Nota Inkoopbeleid vijf gemeenten Land van Cuijk

Nota InkoopbeleidVijf gemeenten Land van Cuijk 2008 VoorwoordEnkele jaren geleden is de Samenwerking Land van Cuijk (SLvC) van start gegaan en zijn er tal van initiatieven genomen om tot samenwerking te komen.Het doel van deze samenwerking is:“Aan de burgers uit het Land van Cuijk hoogwaardige kwaliteit van diensten en producten leveren tegen zo laag mogelijke kosten door de inzet en bundeling van de aanwezige expertise in de vijf gemeentelijke organisaties."Eén van de trajecten die is opgestart betreft de samenwerking op het gebied van inkoop. In het najaar van 2007 is een projectgroep gevormd. Deze bestaat uit vertegenwoordigers van de vijf gemeenten in het Land van Cuijk (Boxmeer, Cuijk, Grave, Mill en St. Hubert en Sint Anthonis). De projectgroep heeft zich ten doel gesteld om inkoop in het Land van Cuijk verder te professionaliseren door een stevig beleid en verbetering van de uitvoering.Door een gezamenlijk inkoopbeleid zijn veel voordelen te realiseren. Enerzijds is het mogelijk om te komen tot een betere stroomlijning van de inkoopprocessen, anderzijds kunnen er daadwerkelijk kostenbesparingen gerealiseerd worden. Het één heeft met het ander te maken.Voor de uitvoering van werken, inkoop van goederen en het laten verrichten van diensten sluit de gemeente contracten af met leveranciers. De gemeente besteedt jaarlijks een groot deel van haar begroting hieraan. Daarin ligt al de behoefte aan een beleid waarin richting gegeven wordt aan de wijze waarop deze gemeente invulling geeft aan haar inkoop en aanbestedingen. Enerzijds in verband met kostenbeheersing en publieke verantwoording van de uitgifte van gelden en anderzijds vanwege een toenemende druk op de rechtmatigheid van het handelen op het gebied van inkoop en de daaraan gerelateerde (goedkeurende) accountantsverklaring. Immers, als overheidsinstelling is de gemeente gehouden aan het EG-verdrag waarbij het toepassen van objectieve, transparante inkoop- en aanbestedingsprocessen voor alle lidstaten geldt. Onze verantwoordelijkheid inzake handhaving van wet- en regelgeving op het terrein van inkoop en aanbestedingen kan niet meer zonder een vastgesteld beleid. Dit alles vereist een efficiënt en zorgvuldig aanbestedingsbeleid met heldere, toetsbare procedures.Op basis van de argumenten die hierboven zijn genoemd, is besloten het beleid en de uitvoering in het Land van Cuijk op één lijn te brengen. De start hiervoor is één nota inkoopbeleid voor de vijf gemeenten in het Land van Cuijk. Het doel van deze nota is een algemeen kader te scheppen voor de inkopen in het Land van Cuijk. Dit kader dient op vele gebieden nader uitgewerkt te worden. Wij streven ernaar om ook deze uitwerkingen gezamenlijk op te pakken.Het inkoopproces dient op een rechtmatige, doelmatige en integere wijze te worden uitgevoerd en risico’s dienen zoveel mogelijk te worden vermeden. Zonder het inkopen van goederen, diensten en werken is het voor veel afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie moeilijk, zo niet onmogelijk, hun werkzaamheden uit te voeren. Daarom is het belangrijk dat het beleid ten aanzien van inkoop actueel en passend is binnen het gemeentebeleid, zodat het gedragen kan worden door de hele organisatie. Van belang is dat een nieuw beleid uiteindelijk door alle lagen binnen de gemeente gedragen (en uitgedragen) wordt.Bij de vaststelling van dit beleid als resultaat van de samenwerking zal een uitvoerige handleiding beschikbaar komen, welke een uitwerking vormt van het beleid voor werken, leveringen en diensten.De nota inkoopbeleid bestaat uit vier delen en een bijlage van twee delen. Voor de volledigheid wordt deze aan alle raden en colleges aangeboden. De vaststelling gebeurt echter door verschillende bestuursorganen. Dit heeft te maken met de mate waarin een bestuursorgaan kaderstellende dan wel uitvoerende taken heeft.De inhoud van de nota inkoopbeleid – vijf gemeenten Land van Cuijk 2008 is als volgt:•Deel 1: NOTA INKOOPBELEID LAND VAN CUIJK 2008Dit deel is bestemd voor de raad. De raad wordt expliciet voorgesteld om deel 1 vast te stellen. Het gaat hier om de kaders van het inkoopbeleid in de vijf gemeenten in het Land van Cuijk.•Deel 2: REGELING INKOOPBELEID LAND VAN CUIJK 2008Dit deel is samen met deel 3, deel 4 en deel 5 bestemd voor het college van Burgemeester en Wethouders. Het college wordt expliciet voorgesteld om deze vier delen vast te stellen. De kaders die door de raad zijn vastgesteld, worden in deel 2 verder uitgewerkt en zonodig toegelicht.•Deel 3: IMPLEMENTATIEIn deel 3 wordt aangegeven welke activiteiten verricht moeten worden om het inkoopbeleid in het Land van Cuijk tot uitvoering te brengen. Dat wil niet zeggen, dat alle genoemde activiteiten op korte termijn ingevoerd worden. Het geeft wel aan waar we met betrekking tot de uitvoering van het inkoopbeleid naar toe willen.•Deel 4: TOELICHTINGHier wordt een toelichting gegeven op de hierboven genoemde delen en dit deel vormt nadrukkelijk geen onderdeel van de nota. Veelal betreft het een nadere theoretische uitleg over diverse aspecten van de inkoop. Belangrijke onderdelen zijn bijvoorbeeld een nadere toelichting op de wettelijke kaders en de verschillende inkoopvormen.•Deel 5: ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN LAND VAN CUIJK 2008De algemene inkoopvoorwaarden zijn een onmisbaar deel van de regeling inkoopbeleid. De inkoopvoorwaarden moeten van toepassing zijn op alle af te sluiten contracten en regelen hoe contractpartijen met elkaar omgaan. Afwijkingen op de algemene voorwaarden zijn alleen geldig voor zover zij uitdrukkelijk door de partijen zijn aanvaard en gelden slechts voor de opdracht waarop de overeenkomst betrekking heeft.•Deel 6: INKOOPSAMENWERKINGHier worden de algemene uitgangspunten welke bij samenwerking op het gebied van inkoop belangrijk zijn, beschreven en toegelicht.