Verordening op de raadscommissie gemeente Sint Anthonis 2017

HOOFDSTUK 1 Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder:

• -

  commissiegriffier: griffier van de raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• -

  commissielid: lid van de raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• -

  commissievoorzitter: voorzitter van de raadscommissie of diens vervanger;

• -

  griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

• -

  agendacommissie: de door de raad ingestelde commissie als bedoeld in het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad;

• -

  vergadering: vergadering van de raadscommissie.

Artikel 2. Instelling raadscommissie

• -

  Er is een algemene raadscommissie die de besluitvorming van de raad voorbereidt.

Artikel 3. Taken

De raadscommissie:

• a.

  brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;

• b.

  kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a;

• c.

  voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder a.;

• d.

  hoort inwoners, maatschappelijke organisaties en deskundigen die onderwerpen die de raad aangaan willen toelichten;

• e.

  is een platform waarin kennis wordt verzameld en overgedragen.

Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

• 1.

  De raadscommissie wordt gevormd door leden van de raad en commissieleden niet-raadsleden. Elke fractie wordt tijdens de vergadering vertegenwoordigd door maximaal twee leden, waarvan tenminste één raadslid. 2. De commissieleden niet-raadsleden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd. Elke fractie kan maximaal vier commissieleden niet-raadsleden ter benoeming voordragen.

• 3.

  De artikelen 10 tot en met 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden niet-raadsleden. 4. De commissievoorzitter en zijn plaatsvervanger(s) worden door de raad uit zijn midden benoemd.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

• 1.

  De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 2.

  Een commissielid houdt op lid te zijn als niet meer voldaan wordt aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen.

• 3.

  De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.

• 4.

  De raad kan de commissievoorzitter of zijn plaatsvervanger ontslaan.

• 5.

  Een commissielid en de commissievoorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

• 6.

  Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

• 7.

  Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege.

Artikel 6. De commissiegriffier

• 1.

  De raad benoemt ter ondersteuning van de raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de gemeentesecretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar, als commissiegriffier.

• 2.

  De griffier of de commissiegriffier is aanwezig in de vergaderingen en kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

HOOFDSTUK 2 Vergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereidingen

Artikel 7. Oproep en voorlopige agenda

• 1.

  De commissievoorzitter zendt ten minste tien dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken.

• 2.

  Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 8, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

• 3.

  De voorlopige agenda wordt opgesteld door de agendacommissie. 4. De uitnodiging voor de vergadering geschiedt digitaal. De griffier draagt zorg voor de digitale toezending via mail en/of via het raadsinformatiesysteem.

Artikel 8. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

• 1.

  In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt.

• 2.

  Als omtrent de inhoud van stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

• 3.

  De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 9. Ter inzage leggen van stukken

• 1.

  Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

• 2.

  Stukken die digitaal beschikbaar zijn worden op de website van de gemeente geplaatst.

• 3.

  Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

Artikel 10. Openbare kennisgeving

Commissievergaderingen worden ten openbare kennis gebracht door tenminste aankondiging op de gemeentelijke website.

Paragraaf 2. Ter vergadering

Artikel 11. Presentielijst

• 1.

  De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

• 2.

  Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 12. Opening vergadering en quorum

• 1.

  Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

• 2.

  Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

• 3.

  Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

Artikel 13. Verslag

• 1.

  De commissiegriffier draagt zorg voor verslagen van vergaderingen.

• 2.

  Een verslag bevat in ieder geval:

• a.

  de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

• b.

  een aantekening van welke commissieleden afwezig waren;

• c.

  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• d.

  een zakelijke samenvatting van het gesprokene onder vermelding van de namen van de sprekers;

• e.

  een samenvatting van het advies aan de raad onder vermelding van de namen van de commissieleden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met aantekening van de namen van de commissieleden die zich niet uitgelaten hebben;

• f.

  een overzicht van de gemaakte afspraken en toezeggingen;

• g.

  bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 16 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 3.

  Een conceptverslag wordt gelijktijdig met de verzending aan de commissieleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de vergadering waarop het betrekking heeft.

• 4.

  Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de commissievoorzitter en commissiegriffier.

• 5.

  Als verslagen elektronisch beschikbaar zijn, worden ze op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 14. Advies; geen stemmingen

• 1.

  Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

• 2.

  In het advies worden opgenomen de standpunten van alle (leden van de) fracties.

• 3.

  In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 15. Aantal spreektermijnen

• 1.

  Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2.

  Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

• 3.

  Commissieleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 4.

  Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 16. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 17. Spreekrecht burgers

• 1.

  Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren (spreekrecht) over geagendeerde en niet-geagendeerde onderwerpen.

• 2.

  Het woord kan niet worden gevoerd over:

• 2a

  een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep openstaat of heeft opengestaan.

• 2b

  benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen.

• 2c

  een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

• 3.

  Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk 12.00 uur op de dag van de vergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.

• 4.

  De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

• 5.

  Er is maximaal dertig minuten ruimte voor het spreekrecht. Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale duur van het spreekrecht en de spreektijd.

• 6.

  De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

• 7.

  De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.

Artikel 18. Handhaving orde en schorsing

• 1.

  De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.

• 2.

  Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

• 3.

  Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

• 4.

  Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

Artikel 19. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 21. Verslag besloten vergadering

• 1.

  Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.

• 2.

  Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van het verslag.

• 3.

  De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 22. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 23. Toehoorders en pers

• 1.

  Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2.

  Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 3.

  De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 4.

  Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 24. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 25 Uitleg verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 26. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na haar bekendmaking.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissie gemeente Sint Anthonis 2017.

• 3.

  De Verordening op de vaste commissie voor de gemeenteraad Sint Anthonis 2013 wordt ingetrokken.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de Raad van de gemeente Sint Anthonis van 14 september 2017.

De Raad voornoemd,

A.(Ton) P.J.L. Keijzers, M. (Marleen) L.P. Sijbers

griffier , voorzitter