Reglement commissie bezwaarschriften Stroomopwaarts MVS 2016

Ondertekening

Toelichting Reglement commissie bezwaarschriften Stroomopwaarts MVS

Algemeen

Aanleiding

De drie colleges van de gemeente Maassluis, Vlaardingen en Schiedam (verder: de colleges) hebben de Gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts MVS ( verder: SOW) opgericht. SOW voert voor de colleges de Participatiewet, Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers, Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze zelfstandigen, Wet gemeentelijke schuldhulpverlening en artikel 1.13 Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen uit. De beslissingen daartoe neemt SOW in mandaat. De colleges hebben besloten dat SOW ook de bezwaar- en beroepsprocedures tegen voorgenoemde besluiten uitvoert. Om de bezwaarprocedures van de colleges op elkaar af te stemmen, is besloten onderhavig reglement door de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Maassluis, Vlaardingen en Schiedam gelijkluidend vast te laten stellen om op die manier gelijkvormig en zo efficiënt mogelijk te kunnen werken. Er is gekozen voor een apart reglement (en niet voor aanpassing van de bestaande verordeningen van de drie colleges inzake de bezwaarschriftenbehandeling), omdat dat de overzichtelijkheid niet ten goede komt. Voor de overige bestreden besluiten, die niet door SOW in mandaat zijn genomen, blijven immers de procedures die door de drie verschillende gemeenteraden zijn vastgesteld gewoon van kracht. Dit reglement is dan ook te zien als een bijzondere regeling ten opzichte van de algemene verordeningen aangaande bezwaarschriftenbehandeling van de colleges.

In dit reglement zijn de ‘best practices’ uit de praktijk van de drie colleges opgenomen, zodat de bezwaarschriftenprocedure zo ‘lean’ mogelijk is. De huidige efficiënte uitvoeringspraktijk, dat de secretaris zoveel mogelijk doet, wordt nu in het reglement vastgelegd.

Ook wordt voor alle drie de colleges het ambtelijk horen mogelijk gemaakt, opdat er meer mogelijkheden zijn bezwaarschriften af te doen.

Daarnaast is er nu ook formeel vastgelegd, dat niet alleen de juridische weg de manier is om oplossingen te bieden bij het afhandelen van bezwaarschriften maar ook de weg van het toepassen van mediation.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

In de aanhef van de regeling is bepaald, dat de colleges, ieder voorzover het hun bevoegdheden betreft, besluiten het reglement vast te stellen. Het college neemt hiermee het besluit tot het instellen van de commissie bezwaarschriften (artikel 84 Gemeentewet) inzake bestreden besluiten, die in het kader van de taakuitoefening door SOW in mandaat voor de colleges genomen zijn.

Paragraaf 1 Begripsbepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit artikel zijn slechts die begripsbepalingen opgenomen die niet in de Algemene wet bestuursrecht voor komen. Zo ontbreekt een omschrijving van het begrip bestuursorgaan hoewel dat op meerdere plaatsen in het reglement voorkomt.

Anders dan in de algemene verordening aangaande bezwaarschriften is in dit reglement voor de bezwaarschriften slechts sprake van één bestuursorgaan waarvoor het bestreden besluit in mandaat is genomen, namelijk het college. SOW is slechts opgericht door de drie colleges, waardoor er per definitie geen besluiten namens de andere bestuursorganen (Burgemeester en Gemeenteraad) door SOW genomen kunnen worden. Tenzij de Burgemeester of de gemeenteraad een deel van hun bevoegdheden heeft gemandateerd/gedelegeerd, maar dat is i.c. niet zo.

Het bestuursorgaan, dat het bestreden besluit heeft genomen, wordt in het reglement aangeduid als verwerend orgaan.

Het bestuursorgaan dient te beslissen op het ingediende bezwaarschrift. Wanneer het gaat om de behandeling van bezwaarschriften zijn het verwerend orgaan en het onderhavige bestuursorgaan één. Dit volgt uit het karakter van de bezwaarschriftenprocedure als heroverwegingsprocedure door het orgaan dat het oorspronkelijke en bestreden besluit heeft genomen. De bevoegdheid om, namens het college, te beslissen op een bezwaarschrift is ook aan SOW gemandateerd.

Onder d. wordt het ambtelijk horen gedefinieerd. Ambtelijk horen en ambtelijk adviseren dient van elkaar te worden onderscheiden. Het is slechts de secretaris van de commissie, als ambtelijk functionaris, die ambtelijk kan adviseren.

