Budgethoudersregeling openbaar lichaam Sint Eustatius 2016

2.1. Door vaststelling van de beleids- en financiële begroting door de eilandraad wordt het bestuurscollege geautoriseerd te beschikken over de budgetten op hoofd- en functieniveau. Door vaststelling van de beheersbegroting door het bestuurscollege worden de budgetten aan de budgethouder toegekend. Budgetten kunnen daarnaast middels specifiek eilandsraadsbesluit (begrotingswijziging) worden toegekend.

3.1. De eilandsecretaris, de directeuren, Chef kabinet van de gezaghebber en de unitmanagers zijn budgethouder.

3.2. Subbudgethouders kunnen zijn projectmanagers, projectleiders en specifiek daartoe aangewezen functionarissen of personen.

3.3. De eilandsecretaris, de directeuren en de unitmanagers fungeren als budgethouder bij de uitvoering van de onderdelen uit de beheersbegroting (als nadere uitwerking van de beleidsbegroting) waarvoor zij verantwoordelijk zijn.

3.4. De unitmanager functioneert als budgethouder van zijn organisatieonderdeel bij de uitvoering van de beheersbegroting (als nadere uitwerking van de beleidsbegroting).

4.1. De budgethouder is bevoegd bij de uitvoering van de begroting binnen zijn verantwoordelijkheidsgebied budgetten (prestaties en bedrag) toe te wijzen aan units en projecten en aan subbudgethouders en hun vervangers (horizontaal of hoger).

4.2. De budgethouder is vanuit zijn integrale verantwoordelijkheid bevoegd, na overleg met de subbudgethouders, het beschikbaar gestelde budget te herverdelen. Deze bevoegdheid laat het budgetrecht van de eilandsraad onverlet.

4.3. De budgethouder kan nadere kaders en voorschriften vaststellen die door de subbudgethouders in acht dienen te worden genomen.

4.4. De unitmanager draagt zorg bij de toewijzing van budgetten aan budgethouders binnen de eigen organisatie-eenheid voor een vervangingsregeling. De vervanger is bevoegd over het budget van degene die hij vervangt te beschikken en wel binnen de daarvoor gestelde kaders.

4.5. De unitmanager draagt zorg voor bekend zijn met vervangingsregeling binnen het organisatieonderdeel en de verstrekking daarvan aan het hoofd financiën. Het hoofd financiën bewaakt de juistheid van de vastgelegde bevoegdheden van de budgethouder in het systeem.

4.6. Het hoofd financiën draagt zorg voor de registraties van het toegekende budget en bijbehorende bevoegdheden in het autorisatiesysteem.

5.1. Verwerking van budgetten en wijziging daarop in de administratie geschiedt in opdracht van het hoofd financiën, na overleg met de betrokken budgethouder en subbudgethouder.

5.2. Wijziging van de begroting die van invloed is op het budget wordt door het hoofd financiën doorgegeven aan de betreffende budgethouder.

6.1. De (sub)budgethouder is verantwoordelijk voor een rechtmatige, doeltreffende en doelmatige besteding van het budget.

6.2. De (sub)budgethouder is ook verantwoordelijk voor het realiseren van de inkomsten van derden die bij de begroting zijn geraamd ten behoeve van het product dan wel het project waarvoor hij beheersverantwoordelijkheid draagt.

6.3. De (sub)budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig signaleren van dreigende budgetoverschrijdingen c.q. onderschrijdingen, de te nemen acties bij een dreigende budgetoverschrijding c.q. onderschrijding en eventuele overschrijdingen c.q. onderschrijdingen van budgetten. Hij analyseert de resultaten van de uitvoering in relatie tot de uitputting van de budgetten, zowel in kwantitatief als in kwalitatief opzicht: inhoudelijk en financieel.

6.4. De subbudgethouder legt verantwoording af aan de budgethouder. De budgethouder legt verantwoording af aan het hoofd financiën. De (sub)budgethouder heeft een actieve informatieplicht.

6.5. Het is een (sub)budgethouder niet toegestaan:

• 6.5.1.

  Verplichtingen aan te gaan indien dat een overschrijding van het beschikbaar gestelde budget tot gevolg heeft;

• 6.5.2.

  Binnen het beschikbare budget investeringen (waaronder personele aanstellingen) te doen of anderszins structurele (financiële) verplichtingen aan te gaan indien de daaruit voortvloeiende structurele lasten het meerjarig budget te boven gaan.

6.6. Niemand kan beschikken over het budget van een andere (sub)budgethouder. Als de (sub)budgethouder van oordeel is, dat een uitgave ten laste van het budget van een andere (sub)budgethouder behoort te komen moet dat, voordat er een financiële verplichting wordt aangegaan, bij die andere budgethouder worden aangekaart en ligt de beslissing bij die (de) andere (sub)budgethouder.

