Regeling vervallen per 09-12-2020

Verordening Gemeentelijke Basisregistratie personen 2014

Geldend van 21-02-2014 t/m 08-12-2020 met terugwerkende kracht vanaf 06-01-2014

Intitulé

Verordening Gemeentelijke Basisregistratie personen 2014

De raad van de gemeente Sint-Michielsgestel;

overwegende, dat het gewenst is, op grond van Wet basisregistratie personen, een verordening vast te stellen ten behoeve van de verstrekking van gegevens uit gemeentelijke basisregistratie personen;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 26 november 2013;

gelet op de Wet basisregistratie personen en de Wet bescherming persoonsgegevens;

b e s l u i t :

vast te stellen:

Verordening Gemeentelijke Basisregistratie personen2014

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze verordening verstaat onder (in alfabetische volgorde):

  • a.

    aangehaakte gegevens: de in de Brp opgenomen gegevens die niet behoren tot de persoonslijst of de verwijsgegevens, over één persoon in de Brp;

  • b.

    afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht;

  • c.

    algemene gegevens: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 3.7, eerste lid onder a van de Wet Brp;

  • d.

    authentieke gegevens: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 1.6 van de Wet Brp en benoemd in artikel 2 Besluit Brp en vermeld in bijlage 1 Besluit Brp;

  • e.

    autorisatie: het verlenen van (rechtstreekse) toegang tot de Brp-gegevens;

  • f.

    beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de Brp;

  • g.

    binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente. Hieronder valt tevens te verstaan door de verantwoordelijke aangewezen instanties die taken uitoefenen die door het gemeentebestuur zijn opgelegd en/of belast zijn met de uitvoering van publiekrechtelijke taken;

  • h.

    Wet Brp: de Wet basisregistratie personen;

  • i.

    derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene;

  • j.

    Brp: de gemeentelijke basisregistratie personen;

  • k.

    ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1.1 van de Wet Brp in de Brp van de gemeente is opgenomen;

  • l.

    persoonslijst: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 3.7, eerste lid, van de Wet Brp, over één persoon in de Brp;

  • m.

    verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;

  • n.

    verordening Brp: de Verordening gemeentelijke basisregistratie personen.

Artikel 2 Doel van de verbanden, toegang of verstrekking van de Brp-gegevens

  • 1. Binnengemeentelijke afnemers krijgen toegang tot, dan wel worden de beschikbare gegevens in de Brp verstrekt, voor de vervulling van hun taak.

  • 2. De toegang dan wel de verstrekking wordt door de verantwoordelijke vastgelegd in een convenant of overeenkomst.

Artikel 3 Beheer van de Brp

  • 1. Beheerder van de Brp is het hoofd van de afdeling Inwonerszaken.

  • 2. De beheerder geeft invulling aan het onder artikel 2 bedoelde convenant of overeenkomst.

Hoofdstuk 2 Bepalingen met betrekking tot de Brp

Artikel 4 Verbanden met andere gemeentelijke registraties

Op grond van artikel 3.8 van de Wet Brp, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de in bijlage 1 vermelde afdelingen, de in de tabel aangegeven gegevens verstrekt, ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen taken.

Artikel 5 Rechtstreeks toegang tot de Brp

Rechtstreekse toegang tot de Brp hebben:

  • a.

    de beheerder;

  • b.

    de door de beheerder aangewezen ambtenaren die werkzaam zijn op de afdeling Inwonerszaken;

  • c.

    met inachtneming van artikel 3.5 Wet Brp wordt aan de in bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke afnemers een autorisatie verleend, voor de in de tabel aangegeven gegevens, ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen taken.

Artikel 6 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt

  • 1. Met inachtneming van artikel 3.5 Wet Brp worden aan de in bijlage 3 vermelde binnengemeentelijke afnemers de in de tabel aangegeven gegevens systematisch verstrekt, ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen taken.

  • 2. De verantwoordelijke kan besluiten aan andere afnemers systematisch gegevens te verstrekken.

