Mandaat, machtiging en volmachtbesluit Schiedam 2013

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. regiemanager:

i. de regiemanager zoals bedoeld in de Organisatieregeling Gemeente Schiedam 2007 of opvolgende organisatieregelingen;

ii. de directeur Sport & Recreatie

iii. de directeur Berckenrode Groep Schiedam (BGS)

b. burgemeester: de burgemeester van Schiedam als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de gemeente in en buiten rechte

c. directeur: de directeur als bedoeld in de Organisatieregeling Gemeente Schiedam 2007 of opvolgende regelingen

d. college: het college van burgemeester en wethouders van Schiedam;

e. directie: de directie zoals bedoeld in Organisatieregeling Gemeente Schiedam 2007 en opvolgende regelingen

f. gemeente: de gemeente als publiekrechtelijk lichaam en de gemeente als privaatrechtelijke rechtspersoon;

g. machtiging: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn

h. mandaat: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester besluiten te nemen

i. mandans of mandaatgever: degene die een mandaat verleent

j. mandataris of gemandateerde: degene die een mandaat ontvangt

k. opdrachtgever: degene die opdracht geeft om een bepaalde dienst te laten verlenen of om een bepaalde werk te laten uitvoeren

l. plaatsvervanger: de functionaris die als organisatorisch plaatsvervanger is aangemerkt op de lijst  “plaatsvervangers mandaten” in beheer door organisatie-eenheid Interne ondersteuning / JZ-bestuursondersteuning.

m. procesmanager: de functionaris die een beschreven functie van procesmanager vervult

n. programmamanager: de functionaris die een beschreven functie van programmamanager vervult dan wel de persoon die is geplaatst op de functie zoals geregeld in de organisatieregeling Schiedam (p.m.)

o. projectleider: de functionaris die een beschreven functie van  projectleider vervult

p. projectmanager: de functionaris die een beschreven functie van  projectmanager vervult

q. raad: de gemeenteraad van Schiedam;

r. secretaris: de gemeentesecretaris van Schiedam/algemeen directeur

s. teamleider: de teamleider zoals bedoeld in de Organisatieregeling Gemeente Schiedam 2007 of opvolgende organisatieregelingen

t. volmacht: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.

u. WRO: Wet ruimtelijke ordening oud

v. Wro: Wet ruimtelijke ordening nieuw

a. Aan de secretaris wordt mandaat verleend ten aanzien van de tot het college en de burgemeester behorende bevoegdheden, voor zover vermeld in het Mandaatregister Schiedam dan wel andere door het college vastgestelde besluiten;

b. Onder een mandaat valt het beslissings-, uitvoerings- en ondertekeningsmandaat, tenzij anders is aangegeven.

c. Voor zover het mandaat ziet op het nemen van beslissingen, heeft het mandaat ook betrekking op de voorbereidingsprocedures en de administratieve afhandeling daarvan.

a. Het college stelt het Mandaatregister vast, en verleent daarbij de secretaris de bevoegdheid ondermandaat te verlenen;

b. De secretaris is bevoegd ondermandaat te verlenen, voor zover vermeld in het Mandaatregister Schiedam. De ondermandaten kunnen slechts strekken voor zover opgenomen in het Mandaatregister;

c. Het verlenen van ondermandaat geschiedt bij schriftelijk besluit, waarbij de mandataris met generieke functienaam wordt aangeduid;

d. Het Mandaatregister wordt in beginsel jaarlijks geactualiseerd en zo nodig door het college gewijzigd vastgesteld;

e. Het wijzigen van het register voor onderdelen en / of ondermandaten waar de opmerking ‘n.v.t.’ staat genoteerd, is uitsluitend voorbehouden aan het college.

f. Voor wijzigingen in het Mandaatregister die slechts ondermandaten betreffen, stelt de secretaris het college (in beginsel) een maal per jaar in kennis van het daartoe gewijzigde mandaatregister alsmede van de daadwerkelijke verlening van ondermandaten;

g. Onder het ondermandaat valt het beslissings-, uitvoerings- en ondertekeningsmandaat, tenzij anders is aangegeven;

h. Voor zover het ondermandaat ziet op het nemen van beslissingen, heeft het mandaat ook betrekking op de voorbereidingsprocedures en administratieve afhandeling daarvan;

i. De ondermandaten strekken niet verder dan de taakstelling van de eigen organisatie-eenheid en/of  het eigen programma, project of proces van de mandataris (volgens de beschreven functie die de functionaris vervult), tenzij anders is aangegeven;

j. Het mandaatregister benoemt eventuele specifieke beperkingen aan de mandaten;

k. De secretaris kan op schriftelijk verzoek een opdrachtgever toestaan dat de opdrachtgever een persoon die de functie van projectmanager of  projectleider vervult mandateert tot het aangaan van overeenkomsten (en verplichtingen), mits hierover schriftelijk positief is geadviseerd door de organisatie-eenheden van Interne ondersteuning Financiën en Control en de organisatie-eenheid Interne ondersteuning/JZ-bestuursondersteuning schriftelijk over het ondermandaat wordt geïnformeerd ten behoeve van vastlegging in het mandaatregister.

