Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR359485
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR359485/1
Regeling vervallen per 27-04-2019
Archiefverordening gemeente Scherpenzeel 2015
Geldend van 27-02-2015 t/m 26-04-2019 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2015
Intitulé
Archiefverordening gemeente Scherpenzeel 2015Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
HOOFDSTUK I. ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a.
de wet: de Archiefwet 1995;
- b.
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
- c.
de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen gemeentelijke archiefbewaarplaats;
- d.
de gemeentearchivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet door burgemeester en wethouders benoemde gemeentearchivaris;
- e.
beheerders: degenen die in overeenstemming met 0 van de wet zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
- f.
beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
- g.
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
HOOFDSTUK II. DE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN
Artikel 2 Archiefbewaarplaats en archiefruimten
-
1. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.
-
2. Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de gemeentearchivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 3 Beheerder(s)
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).
Artikel 4 Benoeming voldoende deskundig personeel
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Artikel 5 Kwaliteit materialen
-
1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
-
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 6 Voldoende financiële middelen
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 7 Beheersregels
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de informatie- en archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voorschriften vast.
Artikel 8 Verslaglegging aan de raad
Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag over de archiefzorg en het informatiebeheer van de gemeentelijke organisatie. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de gemeentearchivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
HOOFDSTUK III TOEZICHT VAN DE GEMEENTEARCHIVARIS OP HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN WELKE NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
Artikel 9 Taakomschrijving
De gemeentearchivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 10 Bevoegdheden
De gemeentearchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 11 Taakuitoefening
-
1. De beheerders verstrekken aan de gemeentearchivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
-
2. De gemeentearchivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 12 Mededelingen door gemeentearchivaris over toezicht
De gemeentearchivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 13 Samenwerking met gemeentearchivaris door beheerders
De beheerders doen aan de gemeentearchivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
- a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
- b.
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte;
- c.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
- d.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- e.
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 14 Verslaglegging aan burgemeester en wethouders
-
1. De gemeentearchivaris doet jaarlijks verslag aan burgemeester en wethouders over de archiefzorg en het informatiebeheer van de gemeentelijke organisatie.
-
2. De gemeentearchivaris doet tweejaarlijks verslag aan burgemeester en wethouders over de uitoefening van het gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
HOOFDSTUK IV SLOTBEPALINGEN
Artikel 15 Intrekking oude verordening
De “Archiefverordening gemeente Scherpenzeel 2007” vastgesteld bij raadsbesluit van 20 december 2007 wordt hierbij ingetrokken.
Artikel 16 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt, na publicatie, met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2015.
Artikel 17 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als “Archiefverordening gemeente Scherpenzeel 2015”.
Ondertekening
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl