Eilandsverordening regelende de instructie voor de secretaris van het eilandgebied Sint Eustatius

Geldend van 10-10-2010 t/m heden

Intitulé

Eilandsverordening regelende de instructie voor de secretaris van het eilandgebied Sint Eustatius

Algemeen

Artikel 1

De secretaris handelt overeenkomstig hetgeen voor hem is bepaald in de Eilandenregeling Nederlandse Antillen, de reglementen van orde voor de vergaderingen van de eilandsraad en voor de vergaderingen van het bestuurscollege van het eilandgebied Sint Eustatius, deze instructie of enig ander voor hem geldend voorschrift vastgesteld door een daartoe bevoegd orgaan.

De secretaris en de eilandsraad

Artikel 2

  • 1. De secretaris staat de gezaghebber, het bestuurscollege en de huishoudelijke commissie terzijde in de voorbereiding van de vergaderingen van de eilandsraad. In dat kader draagt hij er zorg voor dat de te behandelen zaken, voor zover dit van hem afhangt, behoorlijk zijn voorbereid.

  • 2. Hij is in de vergaderingen van de eilandsraad aanwezig en draagt zorg voor een deugdelijke verslaglegging van de vergaderingen van de eilandsraad, dit roet inachtneming van hetgeen daaromtrent is bepaald in het reglement van orde voor de vergaderingen van de eilandsraad.

  • 3. Hij verstrekt de leden van de eilandsraad desgevraagd informatie omtrent onder het eilandsbestuur berustende documenten, waarvan het bestuurscollege of de gezaghebber kennis heeft genomen, voorzover die leden daarover in hun hoedanigheid van eilandsraadslid de beschikking behoeven. De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of copie verstrekt.

  • 4. Hij verstrekt de gevraagde informatie niet indien dit belangen van derden zou schaden of indien door het verstrekken van de gevraagde informatie de geregelde gang van zaken in de administratie wordt belemmerd.

  • 5. In afwijking van het bepaalde in het vorige lid kan de eilandsraad de secretaris opdragen de gevraagde informatie te verstrekken.

  • 6. Hij draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van de eilandsraad.

    De secretaris en het bestuurscollege

Artikel 3

  • 1.

    De secretaris draagt -onverminderd de verantwoordelijkheden van de gezaghebber- zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het bestuurscollege.

  • 2.

    Hij is in de vergaderingen van het bestuurscollege aanwezig en draagt zorg voor een deugdelijke verslaglegging van de besluiten van dat college, dit met inachtneming van het daaromtrent bepaalde in het reglement van orde voor de vergaderingen van het bestuurscollege.

  • 3.

    Hij draagt er -desgevraagd of uit eigen beweging- zorg voor dat de leden van het bestuurscollege over alle informatie kunnen beschikken, waarover zij de beschikking behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

  • 4.

    Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het bestuurscollege.

  • 5.

    Voor zover van hem afhankelijk is, waakt hij ervoor, dat de besluiten van het bestuurscollege met de nodige voortvarendheid worden uitgevoerd.

  • 6.

    Hij draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het bestuurscollege.

De secretaris en de gezaghebber

Artikel 4

De secretaris staat de gezaghebber terzijde bij diens taken op een wijze, analoog aan die, welke is verwoord in artikel 3 ten aanzien van het bestuurscollege.

De secretaris en de commissies

Artikel 5

  • 1.

    De secretaris staat de door de eilandsraad ingestelde commissies bij hun taken terzijde op een wijze, analoog aan die, welke is verwoord in artikel 3 ten aanzien van het bestuurscollege.

  • 2.

    Hij neemt daarbij voorts de besluiten tot instelling van de commissies en die tot regeling van hun taken en bevoegdheden in acht.

De secretaris en de ambtelijke organisatie

Artikel 6

  • 1. De secretaris staat aan het hoofd van en is belast met de leiding van de ambtelijke organisatie.

  • 2. Hij regelt de verdeling van taken over de onderdelen van de ambtelijke organisatie en over de daartoe behorende ambtenaren.

  • 3. Hij heeft het recht van de ambtenaren die inlichtingen te vragen die hij voor een goede vervulling van zijn taak nodig acht.

