worden getoetst.

Artikel 3 Kaders begroting

  • 1. Het college biedt uiterlijk 15 juni van het begrotingsjaar een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie daaropvolgende jaren. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 6 en de jaarstukken bedoeld in artikel 7.

  • 3. De raad stelt deze nota uiterlijk 30 juni vast.

Artikel 4 Uitvoering begroting

  • 1. Het college draagt er ten aanzien van de productenraming zorg voor dat:

    • a.

      de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productenraming;

    • b.

      de budgetten uit de productenraming en de kredieten voor de investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de begroting;

    • c.

      de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

  • 2. Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

Artikel 5 Interne controle

Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor een jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 6 Tussentijdse rapportage en informatie

  • 1. Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste vier maanden en de eerste acht maanden van het lopende boekjaar.

  • 2. De tussenrapportages worden aan de raad aangeboden op de volgende tijdstippen:

    • a.

      de voorjaarsrapportage vóór 15 juni van het lopende begrotingsjaar;

    • b.

      de najaarsrapportage vóór 15 oktober van het lopende begrotingsjaar;

  • 3. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

  • 4. De rapportages gaan in op afwijkingen van zowel de baten en lasten, de verrichte activiteiten en, indien daar aanleiding voor is, de maatschappelijke effecten. In de rapportages wordt in ieder geval aandacht besteed aan:

    • a.

      inkomsten uit het gemeentefonds;

    • b.

      de renteontwikkeling op de kapitaalmarkt;

    • c.

      resultaten van de grondexploitatie;

    • d.

      realisatie van de begrote subsidieverwachtingen.

  • 5. Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit inzake privaatrechtelijke rechtshandelingen, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voorzover het niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen betreft.

Artikel 7 Jaarstukken

  • 1. In de programmaverantwoording legt het college verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. Hierbij geeft het college aan:

    • a.

      de mate waarin de doelstellingen zijn gerealiseerd;

    • b.

      welke activiteiten hiertoe zijn verricht;

    • c.

      de gerealiseerde baten en lasten;

  • 2. De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Titel 2 Financiële positie

Artikel 8 Financiële positie

  • 1. Het college draagt er zorg voor dat de financiële gevolgen van het beleid waartoe de raad heeft besloten in de begroting en de meerjarenraming is opgenomen.

  • 2. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

  • 3. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de investeringskredieten.

Artikel 9 Waardering en afschrijving vaste activa

  • 1. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en het saldo van agio en disagio worden lineair in 4 jaar afgeschreven.

  • 2. De kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

  • 3. De materiële vaste activa met een economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in:

    • a.

      40 jaar: nieuwbouw woonruimten en bedrijfsgebouwen;

    • b.

      30 jaar: aanleg rioleringen;

    • c.

      20 jaar: renovatie en restauratie woonruimten en bedrijfsgebouwen;

    • d.

      15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen;

    • e.

      10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; telefooninstallaties; kantoorinrichting; schoolmeubilair; aanleg tijdelijke terreinwerken; nieuwbouw tijdelijke woonruimten en bedrijfsgebouwen; groot onderhoud woonruimten en bedrijfsgebouwen;

    • f.

      5 jaar: transportmiddelen; aanhangwagens; personenauto’s; lichte motorvoertuigen en machines; automatiseringsapparatuur;

    • g.

      niet: gronden en terreinen.

    Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 5.000,-- worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.

  • 4. Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan investeringen in de aanleg, inrichting en het onderhoud van wegen, waterwegen, civiele kunstwerken, groen en kunstwerken.

  • 5. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan kan bij raadsbesluit worden afgeweken. In geval van activering bij raadbesluit wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere, door de raad aan te geven tijdsduur.

Artikel 10 Voorziening voor oninbare vorderingen

  • 1. Voor openstaande vorderingen betreffende:

    • a.

      onroerende zaakbelasting gebruikers;

    • b.

      onroerende zaakbelasting eigenaren;

    • c.

      hondenbelasting;

    • d.

      rioolrechten;

    • e.

      afvalstoffenheffing;

    wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van de oninbaarheid.

  • 2. Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.

Artikel 11 Reserves en voorzieningen

  • 1. Het college biedt tenminste één keer in de vier jaar, gelijktijdig met de in artikel 3 genoemde nota, een (bijgestelde) nota reserves en voorzieningen aan.