    In het besluit worden tenminste de volgende punten schriftelijk vastgelegd:

    • -

      het doel waarvoor de gegevens uit de basisadministratie nodig zijn;

    • -

      de op deze registraties betrekking hebbende wettelijke regelingen en privacyreglementen;

    • -

      een limitatieve en exacte opsomming van de benodigde gegevens.

Artikel 7 Verstrekkingen onder verantwoordelijkheid van de gemeente

  • 1. Met inachtneming van artikel 3.9, vierde lid Wet Brp kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in artikel 3.3 en 3.6 Wet Brp, aan in bijlage 4 vermelde instanties de gegevens, zoals vermeldt in artikel 3.9, lid 4, van de Wet Brp op verzoek aan de in bijlage 4 vermelde instanties worden verstrekt voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

  • 2. De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

Artikel 8 Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers

Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op telefonisch verzoek slechts incidenteel in aantoonbaar spoedeisende gevallen gegevens worden verstrekt indien:

  • a.

    buiten twijfel is dat het verzoek afkomstig is van een daartoe bevoegde persoon binnen de organisatie. Een en ander op basis van vooraf nadrukkelijk gemaakte afspraken en aan met name genoemde personen, en

  • b.

    de gegevens nodig zijn voor vervulling van de taken van de binnengemeentelijke afnemer en niet op een minder ingrijpende manier aan gegevens kan worden gekomen.

Hoofdstuk 3 Aangehaakte gegevens

Artikel 9 Doel van de aangehaakte gegevens

De Brp heeft voor wat betreft de aangehaakte gegevens tot doel:

  • a.

    informatie te leveren aan de Afdeling Inwonerszaken ter uitvoering van activiteiten, verband houdende met de taken die bij deze sector moeten worden uitgevoerd;

  • b.

    de binnengemeentelijke afnemers te voorzien van gegevens, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van taken van die afnemers;

  • c.

    een ingeschrevene van de hem betreffende gegevens te voorzien;

  • d.

    statistische informatie te leveren.

Artikel 10 Aangehaakte gegevens

  • 1. Van ingeschrevenen kunnen in de Brp de in bijlage 5 genoemde aangehaakte gegevens opgenomen zijn.

  • 2. De verantwoordelijke kan besluiten de aangehaakte gegevens uit te breiden dan wel in te krimpen.

Artikel 11 Wijze van verkrijging

Aangehaakte gegevens in de Brp worden verkregen door opgave van de ingezetene, door het geautomatiseerde systeem gegenereerde gegevens, door ambtenaren van de afdeling Inwonerszaken in het kader van de uitvoering van wettelijke bepalingen en van afnemers en derden.

Artikel 12 Verbanden, toegang en verstrekkingen

Aan binnengemeentelijke afnemers, ten aanzien van wie deze verordening voorziet in verbanden (artikel 4), toegang (artikel 5) en verstrekkingen (artikel 6), kan toegang tot de aangehaakte gegevens worden verleend, mits deze noodzakelijk zijn ter uitvoering van hun taken of bevoegdheden.

Artikel 13 Verwijdering van gegevens

Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de bevolkingsadministratie verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen één jaar nadat het besluit is genomen.

Artikel 14 Protocolplicht van aangehaakte gegevens

De beheerder houdt het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 12, aan binnengemeentelijk afnemers als bedoeld in artikel 6, gedurende het jaar volgend op de verstrekking bij, voor zover aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de betrokken persoon onevenredig schaadt.

Artikel 15 Rechten van de burger

Op de aangehaakte gegevens zijn alle rechten van de burger, genoemd in de Wet bescherming persoonsgegevens, van toepassing.

Hoofdstuk 4 Overige bepalingen

Artikel 16 Beveiliging

De beheerder treft technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de gegevens welke in de Brp als zodanig zijn opgenomen.