Artikel 7

  • 1. De secretaris draagt zorg voor een doelmatig functioneren van de ambtelijke organisatie.

  • 2. Hij bevordert een goede samenwerking tussen de onderdelen van de ambtelijke organisatie.

  • 3. Hij draagt er zorg voor, dat de ambtelijke organisatie de bestuursorganen op doelmatige wijze terzijde staat. In dat kader is hij bevoegd onvolledige stukken ten behoeve van besluitvorming in het bestuurscollege, aan te vullen respectievelijk terug te zenden naar de betrokken ambtenaar.

  • 4. Mede ter uitvoering van dit artikel belegt hij periodiek een overlegvergadering met hoofden van onderdelen van de ambtelijke organisatie; in die overlegvergadering licht hij in ieder geval door het eilandsbestuur genomen besluiten toe en laat hij zich informeren over de voortgang van beleidsadvisering en de uitvoering van beleidsbeslissingen.

Artikel 8

De secretaris is voorzitter van het diensthoofdenoverleg. In die kwaliteit kan hij aan de leden van de vergadering aanwijzingen geven, gericht op coördinatie van werkzaamheden tussen de onderdelen van de ambtelijke organisatie, de planning en de voortgang.

Artikel 9

De secretaris draagt er zorg voor dat de ambtenaren de toepasselijke wettelijke voorschriften en instructies naleven.

Beheer huisvesting

Artikel 10

De secretaris is, onverminderd bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het eilandsbestuur, verantwoordelijk voor het beheer van de voor de ambtelijke organisatie ingerichte gebouwen. Onder beheer wordt in dit verband mede verstaan het dagelijks onderhoud en de beveiliging.

Buitengewone omstandigheden

Artikel 11

  • 1.

    In buitengewone omstandigheden neemt de secretaris -zo mogelijk in overleg met de gezaghebber- gepaste maatregelen:

    • a.

      ter verzekering van een zo goed mogelijke voortgang van de werkzaamheden van de ambtelijke organisatie;

    • b.

      voor de beveiliging, voor zover die van hem afhangt, van de zich binnen de voor de ambtelijke organisatie ingerichte gebouwen bevindende personen, bescheiden en voorwerpen.

  • 2.

    Hij brengt de genomen maatregelen zo spoedig mogelijk ter kennis van het bestuurscollege.

Verlof, vakantie, verhindering

Artikel 12

  • 1.

    Indien de secretaris verhinderd is zijn werkzaamheden te verrichten, geeft hij daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de gezaghebber en aan degene die hem vervangt.

  • 2.

    Hij geniet vakantieverlof overeenkomstig de Regeling Vakantie en Vrijstelling van Dienst Ambtenaren,

  • 3.

    Hij regelt zijn vakantieverlof in overleg met degene die hem vervangt een geeft daarvan kennis aan het bestuurscollege.

  • 4.

    Vakantieverlof voor vijf dagen of langer wordt verleend door het bestuurscollege.

Vervanging

Artikel 13

  • 1.

    Bij afwezigheid of ontstentenis wordt de secretaris vervangen op de wijze als bepaald in het reglement van orde voor de vergaderingen van de eilandsraad.

  • 2.

    Deze instructie is ook van toepassing op degene die de secretaris vervangt.

Eed/Verklaring en belofte

Artikel 14

Alvorens zijn ambt te aanvaarden legt de secretaris in handen van de voorzitter van de eilandsraad, de eed (verklaring en belofte) af als bedoeld in artikel 65 van de Eilandenregeling Nederlandse Antillen, met dien verstande dat in plaats van "gezaghebber" wordt gelezen "secretaris".

Slotbepalingen

Artikel 15

  • 1. Voorzover in de Eilandenregeling Nederlandse Antillen en in deze instructie niet anders is bepaald zijn op de secretaris de rechtspositieregelingen van het eilandgebied Sint Eustatius van toepassing.

  • 2. De straffen, genoemd in de Landsverordening Materieel Ambtenarenrecht, worden opgelegd door de eilandsraad.

Artikel 16

De secretaris kan zich niet op onvolledigheid van zijn instructie beroepen bij het nalaten van hetgeen in alle redelijkheid tot zijn taak behoort.

Artikel 17

Deze instructie treedt in werking op de dag volgende op die van haar vaststelling.