Griffieverordening Sint Eustatius 2015

1. Er is een werkgeverscommissie. Zij treedt op als werkgever van de eilandgriffier en de griffiemedewerkers voor zover zij daartoe krachtens deze verordening bevoegd is.

2. De werkgeverscommissie oefent de bevoegdheden van de eilandsraad uit, die rechtstreeks voortvloeien uit de Ambtenarenwet BES en de krachtens deze wet vastgestelde rechtspositionele voorschriften alsmede de bevoegdheid bedoeld in artikel 134, tweede lid van de Wet openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba. Zij is niet bevoegd tot vaststelling van besluiten van algemene strekking.

3. De werkgeverscommissie doet de eilandsraad voorstellen voor de vaststelling van een instructie als bedoeld in artikel 131, tweede lid van de Wet openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba en voor de vaststelling van de personele formatie van de griffie.

4. De werkgeverscommissie bereidt ook de overige tot het werkgeverschap van de eilandsraad behorende beslissingen voor en voert deze uit.

5. De werkgeverscommissie kan de uitoefening van bevoegdheden opdragen aan de voorzitter en een ander lid tezamen en aan de griffier, voor zover de aard van de bevoegdheid zich daar niet tegen verzet.

6. De werkgeverscommissie benoemt en ontslaat griffiemedewerkers op voorstel van de griffier.

1. De werkgeverscommissie bestaat uit de voorzitter van de Centrale Commissie, als voorzitter en twee leden. Bij de samenstelling van de commissie zorgt de eilandsraad zoveel mogelijk voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de fracties in de eilandsraad.

2. De leden van de commissie worden door de eilandsraad uit zijn midden benoemd voor de duur van de zittingsperiode van de eilandsraad.

3. Het lidmaatschap van de commissie eindigt:

• a.

  op eigen verzoek. Het lid doet daarvan schriftelijk mededeling aan de eilandsraad. Het ontslag gaat in als de opvolger door de eilandsraad is benoemd;

• b.

  indien het lid aftreedt als lid van de eilandsraad;

• c.

  indien de eilandsraad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de werkgeverscommissie te vervullen.

4. De voorzitter van de eilandsraad is adviseur van de commissie. Hij wordt uitgenodigd om in de vergaderingen van de commissie aanwezig te zijn en kan deelnemen aan de beraadslagingen.

1. De griffier staat de werkgeverscommissie bij de uitoefening van haar taak terzijde .

2. De besluiten en andere stukken die van de commissie uitgaan, worden door de griffier medeondertekend.

3. De griffier maakt zo nodig afspraken met het bestuurscollege over ondersteuning van de commissie door ambtenaren die onder het bevoegd gezag van het bestuurscollege vallen, en gebruikmaking van faciliteiten, ten aanzien waarvan het bestuurscollege bevoegd is.

1. De werkgeverscommissie besluit bij meerderheid van stemmen.

2. Besluiten worden alleen genomen indien in de vergadering meer dan de helft van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig is.

1. De eilandgriffier staat de voorzitter van de eilandsraad ter zijde bij diens zorg voor een goede voorbereiding en goed verloop van de vergaderingen van de eilandsraad. Hij voorziet de voorzitter van alle informatie die benodigd is voor een goede uitoefening van zijn functie.

2. Hij draagt zorg dat de voorzitters van de door de eilandsraad ingestelde organen ter zijde worden gestaan bij de voorbereiding en het verloop van de vergaderingen. Hij draagt zorg dat zij van alle informatie worden voorzien die benodigd is voor een goede uitoefening van hun functie.

1. De eilandgriffier draagt zorg dat de voorlopige agenda en overige stukken tijdig aan de leden van de eilandsraad en de in artikel 3.1 bedoelde organen worden verzonden.

2. Hij draagt zorg voor goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen, de registratie van de aanwezigen en het opstellen van de besluitenlijst.

3. Indien een orgaan als bedoeld in artikel 3.1 aanvullende ondersteuning behoeft, draagt hij zorg dat deze wordt gegeven.

1. De eilandgriffier adviseert de eilandsraad over het communicatiebeleid van de eilandsraad en draagt zorg voor de uitvoering.

2. Hij draagt zorg voor openbaarmaking van de agenda’s, besluitenlijsten en verslagen van openbare vergaderingen van de eilandsraad en de door de eilandsraad ingestelde organen.

3. Hij geeft voorlichting aan burgers over het indienen van burgerinitiatieven.

1. Indien de eilandgriffier meer dan 14 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan voorzitter van de eilandsraad en de werkgeverscommissie.

2. Bij verhindering of afwezigheid wordt hij vervangen door de plaatsvervangend eilandgriffier.

1. De griffie heeft als doel inhoud te geven aan artikel 131, eerste lid, van de Wet openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba, in de breedste betekenis van het woord.