Artikel 17 Terugmelding

  • 1. De binnengemeentelijke afnemers van gegevens uit de Brp zijn verplicht de verschillen met de vastgelegde persoonsgegevens in de eigen administratie, waarvan aannemelijk is dat deze in de Brp opgenomen moeten worden, schriftelijk te melden aan de beheerder.

  • 2. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de mededelingen moeten worden gedaan.

  • 3. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 2.34 Wet Brp en de artikelen 27 en 28 Besluit Brp.

Artikel 18 Slotbepalingen

  • 1. De verordening GBA vastgesteld op 12 juni 2008 wordt, gelijktijdig met de inwerkingtreding van de Wet Brp, ingetrokken.

  • 2. Deze verordening treedt, gelijktijdig met de inwerkingtreding van de Wet Brp, in werking.

  • 3. Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd om wijzigingen in de bij deze verordening vastgestelde bijlagen aan te brengen.

  • 4. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Gemeentelijke Basisregistratie personen Sint-Michielsgestel 2014.

  • 5. De verordening ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor de Brp.

Ondertekening

Aldus door de raad van de gemeente Sint-Michielsgestel vastgesteld in zijn openbare vergadering van 23 januari 2014.
De griffier,
N.A. Hoogerbrug - van der Ven
De voorzitter,
mr. J.C.M. Pommer

Bijlage 1

Verbanden met andere gemeentelijke registraties

  • 1.

    Het datadistributiesysteem (DDS) wordt beheerd onder verantwoordelijkheid van de afdeling BMO.

  • 2.

    De leerplichtadministratie (RBL) wordt beheerd onder verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd Inwonerszaken.

Tabel 1

Bijlage 2

Voor het uitvoeren van de wettelijke taken binnen een gemeente, is het van essentieel belang dat de Brp kan worden geraadpleegd. Omdat het niet geoorloofd is om alle geregistreerde gegevens in de Brp te kunnen raadplegen, is het afhankelijk van de wettelijk uit te voeren taak welke Brp-gegevens wél geraadpleegd kunnen worden.

De volgende organisatieonderdelen zijn, op basis van hun wettelijke taken, geautoriseerd voor een rechtstreekse toegang tot de Brp:

  • -

    Basisset Algemeen: Afdeling Ontwikkeling, BMO, Inwonerszaken, Uitvoering en Vergunningen en Handhaving, alsmede het Bedrijfsbureau en het Stafbureau.

  • -

    Basisset Vastgoedviewer: Alle afdelingen.

  • -

    Communicatie: Afdeling Stafbureau.

  • -

    Wegwijs/WMO: Afdeling Inwonerszaken, cluster Wegwijs.

  • -

    Uitgebreid profiel: Afdeling Uitvoering, Afdeling BMO.

  • -

    Receptie: Afdeling Inwonerszaken, cluster receptie.

De overige organisatieonderdelen zijn op grond van hun algemene en administratieve taken geautoriseerd voor een basisset persoonsgegevens, enerzijds ten behoeve van het raadplegen van persoonsgegevens in de Brp (basisset algemeen) en anderzijds ten behoeve van het raadplegen van persoonsgegevens in relatie tot objecten (basisset Vastgoedviewer).

Tabel 2

Bijlage 3

Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt

Deze bijlage is gewijzigd door het college in mei 2011. De wijziging betreft de verwijdering van de autorisatie voor “Zorg voor Jeugd” en de toevoeging van de autorisatie voor “CRIB ‘s-Hertogenbosch”.

Aan de:

  • -

    afdeling BMO, cluster facilitaire zaken;

  • -

    afdeling Uitvoering, buitendienst;

  • -

    afdeling ontwikkeling: CRIB ’s-Hertogenbosch;

kunnen periodiek systematische verstrekkingen uit de Brp plaatsvinden.

Tabel 3

Bijlage 4

Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

Het beleid van de gemeente is geen gegevens te verstrekken op grond van deze bepaling in de verordening.