  • 2. De nota behandelt:

    • a.

      de vorming en besteding van reserves;

    • b.

      de vorming en besteding van voorzieningen;

    • c.

      de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

  • 3. De raad stelt deze nota uiterlijk 30 juni vast.

Artikel 12 Kostprijsberekening

  • 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Schagen wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

  • 2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

  • 3. De omslagrente voor de rentetoerekening wordt bepaald door de rentekosten van de uitstaande leningen, het voor de begroting vastgestelde rentepercentage over het eigen vermogen en de voorzieningen en door de rentekosten over het geraamde financieringstekort.

Artikel 13 Financieringsfunctie

  • 1. Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

    • a.

      het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

    • b.

      het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

    • c.

      het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

    • d.

      het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

  • 2. Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de bepalingen uit het treausurystatuut in acht.

Artikel 14 Registratie bezittingen, activa en vermogen

  • 1. Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van de bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen de niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.

  • 2. Het college draagt er zorg voor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de twee jaar.

  • 3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen voor verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Titel 3 Paragrafen

Artikel 15 Lokale heffingen

  • 1. Het college biedt jaarlijks bij de begroting een paragraaf lokale heffingen aan. Deze paragraaf behandelt in ieder geval:

    • -

      het beleid ten aanzien van de lokale heffingen;

    • -

      de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke belastingen en heffingen en de verwachte opbrengst hiervan;

    • -

      de kostendekkendheid van de heffingen;

    • -

      de druk van de lokale heffingen;

    • -

      het kwijtscheldingsbeleid.

  • 2. Bij de jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van de gerealiseerde opbrengsten per lokale heffing, het volume en het bedrag aan kwijtscheldingen, de kostendekkendheid van de heffingen en de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk.

Artikel 16 Weerstandsvermogen en risicomanagement

  • 1. Het college geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting de risico’s aan welke van materieel belang zijn in relatie tot de financiële positie, een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen, alsmede de wijze van beheersing van deze risico’s.

  • 2. Tevens wordt aandacht besteed aan het beleid met betrekking tot de weerstandscapaciteit en aan de vraag in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang binnen de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

  • 3. Bij de jaarstukken geeft het college in de paragraaf weerstandsvermogen de ontwikkeling aan van de in de begroting opgenomen risico’s, waarbij tevens wordt aangegeven welke invloed schade en verliezen als gevolg van de risico’s hebben gehad op de omvang van de weerstandscapaciteit.

Artikel 17 Onderhoud kapitaalgoederen

  • 1. Het college geeft in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen jaarlijks het kader weer voor het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen en de voorzieningen in de openbare ruimte, te weten wegen, riolering, water en groen.

  • 2. Hierbij wordt in ieder geval aandacht besteed aan het gewenste onderhoudsniveau, aan de financiële consequenties van dit beleidskader en aan de vertaling hiervan in de begroting.

  • 3. Bij de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag van de voortgang en realisatie van het geplande onderhoud aan de openbare gebouwen en de voorzieningen in de openbare ruimte.

Artikel 18 Financiering

In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken wordt in ieder geval aandacht besteed aan:

  • a

    de kasgeldlimiet;

  • b

    de renterisiconorm;

  • c

    de verwachte financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;

  • d

    de rentevisie;

  • e

    de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 19 Bedrijfsvoering

  • 1. In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de beleidsvoornemens met betrekking tot de bedrijfsvoering, alsmede over de voortgang van de reeds lopende onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid bedoeld in artikel 213a Gemeentewet en de besteding van de bijbehorende budgetten.

  • 2. In de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken wordt gerapporteerd over de stand van zaken van de in de begroting opgenomen beleidsvoornemens aangaande de bedrijfsvoering alsmede over eventuele nieuwe ontwikkelingen.

Artikel 20 Verbonden partijen

  • 1. In de paragraaf verbonden partijen bij de begroting worden de kaders aangegeven voor het beleid met betrekking tot het aangaan van nieuwe participaties, waarbij met name aandacht wordt besteed aan de condities waaronder het publiek belang is gediend met behartiging door verbonden partijen, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen en de financiële voorwaarden.

