Beleidsregels van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Sint-Michielsgestel houdende bepalingen over de aangifte en registratie van briefadressen (Beleidsregels briefadres gemeente Sint-Michielsgestel)

Ondertekening

Toelichtingbij'Beleidsregels briefadres gemeente Sint-Michielsgestel'

Artikel 1

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 2

Onder 1

Onder woonadres wordt het adres verstaan als bedoeld in artikel 1.1, onder o, van de wet, te weten het adres waar [1] betrokkene woont, waaronder begrepen het adres van een woning die zich in een voertuig of vaartuig bevindt, indien het voertuig of vaartuig een vaste stand- of ligplaats heeft, of, indien betrokkene op meer dan één adres woont, het adres waar hij naar redelijke verwachting gedurende een half jaar de meeste malen zal overnachten, of [2] bij het ontbreken van een adres als bedoeld onder 1, betrokkene naar redelijke verwachting gedurende drie maanden ten minste twee derde van de tijd zal overnachten.

In situaties waarin geen woonadres kan worden vastgesteld, dient gekozen te worden voor een briefadres.

Sub a

Personen die niet beschikken over een woonadres, maar wel gebruik maken van de maatschappelijke opvang voor dak- en thuislozen (passantenverblijven of dag- en nachtopvang), kunnen met een briefadres ingeschreven worden bij een dergelijke instelling. Zij hebben immers regelmatig contact met de personen in kwestie en kunnen ervoor zorgen dat post van de overheid aan hen wordt overhandigd. Via een briefadresgever moet de overheid een persoon ook feitelijk kunnen bereiken. Het is aan de gemeente om sluitende afspraken te maken met maatschappelijke organisaties en andere instellingen over hun verplichtingen als briefadresgever. Deze afspraken kunnen ook worden gemaakt met rechtspersonen die weliswaar in een andere gemeente gevestigd zijn, maar beschikken over een vestiging binnen de gemeente. Dit kan bijvoorbeeld aan de orde zijn bij landelijke instellingen, zoals het Leger des Heils.

Personen die niet beschikken over een woonadres én geen gebruik maken van een maatschappelijke opvang (mensen met een zwervend bestaan), zijn verplicht elders een briefadres te kiezen. Als dit niet mogelijk blijkt te zijn bij een natuurlijk persoon of rechtspersoon, kan de gemeente waar zij verblijven als briefadresgever fungeren.

Sub b

Een vorm van tijdelijke ‘dak- en thuisloosheid’ kan optreden in de periode die iemand moet overbruggen tussen twee woningen: iemand heeft tijdelijk geen woonadres en verblijft een paar maanden op verschillende adressen bij familie en/of vrienden. Deze situatie kan zich bijvoorbeeld voordoen als een persoon een nieuwe woning heeft gekocht en de oude woning heeft verkocht, waarbij de nieuwe woning nog opgeleverd moet worden terwijl de oude woning al is overgedragen aan de nieuwe eigenaar.

Bij twijfel kan een controle op internet of ter plaatse worden uitgevoerd. Hierbij kan nagegaan worden of de ‘oude’ woning te koop of te huur wordt aangeboden. Eventueel kan ook gevraagd worden om inzage in een koop- of huurovereenkomst.

Sub c

Personen die vallen onder de categorie ‘ambulant beroep’, zoals binnenvaartschippers die (met hun gezin) aan boord van een schip wonen of kermispersoneel die (met hun gezin) met de kermis meereizen, komen in aanmerking voor een briefadres, mits zij geen woonadres hebben.

Sub d

Als iemand naar het buitenland vertrekt, dient gekeken te worden voor welke periode dat is. Iemand moet een briefadres kiezen, wanneer hij voor een kortere periode dan acht maanden in een tijdsbestek van een jaar naar het buitenland gaat en niet meer over een woonadres beschikt.