Mocht in de toekomst het noodzakelijk of wenselijk zijn dit beleid te wijzigen, dan beperken de verstrekkingen zich tot de hierna vermelde gegevens en voorwaarden.

De verstrekking kan uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden.

Indien een persoon geheimhouding heeft ter voorkoming van verstrekking aan vrije derden wordt nimmer tot verstrekking overgegaan.

Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.

Bijlage 5

Overzicht van aangehaakte gegevens

  • -

    Voorletter(s) van de persoon, moeder, vader, partner en kinderen.

  • -

    Burgerlijke staat (ongehuwd, gehuwd, gescheiden, weduwe/weduwnaar, geregistreerd partner, gescheiden geregistreerd partner, achtergebleven geregistreerd partner).

  • -

    Gezinsverhouding en -relatie.

  • -

    Vorige woongemeente.

  • -

    Adreshistorie, die voor 1-10-1994 is ontstaan.

  • -

    Historische persoonslijsten van personen die verhuisd zijn naar een andere gemeente.

  • -

    De historische persoonslijsten van personen die voor 1-10-1994 zijn overleden of vertrokken naar het buitenland.

  • -

    Vrije aantekeningen.

Toelichting

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. De verordening gaat alleen over de Brp. Termen als bevolkingsadministratie spelen dan ook geen rol meer.

Artikel 2 Doelomschrijving

Beschreven is wat het doel van de verstrekking is.

Artikel 3 Beheer

De dagelijkse zorg van de Brp vindt plaatst onder verantwoordelijkheid van het hoofd van de Afdeling Inwonerszaken. In een daarvoor opgestelde beheersregeling worden de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van diverse functies /functionarissen, die feitelijk belast zijn met de dagelijkse zorg nader uitgewerkt.

Artikel 4 Verbanden met andere registraties

Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de Brp aan andere binnengemeentelijke organisatieonderdelen plaats. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijke informatiebeleid. De Wet Brp verplicht tot het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties.

Artikel 5 Rechtstreekse toegang tot de Brp

Rechtstreekse toegang wil zeggen: het via een ‘on line verbinding’ kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen.

Lid 1 en 2 regelen de toegang van de beheerder en de medewerkers van de afdeling Inwonerszaken tot de Brp (raadplegen en muteren).

Lid 3 regelt de toegang, het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor binnengemeentelijke afnemers (alleen raadplegen).

Artikel 6 Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers

Het is denkbaar dat aan binnengemeentelijke afnemers wel ‘systematisch’ gegevens worden verstrekt zonder hun rechtstreekse toegang tot de Brp te geven. Het gaat hierbij in hoofdzaak om periodieke selecties. Deze verstrekkingen moeten eveneens inzichtelijk worden gemaakt in de verordening. Ook hiervoor gelden de vereisten van de Wet Brp. Voor verstrekkingen op papier is al een voorziening getroffen in de Wet Brp.

Artikel 7 Verstrekkingen onder verantwoordelijkheid van de gemeente

In dit artikel kunnen de verstrekkingen op grond van artikel 3.9 Wet Brp worden geregeld. Dat zijn de verstrekkingen aan ‘vrije derden’. Hier mogen alleen derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 3.9 Wet Brp stelt. Deze voorwaarden zijn:

  • -

    Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk, met andere woorden: commerciële instellingen.

  • -

    In de gemeentelijke verordening moet per (categorie) vrije derde(n) het doel van de verstrekking worden aangeven.

  • -

    Verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene dan wel van de rechten of vrijheden van anderen.

  • -

    Nagegaan moet worden of de verstrekking gerechtvaardigd is door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn.

  • -

    Elke verstrekking moet worden getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit.

  • -

    Bij verstrekkingen aan organisaties buiten de Europese Unie moet men nagaan of het beschermingsniveau voor verwerking passend is. Of landen een passend beschermingsniveau bieden, kan worden nagevraagd bij het College Bescherming Persoonsgegevens.

  • -

    Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.