Paragraaf 2. De commissie

Artikel 2 Bevoegdheid

Het tweede lid geeft beperkingen aan op de algemene taak zoals die in het eerste lid staat omschreven. Dit reglement ziet slechts op bezwaarschriften gericht tegen besluiten die in het kader van SOW in mandaat voor de colleges genomen zijn. 

Het derde lid is toegevoegd in het kader van de efficiëntie.

Het vierde lid maakt het mogelijk bij collegebesluit te bepalen dat bij bepaalde categorieën bezwaarschriften ambtelijk wordt gehoord. Deze werkwijze heeft tot doel de doorlooptijden van de bezwaarschriften te verkorten.

Bij enige twijfel wordt het bezwaarschrift voor advies aan de commissie voorgelegd. Ambtelijk horen vindt uitsluitend plaats bij standaardzaken die vallen onder de categorieën genoemd in de bijbehorende bijlage.

Het ambtelijk horen vindt in de regel plaats door de secretarissen van de commissie, als ambtelijk functionaris. Het zijn in ieder geval de secretarissen van de commissie die het college over dergelijke zaken adviseren. Indien noodzakelijk of gewenst kan tijdens het horen een vertegenwoordiger van het bestuursorgaan ook aanwezig zijn. Het ambtelijk horen kan ook telefonisch plaatsvinden. Teneinde de onafhankelijkheid te waarborgen, zal nooit worden gehoord door personen die bij het bestreden besluit betrokken zijn geweest. Bovendien staat beroep en hoger beroep open bij de bestuursrechter.

Ter zake van de bezwaarschriften, waarbij het horen door de secretaris van de commissie heeft plaatsgevonden, ligt het in de rede dat de secretaris ook degene is die het bestuursorgaan adviseert.

Artikel 3 Samenstelling van de commissie

De voorzitters en leden worden benoemd en ontslagen door de drie colleges van burgemeester en wethouders. Ieder college dient dit voor zich te doen, omdat ieder college voor zich een commissie ingevolge artikel 84 Gemeentewet dient te benoemen. Dit artikel laat overigens de mogelijkheid open dat de colleges dezelfde personen als “hun” commissieleden benoemen. Voordeel daarvan is dat de commissieleden “uitwisselbaar” zijn, waardoor er een efficiëntere planning van de hoorzittingen mogelijk is en ook, misschien nog wel belangrijker, dat de commissieleden kennis kunnen nemen van elkaars visie op bezwaarschriften, waardoor er eenheid in advisering kan ontstaan aan de drie colleges.

Omdat dit reglement slechts van toepassing is op bestreden besluiten die in mandaat door SOW zijn genomen, is er voor gekozen om de mogelijkheid tot het instellen van kamers niet op te nemen. Daarom worden er ook alleen commissieleden en geen plaatsvervangende commissieleden door de colleges benoemd.

Artikel 4 Secretaris

De secretarissen zijn door burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaren.

In het derde lid wordt de rol van de secretaris tijdens de hoorzitting, ingevolge de praktijk en de jurisprudentie, nader uitgeschreven.

Artikel 5 Zittingsduur

Voorheen werd de zittingsduur gekoppeld aan die van de gemeenteraad, maar daar is van afgestapt. De commissieleden in dit reglement adviseren immers slechts het college over bestreden besluiten. Ook kunnen er tussentijds commissieleden worden benoemd en ontslagen.

Daarnaast is de zittingsduur gemaximeerd, hetgeen tegenwoordig in gemeenteland gebruikelijk is. Op die wijze houdt de commissie een frisse blik op zaken. Door de benoemingsperiode van 4 jaar aan te houden en de mogelijkheid te hebben om tussentijds commissieleden te benoemen, kan er een mix blijven bestaan tussen ervaren en wat minder ervaren commissieleden.

De laatste zin van het vijfde lid is toegevoegd, omdat het kan voorkomen dat het college genoodzaakt is om een commissielid, dat op zich goed functioneert, toch moet ontslaan omdat er in de praktijk andere omstandigheden zijn ontstaan of naar voren

(zijn) (ge)komen die niet verenigbaar zijn met het commissielidmaatschap (bijvoorbeeld: andere nevenfuncties of het in op spraak raken van een commissielid)

Paragraaf 3. Procedure

Artikel 6 Ingediend bezwaarschrift

Spreekt voor zich.

Artikel 7 Bemiddeling

Met dit artikel wordt nu ook formeel vastgelegd, dat niet alleen de juridisch weg de manier is om oplossingen te bieden bij het af handelen van bezwaarschriften maar ook de weg van het toepassen van mediation/bemiddeling. Het is een facultatieve bepaling. De secretaris van de commissie maakt zelf haar afweging of een zaak zich er al dan niet voor leent.

