Nota Inkoopbeleid vijf gemeenten Land van Cuijk

Paragraaf 1 INLEIDING

Het inkoopbeleid van de vijf gemeenten in het Land van Cuijk geeft een raamwerk waarbinnen iedereen die is betrokken bij de inkoopfunctie geacht wordt te opereren. Het vormt de leidraad voor de gehele organisatie en zal ertoe bijdragen, dat de 'spelregels' uniform worden toegepast. Hiermee wordt het fundament gelegd voor een verdere professionalisering en maatschappelijk verantwoorde houding van de inkoopfunctie.De doelstelling van het inkoopbeleid is om in te kopen tegen de juiste prijs/kwaliteitsverhouding, waarbij het inkoopproces transparant is en het beoordelen van de aanbieders objectief. De gemeente wil een integere en betrouwbare opdrachtgever zijn, die leveranciers, dienstverleners en aannemers eerlijke en gelijke kansen biedt. De inkoopprocessen leveren een belangrijke bijdrage aan het algehele prestatieniveau van de gemeente, wat moet leiden tot verbetering van het financiële resultaat en de financiële beheersing. Verder is het belangrijk te voldoen aan de relevante regelgeving op zowel nationaal als europees niveau met betrekking tot overheidsinkopen (rechtmatigheid).

Paragraaf 2 VISIE OP INKOOP

Professionele inkoop wordt gerealiseerd vanuit en is gebaseerd op:Rechtmatigheid en doelmatigheid•de wettelijke beginselen;•vastgestelde regelgeving;•een inkooporganisatie volgens het gecoördineerde inkoopmodel;•een integraal te doorlopen inkoopproces;•uitvoering van de professie, waar mogelijk, naar de laatste stand van het inkoopvak.

Paragraaf 3 WETTELIJK KADER

Door de gemeente wordt de van toepassing zijnde Europese en internationale wet - en regelgeving nageleefd.

Paragraaf 4 BELEID

Paragraaf 5 INKOOP, PROCES EN ORGANISATIE

De gemeente werkt volgens het gecoördineerde inkoopmodel.Functiescheiding zal financieel - economisch strikt gehanteerd worden om belangen - verstrengeling tegen te gaan, transparant handelen en de gelijke behandeling van (potentiële) leveranciers te waarborgen.

Paragraaf 6 INKOOPVORMEN EN DREMPELBEDRAGEN

De drempelbedragen voor inkoop en aanbestedingen zijn per inkoopvorm voor Leveringen, Diensten en Werken door de gemeente vastgesteld. De drempelbedragen zijn bepaald als een afgeleide van de Europese Drempelbedragen. Op het moment dat de drempelbedragen in Europese of Nationale wet- en regelgeving worden herzien, zullen deze in onderstaande tabel worden aangepast. De hieronder aangegeven drempelbedragen kunnen derhalve nooit in strijd met de heersende wet- en regelgeving zijn.Drempelbedragen beleid gemeenten Land van Cuijk

De (geel) gearceerde regel is door de gemeente als verplichting vastgesteld op basis van de Europese wetgeving. De bedragen zijn weliswaar iets lager dan de feitelijke drempelbedragen, maar de jurisprudentie geeft aan, dat dit verstandig is.Indien in Europese en/of Nationale wet- en regelgeving voor een bepaalde levering, dienst of werk een ander aanbestedingsregime of een bijzondere mogelijkheid van inkopen wordt geboden geeft dit beleid de mogelijkheid hiertoe over te gaan.Inkoopportfolio van KraljicBij het vaststellen van de meest geëigende aanbestedingsstrategie kan gebruik gemaakt worden van de inkoopportfolio van Kraljic. Dit instrument is in deel 2 Regeling Inkoopbeleid bij dit punt toegevoegd.Bij toepassing van dit instrument worden de marktpositie en de mogelijkheden van een betreffende aankoop inzichtelijk gemaakt voor verbetering van het inkoopresultaat. Hierbij wordt onderscheid gemaakt naar mogelijkheden om geld te besparen en mogelijkheden om tijd te besparen.In de Kraljic-matrix worden vier soorten aankopen onderscheiden:•Hefboom aankopen•Routine aankopen•Strategische aankopen•Knelpunt aankopenUit de inkoopportfolio vloeit voort dat indien duidelijk beargumenteerd is dat de aankoop een strategische aankoop of een knelpunt aankoop betreft, volstaan kan worden met het opvragen van één offerte.

Paragraaf 7 INKOOPACTIEPLAN

Periodiek wordt bij het vaststellen van de begroting een Inkoopactieplan opgesteld om voor het komende jaar (inkoop)beleidsontwikkelingen als concrete plannen van aanpak te formuleren en concrete inkoopactiviteiten in te plannen.

Paragraaf 8 AFWIJKING VAN BELEID

Afwijking van het inkoopbeleid is slechts in uitzonderlijke gevallen mogelijk door vooraf gemotiveerd aan het college van Burgemeester en Wethouders te adviseren. Een dergelijk advies dient voorzien te zijn van het standpunt van de coördinatior inkoop/ concerninkoper. Het college van B&W besluit in dergelijke gevallen of wel / niet van het inkoopbeleid mag worden afgeweken. Bij het eerst mogelijke moment zal het college van B&W melding doen bij de Raad.Sociale aspectenVoor inwoners van de gemeente/ regio die door belemmerende omstandigheden niet (volledig) op eigen kracht aan het arbeidsproces deel kunnen nemen worden expliciete mogelijkheden opgenomen om er (mede) voor zorg te dragen dat voor de hiervoor genoemde doelgroep(en) voldoende en voldoende gevarieerd werk beschikbaar komt en blijft. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de mogelijkheden die Europese regelgeving ter zake biedt.