Ingevolge artikel 2.43 van de wet mag iemand, die voor een periode van meer dan acht maanden naar het buitenland vertrekt, niet als ingezetene ingeschreven blijven in de BRP. In dat geval is de burger verplicht om aangifte te doen van zijn vertrek naar het buitenland. Op grond van de aangifte wordt de bijhouding van de persoonslijst een verantwoordelijkheid van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties en ‘verhuist’ de persoonslijst vanwege emigratie naar de Registratie Niet-ingezetenen. In dat geval kan niet meer voor een briefadres gekozen worden.

Als een persoon beroepshalve gaat varen aan boord van een schip dat in Nederland de thuishaven heeft en er is bij vertrek de redelijke verwachting dat hij niet langer dan twee jaar buiten Nederland zal verblijven, dan hoeft er geen aangifte van vertrek te worden gedaan (zie artikel 29 van het Besluit basisregistratie personen). Een voorwaarde is wel dat de persoon gedurende het verblijf buiten Nederland beschikt over een adres in Nederland. Veelal zal dit een briefadres zijn. Het is een burger in deze situatie overigens toegestaan om aangifte van vertrek naar het buitenland te doen. Verplicht is hij dat evenwel niet.

Sub e

Bezien het ‘Protocol voor Ondersteuning door Burgerzaken aan achterblijvers in geval van vermissing van een persoon’ wordt met een ‘langdurig vermist persoon’ bedoeld een persoon, die:

• 1.

  langer dan een jaar;

• 2.

  tegen redelijke verwachting in afwezig is uit zijn of haar gebruikelijke en/of veilig geachte omgeving;

• 3.

  waarvan de verblijfplaats van de persoon onbekend is, en

• 4.

  het in diens belang is dat de verblijfplaats wordt vastgesteld.

Gemeenten kunnen te maken krijgen met de melding dat een persoon (langdurig) vermist is. In het protocol staat dat in overleg de vermiste persoon ambtshalve kan worden geregistreerd met een briefadres op het adres van de melder.

Onder 2

Personen die behoren tot een kwetsbare groep kampen soms met de gevolgen van een verslaving, psychiatrische aandoeningen en/of verstandelijke beperkingen. Daardoor komen zij hun administratieve verplichtingen of afspraken niet altijd na. Juist deze personen hebben laagdrempelige medische basiszorg nodig die zij in de praktijk alleen krijgen na inschrijving in de BRP. Zonder zorgverzekering krijgt men niet de zorg die nodig is. Dat vergroot bijvoorbeeld de kans op ernstige lichamelijke en/of geestelijke aandoeningen. Zonder inschrijving in de BRP komen zij in de praktijk bovendien niet in aanmerking voor een plek op de wachtlijst voor een eigen woning, waardoor zij gedwongen elders moeten verblijven. Een inschrijving op een briefadres kan daarom voor deze groep noodzakelijk zijn. Waar nodig wordt het briefadres (ambtshalve) toegekend op een adres van de gemeente of een (gemeentelijke) instelling.

Onder 3

In de circulaire ‘BRP en briefadres’ van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 18 oktober 2016 (kenmerk: 2016-0000656211) is geregeld dat personen die verblijven in een opvanghuis voor mannen en vrouwen (blijf-van-mijn-lijfhuizen) met een briefadres ingeschreven kunnen worden op het kantooradres van de desbetreffende instelling. Op die manier wordt het feitelijke woonadres van betrokkene(n) adequaat beschermd tegen ongewenste kennisneming door derden.

Onder 4

Degene die zijn woonadres heeft in een instelling, kan in afwijking van artikel 2.38, lid 1, en artikel 2.39, lid 1, van de wet in plaats van inschrijving op zijn woonadres een briefadres kiezen. Dit omdat het opnemen van het feitelijke woonadres de persoonlijke levenssfeer van de persoon in kwestie onevenredig kan schaden. Op grond van artikel 2.40, lid 3, van de wet gaat het hierbij om instellingen voor gezondheidszorg, instellingen op het gebied van kinderbescherming en penitentiaire instellingen. In de artikelen 17 tot en met 19 van de Regeling basisregistratie personen is aangegeven voor welke instellingen een briefadres gekozen kan worden. Het college is eveneens bevoegd, op grond van artikel 2.40, lid 4, van de wet, instellingen op het terrein van maatschappelijke opvang aan te wijzen.