Artikel 8 Ambtelijk horen

In dit artikel is vastgelegd dat het de bevoegdheid van de secretaris van de commissie, als ambtelijk functionaris, is het college over de zaak, waarbij ambtelijk is gehoord, te adviseren. Ambtelijk horen en ambtelijk adviseren dient van elkaar te worden onderscheiden. Het is slechts de secretaris van de commissie, als ambtelijk functionaris, die ambtelijk kan adviseren. Bij ambtelijk horen is dat niet het geval. In de praktijk zullen echter slechts ambtenaren met juridische kennis, en die niet betrokken zijn bij het bestreden besluit, ambtelijk horen. Wel dient er bij ambtelijk horen rekening te worden gehouden met de kortere maximale standaard afhandelingstermijn van een dergelijk bezwaarschrift. Ingevolge artikel 7:10 van de wet bedraagt die maximaal 6 + 6 weken. Indien noodzakelijk of gewenst kan tijdens het horen een vertegenwoordiger van het bestuursorgaan ook aanwezig zijn. Het ambtelijk horen kan ook telefonisch plaatsvinden. Teneinde de onafhankelijkheid te waarborgen, zal nooit worden gehoord door personen die bij het bestreden besluit betrokken zijn geweest.

Voor de duidelijkheid is lid 3 opgenomen. Omdat de commissie niet de bevoegdheid heeft te horen/adviseren ten aanzien van de aangewezen categorieën bezwaarschriften waar “ambtelijk horen” op van toepassing is, is artikel 7:13, vierde lid, van de wet op dergelijke bezwaarzaken niet van toepassing. De bevoegdheid van artikel 7:3 van de wet behoort bij ambtelijke horen dus toe aan het college en niet aan de commissie. Het college regelt met het derde lid dat de bevoegdheid ingevolge 7:3 van de wet (afzien van horen) door de ambtelijk functionaris “secretaris van de commissie” kan worden uitgeoefend.

Artikel 9 Uitoefening bevoegdheden

De in dit artikel aangehaalde artikel(led)en van de wet luiden als volgt:

Artikel 2:1, tweede lid

• 2.

  Een bestuursorgaan kan van een gemachtigde een schriftelijke machtiging verlangen.

Toelichting:

Deze bepaling is facultatief geformuleerd; de secretaris is dan ook vrij al dan niet van deze bevoegdheid gebruik te maken.

Artikel 6:5

• 1.

  Het bezwaar- of beroepschrift wordt ondertekend en bevat tenminste:

  • a.

    de naam en het adres van de indiener;

  • b.

    de dagtekening;

  • c.

    een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar of beroep is gericht;

  • d.

    de gronden van het bezwaar of beroep.

• 2.

  Bij het beroepschrift wordt zo mogelijk een afschrift van het besluit waarop het geschil betrekking heeft overgelegd.

• 3.

  Indien het bezwaar- of beroepschrift in een vreemde taal is gesteld en een vertaling voor een goede behandeling van het bezwaar of beroep noodzakelijk is, dient de indiener zorg te dragen voor een vertaling.

Artikel 6:6

Indien niet is voldaan aan artikel 6:5 of aan enig ander bij de wet gesteld vereiste voor het in behandeling nemen van het bezwaar of beroep, kan dit niet-ontvankelijk worden verklaard, mits de indiener de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde termijn.

Toelichting:

Doordat de bevoegdheid tot advisering over bezwaarschriften - die niet voldoen aan het bepaalde in de artikelen 6:5 en 6:7 van de wet - is opgedragen aan de secretaris, wordt de termijn waarbinnen het verzuim dient te worden hersteld, eveneens bepaald door de secretaris.

Er is vanaf gezien in het reglement een vaste termijn daarvoor op te nemen omdat het niet goed mogelijk is in algemene zin voor alle gevallen aan te geven hoe lang deze termijn zou moeten zijn. Uitgangspunt is wel dat er sprake moet zijn van een redelijke termijn (in de meeste gevallen zal met een termijn van twee weken na het einde van de bezwarentermijn kunnen worden volstaan). Enerzijds moet de indiener een reële mogelijkheid worden geboden het geconstateerde verzuim te herstellen, anderzijds moet het niet zo zijn dat door een te lange termijn de procedure wordt vertraagd.

Artikel 6:17

Indien iemand zich laat vertegenwoordigen, zendt het orgaan dat bevoegd is op het bezwaar of beroep te beslissen, de op de zaak betrekking hebbende stukken in ieder geval aan de gemachtigde.

