Regeling vervallen per 01-01-2024

Instructie voor de griffier

Geldend van 21-03-2002 t/m 31-12-2023

Intitulé

Instructie voor de griffier

De Raad van de gemeente Sint Anthonis; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 maart 2002; gelet op artikel 107a, tweede lid van de Gemeentewet; BESLUIT: vast te stellen de volgende instructie voor de griffier

Artikel 1 Algemene ondersteuning

De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.

Artikel 2 Agendering

De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.

Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter

  • 1. De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

  • 2. De commissiegriffiers staan de voorzitters van de raadscommissies ter zijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.

Artikel 4 Vergaderingen van de raad en raadscommissie

  • 1. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden.

  • 3. De commissiegriffiers zijn aanwezig bij de vergaderingen van de desbetreffende raadscommissies en dragen zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 4. De commissiegriffiers dragen zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan de commissieleden.

Artikel 5 Ondersteuning presidium

  • 1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2. Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.

Artikel 6 Ondersteuning onderzoekscommissie

Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

Artikel 7 Ambtelijke bijstand

De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.

Artikel 8 Organisatie griffie

  • 1. De griffier geeft leiding aan de griffie.

  • 2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

  • 3. De commissiegriffiers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

Artikel 9 Verhindering en vervanging

Indien de griffier verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad.

Artikel 10 Slotbepaling

  • 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.

  • 2. Deze instructie treedt in werking met ingang van de dag na de vaststelling.

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergadering van de Raad van de gemeente Sint Anthonis van 14 maart 2002.De Raad voornoemd,
De secretaris,           de voorzitter,
Th.F. Peters              J.M.J. Verbeeten 

1 op de instructie voor de griffier

Artikel 1 De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.

Artikel 2 De raadsagenda wordt vastgesteld door de raad en kan voorbereid worden door het presidium (zie de toelichting op artikel 5). De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend. Indien de raad een jaaragenda of raadsprogramma vaststelt dan ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt.

Artikelen 3 en 4 De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Tijdens de vergaderingen van de raadscommissies zullen de commissiegriffiers en niet de griffier aanwezig zijn en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen. Ook zorgen de commissiegriffiers dan voor het verslag en verrichten zij alle mogelijk denkbare (administratieve ondersteuning). De commissiegriffiers vallen op grond van het bepaalde in artikel 8 onder het gezag van de griffier.

Artikel 5 Voor het presidium als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Het presidium bestaat uit alle fractievoorzitters en de burgemeester.

Artikel 6 Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.

Artikel 7 De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.

Artikel 8 Gezien de parallel met de werkzaamheden van de griffier in de raadsvergaderingen is ervoor gekozen om de functie van commissiesecretaris te veranderen in commissiegriffier. Ook de commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier. Het heeft de voorkeur dat deze functionarissen niet binnen het reguliere ambtelijke apparaat blijven werken. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in de raadsvergaderingen. In een dualistische stelsel horen deze werkzaamheden losgekoppeld te worden van de secretaris en zijn organisatie.Indien het, bijvoorbeeld gelet op de schaalgrootte van de gemeente, niet haalbaar is deze ambtenaren onder te brengen bij de griffie, dan zullen zij in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden als commissiegriffier overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier moeten handelen. Dit laat onverlet dat het college in deze situatie de commissiegriffiers kan aanspreken indien zij hun taken niet naar behoren uitvoeren.

Artikelen 9 en 10 Deze artikelen behoeven geen toelichting.