Onder 5

Conform artikel 2.41, lid 1, van de wet kan de betrokkene, voor zover het opnemen van een woonadres naar het oordeel van de burgemeester om veiligheidsredenen niet wenselijk is, in afwijking van artikel 2.38, lid 1, en 2.39, lid 1, van de wet, in plaats van zijn woonadres een briefadres kiezen en daarvan overeenkomstig de genoemde bepalingen aangifte doen.

Artikel 3

Lid 1

Aangifte wordt altijd gedaan in de gemeente waar het briefadres zich bevindt. Een briefadres kan, in aanvulling op wat de wet regelt en in afwijking van een woonadres, worden gekozen binnen elke gemeente in Nederland. Het is niet verplicht om een briefadres te kiezen in de gemeente van het laatste woonadres. Voor gedetineerden of personen die in een psychiatrische inrichting verblijven is het raadzaam om bij voorkeur een briefadres te kiezen in de gemeente van herkomst. Dit kan onder andere van belang zijn voor de verworven rechten die de briefadreshouder aldaar heeft opgebouwd, bijvoorbeeld op het gebied van huisvesting.

Leden 2 en 3

De gemeente heeft voldoende gegevens en bescheiden nodig voor de beoordeling van een aangifte.

Behalve (een kopie van) een geldig identificatiebewijs, zoals bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht, van zowel aangever als briefadresgever, indien hij een natuurlijk persoon betreft, zal van beiden een schriftelijke verklaring betreffende het briefadres ingediend dienen te worden. In de verklaring van aangever zal in ieder geval de reden voor het briefadres moeten staan alsmede, indien mogelijk, de te verwachten periode dat het briefadres noodzakelijk is. De briefadresgever moet met zijn verklaring in ieder geval met het houden van een briefadres instemmen. Als bijlage bij deze regeling is de ‘Verklaring toestemming briefadres’ gevoegd, deze dient door briefadresgever gebruikt te worden voor het geven van toestemming. Voorts dient bij de aangifte, wanneer dit gebeurt op grond van artikel 2, onder 1, de ‘Vragenlijst briefadres’ ingevuld en ondertekend te worden ingediend. De vragenlijst is eveneens als bijlage bij deze regeling gevoegd. Zowel de ‘Verklaring toestemming briefadres’ als de ‘Vragenlijst briefadres’ betreft een formulier als bedoeld in artikel 4:4 van de Algemene wet bestuursrecht.

Lid 4

Dat een briefadres noodzakelijk is, omdat het gaat om een persoon die langdurig vermist is dan wel een persoon die behoort tot een kwetsbare groep (verwarde personen, verslaafden, etc.), zal de noodzakelijkheid moeten blijken uit een onderliggend dossier van een betrokken (gemeentelijke) instantie. Hier zal ten tijde van de aangifte inzage in gegeven dienen te worden.

Lid 5

De bedoeling van een eventueel gesprek is om de situatie van de aangever en zijn (hulp)vraag volledig duidelijk te krijgen. Ook kan gesproken worden over briefadresgever, mocht daar nog onduidelijkheid over bestaan. Door met betrokkene(n) in gesprek te gaan, kan maatwerk geleverd worden. Het uiteindelijke doel van ieder gesprek is om onduidelijkheden weg te nemen en de persoon in kwestie zo goed mogelijk verder te helpen.

Aan het gesprek kunnen behalve één of meer medewerkers van Burgerzaken ook één of meer medewerkers van andere onderdelen (bijvoorbeeld vanuit het sociaal domein) deelnemen. Indien dat laatste aan de orde is, wordt aangever daar vooraf over geïnformeerd.