  • 2. In de paragraaf verbonden partijen bij de begroting en de jaarstukken wordt in elk geval ingegaan op nieuwe participaties, het beëindigen of wijzigen van bestaande participaties en eventuele ontwikkelingen ten aanzien van de verbonden partijen.

Artikel 21 Grondbeleid

  • 1. Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt in ieder geval aandacht besteed aan:

    • a.

      de visie op het grondbeleid in relatie tot de realisatie van de doelstellingen van de programma’s in de begroting;

    • b.

      de wijze waarop de gemeente het grondbeleid uitvoert.

    • c.

      de beleidsuitgangspunten voor het vormen van reserves met betrekking tot de grondexploitatie in relatie tot de risico’s op dit terrein.

    • d.

      te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

    • e.

      de voorraadverwerving en uitgifte van gronden;

    • f.

      de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen.

    De raad stelt de nota vast binnen twee maanden nadat de nota is aangeboden

  • 2. In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid en wordt aandacht besteed aan een actuele prognose van de te verwachten resultaten binnen de grondexploitatie en aan de ontwikkeling van de stand van de reserves met betrekking tot de grondexploitatie.

Titel 4 Financiële organisatie en administratie

Artikel 22 Administratie

  • 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

    • a.

      het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente;

    • b.

      het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden enzovoorts;

    • c.

      het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

    • d.

      het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de ter zake geldende wet- en regelgeving;

    • e.

      het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

    • f.

      de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 23 Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

  • a.

    de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

  • b.

    de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 24 Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt in een besluit vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

Artikel 25 Aanbesteding en inkoop

Het college draagt zorg voor en legt in een besluit de interne regels (protocol) vast voor de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels van de Europese Unie op dit punt.

Artikel 26 Subsidieverstrekking en steunverlening

Het college draagt zorg voor en legt in een besluit de interne regels (protocol) vast voor de verstrekking van subsidies en de toekenning van steunverlening aan ondernemingen. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels van de Europese Unie en de subsidieverordening van de gemeente Schagen.

Titel 5 Slotbepalingen

Artikel 27 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2004 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 28 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Schagen”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad dinsdag 28 oktober 2003,
voorzitter, griffier,

Toelichting op de artikelen

Artikel 2 Programmabegroting

Artikel 2 bevat een aantal bepalingen over de inrichting van de begroting waarin de kaderstellende functie van de raad tot uiting komt. De raad legt op basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting vast, evenals de kengetallen waarop de raad wil sturen en controleren. In het Besluit comptabiliteitsvoorschriften 1995 was de indeling van de begroting in functies verplicht voorgeschreven. In het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten is dat niet meer zo. De gemeente bepaalt nu zelf het aantal en de inhoud van de programma's van de begroting en kan daardoor de begrotingsopzet aanpassen aan de eigen politiek-bestuurlijke wensen. Meestal zal die opzet voor enkele jaren gelden, bijvoorbeeld voor een gehele raadsperiode. Indien daartoe aanleiding is, kan de raad de indeling wijzigen.

Een programma is gebaseerd op de drie w-vragen: wat willen we bereiken, wat gaan we daar voor doen en wat mag dat kosten? Vooral voor de eerste twee vragen zullen in de praktijk indicatoren nodig zijn. Aan de hand van die indicatoren kan de raad zijn kaderstellende en controlerende functie vervullen. In het dualistisch bestel moet de raad de w-vragen overigens zelf beantwoorden, hij kan dat niet overlaten aan het college en/of de ambtelijke organisatie.

Artikel 3 Kaders begroting

Artikel 2 betreft vooral de infrastructuur van de begroting. Artikel 3 gaat over het meerjarige budgettaire kader. Dat vormt, zoals in de meeste gemeenten gebruikelijk is, de grondslag voor de eigenlijke begroting. Gegeven het grote belang van het budgetrecht van de raad, is het logisch dat de raad expliciet het budgettair kader vaststelt.

Artikel 4 Uitvoering begroting

De begroting wordt door het college uitgevoerd, waarbij het college gebruik maakt van de productenraming. In artikel 4 legt de raad het college een aantal eisen op die voor een goede uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn. Lid 1 stelt eisen voor de onderwerpen die van belang zijn voor de opstelling van de productenraming. Lid 2 doet hetzelfde voor de uitvoering van de programma’s van de begroting.