Artikel 7:3

Van het horen van een belanghebbende kan worden afgezien indien:

• a.

  het bezwaar kennelijk niet-ontvankelijk is,

• b.

  het bezwaar kennelijk ongegrond is,

• c.

  de belanghebbende heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord,

• d.

  de belanghebbende niet binnen een door het bestuursorgaan gestelde redelijke termijn verklaart dat hij gebruik wil maken van het recht te worden gehoord, of

• e.

  aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad.

Deze bevoegdheid kan door de secretaris van de commissie worden uitgevoerd, omdat – ingevolge artikel 7:13, vierde lid Awb - in de verordeningen voor de commissie voor de bezwaarschriften van de onderscheidende gemeenten dit wettelijk voorschrift is opgenomen. Omdat voorgenoemde bepaling in de verordeningen een kan-bepaling betreft, kan de voorzitter van de commissie ook nog steeds hiertoe besluiten. Het feit dat in dit regelement alleen wordt gesproken over de bevoegdheid van de secretaris ten aanzien van art. 7:3 Awb, staat daaraan niet in de weg. Overigens wordt het commissieadvies in dat soort gevallen naast de voorzitter ook door de secretaris getekend.

Artikel 7:4, tweede lid

Het bestuursorgaan legt het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen gedurende tenminste een week voor belanghebbenden ter inzage.

Artikel 7:6, vierde lid

Het bestuursorgaan kan, al dan niet op verzoek van een belanghebbende, toepassing van het derde lid achterwege laten, voor zover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden (...).

(Het derde lid van dit artikel luidt: Wanneer belanghebbenden afzonderlijk zijn gehoord, wordt ieder van hen op de hoogte gesteld van het verhandelde tijdens het horen buiten zijn aanwezigheid.)

Artikel 7:10, derde en vijfde lid

Toelichting:

Het bestuursorgaan kan de beslistermijn ten aanzien van het bezwaarschrift opschorten (derde lid), indien niet is voldaan aan artikel 6:6 en een hersteltermijn is verleend, of verdagen (vijfde lid), indien de wettelijke beslistermijn door het bestuursorgaan niet wordt gehaald.

Bij ambtelijk horen of bij niet horen (bij “kennelijk” niet-ontvankelijk/(on)gegrond zaken) is de beslistermijn, inclusief verdaging, zes plus zes is twaalf weken. Indien een bezwaarzaak ter behandeling aan de commissie is gegeven is dat twaalf plus zes is achttien weken.

Artikel 10 Vooronderzoek

Spreekt voor zich.

Artikel 11 Hoorzitting

In het kader van de efficiëntie is in de verordeningen inzake de commissie voor de bezwaarschriften van de onderscheidende gemeenten bepaald dat de secretaris bevoegd is om toepassing te geven aan artikel 7:3 van de wet. Bij twijfel zal de secretaris overleggen met de voorzitter van de commissie. Het is dus een kan bepaling.

Artikel 7:3 van de wet geeft aan in welke gevallen van het horen van belanghebbenden kan worden afgezien. Dit kan als:

• •

  a. het bezwaar kennelijk niet-ontvankelijk is;

• •

  b. het bezwaar kennelijk ongegrond is;

• •

  c. de belanghebbenden hebben verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord, of

• •

  d. de belanghebbende niet binnen een door het bestuursorgaan gestelde redelijke termijn verklaart dat hij gebruik wil maken van het recht te worden gehoord, of

• •

  e. aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad.

Zoals uit de toelichting bij artikel 1 volgt zijn in de bezwaarprocedure het verwerende orgaan en het bestuursorgaan dat op een ingediend bezwaarschrift dient te beslissen één.

In de beroepsprocedure is dat niet het geval. Het ligt voor de hand dat indien het verwerend orgaan aan het bezwaar van de belanghebbende volledig tegemoet denkt te kunnen komen het daarover met de secretaris van de commissie contact opneemt. In dit verband wordt ook gewezen op de artikel 6:19 van de wet. In artikel 6:19 wordt onder andere bepaald dat indien een bestuursorgaan een intrekkings- of wijzigingsbesluit heeft genomen het bezwaar of beroep geacht wordt mede gericht te zijn tegen het nieuwe besluit, tenzij partijen daarbij onvoldoende belang hebben.

De bevoegdheid hierover te beslissen wordt middels de verordeningen inzake de commissie voor de bezwaarschriften van de onderscheidende gemeenten toegekend aan de secretaris van de commissie, als ambtelijk functionaris. De secretaris van de commissie kan beslissen over het afzien van het horen. De uitzonderingsituatie van artikel 7:13, vierde lid is hiermee gecreëerd. Ingevolge artikel 7:13, vierde lid, is immers onder meer bepaald dat de commissie, voor zover bij wettelijk voorschrift niet anders is bepaald, beslist over de toepassing van artikel 7.3.

