Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Schagen houdende regels omtrent de vertrouwenscommissie Schagen 2019

1. De commissie bestaat uit de voorzitters van de fracties die deel uitmaken van de gemeenteraad.

2. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

2. De gemeentesecretaris/ algemeen directeur wordt vanwege de vervulling van de in artikel 1, lid 1 en 2 genoemde taken als plaatsvervangend secretaris aan de commissie toegevoegd.

3. De plaatsvervangend griffier kan bij verhindering van de griffier als plaatsvervangend secretaris van de commissie optreden bij de vervulling van de in artikel 1, lid 3 genoemde taak.

1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie van de leden dit noodzakelijk achten.

2. De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering.

De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren per mail aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.

3. Sollicitanten naar het ambt van burgemeester worden per brief uitgenodigd.

4. De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

1. Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

2. De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudplicht.

3. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarendeerd.

4. Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

5. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

6. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.

1. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als “geheim”, en worden geplaatst in een daartoe aangewezen archiefruimte.

2. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

3. De secretaris van de commissie draagt er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

4. De raadsgriffier draagt bij klankbordgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier vernietigd.

1. De gemeenteraad kan één of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie.

2. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

3. De adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

1. De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de raad en aan de commissaris van de Koning.

2. Het in artikel 6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee pesonen.

1. De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.

2. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.

1. Het in artikel 6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een concept aanbeveling inzake de herbenoeming.

2. Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.

1. De commissie houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek over het functioneren.

2. Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.

3. In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagen gesprek plaats.

1. De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast.

2. De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

1. Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.

2. Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.

3. Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.

1. De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.

2. De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast.

1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

2. Bij de inwerkingtreding van deze verordening vervalt de “Verordening vertrouwenscommissie benoemingsprocedure burgemeester ”, vastgesteld d.d. 5 maart 2013.