7.1. Elke (sub)budgethouder is bevoegd voor zijn eigen takenpakket en voor het aangaan van verplichtingen binnen de grenzen van zijn mandaat en binnen het toegekende c.q. vastgestelde budget.

7.2. De (sub)budgethouder houdt zich bij het aangaan van een verplichting aan de mandaatregeling, de begroting, de algemene leveringsvoorwaarden en het aanbestedingsbeleid.

7.3. In het mandatenregister bij de mandaatregeling is vastgelegd tot welk bedrag per overeenkomst ondermandaat is verleend aan de daarin genoemde functionaris.

7.4. Het voornemen tot het aangaan van een financiële verplichting wordt voor advies aan het hoofd financiën (van het openbaar lichaam) of, bij zijn afwezigheid, aan zijn eerste of tweede plaatsvervanger voorgelegd.

7.5. Het ondertekenen van een contract met een financiële verplichting van meer dan $10,000 is alleen toegestaan wanneer het concept daarvan meeondertekend is door een daartoe bevoegde tweede functionaris. Indien de budgethouder zelf het contract ondertekent, vindt medeondertekening plaats door de daartoe meest aangewezen (sub)budgethouder gelet op zijn takenpakket. De tweede ondertekening betreft intern een toetsende functie.

7.6. Het is verboden contracten zodanig op te knippen, met het doel de begrenzingen in mandaatregeling te omzeilen.

7.7. Verplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van budgetten voor:

• -

  Kapitaallasten;

• -

  Posten betreffende stortingen in en onttrekkingen aan voorzieningen en reserves;

• -

  Stelposten en onvoorzien;

• -

  Posten ten behoeve van personeelslasten;

• -

  Posten ten behoeve van administratieve boekingen.

8.1. Bij het budgetbeheer neemt de (sub)budgethouder in het bijzonder in acht de (spel)regels betreffende:

• -

  inkoop;

• -

  projectbeheersing;

• -

  subsidies (inkomende en uitgaande);

• -

  managementinformatie.

8.2. De budgethouder accordeert de formele opdracht tot inkoop en keurt de verplichting goed of af in het financieel systeem. Het hoofd financiën bewaakt de juistheid en tijdigheid van de in het systeem vastgelegde bevoegdheden en drempelbedragen.

8.3. De budgethouder heeft een zodanige bevoegdheid dat hij de vastleggingen over zijn budget, inclusief de mutaties, in de financiële administratie kan raadplegen.

8.4. De budgethouder draagt zorg dat een daartoe geschikte medewerker belast wordt met het afgeven van prestatieverklaringen ter bevestiging dat de afgesproken goederen en/of diensten geleverd zijn.

8.5. Het hoofd financiën is belast met het betalen van goedgekeurde facturen binnen de daarvoor de gestelde kaders.

8.6. De budgethouder is verplicht binnen de kaders en de gestelde faciliteiten een zodanige administratie c.q. registratie te (doen) voeren dat daaruit te allen tijde een goed inzicht kan worden verkregen in:

• -

  de mate van realisatie van de begrote productie, zowel in kwantitatief als kwalitatief opzicht: inhoudelijk en financieel;

• -

  de mate waarin reeds verplichtingen zijn aangegaan ten laste van het beschikbaar gestelde budget die nog niet in het budget zijn verwerkt;

• -

  de mate waarin de geraamde inkomsten van derden zijn gerealiseerd.

8.7. Hoofd financiën zorg er voor, dat het financieel systeem de uitputting van het budget (inclusief feitelijke budgetoverschrijdingen) signaleert in het kader van de budgetbewaking. Hoofd financiën draagt in dat verband zorg voor overzichten uit de financiële administratie waaruit ten minste blijken: het totaal budget, het aandeel daarvan dat besteed is, hoeveel geld nog vrij besteedbaar is, voor welk bedrag er verplichtingen tot levering van goederen en/of diensten zijn aangegaan. De betreffende overzichten zijn (periodiek) beschikbaar voor ten minste de (sub)budgethouders.

8.8. De budgethouder dient over de hiervoor genoemde gegevens te rapporteren op tijdstippen en op de wijze die daarvoor zijn vastgesteld. In deze rapportage moeten in elk geval worden opgenomen: informatie over geld in relatie de geleverde en tot te leveren prestaties (geld en inhoud), een analyse en de verantwoording van (beleids)relevante afwijkingen van de realisatie ten opzichte van het budget en de begroting(sramingen), alsmede over de uitkomsten van risicoanalyse.

8.9. De budgethouder legt periodiek dan wel krachtens afspraken verantwoording af aan de voor het product verantwoordelijke.

11.1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de achtste dag na die van de openbare bekendmaking.

11.2. Met ingang van de in het eerste lid bedoelde datum van inwerkingtreding, vervallen alle eerdere Budgethoudersregelingen van het bestuurscollege van het openbaar lichaam Sint Eustatius.