Lid 6

Zonder verklaring van de burgemeester van de gemeente waar de aangifte briefadres wordt gedaan, is een briefadres om veiligheidsredenen niet mogelijk.

Lid 7

Het is mogelijk dat een briefadresgever aan meer dan één persoon toestemming geeft een briefadres te houden. Hierbij zijn, met uitzondering van de gemeente en rechtspersonen, twee briefadressen per adres toegestaan: twee gezinshuishoudens, twee alleenstaanden of één gezinshuishouden en één alleenstaande.

Met toepassing van de hardheidsclausule (zie artikel 8) is het eventueel mogelijk dat het een briefadresgever wordt toegestaan drie of meer briefadressen te houden. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een particulier die, al dan niet tegen betaling, briefadresgever is voor meerdere gedetineerden, omdat zij hun familie daar niet mee willen belasten.

Artikel 4

Ontbreken bij de aangifte tot briefadres één of meer van de benodigde gegevens, dan wordt de aangifte behandeld als een onvolledige aanvraag als bedoeld in artikel 4:5, lid 1 onder c, van de Algemene wet bestuursrecht. In dat geval wordt de aangever schriftelijk in de gelegenheid gesteld om binnen een termijn van vier weken na verzending van het verzoek het verzuim te herstellen en de aangifte alsnog te completeren. Wanneer de aangever aan dit verzoek geen gehoor geeft, wordt hem schriftelijk medegedeeld dat de aangifte niet in behandeling wordt genomen. De wet spreekt in dat geval over een beslissing om aan een aangifte geen gevolg te geven (zie artikel 2.60 van de wet). Tegen een dergelijk besluit staat voor belanghebbenden bezwaar en (hoger) beroep open.

Artikel 5

Het betreft hier een (niet-limitatieve) opsomming van weigeringsgronden voor de aangifte briefadres.

Onder 1

Bij het bestaan van een woonadres is een briefadres op grond van artikel 2, onder 1, niet mogelijk.

Onder 2 en 3

Er dient aangifte van vertrek uit Nederland te worden gedaan als de persoon in de periode van één jaar langer dan acht maanden buiten Nederland verblijft. In dat geval is een briefadres niet mogelijk. Hierop geldt één uitzondering, namelijk de persoon die beroepshalve varend is op een schip dat de thuishaven in Nederland heeft en korter dan twee jaar in het buitenland verblijft. In zijn geval is een briefadres niet mogelijk, indien er bij vertrek de redelijke verwachting bestaat dat hij langer dan twee jaar buiten Nederland zal verblijven.

Onder 4 en 5

Kenmerk van een briefadres is, dat er een waarborg is, dat de voor de briefadreshouder bestemde geschriften in ontvangst worden genomen en dat, indien het post van de overheid betreft, zorg wordt gedragen dat geschriften of inlichtingen daarover, hem bereiken. Als post naar een briefadresgever worden gestuurd, waarbij een onderzoek loopt naar zijn verblijfplaats, dan wel naar een adres waarop in de BRP niemand staat ingeschreven, staat niet op voorhand vast dat aan de voorwaarde wordt voldaan dat zaken briefadreshouder bereiken. Vandaar dat een briefadres in die gevallen niet mogelijk is.

Onder 6

In de BRP kan geen postbus voorkomen. Om die reden is een postbus als briefadres uitgesloten.

Onder 7

Met deze weigeringsgrond wordt bedoeld dat een briefadres alleen verleend kan worden op een adres waar nog geen of slechts één briefadres is geregistreerd (met uitzondering van de gemeente of een rechtspersoon). Hierbij geldt een briefadres verleend aan een gezinshuishouden als één briefadres. Dit betekent dus dat er maximaal twee gezinshuishoudens, twee alleenstaanden of één gezinshuishouden en één alleenstaande op één adres een briefadres kunnen hebben. Drie of meer briefadressen op één adres is alleen mogelijk met toepassing van de hardheidsclausule (zie artikel 8).