Paragraaf 1 INLEIDING

Inkoop is, als ondersteunend proces, een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering binnen de gemeente. De gemeente besteedt jaarlijks een groot deel van haar begroting aan het inkopen van goederen, diensten en werken. Daarin ligt op zich al de noodzaak voor een professionele inkoopfunctie voor de gemeentelijke organisatie waar het gaat om kostenbeheersing en publieke verantwoording van gelden.Het hebben van een actueel, integraal inkoopbeleid is belangrijk, omdat:- alle inkoopactiviteiten vallen onder de rechtmatigheidtoetsing en de accountant verplicht is om bij afwijkingen de jaarrekening niet meer te ondertekenen qua rechtmatigheid;- alle inkoopactiviteiten vallen onder het doelmatigheidsbeginsel, dus efficiëntie is geboden om bijv. begrotingstekorten te voorkomen;- de gemeente vervult een voorbeeldfunctie naar haar burgers en bedrijven toe en wil dit uitdragen.De gemeente is zich terdege bewust van de druk die hieruit voortkomt.Dit vergt een concrete aanpak van inkoop waarbij het inkoopproces op een rechtmatige, doelmatige en integere wijze wordt uitgevoerd en risico's zoveel mogelijk worden vermeden. De basis wordt gevormd door dit inkoopbeleid, dat actueel en passend wil zijn binnen de grenzen van het algemene gemeentebeleid, zodat het gedragen kan worden door de hele organisatie.Dit inkoopbeleid straalt ook ambitie uit; het geeft concreet aan waar de gemeente naar toe wil. Dat is ook de reden om deze uitwerking van het inkoopbeleid Regeling Inkoop te noemen. Het geeft in zijn formulering van de beleidsbepaling alle ruimte, om planmatig via een realistische tijdslijn toe te werken naar het gewenste ambitieniveau.Het inkoopbeleid vormt als basisstuk de start van het totaaltraject. Om inkoop binnen de algehele organisatie op een professionele en eenduidige manier te laten verlopen dienen na vaststelling van het beleidsplan de volgende stappen ondernomen te worden:- Implementatie van inkoopbeleid en procedures. Iedereen die met inkoop te maken heeft vertrouwd maken met beleid en procedures en eventuele verdere regels. Iedereen dient er mee te kunnen werken en volgt de richtlijnen zoals de organisatie die heeft vastgesteld.- Inrichten van de inkoopfunctie. Iedereen bekend maken met de rolverdeling en de specifieke taken van de inkoopactiviteiten binnen de organisatie. Werken volgens denieuwe opzet.Dit proces vergt tijd. De eerste actie kan in relatief korte tijd worden uitgevoerd. Het inrichten van de inkoopfunctie zal een langere doorlooptijd kennen.Verbod op splitsenIn geen geval mag een opdracht worden gesplitst, opgeknipt of op onjuiste wijze worden geraamd om een bepaalde vorm van aanbesteden te ontduiken.WaardebepalingDe waarde van een opdracht wordt als volgt bepaald:Overeenkomsten met een vaste looptijd:Totale geraamde waarde voor de gehele looptijd van de overeenkomst inclusief de waarde van eventuele opties.Overeenkomsten van onbepaalde tijd of waarvan de looptijd niet kan worden bepaald:Er wordt uitgegaan van een looptijd van vier jaar.Opdrachten die met een zekere regelmaat worden verleend of die bestemd zijn om gedurende een bepaalde periode te worden vernieuwd:Het werkelijke totale bedrag van alle tijdens het voorafgaande boekjaar of tijdens voorafgaande twaalf maanden gesloten soortgelijke overeenkomsten.Specifiek voor werkenWanneer het gaat om het laten uitvoeren van een bouw- dan wel wegenbouwkundig werk, geldt als hoofdregel voor de waarderaming dat u de geschatte waarde neemt van het totale project. Alle onderdelen en werkzaamheden die tot het werk behoren of die aan het werk kunnen worden toegerekend moeten bij elkaar worden opgeteld.EvaluatieBeleid ten aanzien van inkoop is geen vaststaand gegeven, maar een dynamisch proces.Om het beleid actueel te houden en te zorgen voor een hoge gebruikswaarde, is het noodzakelijk dit beleid elke vier jaar te evalueren. Op basis van de uitkomst van de evaluatie wordt het beleid bijgesteld en indien noodzakelijk opnieuw ter besluitvorming aangeboden.

Paragraaf 2 VISIE OP INKOOP

Inkoop is van strategisch belang voor de bedrijfsvoering van de gemeentelijke organisatie: zonder het inkopen van goederen (leveringen), diensten en werken is het voor veel afdelingen moeilijk, zo niet onmogelijk, hun werkzaamheden uit te voeren. Daarom wil het college van Burgemeester en Wethouders zorg dragen voor professioneel uitgevoerde gemeentelijke inkoopactiviteiten, zodat de totale gemeentelijke organisatie inkooptechnisch optimaal ondersteund wordt.Professionele inkoop wordt gerealiseerd vanuit en is gebaseerd op:Rechtmatigheid en doelmatigheid- de wettelijke beginselen;- vastgestelde regelgeving;- een inkooporganisatie volgens het gecoördineerde inkoopmodel;- een integraal te doorlopen inkoopproces;- uitvoering van de professie, waar mogelijk, naar de laatste stand van het inkoopvak.De gemeente vindt voldoen aan goede kwaliteit belangrijk. Dit komt ook tot uitdrukking in haar visie op inkoop: de verwerving van leveringen, diensten en werken vindt altijd plaats op basis van de economisch meest voordelige keuze. Hierdoor wordt een goede balans gerealiseerd tussen de prijs en de kwaliteit.