2. De griffie bestaat uit de eilandgriffier en de griffiemedewerkers. De eilandsraad stelt de omvang van de personele formatie van de griffie vast.

3. De werkgeverscommissie wijst een griffiemedewerker aan als plaatsvervanger van de eilandgriffier.

1. De werkgeverscommissie is verantwoordelijk voor de aansturing van de eilandgriffier. Zij voert regelmatig overleg met de eilandgriffier.

2. De eilandgriffier geeft leiding aan de griffie en bewaakt de eenheid bij de uitvoering van haar taken.

3. De werkgeverscommissie stelt jaarlijks op voorstel van de eilandgriffier een jaarplan voor de griffie vast. Dit voorziet in een planning van de werkzaamheden voor het komende jaar. Het bevat ook een korte verantwoording over het afgelopen jaar. Het jaarplan wordt ter kennis gebracht aan de eilandsraad.

1. De eilandsraad stelt jaarlijks de begroting van de griffie vast. Hij houdt daarbij rekening met het jaarplan van de griffie.

2. De eilandgriffier is budgethouder van de budgetten die de eilandsraad ten behoeve van zichzelf, de griffie en de rekenkamer beschikbaar heeft gesteld.

3. De eilandgriffier doet van budgetoverschrijdingen mededeling aan de eilandsraad en adviseert de eilandsraad over de afdoening.

1. Voor zover hij daartoe mandaat heeft verkregen van het bestuurscollege, kan de eilandgriffier besluiten tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen ten laste van budgetten, waarvoor hij als budgethouder is aangewezen. Voor zover de gezaghebber hem daartoe heeft gevolmachtigd, kan hij het openbaar lichaam bij het verrichten daarvan vertegenwoordigen. De eilandgriffier vraagt voor een verkregen mandaat de instemming van de eilandsraad.

2. Indien dat naar zijn oordeel nodig is, pleegt de eilandgriffier ten behoeve van de uitoefening van het aan hem verleende mandaat overleg met het presidium.

1. De eilandgriffier maakt afspraken met het bestuurscollege over de inzet van ambtenaren en faciliteiten ten behoeve van de eilandsraad en de organen bedoeld in artikel 3.1 op het terrein van communicatie, personeel, informatie, juridische zaken, organisatie, financiën, automatisering en huisvesting. De betrokken ambtenaren gedragen zich naar de aanwijzingen van de eilandgriffier.

2. In het driehoeksoverleg heeft de eilandgriffier regelmatig afstemmingsoverleg met de gezaghebber en de eilandsecretaris.

3. De eilandgriffier heeft regelmatig overleg met de eilandsecretaris over de planning, opstelling en uitvoering van de lange termijn agenda van de eilandsraad en overige aangelegenheden aangaande de eilandsraad en de door de eilandsraad ingestelde commissies en andere organen.

4. De eilandgriffier overlegt regelmatig met het managementteam over de afstemming van werkzaamheden.

1. Regels voor goed ambtelijk handelen, als bedoeld in artikel 47 Ambtenarenwet BES zoals bij de inwerkingtreding van deze verordening van toepassing voor de onder het gezag van het bestuurscollege ressorterende ambtenaren, zijn van overeenkomstige toepassing op de eilandgriffier en de griffiemedewerkers.

2. De verplicht af te leggen eed of belofte wordt door de eilandgriffier en de griffiemedewerkers afgelegd ten overstaan van de voorzitter van de eilandsraad. De werkgeverscommissie en, als het een griffiemedewerker betreft, de eilandgriffier zijn hierbij aanwezig.

1. De griffie voert samen met de ambtelijke organisatie waarvoor het bestuurscollege bevoegd gezag is, een gemeenschappelijke ondernemingsraad.

2. De eilandsecretaris treedt voor de griffie op als bestuurder in de zin van de wet. Indien een onderwerp uitsluitend de griffie aangaat, treedt de eilandgriffier op als bestuurder.

3. Voor zover in het overleg met de ondernemingsraad onderwerpen aan de orde zijn die ook de griffie of het griffiepersoneel rechtstreeks of middellijk aangaan, overlegt de eilandsecretaris daarover tevoren met de griffier. Indien de eilandgriffier dit wenselijk acht, maakt de eilandsecretaris het standpunt van de eilandgriffier in de overlegvergadering kenbaar.

4. De eilandgriffier ontvangt de verslagen van de overlegvergaderingen.

5. De werkgeverscommissie heeft periodiek overleg met de eilandsecretaris over medezeggenschapsaangelegenheden.

1. De werkgeverscommissie voert overleg met de vakorganisaties over de vaststelling van arbeidsvoorwaarden die afwijken van de arbeidsvoorwaarden voor de ambtenaren voor wie het bestuurscollege bevoegd gezag is, en voorts over ingrijpende wijzigingen van de organisatie van de griffie.

2. De commissie kan uit haar midden een vertegenwoordiger aanwijzen die het overleg met de vakorganisaties voert.