Alleen de volgende gegevens mogen worden verstrekt: ‘algemene gegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde

partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden’.

Op dit moment is hier geen sprake van en wordt een beleid aangehouden dat op deze wijze geen vertrekkingen gedaan worden.

Het artikel is opgenomen om bij gewijzigde inzichten, dit artikel toe te kunnen passen, zonder daarvoor de verordening aan te hoeven passen.

Artikel 8 Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers

Telefonische verstrekkingen moeten zoveel mogelijk worden voorkomen. Echter is het in de praktijk niet mogelijk om dit volledig uit te sluiten. Door zeer strikte regels op te stellen en vooraf hier afspraken om te maken worden telefonische verstrekkingen tot het minimum beperkt.

In artikel 9 tot en met 15 wordt de registratie van de aangehaakte gegevens beschreven.

In de wetgeving rond de Brp is exact omschreven welke gegevens in de Brp opgenomen en bijgehouden moeten worden.

Voor eigen gemeentelijk gebruik bevat de registratie nog extra aanvullende gegevens.

Dit zijn de zogenaamde aangehaakte gegevens.

Deze aangehaakte gegevens worden genoemd in bijlage 5.

Artikel 12 Verbanden, toegang en verstrekkingen

Dit artikel voorziet in de relaties van aangehaakte gegevens. Hierbij staat de opgedragen uit te voeren taak van de afnemer als criterium centraal.

Artikel 14 Protocolplicht van aangehaakte gegevens

Dit artikel verplicht de beheerder de verstrekking van gegevens te protocolleren. Deze plicht is beperkt tot situaties waarin aannemelijk is dat het achterwege daarvan het belang van de geregistreerde onevenredig schaadt. Dit betekent dat herleidbare verstrekkingen niet geprotocolleerd worden.

Herleidbare verstrekkingen zijn terug te voeren aan de hand van een autorisatiebesluit of een gemeentelijke regeling en indicaties op de persoonslijst van de burger. Met andere woorden een dergelijke verstrekking kan worden gereconstrueerd.

Dat geldt niet voor de niet-herleidbare verstrekkingen. Bijvoorbeeld bij ad-hoc vragen en voor verstrekkingen op basis van de verordening zonder indicatie op de persoonslijst. Deze verstrekkingen zullen wel worden geprotocolleerd.

Artikel 15 Rechten van de burger

De burger heeft onder meer recht op inzage van deze zogenaamde gegevens.

Artikel 16 Beveiliging

De beveiliging wordt geregeld in het beveiligingshandboek.

Het gaat daarin over onder meer de volgende aandachtsgebieden:

  • -

    Het systeem dan wel de methode voor het ontwikkelen, uitvoeren, meten dan wel controleren en bijsturen van beveiligingsmaatregelen;

  • -

    de maatregelen van technische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen;

  • -

    de maatregelen van organisatorische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen.

  • -

    het transport van alternatieve media met Brp-berichten moet voldoen aan de geldende eisen.

Artikel 17 Terugmelding

In dit artikel worden de binnengemeentelijke afnemers de verplichting opgelegd om verschillen te melden. Daar de Brp gezien wordt als de basisadministratie moeten hierin de meest actuele gegevens zijn vermeld. In de praktijk komt het regelmatig voor dat bijv. verhuizingen wel bij een andere afdeling binnen de gemeente worden doorgegeven en niet bij de afdeling Inwonerszaken, cluster Bevolking. Om de Brp zo actueel mogelijk te houden worden verschillen aan Afdeling Inwonerszaken, cluster bevolking doorgegeven die vervolgens hier actie op zal ondernemen ten einde de juiste gegevens vast te stellen.

Artikel 18 Slotbepaling

In de bijlagen 1 t/m 5 staat de invulling van een aantal artikelen van de verordening gedetailleerd weergegeven.

In de praktijk zullen hier regelmatig wijzigingen of aanvullingen op plaatsvinden.

Het is dus praktisch wijziging van deze bijlagen over te laten aan het college.