Paragraaf 3 WETTELIJK KADER

Voor inkoop door overheden bestaat Europese en nationale wet - en regelgeving.Door de gemeente wordt de van toepassing zijnde Europese en internationale wet - en regelgeving nageleefd.

Paragraaf 4. BELEID

Paragraaf 5 INKOOP, PROCES EN ORGANISATIE

Paragraaf 6 INKOOPVORMEN EN DREMPELBEDRAGEN

Er bestaan verschillende vormen van inkoop.Voor een goede uitvoering van de in dit inkoopbeleid opgestelde uitgangspunten is het essentieel de juiste inkoopvorm toe te passen. Met de inkoopvormen wordt gewaarborgd dat over de gehele breedte van de organisatie op eenduidige wijze wordt ingekocht.Uit de wetsbeginselen blijkt dat voor iedere uitgegeven euro vastgelegd moet zijn dat dit transparant, objectief en non-discriminatoir dient te gebeuren. De gedachte hierachter is dat iedere leverancier een kans dient te hebben en dat daarmee tegen betere condities kan worden ingekocht. Om dit te kunnen bewerkstelligen is de toepassing van een standaard orderformulier en orderfile een goede mogelijkheid.Echter voor kleinere bedragen worden de administratieve lasten veel te groot. Met de toepassing van drempelbedragen kan een balans worden aangebracht tussen doelmatig inkopen en rechtmatig inkopen.De Europese Commissie heeft aangegeven dat zij geen bezwaar heeft tegen enkelvoudige opdrachten voorzover deze laag in waarde zijn, denk bijv. aan onder de 10% van de Europese grens voor Werken en onder de 20% van de Europese norm voor Leveringen en Diensten liggen.Dit is echter een rekbaar begrip omdat de jurisprudentie hier geen rekening mee houdt en iedere willekeurige leverancier zijn gram via de rechter zou kunnen halen.Beter is het daarom om drempelbedragen te gebruiken waaronder leveranciers geen prikkel hebben om naar een rechter te stappen en waarboven het voor de gemeente voordelig is om meerdere aanbiedingen te ontvangen.De drempelbedragen voor inkoop en aanbestedingen zijn per inkoopvorm voor Leveringen, Diensten en voor Werken door de gemeente vastgesteld. De drempelbedragen zijn bepaald als een afgeleide van de Europese Drempelbedragen. Op het moment dat de rempelbedragen in Europese of Nationale wet- en regelgeving worden herzien, zullen deze in onderstaande tabel worden aangepast. De hieronder aangegeven drempelbedragen kunnen derhalve nooit in strijd met de heersende wet- en regelgevingzijn.

De (geel) gearceerde regel is door de gemeente als verplichting vastgesteld op basis van de Europese wetgeving. De bedragen zijn weliswaar iets lager dan de feitelijke drempelbedragen, maar de jurisprudentie geeft aan, dat dit verstandig is.Indien in Europese en/of Nationale wet- en regelgeving voor een bepaalde levering, dienst of werk een ander aanbestedingsregime of een bijzondere mogelijkheid van inkopen wordt geboden geeft dit beleid de mogelijkheid hiertoe over te gaan.Het verdient aanbeveling de bedragen opgenomen in de mandaatregeling en de drempelbedragen in evenwicht te brengen.Toelichting op het gebruik van de inkoopportfolio van KraljicEen goed instrument bij het vaststellen van de meest geëigende aanbestedingsstrategie is de zogenaamde inkoopportfolio van Kraljic. Dit is een aanbestedingsstrategie, waarbij de marktpositie en de mogelijkheden zichtbaar gemaakt worden voor verbetering van het inkoopresultaat. Hierbij wordt onderscheid gemaakt naar mogelijkheden om geld te besparen en mogelijkheden om tijd te besparen.De uitgangspunten van de Kraljic-matrix zijn:- Hoe minder leveranciers, hoe afhankelijker.- Hoe groter het aandeel inkoopwaarde van het totaal, hoe groter het financieel belang.In de Kraljic-matrix worden 4 soorten aankopen onderscheiden:1. Hefboom aankopen2. Routine aankopen3. Strategische aankopen4. Knelpunt aankopen1. Hefboom aankopenOnder een “hefboom aankoop” wordt verstaan een aankoop van een product c.q. dienst, waarbij veel aanbieders zijn en waaraan een hoog financieel belang voor deorganisatie is gekoppeld. Bij hefboom aankopen is het mogelijk door goede artikelspecificaties de marktwerking te gebruiken om betere condities te verkrijgen. Inhet algemeen zullen de inkoopprijzen lager worden bij gelijkblijvende of betere kwaliteit. Producten dienen tegen de laagste directe kosten ingekocht te worden. Een voorbeeld: schoonmaak.2. Routine aankopenOnder een “routine aankoop” wordt verstaan een aankoop van een product c.q. dienst, waarbij er veel aanbieders zijn en waarbij het een laag financieel belang heeft binnende organisatie.Bij routine aankopen zijn besparingen in geld niet van toepassing. Besparingen zijn hier mogelijk door het verminderen van de interne kosten, bijvoorbeeld door het afsluitenvan raamcontracten. Producten dienen zo eenvoudig mogelijk aangeschaft te worden, zodat de besteding in tijd beperkt blijft. Een voorbeeld: kantoorartikelen.3. Strategische aankopenOnder een “strategische aankoop” wordt verstaan een aankoop waarbij een hoog financieel belang is voor de organisatie en waarbij de keuze beperkt is tot één of enkeleleveranciers, bijvoorbeeld als gevolg van technische beperkingen (een voorbeeld: specifieke onderdelen voor een bepaalde installatie van een bepaald merk). Indien men zich bewust is van de beperkingen, dient men zich tevens te realiseren dat deze beperkingen geld kosten.De aandacht dient zich derhalve te richten op het “zekerstellen” van de noodzakelijke inkopen door goede samenwerking (meerjarige overeenkomsten). Besparingen zijnmogelijk door de (interne) beperkingen op te heffen. Een voorbeeld: softwarepakketten.4. Knelpunt aankopenOnder een “knelpunt aankoop” wordt verstaan een aankoop met een laag financieel belang. Er zijn weinig leveranciers te vinden die deze aankoop kunnen leveren. Hettoeleverings-risico is groot, daarom dient de beschikbaarheid van het product c.q. dienst zeker gesteld te worden. Deze aankopen zijn vaak het gevolg van het feit datmen zich heeft gebonden aan een leverancier. Geld is er niet meer te verdienen, het kost in het algemeen alleen maar tijd om deze artikelen te verkrijgen.Voorbeeld : water, beveiligd papier ten behoeve van de afdeling burgerzaken. De portfolio-analyse geeft aan waar en hoe geld en tijd bespaard kan worden.

