Verordening op het Fusiepresidium ter begeleiding van het proces herindeling van Harenkarspel, Schagen en Zijpe per 1 januari 2013

1. Het fusiepresidium bereidt de gezamenlijke raadsvergaderingen (de fusieraad) voor. Dat wil zeggen: beoordeelt of de stukken (die de stuurgroep ter besluitvorming aan de raden wil voorleggen) rijp zijn voor behandeling, of de bijbehorende informatie voldoende c.q. volledig is of dat er aanvullende stukken en/of informatie (in de vorm van bijv. een thema-avond) gewenst is en stelt de voorlopige agenda op.

2. Het fusiepresidium biedt een forum voor informatieverstrekking door de stuurgroep of de bespreking van voorstellen van de colleges of stuurgroep; fungeert als klankbord- en adviescommissie.

3. Het fusiepresidium bepaalt of de voorstellen voldoende informatie bevatten om besluitvorming door de raden mogelijk te maken.

4. Met uitzondering van het bedoelde in artikel 17 worden er geen besluiten genomen door het fusiepresidium.

5. Het fusiepresidium kan ook zelf voorstellen doen.

6. Het fusiepresidium beslist op basis van de geldende regelgeving over het sociaal statuut voor de griffiers en draagt zorg voor de totstandkoming van een griffie die kwalitatief en kwantitatief in staat is de raad adequaat te ondersteunen, ook op strategisch niveau.

1. Het fusiepresidium bestaat uit de fractievoorzitters uit de raden van Harenkarspel, Schagen en Zijpe en de burgemeesters van genoemde gemeenten. Bij verhindering kan een lid van dit fusiepresidium worden vervangen door een ander (raads)lid van zijn fractie.

2. Het lidmaatschap van het fusiepresidium eindigt wanneer de betrokkene geen deel meer uitmaakt van de betreffende raad.

1. Het fusiepresidium vergadert in de regel in de raadzaal van het gemeentehuis van Schagen.

2. Het fusiepresidium of haar voorzitter kan besluiten een andere locatie te kiezen.

1. Het fusiepresidium benoemt uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter van het fusiepresidium. In geval van afwezigheid van voorzitter en plaatsvervangend voorzitter wordt een ander lid van het fusiepresidium aangewezen als voorzitter.

2. De voorzitter spreekt zo nodig mee in de vergadering en heeft geen stem in de vergadering.

3. De voorzitter, ondersteund door de secretaris van het fusiepresidium, stelt de voorlopige agenda voor de vergaderingen van het fusiepresidium op.

4. De voorzitter leidt de vergadering en is belast met de handhaving van de orde.

1. Het secretariaat van het fusiepresidium wordt verzorgd door het projectbureau.

2. De griffiers wijzen de secretaris (coördinerende griffier) uit hun midden aan.

3. De secretaris kan bij diens afwezigheid worden vervangen door één van de andere griffiers.

4. De griffiers zijn aanwezig bij de vergadering van het fusiepresidium. Zij zijn geen lid van het fusiepresidium, zij zijn adviserende leden.

5. De secretaris of zijn/haar plaatsvervanger is belast met het verlenen van bijstand aan het fusiepresidium, het ondersteunen van de voorzitter en het verzorgen van een actielijst van de vergaderingen. Wanneer de leden van het fusiepresidium technische vragen hebben over de toegezonden vergaderstukken dan richten zij zich hiervoor tot de secretaris van het fusiepresidium.

1. De projectleider woont de vergaderingen van het fusiepresidium bij.

2. De voorzitter van het fusiepresidium is bevoegd de leden en adviserend leden van de stuurgroep, de voorzitter van de stuurgroep of andere personen uit te nodigen de vergaderingen van het fusiepresidium bij te wonen, teneinde aan de beraadslagingen deel te nemen en inlichtingen of adviezen te verstrekken.

3. De in lid 1 en 2 genoemde functionarissen worden door de voorzitter in de gelegenheid gesteld ook over niet op de agenda voorkomende onderwerpen aan het fusiepresidium mededelingen te doen. De voorzitter geeft daarbij ook gelegenheid aan leden van de colleges ter invulling van de actieve informatieplicht die zij hebben jegens de raden.

4. De leden van de stuurgroep kunnen zich laten vergezellen van ambtenaren van de gemeenten of externe deskundigen.

1. Het fusiepresidium stelt een vergaderschema vast en vergadert overigens zo dikwijls als de voorzitter of de leden dat nodig oordelen.

2. Het fusiepresidium kan niet beraadslagen wanneer niet tenminste eenderde van de zitting hebbende leden aanwezig is.

3. De secretaris stemt met de projectleider de onderwerpen (o.a. uit het Plan van aanpak) af welke op de voorlopige agenda van het fusiepresidium kunnen komen.