Artikel 5 Interne controle

De raad legt in dit artikel enkele basiscondities vast voor de interne controle. De verordening geeft het college de opdracht voor de inrichting van de financiële organisatie maatregelen te treffen op het gebied van interne controle, bijvoorbeeld een adequate functiescheiding.

Deze maatregelen omvatten niet de interne onderzoeken van het college naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Regels voor deze interne onderzoeken zijn opgenomen in de verordening artikel 213a Gemeentewet.

Artikel 6 Tussentijdse rapportage en informatie

In dit artikel wordt een belangrijk onderdeel van de planning en controlcyclus geformaliseerd, te weten de tussentijdse rapportage aan de raad over de uitvoering van de begroting. Op basis van deze informatie kan de raad de uitvoering van de begroting volgen en besluiten of bijsturing nodig is.

In artikel 6 lid 1 wordt geregeld met welke frequentie de raad tussentijds moet worden geïnformeerd. Gekozen voor twee rapportages, te weten een voorjaars- en een najaarsrapportage. Behandeling van deze rapportages dient uiterlijk plaats te vinden in de raadsvergadering van juni respectievelijk oktober, waarbij de stukken 14 dagen eerder worden aangeboden. Daarvoor zullen de rapportages uiteraard nog worden behandeld in de commissie Algemene zaken en Middelen.

In het derde lid van het artikel geeft de raad het kader voor de inrichting van de tussentijdse rapportages. In het vierde lid geeft de raad aan waarover hij in elk geval in de geïnformeerd wil worden. Om de gemeentelijke organisatie niet op te zadelen met een rapportagecircus is het natuurlijk wel zaak, dat de tussenrapportages niet te uitgebreid en overzichtelijk zijn. Zoals ook in artikel 3 is aangegeven, vormt de voorjaarsrapportage tezamen met de jaarstukken van het afgelopen jaar een belangrijke basis voor het opstellen van de begroting voor het komende jaar.

Het vijfde lid gaat in op de informatieplicht van het college voor nieuwe, niet in de begroting opgenomen activiteiten. De raad autoriseert het college met het vaststellen van de begroting op hoofdlijnen het door het college uit te voeren beleid. Hiermee worden alle afzonderlijke verplichtingen die in de programma’s besloten liggen in materiële zin oftewel financieel geaccordeerd. Bij de uitvoering van de begroting geldt voor het college de informatieplicht uit het vierde lid artikel 169 Gemeentewet. Hierin is bepaald dat het college bij het aangaan van verplichtingen of het uitoefenen van bevoegdheden door het college met ingrijpende gevolgen voor de gemeente eerst het gevoelen van de raad dient in te winnen. Het gaat hierbij met name om privaatrechtelijke rechtshandelingen. Gelet op het budgetrecht van de raad schrijft dit artikel voor dat het college pas een besluit kan nemen over rechtshandelingen welke tot nieuwe, niet in de begroting opgenomen verplichtingen leiden indien de raad hierover vooraf is geïnformeerd en, indien nodig, hiervoor aanvullende middelen beschikbaar heeft gesteld.

Artikel 7 Jaarstukken

Artikel 7 is het sluitstuk van de begrotingscyclus, namelijk de verantwoording van de begrotingsuitvoering door het college. Basis daarvoor is de productenrealisatie. In het eerste lid wordt een kwaliteitseis gesteld ten aanzien van de programmaverantwoording.

Artikel 8 Financiële positie

De raad geeft in dit artikel enkele belangrijke uitgangspunten aan die het college voor de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen moet volgen.

Tevens wordt hier expliciet vastgelegd dat de raad bij het vaststellen van de begroting ook de investeringskredieten autoriseert. Deze kredieten worden in de begroting van de gemeente Schagen vermeld onder de concrete beleidsvoornemens met financiële gevolgen aan het eind van elk programma.

Artikel 9 Waardering en afschrijving vaste activa

De verordening dient volgens artikel 212 Gemeentewet in elk geval de “regels voor waardering en afschrijving van activa” te bevatten. In dit artikel wordt hieraan uitvoering gegeven. De vaste activa worden verplicht ingedeeld in immateriële vaste activa, materiële vaste activa en financiële vaste activa. De immateriële vaste activa worden verdeeld in de kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en de kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio. De materiële vaste activa worden onderverdeeld in materiële vaste activa met economisch nut en materiële vaste activa met een maatschappelijk nut.