Het inkoopbeleid dient zich in eerste instantie te richten op de linkerkolom van bovenstaande portfolio, zijnde de hefboom en routine aankopen. Doordat hier meerdere leveranciers in het spel zijn en daardoor het toeleveringsrisico laag is, kan door de ”marktwerking” een besparing in geld en/of tijd behaald worden. Hieruit vloeit voort dat indien duidelijk beargumenteerd is dat de aankoop een strategische aankoop of een knelpunt aankoop betreft, volstaan kan worden met het opvragen van één offerte.

Paragraaf 7 INKOOPACTIEPLAN

Jaarlijks wordt bij het vaststellen van de begroting een Inkoopactieplan opgesteld.Dit plan wordt gevoed vanuit twee hoofdlijnen:- Uit het inkoopbeleid (=meerjarenplan) wordt elk jaar een concreet plan van aanpak, van (een deel van) de doelstellingen voor het komende jaar, opgesteld;- De verschillende afdelingsjaarplannen opgesteld op basis van de, middels de begroting vastgelegde, budgetten worden vertaald naar een totaal plan van aanpak inhoudende alle inkoopactiviteiten.De inkoopcoördinator c.q. de concerninkoper stelt het inkoopactieplan op, voert dit uit, evalueert dit per kwartaal en rapporteert hierover aan de budgethouders en uiteindelijk (als samenvatting) in het jaarverslag.Het inkoopactieplan omvat de bedragen die behoren in de rubrieken Openbaar aanbesteden en Europees aanbesteden. Schematisch ziet het opstellen van het inkoopactieplan er als volgt uit.

Het inkoopactieplan is een werkdocument, waarin een aantal activiteiten zijn vastgesteld voor een bepaalde periode met het doel het inkoopproces te verbeteren conform dedoelstellingen, verwoord in het inkoopbeleid. Het inkoopactieplan is in die zin een planmatig management gereedschap om zowel procesmatig als doelmatig resultaten op inkoopgebied te boeken (condities en geld).Het inkoopactieplan kan bij uitstek het instrument worden, dat enerzijds de ontwikkeling van de integrale inkoopfunctie (dit inkoopbeleid eigenlijk) in de tijd aangeeft en anderzijds alle concrete, ingeplande inkoopactiviteiten van het actuele jaar opsomt. Dit alles zal de planmatigheid ten goede komen, maar qua ontwikkeling wel tijd vergen.Voor de ontwikkeling van de inkoopfunctie betekent dat het plannen van de route naar de uiteindelijk te behalen doelstellingen, zoals omschreven in dit beleidsplan, in realistische, haalbare stappen.Voor de planmatige aanpak van de inkoopactiviteiten betekent het eerst vooral de grotere projecten inplannen. Verder hangt veel af van hoe concreet de afdelingsjaarplannen worden opgesteld. In de praktijk zal beïnvloeding over en weer plaatsvinden, wat kan resulteren in meer marktconforme budgettering voor de inkoopdelen van de budgetten, daardoor concretere afdelingsjaarplannen en een gedegen, zo compleet mogelijk inkoopactieplan.Het inkoopactieplan komt ook de rechtmatigheid van de inkoopactiviteiten ten goede; het inkoopbeleid formuleert nu eenmaal de regelgeving concreet, als zijnde compleet ingevoerd, terwijl het inkoopactieplan het stadium van ontwikkeling aangeeft, want niet alles kan in een keer van de ene op de andere dag gerealiseerd worden. Op deze manier kan de accountant de rechtmatigheid in zijn context checken.