1. Na de opening van de vergadering inventariseert de voorzitter of aanwezige burgers het woord wensen te voeren over onderwerpen betreffende de fusie/herindeling. Betreft het een geagendeerd onderwerp dan krijgen zij de gelegenheid dit te doen voordat het fusiepresidium het geagendeerde onderwerp bespreekt. Betreft het een ander (niet op de agenda vermeld) onderwerp dan is er de gelegenheid tot spreken tijdens de (publieke) rondvraag in de vergadering. Gezamenlijk kunnen insprekers gedurende de vergadering maximaal dertig minuten het woord voeren.

2. Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit voor de aanvang van de vergadering aan de secretaris van het fusiepresidium. Hij/zij vermeldt daarbij zijn/haar naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij/zij het woord wil voeren.

3. Indien verschillende burgers over hetzelfde onderwerp willen spreken, geeft de voorzitter het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

4. Elke spreker krijgt gedurende de vergadering maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

5. De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter of een lid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng. De voorzitter kan een spreker toestaan kort te reageren op de beraadslaging in eerste termijn van het fusiepresidium.

1. De secretaris stelt een actielijst van de vergadering samen.

2. De (concept) actielijst wordt verspreid onder de leden van het fusiepresidium, de stuurgroep en de leden van de raden.

3. Ieder lid heeft het recht een voorstel tot wijziging van de actielijst in te dienen, per e-mail, minimaal 48 uur voor de vergadering van het fusiepresidium.

1. De vergaderingen van het fusiepresidium worden in de regel in openbaarheid gehouden.

2. Indien de voorzitter of één van de fusiepresidiumleden achter gesloten deuren wenst te vergaderen, beslist het fusiepresidium op dat verzoek. De gedachtewisseling in een besloten vergadering van het fusiepresidium is vertrouwelijk.

1. Het fusiepresidium is bevoegd bij meerderheid van stemmen de leden geheimhouding ten aanzien van stukken en/of mededelingen op te leggen. Het doen van mededelingen over onderwerpen, behandeld in een besloten vergadering, aan andere raadsleden indien nodig voor intern beraad, is geen schending van de vertrouwelijkheid als bedoeld in artikel 11, indien althans geen geheimhouding krachtens dit artikel is opgelegd.

2. Stukken zoals bedoeld in lid 1 liggen voor de raadsleden ter inzage bij de griffier van iedere raad, tenzij het openbaar belang zich hiertegen verzet.

3. Indien en voor zover het fusiepresidium tot openbaarmaking van het desbetreffende onderwerp overgaat, is ook de geheimhouding, voor zover de openbaarmaking strekt, opgeheven.

4. De voorzitter van het fusiepresidium kan de leden voorstellen een lid dat de vertrouwelijkheid van een vergadering of van een vertrouwelijk document heeft geschonden, uit te sluiten van de vergaderingen van het fusiepresidium en/of van de toezending van vertrouwelijke stukken.

5. Het voorstel tot uitsluiting en/of toezending wordt in stemming gebracht bij de aanvang van de eerste vergadering van Het fusiepresidium na de dag waarop de voorzitter van het fusiepresidium daartoe een voorstel heeft gedaan.

1. De voorzitter zendt ten minste vier dagen voor een vergadering de leden van het fusiepresidium een oproep per e-mail onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering. De oproep en stukken kunnen op verzoek via de griffie van de eigen raad schriftelijk worden verkregen.

2. De leden van de raden worden in kennis gesteld van de voorlopige agenda.

3. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter van het fusiepresidium voorstellen terstond een voorstel te bespreken. Het fusiepresidium beslist over het in behandeling nemen van die voorstellen bij het vaststellen van de definitieve agenda van de vergadering.

1. Veel agendapunten komen voort uit de projectplanning (zie artikel 8)

2. Vergaderstukken bestemd voor een vergadering van het fusiepresidium worden zo spoedig mogelijk ter kennis van het fusiepresidium gebracht en onafhankelijk van oproep/voorlopige agenda verzonden.

3. Elk lid van het fusiepresidium kan voorstellen doen tot behandeling van zaken die niet op de voorlopige agenda zijn vermeld en dient die voorstellen minstens twee dagen voor de vergadering schriftelijk / per e-mail bij de voorzitter of de secretaris in te dienen; in spoedeisende gevallen geldt een termijn van 24 uur. Het fusiepresidium beslist over het in behandeling nemen van die voorstellen bij het vaststellen van de definitieve agenda van de vergadering.

1. Een initiatiefvoorstel moet om in behandeling genomen te kunnen worden schriftelijk/per e-mail bij de voorzitter worden ingediend.

2. De voorzitter plaatst het voorstel op de agenda van de eerstvolgende vergadering, tenzij de schriftelijke / per e-mail oproep hiervoor al verzonden is. In dit laatste geval wordt het voorstel op de agenda van de daaropvolgende vergadering geplaatst.

1. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij

• a.

  de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit reglement te herinneren;

• b.

  een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

2. Indien een spreker, zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker, hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

1. Verzoeken van de media om informatie over wat in het fusiepresidium wordt/is besproken, worden behandeld door de voorzitter of door diegene die daartoe door de voorzitter wordt aangewezen.

2. Bij door het fusiepresidium te bepalen onderwerpen maakt het fusiepresidium afzonderlijke afspraken over de communicatie met de media.