Het eerste lid bepaalt, dat het saldo van agio en disagio en de kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief lineair worden afgeschreven in 4 jaar. Deze immateriële activa mogen volgens het “Besluit begroting en verantwoording gemeenten en provincies” ook ineens ten laste van het resultaat worden gebracht. Er geldt hiervoor overigens een maximale afschrijvingstermijn van 5 jaar. De kosten voor het afsluiten van geldleningen komen in één keer ten laste van de begroting

Het derde lid geeft de afschrijvingstermijnen van de materiële vaste activa met een economisch nut. De afschrijvingswijze van deze activa is lineair. De afschrijvingstermijnen zijn gebaseerd op de tot nu toe binnen de gemeente Schagen gehanteerde afschrijvingstermijnen. Tevens is aangegeven dat activa met een waarde lager dan € 5.000,-- niet worden afgeschreven. Deze investeringen komen rechtstreeks ten laste van de begroting.

Het vierde lid geeft een opsomming van de activa van de gemeente welke slechts een maatschappelijk en geen economisch nut hebben. Investeringen in vaste activa met een maatschappelijk nut mogen ineens ten laste van de exploitatie worden gebracht. Deze investeringen genereren geen inkomsten en brengen bij verkoop geen geld op. Activering van deze activa geeft een opwaartse vertekening van het eigen vermogen. Er moet in de praktijk wel een herkenbaar criterium zijn voor het onderscheid tussen activa met een economisch nut en activa met een maatschappelijk nut. In lid 4 is er voor gekozen om aan te geven welke soorten van activa het in dit geval betreft. Meer gedetailleerd gaat het dan om de zaken als waterwegen, waterbouwkundige werken, permanente terreinwerken, wegen, straten, fietspaden, voetpaden, bruggen, viaducten, tunnels, verkeerslichtinstallaties, openbare verlichting, straatmeubilair, reconstructie openbare ruimten, parken en overig groen.

Het vijfde lid bepaalt dat activa met een maatschappelijk nut, onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves, direct ten laste van de exploitatie worden gebracht. Hierbij dient opgemerkt te worden dat alleen investeringen in de openbare ruimte geactiveerd mogen worden. In principe kan dit slechts bij uitzondering. Het activeren van activa met een maatschappelijk nut kan nodig zijn indien de financiële positie het niet toelaat om dergelijke investeringen rechtstreeks ten laste van de begroting te brengen. Dit zal met name het geval zijn bij grote (meerjarige) investeringen in de openbare ruimte. Uitgangspunt is en blijft namelijk een sluitende begroting. Op grond van de gemeentewet is dit overigens ook verplicht. In artikel 189 Gemeentewet is namelijk bepaald dat de raad er op toeziet dat de begroting in evenwicht is, dan wel dit evenwicht in de eerstvolgende jaren tot stand wordt gebracht. Het activeren van investeringen kan hiertoe bijdragen.

Artikel 10 Voorziening voor oninbare vorderingen

Artikel 10 geeft de regels voor de bepaling van de hoogte van de voorziening voor oninbare vorderingen. Voor het bepalen van de hoogte van de voorziening is in dit artikel gekozen voor een onderscheid tussen (algemene) lokale heffingen en overige vorderingen. Voor de lokale heffingen wordt een voorziening getroffen op basis van een in te schatten percentage van oninbaarheid, omdat individuele beoordeling ondoenlijk is.

Artikel 11 Reserves en voorzieningen

Een belangrijk beleidsmatig aspect betreft de omvang van het eigen vermogen van een gemeente. Het eigen vermogen van een gemeente bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves.

Artikel 11 bepaalt dat het college minimaal één keer in de vier jaar, bij voorkeur aan het begin van een nieuwe zittingsperiode, een nota over de reserves en voorzieningen aanbiedt ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota kan de raad het kader vaststellen voor de omvang van de reserves, het gebruik daarvan en voor het te voeren rentebeleid. Kaders stellen voor voorzieningen is veelal niet aan de orde, omdat voorzieningen een verplichtend karakter hebben. Uiteraard zal in de nota Reserves en Voorzieningen wel inzicht worden gegeven in de voorzieningen.

Artikel 12 Kostprijsberekening

In artikel 12 is de grondslag voor de bepaling van de tarieven voor de heffingen en rechten neergelegd, zoals dat door artikel 212 lid 2 onder b Gemeentewet wordt geëist. De grondslag voor het bepalen van de hoogte van de tarieven wordt gevormd door de geraamde hoeveelheden en de geraamde kostprijzen. Kostprijzen laten zich op vele manieren berekenen. In dit artikel worden de uitgangspunten voor de bepaling van de kostprijzen gegeven.

Artikel 12 lid 1 bepaalt dat naast de direct aan een product toe te rekenen kosten ook de indirecte kosten die rechtstreeks samenhangen met de vervaardiging van het product worden meegenomen voor de kostprijsbepaling. In de gemeente Schagen bestaan deze indirecte kosten uit de zogenaamde apparaatskosten, welke volgens een systeem van tijdschrijven aan de diverse producten binnen de begroting worden toegerekend.

Artikel 229b lid 2 Gemeentewet stelt dat ook eventuele bijdragen aan bestemmingsreserves en voorzieningen voor noodzakelijke vervanging van de betrokken activa meegenomen mogen worden voor bepaling van de geraamde kostprijs en dus voor de bepaling van het tarief. Artikel 12 lid 2 van de verordening bepaalt dat deze kosten ook daadwerkelijk worden meegenomen voor de berekening van de geraamde kostprijs. Indien is gekozen voor het systeem van het toerekenen van bespaarde rente dan is het verplicht om ook deze rente als lasten mee te nemen in de kostprijs.

Op grond van lid 2 dient ook de compensabele BTW voor rioolrechten en afvalstoffenheffing te worden meegenomen. De begroting en jaarstukken zijn exclusief de compensabele BTW. Voor dit soort heffingen is echter in de wet bepaald dat ze wel meegenomen mogen worden in de kostprijsberekening, omdat de gemeente deze kosten wel heeft, ook al wordt de BTW gecompenseerd.

Het rentepercentage voor de toerekening van rentekosten aan de investeringen is niet alleen van invloed op de lasten, maar ook op de kostprijs. In de gemeentelijke praktijk wordt gewerkt met de methode van renteomslag. Het rentepercentage dat wordt gehanteerd bij de omslagmethode is van invloed op de kostprijs. Artikel 12 lid 3 legt het te hanteren rentepercentage voor de rentetoerekening vast.

Artikel 13 Financieringsfunctie

De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 Gemeentewet het expliciete voorschrift dat de verordening nadere richtlijnen bevat over de financieringsfunctie. In dit artikel wordt hieraan uitvoering gegeven. Het gaat om de kaders voor het uitvoeren van de financieringsfunctie. De uitvoering van de financieringsfunctie zelf komt aan de orde in de paragraaf Financiering in de begroting en het jaarverslag zoals die in het Besluit begroting en verantwoording is voorgeschreven. In dit artikel stelt de raad algemene richtlijnen die voor het college gelden. Deze richtlijnen zijn nader uitgewerkt in het treasurystatuut dat in de raadsvergadering van 30 oktober 2001 is vastgesteld. In het tweede lid van dit artikel wordt hier dan ook naar verwezen.

Artikel 14 Registratie bezittingen, activa en vermogen

Voor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van de gemeentelijke bezittingen onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie actueel en juist is, wordt het college in dit artikel opgedragen periodiek de registratie te controleren en bij afwijkingen maatregelen te treffen tot herstel.

Artikel 15 Lokale heffingen

In dit artikel wordt nader invulling gegeven aan de verplichting om jaarlijks in de begroting en het jaarverslag een paragraaf Lokale heffingen aan te bieden. In eerste instantie is gekozen voor een minimale invulling door alleen die onderwerpen te noemen die in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten zijn voorgeschreven, te weten:

  • a.

    de geraamde inkomsten;

  • b.

    het beleid ten aanzien van de lokale heffingen;

  • c.

    een overzicht op hoofdlijnen van de diverse heffingen;

  • d.

    een aanduiding van de lokale lastendruk;

  • e.

    een beschrijving van het kwijtscheldingsbeleid.

In de paragraaf Lokale heffingen in het jaarverslag worden dezelfde onderwerpen behandeld, met dien verstande dat aangegeven wordt in hoeverre de verwachte inkomsten ook daadwerkelijk zijn gerealiseerd en het voorgenomen beleid is uitgevoerd.