Paragraaf 8 AFWIJKING VAN BELEID

Het beleid heeft niet het doel een ‘harnas’ te zijn. De dagelijkse praktijk maakt het noodzakelijk om af te kunnen wijken. Dat dient dan wel gemotiveerd en bewust te gebeuren. Afwijking op het inkoopbeleid is slechts in uitzonderlijke gevallen mogelijk door vooraf gemotiveerd aan het college van B&W te adviseren. Een dergelijk advies dient voorzien te zijn van het standpunt van de inkoopcoördinator c.q. concerninkoper. B&W besluiten in dergelijke gevallen of wel / niet van het inkoopbeleid mag worden afgeweken. Bij het eerst mogelijke moment zal het college van B&W melding doen bij de de Raad, dan wel rechtstreeks voorleggen aan de Raad.Sociale aspectenVoor inwoners van de gemeente/ regio die door belemmerende omstandigheden niet (volledig) op eigen kracht aan het arbeidsproces deel kunnen nemen worden explicietemogelijkheden opgenomen om er (mede) voor zorg te dragen dat voor de hiervoor genoemde doelgroep(en) voldoende en voldoende gevarieerd werk beschikbaar komt enblijft. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de mogelijkheden die Europese regelgeving ter zake biedt.Het hebben van werk is voor onze inwoners in een achterstandspositie van groot belang voor de bevordering van zelfredzaamheid en het tegengaan van sociaal isolement. Met name zij die door belemmerende omstandigheden niet (volledig) op eigen kracht aan het arbeidsproces deel kunnen nemen, behoeven ondersteuning vanuit de gemeentelijke overheid. Dit geldt met name voor inwoners van onze gemeente/regio die zijn aangewezen op de Wet sociale werkvoorziening (Wsw) en/of Wet werk en bijstand (Wwb). Om die reden nemen wij in ons inkoopbeleid expliciete mogelijkheden op om er (mede) voor zorg te dragen dat voor de hiervoor genoemde doelgroep(en) voldoende en voldoende gevarieerd werk beschikbaar komt en blijft. De leveringen en/of diensten betreffen in hoofdzaak, doch niet exclusief, opdrachten met betrekking tot onderhoud in de openbare ruimten (zoals groenonderhoud c.a.), schoonmaak en overige facilitaire diensten in gemeentelijke gebouwen.Hierbij maken wij gebruik van de mogelijkheden die Europese regelgeving ons ter zake biedt waaronder, doch niet uitsluitend, de toepassing van:- (Quasi) inbestedingsmogelijkheden op basis van jurisprudentie welke geldt voor de uitvoering van de gemeentelijke taken op het terrein van de uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening zoals deze voor onze gemeenten op basis van de Wet gemeenschappelijke regeling wordt uitgevoerd in/via het WerkvoorzieningschapNoordoost-Brabant en haar uitvoeringsorganisatie IBN-holding en/of de werkbedrijven van IBN-holding.- Artikel 18 Richtlijn 2004/18/EG en artikel 17 Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) waarin wordt voorzien in het toepassen van een alleenrechthetwelk wij voor bepaalde diensten willen toepassen ten behoeve van hen die zijn aangewezen op de sociale werkvoorziening. Bij nadere beschikking zal ons College vanBurgemeester en Wethouders een uitvoerende rechtspersoon aanwijzen. - Artikel 19 Bao waarin wij de deelneming aan procedures voor de gunning van opdrachten willen voorbehouden aan sociale werkvoorzieningen als bedoeld in artikel 1, onderdeel e, van het Besluit uitvoering sociale werkvoorziening en begeleid werken, voor zover de meerderheid van de bij de uitvoering van de betreffende opdracht betrokken werknemers, personen zijn met een handicap die wegens de aard of de ernst van hun handicaps geen beroepsactiviteiten in normale omstandigheden kunnen uitoefenen. In aanbestedingen van deze opdrachten zullen wij dit voorbehoud aan sociale werkvoorzieningen expliciet vermelden.- Artikel 26 Bao waarin de mogelijkheid is opgenomen voor bepaalde opdrachten in de betreffende bestekken c.q. Programma’s van Eisen, de voorwaarde op te nemen datminimaal 50% van de met uitvoering betrokken medewerkers een sw-geïndiceerde betreft. Dit artikel zal tevens worden toegepast om voor anderen met een achterstand tot de reguliere arbeidsmarkt een percentage op te nemen waarin zij in het werk – hetzij middels een dienstverband dan wel via een leerwerktraject – betrokken zullen worden.In alle hiervoor vermelde situaties zal sprake zijn van een marktconforme prijsstelling. Tijdens de gunning/aanbesteding zal het criterium ‘de economisch meest voordelige aanbieding’ worden gehanteerd bij beoordeling van de offertes.

Artikel Ad 1.2 Definities

Levering:De richtlijn levering heeft niet alleen betrekking op de aankoop van producten. Onder een overheidsopdracht voor levering wordt verstaan: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel tussen een aanbestedende dienst en een leverancier voor de:- aankoop;- leasing;- huur of huurkoop (met op zonder koopoptie) van producten.Indien de levering van producten bepaalde installatiewerkzaamheden met zich mee brengt, dan behoren de installatiewerkzaamheden tot de opdracht voor levering. Dit is met name van belang om te bepalen of de opdracht een bepaalde drempelwaarde overschrijdt, waarboven de richtlijn moet worden toegepast.Voorbeeld: indien een provincie een telefoon-centrale koopt, dan maken de installatiewerkzaamheden voor deze centrale deel uit van de opdracht tot levering van detelefooncentrale.Diensten:De richtlijn diensten omschrijft opdrachten voor dienstverlening als volgt: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel tussen een aanbestedende dienst en eendienstverlener. De richtlijn Diensten maakt onderscheid tussen A-diensten en B-diensten in Bijlage I van de richtlijn. De categorie A-diensten, de zogenaamde prioritaire diensten, vallen onder de volledige werking van de richtlijn. De categorie B-diensten, de zogenaamde residuaire diensten, vallen onder het verlichte regime van de richtlijn. Dit betekent dat bij de aanbesteding van deze soorten diensten enkel de algemene aanbestedingsbeginselen van toepassing zijn en meer in het bijzonder geldt dat het non-discriminatiebeginsel van toepassing is en er achteraf een publicatie van gunning dient te worden gepubliceerd op de aanbestedingswebsite van de Europese Gemeenschappen. Het onderscheid in de A- en Bdiensten kan tevens worden gemaakt aan de hand van de CPV-codering van de Europese Gemeenschappen in samenhang met de CPC-codering van de Verenigde Naties.Werk:Een werk wordt in de richtlijn gedefinieerd als "het product van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel dat ertoe bestemd is als zodanig eeneconomische of technische functie te vervullen". Een aantal voorbeelden zijn: algemene bouwnijverheid, sloperswerkzaamheden, waterbouw, spoorwegbouw en wegenbouw.