Een mandaatbevoegdheid wordt niet uitgeoefend indien:

a. het te nemen besluit uitmondt in aanvulling of afwijking van het tot dan toe gevoerde beleid;

b. het een bevoegdheid betreft die onlosmakelijk is verbonden aan een eerdere door het college zelf uitgeoefende bevoegdheid;

c. indien er, behoudens zaken met een routinematig karakter, rekening mee moet worden gehouden dat de burgemeester of het college op zijn verantwoordelijkheid voor het te nemen besluit zal worden aangesproken;

d. uit het te nemen besluit financiële gevolgen kunnen voortvloeien die leiden tot overschrijding van de budgetten en budgettaire kaders;

e. de betrokken portefeuillehouder of de burgemeester (in de hoedanigheid van bestuurlijk coördinator) zulks kenbaar maakt;

f. het besluit wordt genomen met gebruikmaking van een hardheidsclausule in een wettelijke regeling

g. een adviescommissie en/of meerdere afdelingen aan één van de afdelingen een afwijkend of negatief advies heeft uitgebracht over het te nemen besluit; dit geldt ook indien wordt voorgenomen van een advies van een adviescommissie af te wijken

h. behoudens zaken met een routinematig karakter, waaronder mede wordt verstaan het verstrekken van niet beleidsmatige informatie, voor documenten gericht aan:

- de Kroon;

- een Minister;

- een Staatssecretaris;

- een Commissaris van de Koningin;

- Provinciale en Gedeputeerde Staten;

- de gemeenteraad van Schiedam;

- overige bestuursorganen;

- gemeentelijke overheden;

- gemeenschappelijke regelingen;

- regio’s;

- de Vereniging van Nederlandse Gemeenten;

- de Nationale Ombudsman, voor zover het schriftelijke, formele correspondentie betreft inzake;

- de afhandeling van door de gemeente behandelde klachten.

5.1 Financiële beperkingen

Alle bevoegdheden worden uitgeoefend met inachtneming van de Regeling financieel beheer gemeente Schiedam 2013, de Financiële verordening 2009, het Treasurystatuut 2011, de Leidraad inhuren externe deskundigheid 2010, het Inkoopbeleid  en de Algemene subsidieverordening gemeente Schiedam 2012 (ASV 2012) dan wel de opvolgers van de genoemde regelingen; 

b. Voor de uitoefening van de mandaatbevoegdheden geldt dat binnen de kaders en bedragen van de (meerjaren)begroting en de te beheren budgetten dient te worden gebleven;

c. Financiële verplichtingen voor goederen, diensten en werken mogen worden aangegaan voor zover passend binnen de bovengenoemde regelingen en voor zover men budgethouder is voor de betreffende verplichting. Het voorgaande geldt eveneens voor het nemen van investeringsbeslissingen;

d. Voor het aangaan van financiële verplichtingen gelden naast het elders in deze regeling gestelde de volgende financiële plafonds (excl. BTW): voor de directie € 1.000.000,- voor regiemanagers € 750.000,- voor programmamanagers € 250.000,- en voor teamleiders € 250.000,- en voor projectleiders en procesmanagers € 75.000,-. Verplichtingen worden door genoemde functionarissen niet aangegaan als het bedrag gelijk aan of hoger is dan de genoemde plafondbedragen;

e. Een mandaat voor besluiten over subsidies mag slechts worden uitgeoefend door de budgethouder;

f. De elders in dit artikel geregeld beperkingen zijn van overeenkomstige toepassing.

5.2 Overige beperkingen

a. Een verleend (onder)mandaat geldt altijd  slechts ten aanzien van de taken en en/of medewerkers binnen de eigen organisatie-eenheid of het eigen project of programma een ander behoudens het bepaalde in artikel 8, sub b.

b. Voor de mandaten aan projectleiders en procesmanagers geldt dat het mandaat wordt verleend aan functionarissen die een functie vervullen die als zodanig is benoemd en beschreven en uit dien hoofde (in beginsel) budgethouder zijn; het mandaat geldt derhalve niet voor functionarissen die een incidentele rol van projectleider en procesmanager vervullen.