Artikel 16 Weerstandsvermogen en risicomanagement

Een gemeente loopt risico’s. Deze risico’s zijn van uiteenlopende aard. Tegen een deel van deze risico’s kan een gemeente zich verzekeren, kunnen voorzieningen worden gevormd of anderszins worden opgevangen. Voor een deel van de risico’s is dit echter niet het geval. Deze risico’s kunnen, als ze zich voordoen, (grote) financiële consequenties hebben. Niet verzekerde risico’s en risico’s waarvoor geen voorzieningen zijn getroffen dienen te worden opgevangen met het eigen vermogen, door belastingverhoging of door beleidsmatige ombuigingen op de begroting.

Het is dus zaak voor een gemeente dat ze zich bewust is van de risico’s die ze loopt en ze beheerst.

Het eerste lid van artikel 16 regelt over welke risico’s en hun financiële consequenties de raad in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en de jaarstukken moet worden geïnformeerd, waarbij tevens een inschatting wordt gemaakt van de kans dat deze risico’s zich voordoen en aangegeven wordt op welke wijze de risico’s zullen worden beperkt.

Verder dient het college op basis van deze inventarisatie van de risico’s de gewenste weerstandscapaciteit te bepalen. Dit is geregeld in lid 2 van artikel 16. Hiermee wordt voldaan aan de minimumeisen die in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten worden gesteld ten aanzien van de paragraaf weerstandsvermogen.

Artikel 17 Onderhoud kapitaalgoederen

In dit artikel stelt de raad regels voor de begrotings- en verantwoordingsinformatie aan de raad over het onderhoud aan kapitaalgoederen. De paragraaf onderhoud kapitaalgoederen zal in ieder geval het kader aan moeten geven voor het beleid op dit punt. Ook zal tot uitdrukking moeten komen wat de financiële consequenties van dit beleid en op welke wijze hiermee in de begroting rekening is gehouden.

In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van het jaarverslag zal vervolgens aangegeven moeten worden in hoeverre het voorgenomen beleid is gerealiseerd.

Artikel 18 Financiering

Dit artikel geeft aan over welke onderwerpen inzake de uitoefening van de financieringsfunctie de raad in ieder geval wordt geïnformeerd in de verplichte paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken. Overeenkomstig het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten wordt hierbij in ieder geval aandacht besteed aan de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille.

Artikel 19 Bedrijfsvoering

Het domein van de ambtelijke organisatie is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van het college. Beleid op dit gebied wordt dan ook vormgegeven door het college. In de paragraaf bedrijfsvoering dient de raad jaarlijks over dit beleid te worden geïnformeerd.

Onderdeel van deze informatie is de stand van zaken met betrekking tot de lopende onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet, en de besteding van de hiervoor beschikbare budgetten.

Artikel 20 Verbonden partijen

In dit artikel wordt uitvoering gegeven aan de voorschriften in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten ten aanzien van de paragraaf verbonden partijen. Hierin dient minimaal te worden opgenomen:

  • a.

    de visie op verbonden partijen in relatie tot de realisatie van de doelstellingen die zijn opgenomen in de begroting;

  • b.

    de beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen.

Daar de begroting en de jaarstukken openbare stukken zijn, kan vermelding van bepaalde informatie de belangen van de gemeente schaden. Gedacht kan bijvoorbeeld worden aan het voornemen om een financieel belang af te stoten, hetgeen in bepaalde situaties de onderhandelingspositie van de gemeente kan aantasten. Deze gegevens hoeven dan niet herkenbaar in de begroting en de jaarstukken te worden opgenomen.

Ingevolge het Besluit begroting en verantwoording dient een lijst van verbonden partijen te worden bijgehouden.

Artikel 21 Grondbeleid

Een belangrijke taak van een gemeente is het daadwerkelijk ingrijpen in de ruimtelijke ordening van een gemeente door het voeren van een actief grondbeleid. De bepaling van de uitgangspunten van dit beleid hoort thuis bij de raad. Artikel 21 lid 1 regelt dat het college eenmaal in de vier jaar, bij voorkeur aan het begin van een nieuwe zittingsperiode van de raad, een nota grondbeleid aan de raad aanbiedt ter behandeling en vaststelling. In deze nota kan de raad de kaders vaststellen voor het toekomstig grondbeleid. De raad kan de nota uiteraard ook tussentijds agenderen.