Artikel Ad 3 Wettelijk kader

De ontwikkelingen van het wettelijk kader worden hieronder verwoord.Op 31 maart 2004 stelden het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie richtlijn nr. 2004/18/EG betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheids-opdrachten voor werken, leveringen en diensten vast. Deze richtlijn werd gepubliceerd op 30 april 2004 en bevat voor de lidstaten de verplichting om deze richtlijn uiterlijk op 31 januari 2006 in het recht van de lidstaat te implementeren. In Nederland is de richtlijn geïmplementeerd door middel van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO). Dit besluit volgt de opzet van de richtlijn op de voet en kent daarmee dezelfde voor - en nadelen als de nieuwe richtlijn.De ene nieuwe richtlijn komt in de plaats van de drie oude, nl. de Richtlijn werken, de Richtlijn leveringen en de Richtlijn diensten, die allen dateren van 1992-1993. Deze bundeling biedt het voordeel van meer uniformiteit. Nadeel is echter dat procedures veel meer door elkaar staan. Door de verschillen in de wijze van aanbesteding van werken, leveringen en diensten is een complex geheel van meer dan twintig procedures ontstaan.Het nadeel van het samenvoegen van alle procedures doet zich vooral voor in de aanbestedingspraktijk, die voor een aanbesteding eerst een keuze maakt met betrekking tot de te volgen wijze van aanbesteden en vervolgens een uittreksel van de aanpak nodig heeft. Voor wat betreft het aanbesteden van werken voorziet het ARW 2005 in deze uittreksels. Voor de andere aanbestedingen (niet - werken) kan de ARW 2005 als leidraad dienen.De nieuwe richtlijn moderniseert de oude Europese aanbestedingsrichtlijnen. Er is sprake van een groot aantal aanpassingen. Zo is er een nieuwe procedure, de concurrentiegerichte dialoog, bijgekomen en stimuleert de richtlijn het gebruik van elektronische middelen bij het aanbesteden. In een aantal gevallen schept de richtlijn de mogelijkheid om een elektronische veiling aan de gunning vooraf te laten gaan. Nieuw in de richtlijn is eveneens de explicieteregeling van het gunnen van opdrachten op basis van raamovereenkomsten.Begin 2009 zal naar verwachting de (nieuwe) Aanbestedingswet van kracht worden, een raamwet waarbinnen ook het BAO komt te vallen. In aanvulling op deze wet zullen diverse Algemene Maatregelen van Bestuur van kracht worden. Ongetwijfeld zal dit effect hebben op dit inkoopbeleid, waarin dan de wijzigingen zullen worden verwerkt.Belangrijk gegeven, nu al geldig op basis van jurisprudentie, maar zeker verwerkt in de nieuwe wetgeving is, dat bij toepassing van het E G - verdrag er geen sprake meer hoeft te zijn van een grensoverschrijdend aspect om toch volgens die (EG - verdrag)regels te moeten werken, dan dus op nationaal niveau.

Artikel Ad 4.3 Integriteit

Beroepscode voor de inkoperDe Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement (NEVI) heeft zich ten doel gesteld de vakbekwaamheid en professionaliteit van degenen die bij de uitoefening va de inkoopfunctie betrokken zijn, te vergroten. Hierbij is het van belang dat inkopers hun integriteit bewaken. Vanuit dit standpunt heeft de NEVI een beroepscode geformuleerd, in overeenstemming met de IFPMM - code (International Federation of Purchasing and Materials Management). De beroepscode geeft een handreiking voor het omgaan met dilemma's die typerend zijn voor de inkoopfunctie. De vier belangrijkste uitgangspunten van de code luiden:- De professionele inkoper is loyaal ten opzichte van de eigen onderneming;- De professionele inkoper behandelt leveranciers rechtvaardig;- De professionele inkoper ondersteunt eerlijke concurrentie;- De professionele inkoper houdt de reputatie van de professie hoog.

Artikel Ad 4.4 Transparantie

Beroepscode voor de inkoperDe Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement (NEVI) heeft zich ten doel gesteld de vakbekwaamheid en professionaliteit van degenen die bij de uitoefening va de inkoopfunctiebetrokken zijn, te vergroten. Hierbij is het van belang dat inkopers hun integriteit bewaken.Vanuit dit standpunt heeft de NEVI een beroepscode geformuleerd, in overeenstemming metde IFPMM - code (International Federation of Purchasing and Materials Management). Deberoepscode geeft een handreiking voor het omgaan met dilemma's die typerend zijn voor deinkoopfunctie. De vier belangrijkste uitgangspunten van de code luiden:· De professionele inkoper is loyaal ten opzichte van de eigen onderneming;· De professionele inkoper behandelt leveranciers rechtvaardig;· De professionele inkoper ondersteunt eerlijke concurrentie;· De professionele inkoper houdt de reputatie van de professie hoog.