5.3 Instructies

a. Voor besluiten met nadelige gevolgen voor belanghebbende, vindt uitoefening van het mandaat pas plaats nadat de eerst hogere leidinggevende dan wel de portefeuillehouder is geconsulteerd.

b. Indien er rekening mee moet worden gehouden dat er een situatie ontstaat als genoemd bij de in artikel 4 genoemde mandaatverboden, dan stemt de mandataris voorafgaand aan het uit te oefenen mandaat hierover af met de portefeuille houder; indien nodig besluit het college ter zake zelf.

c. In het Mandaatregister zijn specifieke instructies opgenomen ten aanzie van de onderscheiden mandaten.

a. Regiemanagers, mits budgethouder, zijn voor het aangaan van financiële verplichtingen bevoegd een ondermandaat te verlenen voor een plafond van € 75.000,- aan projectleiders of procesmanagers die (nog) geen budgethouder zijn, voor zover die mogelijkheid is opgenomen in het mandaatregister. Dit ondermandaat wordt schriftelijk vastgelegd en benoemt de hoogte van het bedrag tot welk het ondermandaat wordt verleend.

b. Regiemanagers, mits budgethouder, kunnen aan de onder a. bedoelde functionarissen een schriftelijk ondermandaat verlenen voor een plafondbedrag dat hoger ligt dan het plafond van € 75.000,-  mits deze afwijkende mandaat bevoegdheid noodzakelijk is gelet op de aard van de processen of projecten, en het bedrag tot welk de gemandateerde de verplichting mag aangaan niet hoger is dan het plafond dat voor de betreffende regiemanager geldt.

c. Voor verplichtingen onder een bedrag van € 10.000,- mogen verplichtingen worden aangegaan ten laste van een budget, door een ander dan de houder van het budget ten laste waarvan de financiële verplichting wordt gebracht; voorafgaand aan het nemen van de beslissing krachtens mandaat is de schriftelijke instemming  (paraaf) van de budgethouder vereist. Dit mandaat kan door een budgethouder voor meerdere gevallen of voor een bepaalde periode worden gegeven.

a. Onder “bevoegdheden” behorende bij dit besluit wordt naast de mandaten, tevens verstaan de “volmachten” en/of “machtigingen”

b. De artikelen 3 en 4 zijn overeenkomstig van toepassing op volmachten en machtigingen.

a. Ook aan hen die niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het college of de burgemeester kan mandaat worden verleend voor zover vermeld in het Mandaatregister.

b. In afwijking van het bepaalde in artikel 5, tweede lid, sub a is de secretaris bevoegd om een ondermandaat te verlenen voor een bevoegdheid die door een gemandateerde wordt uitgeoefend, maar welke bevoegdheid tevens door een ander uitgeoefend dient te worden, maar hiërarchisch niet onderschikt is aan die gemandateerde.

c. Het ondermandaat zoals bedoeld in sub b kan alleen verleend worden om organisatorische of financiële redenen.

a. In geval van afwezigheid van de functionarissen aan wie bij of krachtens dit besluit bevoegdheden zijn gemandateerd, worden deze bevoegdheden uitgeoe­fend door zijn plaatsvervanger, zoals vermeld op de bij deze mandaatregeling behorende lijst van plaatsvervangers (bijlage 1)

b. De lijst van plaatsvervangers regelt op welke wijze en door welke functionaris(sen) de lijst kan worden aangepast, gewijzigd en dienovereenkomst kan worden vastgesteld

c. Het college regelt de vervanging van de secretaris door het aanwijzen van één of meerdere loco-secretarissen.

d. In geval van afwezigheid van een andere functionaris dan die op de bij a. genoemde lijst, aan wie  krachtens dit besluit ondermandaat is verleend, worden de gemandateerde bevoegdheden uitgeoe­fend door de (onder)mandaatgever, dan wel zijn plaatsvervanger.

a. Alle brieven en besluiten ter uitvoering van een door het college verleend mandaat worden in de meervoudsvorm geredigeerd.

b. Alle brieven en besluiten ter uitvoering van een door de burgemeester verleend mandaat worden in de enkelvoudsvorm geredigeerd.

c. De ondertekening van een ter uitvoering van mandaat opgemaakt stuk geschiedt niet door het plaatsen van een handtekeningstempel.

d. Een ter uitvoering van het mandaat opgemaakt stuk wordt ondertekend zoals geregeld in bijlage 2 van deze regeling.

e. Bij een mandaatbesluit dat wordt genomen door de plaatsvervanger of waarnemer van de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger, wordt ondertekend zoals geregeld in bijlage 2 van deze regeling.

f. De wijze van ondertekening zoals geregeld in bijlage 2 kan steeds door de secretaris worden gewijzigd.

a. Deze regeling is van toepassing op elke college besluit waarin mandaten worden verleend.

b. Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Mandaat- en volmachtbesluit Schiedam 2013’

c. Deze regeling, inclusief het register, treedt in werking met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2013.