Artikel 12 Uitnodiging zitting

Spreekt voor zich.

Artikel 13 Quorum

Spreekt voor zich. Ingevolge het tweede lid kan de voorzitter, in bijzondere gevallen, zonder medecommissieleden de bezwaarde horen.

Artikel 14 Niet-deelneming aan de behandeling

Dit artikel vormt het equivalent van artikel 2:4 van de wet, dat verbiedt dat tot het bestuursorgaan behorende of daarvoor werkzame personen, die een persoonlijk belang bij een besluit hebben, de besluitvorming beïnvloeden.

Artikel 15 Openbaarheid zitting

Ingevolge artikel 7:5, tweede lid, van de wet besluit het bestuursorgaan, voor zover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. In artikel 7:13, vierde lid, van de wet wordt deze bevoegdheid aan de daar bedoelde commissie toegekend.

Uitzondering op deze regel blijft mogelijk bijvoorbeeld in geval dat bijzonder persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard dan wel andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen. De zitting dient te worden onderscheiden van de beraadslaging van de commissie, die ingevolge artikel 19 van het reglement achter gesloten deuren plaats heeft.

Bij ambtelijk horen, komt deze bevoegdheid – ingevolge artikel 8, tweede lid, van dit reglement, toe aan de horende ambtenaar.

Artikel 16 Handhaving orde

Spreekt voor zich.

Artikel 17 Schriftelijke vastlegging

Artikel 7:7 van de wet vereist zeer kort en bondig dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De inhoudelijke vereisten aan het verslag worden niet door de wet geregeld. Dit staat er overigens niet aan in de weg dat in het reglement een vaste procedure wordt opgenomen.

Het bepaalde in het eerste lid hoeft niet zo ver te strekken dat van al het aanwezig publiek naam en hoedanigheid wordt opgenomen. Wel zal uit het verslag duidelijk moeten blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht.

Zowel uit de wet als uit de jurisprudentie blijkt, dat het verslag op schrift dient plaats te vinden. Het maakt daarbij niet uit of het verslag nu een apart verslag is dan wel dat het verslag onderdeel uitmaakt van het commissieadvies of de beschikking op bezwaar.

Artikel 18 Nader onderzoek

Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren.

Dit kan aanleiding zijn om belanghebbenden en het verwerend orgaan opnieuw te horen. De onderhavige bepaling voorziet in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In de artikelen 7:9 en 7:23 van de wet wordt bepaald dat, indien het in voor bedoeld geval feiten of omstandigheden betreffen die voor de op bezwaar of beroep te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt medegedeeld en zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord.

Artikel 19 Raadkamer en advies

Zie ook de toelichting bij artikel 15 van dit reglement. De hoorzitting is in principe openbaar, de hier bedoelde beraadslaging vindt achter gesloten deuren plaats.

Artikel 20 Uitbrengen advies

Volgens artikel 7:13, zesde lid, van de wet maakt in de bezwaarschriftenprocedure het verslag van de hoorzitting deel uit van het advies van de commissie en wordt het advies schriftelijk uitgebracht.

In verband met de vereiste tijdigheid wordt opgemerkt, dat de beslistermijn ingevolge artikel 7:10 (bezwaarschrift) van de wet twaalf weken bedraagt, welke aanvangt na afloop van de bezwaartermijn, behoudens in het geval van opschorting of van gebruikmaking van de mogelijkheid van verdaging. De bevoegdheid tot opschorting en verdaging is ingevolge artikel 9 van dit reglement aan de secretaris van de commissie, als ambtelijk functionaris, toebedeeld.

Artikel 21 Jaarverslag

Eerste lid spreekt voor zich. Onder het tweede lid wordt bedoeld dat de secretaris opgave doet over het aantal zaken die ambtelijk zijn gehoord en waarover ambtelijk is geadviseerd. Tevens doet de secretaris opgave over het aantal zaken waarin ambtelijk is geadviseerd waarin besloten van horen af te zien (In overleg met bezwaarden, dan wel betreffende zaken die “kennelijk” ongegrond/niet-ontvankelijk worden geadviseerd, dan wel om reden van kennelijke gegrondheid en om die reden geadviseerd wordt het bestreden besluit te herzien).

Paragraaf 3. Slotbepalingen

Artikel 22 Inwerkingtreding

Spreekt voor zich.

Artikel 23 Citeertitel

Spreekt voor zich.