Artikel Ad 4.6 Non - discriminatie

Op Europees niveau betekent dit dat discriminatie op nationaliteit van de leverancier verboden is. Op nationaal niveau houdt non - discriminatie in dat elke (potentiële) leverancier gelijk behandeld wordt. Recente jurisprudentie geeft dit aan.

Artikel Ad 4.7 Maatschappelijk verantwoord inkopen

Duurzaam ondernemen en maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) worden in Nederland wel als synoniemen gezien. Ook duurzame ontwikkeling wordt gebruikt. Is duurzaam ondernemen onderdeel van maatschappelijk verantwoord ondernemen? Heeft duurzame ontwikkeling hoofdzakelijk betrekking op milieuaspecten? Definitie van MVO volgens de SER: “het bewust richten van de ondernemingsactiviteiten op lange termijn waardecreatie in drie dimensies: markt (het economisch rendement), mens (de gevolgen voor de mens, binnen en buiten de onderneming) en milieu (de effecten op het natuurlijk leefmilieu). Wij richten ons hier, middels maatschappelijk verantwoord inkopen op maatschappelijk verantwoord ondernemen, waarbij het accent ligt op zowel economie, milieu als sociale aspecten. Deze benadering wordt verwoord in de volgende definitie: maatschappelijk verantwoord ondernemen is de ondernemingsstrategie waarbij aandacht voor people, planet en profit in evenwicht is. Veranderingen in de omgeving van de onderneming en de onderneming zelf maken maatschappelijk verantwoord ondernemen tot een dynamisch proces. People, planet en profit zijn de drie pijlers van maatschappelijk verantwoord ondernemen: People Tot het domein People worden de prestaties gerekend op sociaal - ethisch gebied. Hoe gaat het bedrijf om met haar personeel en hoe presteert zij op het gebied van sociale cohesie (de maatschappij in ruimere zin)? Thema's die hier spelen zijn: behartiging mensenrechten, omkoping en fraude, kinderarbeid, man - vrouw verhoudingen, armoedevraagstuk, diversiteit en discriminatie, medezeggenschap, gedragscodes en dergelijke.Planet Tot het domein Planet worden de prestaties gerekend op het gebied van milieu in ruime zin. Hoe pakt een bedrijf haar verantwoordelijkheid op ten aanzien van het belasten van het milieu, de natuur en het landschap? Milieuzorg, ketenbeheer, eco - efficiency, schoner produceren, duurzame technologieontwikkeling, duurzame bedrijventerreinen zijn hiervan voorbeelden.Profit Tot het domein Profit worden niet alleen de pure financiële prestaties van de onderneming (winst, omzet en dergelijke) gerekend. Het gaat meer om economische zaken. Hier spelen thema's als: werkgelegenheid, investeringen in infrastructuur, locatiebeleid, politieke betrokkenheid, uitbesteding, economische effecten van de diensten en producten. Ook sponsoring, medewerkerparticipatie, winstbestemming en dergelijke horen hier thuis. Veel (grote) ondernemingen die actief bezig zijn met maatschappelijk verantwoord ondernemen leggen de basisprincipes vast in zogenaamde “business principes”?. Ook vanuit de rijksoverheid komt de roep om een maatschappelijk verantwoorde houding van overheden. Inkopen van overheden omvatten op jaarbasis miljarden euro’s. Met het programma Duurzame Bedrijfsvoering Overheden wordt niet alleen de rijksoverheid aangezet tot duurzame inkoop maar ook de lagere overheden. Vanaf 2010 moeten gemeenten bij 50 % van de inkopen duurzaamheid als zwaarwegend criterium meenemen. Wij realiseren ons dat MVO nog volop in ontwikkeling is, ook internationaal gezien. Daarom is het zaak MVO als onderdeel van de specificatie en als selectiemiddel bij leveranciers toe te passen in verhouding tot de te gunnen opdracht.