Artikel 6

Om het tijdelijke karakter van een briefadres te bevestigen (ook al kan tijdelijk in sommige gevallen langdurig zijn) wordt ernaar gestreefd om een briefadres, indien mogelijk, voor een bepaalde termijn te verlenen.

Lid 1

Wat betreft een korte overbrugging tussen twee woonadressen geldt in eerste instantie een termijn van zes maanden. Deze termijn kan, op verzoek van briefadreshouder, met maximaal zes maanden worden verlengt. Extra verlenging is alleen mogelijk met toepassing van de hardheidsclausule (zie artikel 8). Er wordt bewust gekozen voor korte periodes om op die manier regelmatig met de briefadreshouder contact te hebben over zijn woonsituatie. Gedurende de contactmomenten dient ook nagegaan te worden of briefadreshouder niet ingeschreven moet worden op een (tijdelijk) woonadres waar hij feitelijk verblijft.

Lid 2

Als bij een verblijf in het buitenland van te voren al bekend is dat iemand daar voor een bepaalde periode zal zijn en om die reden geen woonadres heeft, dan kan voor maximaal die periode een briefadres worden verleend.

Lid 3

Als de briefadreshouder een verzoek doet om na de overeengekomen termijn ingeschreven te blijven op het briefadres, dan wordt opnieuw beoordeeld of voldaan wordt aan de regeling.

Lid 4

In een aantal situaties kan op voorhand geen einddatum worden vastgesteld. Dit is bijvoorbeeld het geval als iemand een zwervend bestaan leidt of een ambulant beroep heeft. In die gevallen wordt met betrekking tot het briefadres geen specifieke einddatum afgesproken. Wel zouden er per categorie afspraken gemaakt kunnen worden over vaste contactmomenten. Op die manier kan de situatie door de gemeente gevolgd worden.

Lid 5

Bij verblijf in een instelling wordt de termijn aangehouden dan men daadwerkelijk in de instelling verblijft.

Lid 6

Wanneer in verband met veiligheidsredenen het opnemen van het woonadres niet wenselijk is en er om die reden voor een briefadres wordt gekozen, bepaalt de burgemeester de termijn hiervan. Het briefadres hangt immers samen met zijn oordeel ingevolge artikel 2.41, lid 1, van de wet.

Lid 7

De wet verplicht een ingezetene om aangifte te doen van zijn nieuwe adres. Zodra hij weer beschikt over een woonadres of over een ander briefadres, moet hij hiervan aangifte doen. Hij mag hier niet mee wachten totdat de maximale termijn van het briefadres is verstreken. Als aangifte wordt gedaan van een nieuw briefadres, dan wordt opnieuw beoordeeld of voldaan wordt aan de regeling.

Artikel 7

Ingevolge artikel 4.17 van de wet kan een bestuurlijke boete worden opgelegd. Dit geldt onder andere bij overtreding van de verplichting voor zowel de briefadreshouder als de briefadresgever om op verzoek van het college inlichtingen te verstrekken die noodzakelijk zijn voor een juiste bijhouding van de BRP, zoals bepaald in artikel 2.45 van de wet. De op te leggen bestuurlijke boete bedraagt maximaal € 325,00.

Artikel 8

Gelet op artikel 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht kan het wegens bijzondere omstandigheden gerechtvaardigd zijn om af te wijken van de regeling. Individuele omstandigheden kunnen er bijvoorbeeld toe leiden dat de maximale termijn (lees: één jaar), zoals bedoeld in artikel 6, lid 1, wordt overschreden en een extra verlenging overeen wordt gekomen. Een ander voorbeeld zou kunnen zijn een particulier die, al dan niet tegen betaling, briefadresgever is voor meer dan twee gedetineerden.

Artikel 9

Dit artikel spreekt voor zich.