Verordening op de uitganspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Schagen

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  afdeling:

  iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen

  rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.

• b.

  administratie:

  het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten

  behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de

  organisatie van de gemeente Schagen en ten behoeve van de verantwoording die daarover

  moet worden afgelegd.

• c.

  financiële administratie:

  het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van

  aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de

  gemeente Schagen, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • 1.

    de financieel-economische positie;

  • 2.

    het financiële beheer;

  • 3.

    de uitvoering van de begroting;

  • 4.

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • 5.

    het afleggen van rekening en verantwoording.

• d.

  administratieve organisatie:

  het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand

  houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten

  behoeve van de verantwoordelijke leiding.

• e.

  financieel beheer : het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Schagen.

• f.

  doelmatigheid : het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• g.

  doeltreffendheid de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Artikel 2 Programma-indeling

• 1.

  De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programmaplan voor de komende raadsperiode vast.

• 2.

  De raad steltbij de begrotingsbehandeling per programma vast:

  • a.

    de beoogde resultaten;

  • b.

    de activiteiten om de resultaten te bereiken;

  • c.

    de baten en lasten.

• 3.

  Het college kan per programma indicatoren voorstellen met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de activiteiten om deze effecten te bereiken.

• 4.

  De raad stelt de indicatoren per collegeperiode, bedoeld in het vierde lid, vast.

• 5.

  In de programmaverantwoording legt het college verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. Hierbij geeft het college aan:

  a. de actuele ontwikkelingen en de uitwerking daarvan in resultaten;

  b. de mate waarin de resultaten zijn gerealiseerd;

  c. welke activiteiten hiertoe zijn verricht;

  d. de gerealiseerde baten en lasten;

• 6.

  De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

• 7.

  Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de maatschappelijke effecten en de hiervoor verrichte activiteiten, zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door de raad vastgestelde beleid kunnen worden getoetst.

Artikel 3 Planning en controlcyclus

Voor aanvang van een begrotingsjaar biedt het college een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de jaarstukken, , de tussentijdse rapportage’s en de begroting met de meerjarenraming.

Artikel 4 Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar programma’s.

• 2

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en de daarbij behorende kapitaallasten en dekkingswijze per programma.

• 3

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 5 Kaders begroting

• 1.

  Het college biedt de raad bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een meerjarenraming aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting en de drie daaropvolgende jaren

• 2.

  De raad stelt deze nota vast.

• 3.

  De ramingen van budgetten voor onderhoud maakt onderdeel uit van de begroting en zijn gebasseerd op het meerjarige onderhoudsbeleidsplan, zoals die door de raad is vastgesteld.

Artikel 6 Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzen

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

• 2.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3.

  Het college is bevoegd incidentele overschrijdingen van de geautoriseerde lasten en incidentele onderschrijdingen van de geautoriseerde baten te dekken met eventuele meevallers binnen het desbetreffende programma, onder voorwaarde dat het past binnen het bestaande beleid.

• 4.

  Indien het college voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college in de eerstvolgende bestuursrapportage aan de raad gemeld. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 5.

  Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet inclusief dekking aan de raad voor.

• 6

  Het college draagt er ten aanzien van de productenraming zorg voor dat:

  a. de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productenraming;

  b. de budgetten uit de productenraming en de kredieten voor de investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de begroting;

  c. de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

• 7.

  Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

Artikel 7 Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van minimaal één tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de gemeente van het lopende boekjaar.

• 2.

  De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

• 3.

  De rapportages gaan in op afwijkingen van zowel de baten en lasten, de verrichte activiteiten en, indien daar aanleiding voor is, de maatschappelijke effecten.

  In de rapportage wordt in ieder geval aandacht besteed aan:

  • a.

    nieuwe ontwikkelingen

  • b.

    de ontwikkeling van de (meerjarige) financiële positie

• 4.

  In de tussentijdse rapportage worden afwijkingen op de laatst geautoriseerde ramingen van de baten en lasten toegelicht.

Artikel 8 Waardering en afschrijving vaste activa

De waardering en afschrijving van vaste activa gebeurt conform het gestelde in de “Nota Rente, Activa en afschrijvingsbeleid, die tenminste om de vier jaar wordt geactualiseerd en door de raad wordt vastgesteld.

Artikel 9 Waardering voorraad gronden en winstneming grondexploitaties

In de nota Grondbeleid worden regels opgenomen over de waardering van gronden en de methode van winstneming van grondexploitaties.

Artikel 10 Voorziening voor oninbare vorderingen

• 1.

  Zowel tijdens het jaar als bij het opmaken van de rekening wordt jaarlijks beoordeeld in hoeverre er sprake is van oninbare vorderingen. Indien dit het geval is, boekt de gemeente de oninbare component rechtstreeks ten laste van de voorziening “Dubieuze debiteuren”.

• 2.

  De voorziening wordt gevoed uit de exploitatie en betreft het verschil tussen de gewenste omvang en de werkelijke omvang van de voorziening.

Artikel 11 Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt:

  a. de vorming en besteding van reserves;

  b. de vorming en besteding voorzieningen;

• 2.

  Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:

  a. het specifieke doel van de reserve;

  b. de voeding van de reserve;

  c. de maximale hoogte van de reserve;

  d. en de maximale looptijd van een investeringsvoornemen;

• 3.

  Indien een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

Artikel 12 Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van bepaalde producten en diensten van de gemeente Schagen wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2.

  Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves en voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

• 3.

  De gemeente hanteert bij de kostprijsberekening voor de rentecomponent wel een voorcalculatorisch tarief.

Artikel 13 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1.

  Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, heffingen en rechten.

Artikel 14 Financieringsfunctie

• 1.

  Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

  • a.

    het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

  • b.

    het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  • c.

    het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

  • d.

    het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 2.

  Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de bepalingen uit het treausurystatuut in acht.

• 3.

  Het college informeert de raad indien de wettelijke kasgeldlimiet of de wettelijke rente-risiconorm dreigt te worden overschreden.

• 4.

  Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

Artikel 14a. Lokale heffingen

• 1.

  In de paragraaf lokale heffingen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

  - het beleid ten aanzien van de lokale heffingen;

  - de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke belastingen en heffingen en de verwachte opbrengst hiervan;

  - de kostendekkendheid van de heffingen;

  - de druk van de lokale heffingen;

  - het kwijtscheldingsbeleid.

• 2.

  Bij de jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van de gerealiseerde opbrengsten per lokale heffing, het volume en het bedrag aan kwijtscheldingen, de kostendekkendheid van de heffingen en de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk.

Artikel 14b. Weerstandsvermogen

• 1.

  In de paragraaf weerstandsvermogen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

  • -

    het beleid ten aanzien van het weerstandsvermogen;

  • -

    het bepalen van de weerstandscapaciteit (incidenteel als structureel);

  • -

    een geactualiseerde risicoinventarisatie;

  • -

    een berekening voor het bepalen van van het incidenteel en structureel weerstandsvermogen.

Artikel 14c. Onderhoud kapitaalgoederen

• 1.

  Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

  - het beleidskader en het gewenste onderhoudsniveau

  - het geplande onderhoud aan de openbare gebouwen en voorzieningen in de openbare ruimte;

  - een financiele vertaling van het geformuleerde beleid,

• 2.

  Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een onderhoudsplan openbare ruimte aan. Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud en de kosten van het onderhoud voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair. De raad stelt het plan vast.

• 3.

  Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een rioleringsplan aan. Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, de uitbreiding van de riolering en de kosten van het onderhoud en de eventuele uitbreidingen. De raad stelt het plan vast.

• 4.

  Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een gemeentelijk onderhoudsplan gebouwen aan. Het plan bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen. De raad stelt het plan vast.

Artikel 14d. Financiering

In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

a.de kasgeldlimiet;

b. de renterisiconorm;

c. de verwachte financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;

d. de rentevisie;

e. de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 14e Bedrijfsvoering

• 1.

  In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de beleidsvoornemens met betrekking tot de bedrijfsvoering, alsmede over de voortgang van de reeds lopende onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid bedoeld in artikel 213a Gemeentewet en de besteding van de bijbehorende budgetten.

• 2.

  In de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken wordt gerapporteerd over de stand van zaken van de in de begroting opgenomen beleidsvoornemens aangaande de bedrijfsvoering alsmede over eventuele nieuwe ontwikkelingen.

Artikel 14f. Verbonden partijen

• 1.

  In de paragraaf verbonden partijen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval van elke verbonden partij op:

  • -

    de naam en vestigingsplaats;

  • -

    het financieel belang en omvang van de gemeente;

  • -

    de risico’s

  • -

    de zeggenschap van de gemeente;

  • -

    nieuwe beleid

  • -

    het publiek belang dat wordt gediend met de deelname.

Artikel 14g. Grondbeleid

• 1.

  In de paragraaf grondbeleid bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

  a. de visie op het grondbeleid in relatie tot de realisatie van de doelstellingen van de programma’s in de begroting;

  b. de wijze waarop de gemeente het grondbeleid uitvoert.

  c. de beleidsuitgangspunten voor het vormen van reserves en voorzieningen met betrekking tot de grondexploitatie in relatie tot de risico’s op dit terrein.

  d. te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

  e. de voorraadverwerving en uitgifte van gronden;

• 2.

  In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid en wordt aandacht besteed aan een actuele prognose van de te verwachten resultaten binnen de grondexploitatie en aan de ontwikkeling van de stand van de reserves met betrekking tot de grondexploitatie.

Hoofdstuk 4. Financieel beheer en interne controle

Artikel 16 Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 17 Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Hoofdstuk 5. Financiële organisatie

Artikel 18. Financiële organisatie

• 1.

  Het college zorgt voor en legt vast:

  a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

  b.een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaardborgd;

  c.de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  d.de regels voor taken en bevoegdheden, deverantwoordingsrelateis en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  f.de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de producrealisatie.

Artikel 19. Inkoop en aanbesteding

• 1.

  Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van goederen, werken en diensten.

• 2.

  Hierbij worden de regels gewaarborgd in overeenstemming met de regels van de Europese Unie op dit punt.

Artikel 20. Subsidieverstrekking en steunverlening

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels van de Europese Unie en de subsidieverordening van de gemeente Schagen.

Hoofdstuk 6. Slotbepalingen

Artikel 21. Nieuwe situaties

Als op enig moment een situatie optreedt waarin deze verordening niet voorziet dan wordt dit ter besluitvorming via een voorstel aan de raad voorgelegd.

Artikel 22 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na die van de bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2013.

De Financiële verordeningen van de Gemeente Harenkarspel, Zijpe en voormalig Schagen worden met terugwerkende kracht tot en met 1 januari 2013 vervallen verklaard, met dien verstande dat zij geldig blijven voor de jaarrekeningen van respectievelijk gemeente Harenkarspel, Zijpe en voormalig Schagen voor het afwikkelen van het jaarverslag .

Artikel 23 Overgangsbepalingen

Investeringen die zijn geactiveerd voor de inwerkingtreding van deze verordening worden afgeschreven volgens de destijds vastgestelde afschrijvingstermijnen en methodiek, voor zover de raad niet heeft aangegeven dat deze investeringen vervroegd moeten worden afgeschreven.

Artikel 24 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Schagen”.