Artikel Ad 5.3 Organisatie inkoopfunctie

Hoewel er diverse verfijningen denkbaar zijn, overheersen met name drie hoofdvormen van inkooporganisatie: •Centrale inkooporganisatie; •Decentrale inkooporganisatie; •Gecoördineerde inkooporganisatie. Gezien de voor - en nadelen van centrale en decentrale inkoop, veel draait om bundeling van inkoopmacht versus zelfstandigheid van afdelingen en inkoopexpertise versus materiedeskundigheid, wordt gecoördineerde inkoop vaak als meest geschikt beschouwd, zeker in een gemeentelijke organisatie. De gecoördineerde inkoop combineert de voordelen van de andere hoofdvormen en neutraliseert de nadelen ervan.De gemeente Cuijk werkte voornamelijk met het decentrale inkoopmodel. Er blijkt echter dat het decentraal neerleggen van de verantwoordelijkheid in de organisatie, de volgende nadelen heeft voor de gemeente: •Een 'versnipperde' inkoop; weinig effectiviteit; •Weinig eenduidigheid en slecht inzicht in lopende zaken; een zgn. eilandencultuur; •Gebrekkige rechtmatigheid: het schort aan het navolgen van wet - en regelgeving.De decentrale 'versnipperde' organisatie kan met de schets hiernaast worden weergegeven. Binnen de sectoren is een groot aantal ambtenaren bezig met inkopen. Dit gebeurt doorgaans onafhankelijk van elkaar. Er vindt weinig tot geen coördinatie plaats op afdeling- of sectorniveau.Afgezien van enige uitzonderingen, waar door bepaalde initiatieven al wel een samenwerking met buurgemeenten tot stand is gekomen, is de inkoopfunctie op deze wijze ook onvoldoende zichtbaar om als basis te dienen voor samenwerking. Decentrale inkoop Door, afhankelijk van de behoefte, per afdeling of sector één of meer functionarissen aan te wijzen kan inkoop op relatief eenvoudige wijze gestalte krijgen. Het betekent dat niet meer iedereen mag/kan gaan inkopen maar dat er een in het inkoopvak bijgeschoolde medewerker komt die namens de afdeling als inkoper functioneert.Deze decentrale inkoper treedt op als inkoper voor de specifieke inkooptaken van zijn afdeling. Daarnaast kan iedere decentrale inkoper voor de hele organisatie optreden als inkoper voor bepaalde goederen of diensten die organisatiebreed worden gebruikt. Dit laatste in afstemming met de collega decentrale inkopers. De mate waarin deze functionaris zijn dagtaak vult met inkoop is afhankelijk van de behoefte. Het is zeer wel denkbaar dat hij gedeeltelijk bezig blijft met de binnen de afdeling gebruikelijke taken. Gecoördineerde inkoop Een ontwikkeling die bij veel gemeenten te signaleren is, is de instelling van gecoördineerde inkoop. Bij een dergelijke structuur wordt de organisatie ondersteund met een centrale, commerciële inkoopcoördinator, die als inkoopdeskundige in de organisatie aanwezig is. Belangrijk is dat deze inkoopcoördinator volledig geschoold wordt (c.q. is) voor zijn functie en de diverse inkoopopleidingen heeft doorlopen. Eventueel kan hij/zij zich op deelgebieden laten adviseren door externe inkoopdeskundigen op projectbasis. De centrale inkoopcoördinator is verantwoordelijk en bevoegd voor het opstellen, uitvoeren en in standhouden van het inkoopbeleid, de procedures en instructies. Tevens is hij/zij voor het management het aanspreekpunt voor de wijze, waarop is ingekocht en de wijze van rapportage hierover.De centrale inkoopcoördinator hoeft niet altijd degene te zijn, die de inkoopactiviteiten uitvoert, hij/zij kan dit delegeren naar de organisatie toe naar specifiek hiervoor aangewezen decentrale inkopers. Deze gedelegeerde bevoegdheid ontslaat hem/haar echter niet van de eindverantwoordelijkheid en rapportage. Alle raamcontracten of grotere (Europese) aanbestedingen worden wel door hem/haar uitgevoerd. Hij/zij kan voor dergelijke projecten een team van materiedeskundigen en eventueel benodigde inkoopspecialisten samenstellen en de inkoopopdracht uitvoeren. Het kan zowel een inkoopopdracht zijn die binnen de grenzen van één sector ligt, als een onderwerp wat sector overschrijdend is. Het inkoopproject wordt dan uitgevoerd in teamverband met een materiedeskundige en een inkoopdeskundige. De inkoopcoördinator is dan de persoon die namens de gemeente toezicht houdt op de inkoopactiviteiten van de samenwerkingsverbanden die de gemeente is aangegaan. Daarnaast onderzoekt hij/zij de mogelijkheden tot verbetering van inkoopcondities door samenwerking met andere partijen. Binnen een samenwerkingsverband met andere gemeenten zouden de diverse coördinatoren functioneel rapporteren aan de portefeuillehouder voor inkoop binnen het bestuur van het samenwerkingsverband. Samengevat biedt het gecoördineerde inkoopmodel efficiëntie voordelen en inkoopbesparingen door o.a.: •het bundelen van inkoopvolume (men creëert hiermee een sterke onderhandelingspositie) •de grote inkoopexpertise •goed zicht op lopende zaken; transparantie •betere naleving van de wetgeving; rechtmatigheid •(men voorkomt risico’s op schadeclaims)

Artikel Ad 6 Inkoopvormen

Een nadere toelichting op de inkoopvormen De in het beleid gebruikte inkoopvormen: •Enkelvoudig inkopen: één leverancier wordt gevraagd een aanbieding te doen (één op één). •Meervoudig inkopen: dit is een procedure waarvoor een beperkt aantal van tenminste drie leveranciers, dienstverleners of aannemers wordt uitgenodigd een offerte uit te brengen. •Openbaar aanbesteden: de gemeente plaatst op nationaal niveau een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle leveranciers uit het land. •Europees aanbesteden: de gemeente plaatst op europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle europese opdrachtnemers. Innovatieve inkoopvormen:Op het gebied van samenwerking tussen overheid en bedrijfsleven wordt al enige jaren geëxperimenteerd met nieuwe (innovatieve) contractvormen, waarbij de traditionele rolverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer anders kan komen te liggen. De gemeente wil, waar zinvol, deze innovatieve vormen gebruiken, zoals: •De geïntegreerde contractvormen. Genoemd kunnen worden de Design & Construct - en de Turnkey -contracten. Bij deze contractsvormen wordt (een deel van) het ontwerp door de aannemer gemaakt. De overdracht kan plaatsvinden op basis van een programma van eisen (Turnkey) of op basis van een voorontwerp (Design & Construct). •Publiek - Private Samenwerking (PPS). Er bestaan diverse vormen van PPS constructies. Verdere ontwikkelingen op dit gebied zullen mede bepalen of de gemeente van een dergelijke constructie gebruik zal maken. •Elektronische veiling. Deze inkoopvorm staat nog betrekkelijk in de kinderschoenen als het gaat om kant en klare toepassingen, maar kan zich, analoog aan andere digitale ontwikkelingen, snel ontwikkelen. Dat deze inkoopvorm in de Europese richtlijn is opgenomen zal daarbij zeker helpen. •Prijsvragen voor ontwerpen.