Bij de invulling van dit artikel is met name gelet op hetgeen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op dit punt is voorgeschreven, te weten:

  • a

    een visie op het grondbeleid in relatie tot de realisatie van de doelstellingen van de programma’s die zijn opgenomen in de begroting;

  • b

    een aanduiding van de wijze waarop de gemeente het grondbeleid uitvoert;

  • c

    een actuele prognose van de te verwachten resultaten van de totale grondexploitatie;

  • d

    een onderbouwing van de geraamde winstneming;

  • e

    de beleidsuitgangspunten omtrent de reserves voor grondzaken in relatie tot de risico’s van de grondzaken.

Ook hier geldt dat daar waar het opnemen van in de verordening geëiste informatie de belangen van de gemeente kan schaden, bijvoorbeeld het opnemen van de financiële onderhandelingsruimte in de begroting voor de aankoop van een stuk grond, deze informatie niet herkenbaar in de begroting en de jaarstukken opgenomen hoeft te worden.

Artikel 22 Administratie

In artikel 22 worden de kaders gegeven voor de inrichting van administratie van de gemeente. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. De verordening bepaalt niet welke regels en activiteiten hiervoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van het college. Deze zal deze zaken wel in een besluit moeten vastleggen voor de aansturing van de ambtelijke organisatie. Een en ander geldt ook voor artikel 23, 24 en 25.

Artikel 23 Financiële administratie

Een belangrijk onderdeel van de administratie is de financiële administratie. Bij algemene maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de verantwoordingsinformatie van gemeenten. In het Besluit begroting en verantwoording zijn onder andere waarderingsgrondslagen, balansindeling en verplicht te leveren financiële gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de verantwoordingsinformatie aan de raad, maar ook aan gedeputeerde staten, in hun rol als toezichthouder, het rijk, de Europese Unie etc.

Artikel 24 Financiële organisatie

In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven waaraan het college bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen kaders voor het college, waaraan zij zich moet houden.

In de onderdelen a en b worden eisen gesteld aan de toedeling van taken aan organisatieonderdelen van de gemeente en de toewijzing van functies aan functionarissen. In onderdeel c worden eisen gesteld aan de budgettoedeling en de verantwoording daarover.

Artikel 25 Aanbesteding en inkoop

De inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken zijn belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effect kunnen hebben. Het hanteren van een protocol is naast de desbetreffende administratieve aspecten worden gezien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid kan zo worden beperkt en er wordt jegens derden rechtszekerheid gecreëerd. Artikel 25 legt aan het college de zorg op om regels op te stellen voor de aanbesteding van werken, leveringen en diensten. De regelgeving van de Europese Unie dient daarbij nageleefd te worden. Doordat de regels worden vastgelegd kan de accountant bij zijn controle van de jaarstukken nagaan of de interne regels (en de Europese regelgeving) zijn nageleefd. Het vormt dan een onderdeel van de rechtmatigheidstoets. De accountant beoordeelt hiervoor eveneens het systeem van interne regels.

Voor de gemeente Schagen geldt dat de regels met betrekking tot de aanbesteding van werken, leveringen en diensten zijn neergelegd in de nota Aanbestedingsbeleid gemeente Schagen, welke op 29 mei 2001 door de raad is vastgesteld.

Artikel 26 Subsidieverstrekking

Een ander kwetsbare activiteit van gemeenten is de subsidieverlening. Ook hiervoor is het hanteren van een protocol te zien als een vorm van risicobeheersing. Het kader voor de subsidieverstrekking wordt gevormd door de subsidieverordening van de gemeente Schagen.

Artikel 27 Inwerkingtreding

De wetgever heeft bepaald dat de verordening op grond van artikel 212 Gemeentewet bij alle gemeenten met ingang van het begrotingsjaar 2004 van toepassing moet zijn. De oude verordening blijft nog van kracht op de begroting en jaarrekening van 2003.

Artikel 28 Citeertitel

In dit artikel wordt de naam aangegeven waarmee men in de gemeentelijke stukken naar deze verordening kan verwijzen.

Nota-toelichting

2010-12-13