Budgetregeling gemeente Sittard-Geleen

1. Algemene uitgangspunten en begripsbepaling.

Aan de budgetregeling liggen volgende algemene uitgangspunten ten grondslag :

• o

  Budgethouders zijn primair de afdelingshoofden.

• o

  Doorgeven van de budgetbevoegdheid in de vorm van budgetbeheer kan plaatsvinden aan de productverantwoordelijke (voor producten), de projectmanager (voor projecten) of teamleider (voor de kostenplaats).

• o

  Het budget geldt per (begrotings)jaar.

• o

  Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar.

• o

  Schuiven tussen producten is aan het college.

• o

  Schuiven binnen een product is aan de budgethouder.

• o

  Schuiven tussen kostensoorten is toegestaan binnen het product en geldt alleen voor de directe kosten en opbrengsten.

• o

  De administratie is actueel, er is een verplichtingenadministratie.

• o

  Interne leveringen vinden plaats op basis vooraf gemaakte volume en prijsafspraken, dit conform de nota kostentoerekening.

In de budgetregeling wordt met volgende begrippen gewerkt :

Budget: is de geaccepteerde opdracht, zoals vastgelegd in de begroting, om de resultaten van een programma, product of project op het gebied van de beleidsuitvoering en de bedrijfsvoering op een doeltreffende, doelmatige en rechtmatige manier te behalen. De looptijd van het budget is één jaar. Tot het budget behoren de kosten en opbrengsten van een product, project of kostenplaats, gebaseerd op de daarbij behorende resultaatverplichting.

Budgethouder :

zijn de gemeentesecretaris als eindverantwoordelijke voor de uitvoering van de begroting;

de directeuren die inhoudelijk en financieel resultaatverantwoordelijk zijn voor de programma’s.

de afdelingshoofden die inhoudelijk en financieel resultaatverantwoordelijk zijn voor een product, project of kostenplaats;

Budgetbeheerder: is de productverantwoordelijke of de projectmanager, die verantwoordelijk is voor het beheer van het voor de uitvoering van het product of project beschikbaar gestelde budget.

2. Bevoegdheden

2.1 Bevoegdheden per beslisniveau.

Per beslisniveau zijn de volgende bevoegdheden in het kader van de budgetregeling van belang:

• •

  Gemeenteraad :

  • o

    Het vaststellen of wijzigen van programma’s en programmabudgetten.

  • o

    Het beslag op algemene middelen.

  • o

    Het vormen, (her)bestemmen en aanwenden van reserves.

• •

  College van B en W :

  • o

    Het vaststellen of wijzigen van resultaten van producten en productbudgetten.

  • o

    Het vormen en aanwenden van voorzieningen.

  • o

    Het vaststellen of wijzigen van projectopdrachten, uitvoeringsbesluiten en projectbudgetten.

• •

  Gemeentesecretaris :

  • o

    Het aanwenden van directe p budgetten op concernniveau.

  • o

    Het aanwijzen van een budgethouder voor ieder product en project.

• •

  Directeuren :

  oHet uitvoeren van programma’s en het doen van voorstellen aan het college van B en W voor productoverstijgende voorstellen.

• •

  Afdelingshoofden :

  • o

    Het uitvoeren van producten en projecten en het aanwenden van toegekende product- en projectbudgetten.

  • o

    Het aanwenden van budgetten op afdelingsniveau gericht op productiviteit en middelen.

  • o

    Het aanwijzen van een budgetbeheerder voor iedere sub(sub)kostenplaats, sub(sub)product of project.

Om bedrijfs- en productverantwoordelijkheid en budgetbeheer deelbaar te maken in kleinere eenheden is het mogelijk om kostenplaatsen, producten en bijbehorende budgetten te verdelen in sub(sub)kostenplaatsen (team, unit), sub(sub)producten en sub(sub)budgetten. Onderverdeling van project- en projectbudget-verantwoordelijkheid kan niet lager dan dat van de projectmanager.

De aanwijzing van budgethouders en budgetbeheerders wordt centraal bijgehouden door de afdeling Financiële en Juridische Bedrijfsvoering, inclusief de handtekeningen en parafen.

2.2 Bevoegdheden van de budgetbeheerder.

Een budgetbeheerder is bevoegd tot onderhandelen, aangaan van verplichtingen, het genereren en accepteren van opbrengsten en het accepteren van interne en externe leveringen. Bij het aangaan van verplichtingen worden de inkoop- en aanbestedingsregels in acht genomen.

De budgetbeheerder is als enige bevoegd betalingen te doen ten laste van het aan hem toevertrouwde budget voor zover het budget daarvoor toereikend en bedoeld is.

2.3 Beperking bevoegdheden als gevolg van preventief begrotingstoezicht door de provincie.

Bij preventief begrotingstoezicht is pas sprake van een opdracht om de begroting uit te voeren nadat de Provincie goedkeuring heeft verleend aan de begroting. Zolang de begroting geen goedkeuring van de Provincie heeft gekregen mag 4/12e deel van de begroting van het voorafgaande jaar worden uitgevoerd en moet voor nieuw beleid een afzonderlijke vergunning aan de Provincie worden gevraagd.

Begrotingswijzigingen en daarmee samenhangende uitvoeringsbesluiten mogen pas worden uitgevoerd nadat de provincie een goedkeuringsbesluit heeft gegeven.

3. Opbouw en opdrachtverlening van het budget.

Aan het budget ligt een uitvoeringsopdracht ten grondslag (veelal de productbegroting), waarin is aangegeven:

• •

  De opbouw van het budget voor wat betreft structuur (kostendragers en kostensoorten).

• •

  De te leveren resultaten en prestaties. De te leveren prestaties zijn uitgedrukt in kwantiteit, kwaliteit en/of tijdigheid.

• •

  De beschikbaar gestelde middelen (direct en indirect).

• •

  De gestelde randvoorwaarden.

De opdrachtverlening vindt plaats op basis van de begroting respectievelijk het afdelingsplan zoals vastgelegd in het planning en control besluit. De opdracht heeft een geldigheidsduur van één jaar.

4. Spelregels.

4.1 Algemene begrotingsspelregels.

De uitvoering van de begroting vindt plaats binnen de algemeen geldende begrotingsspelregels die in de begroting zijn vastgelegd. Deze zijn :

• •

  Niet bestede middelen (doelmatigheid) of middelen van niet geleverde prestaties (doeltreffendheid) van producten en projecten gaan naar de algemene middelen en bij grondexploitaties naar de reserve grondexploitatie. Het noodzakelijk niveau van de reserve grondexploitatie wordt begrensd door de uitkomst van de risico-analyse.

• •

  Niet bestede directe middelen of directe middelen van niet geleverde prestaties van de kostenplaats gaan volgens in de begroting vastgestelde percentages naar de bedrijfsreserve en naar de concern calamiteitenreserve. De bedrijfsreserve mag niet negatief worden en mag niet meer bedragen dan de in de begroting bepaalde bovengrens.

• •

  Voor de bijstelling van de directe budgetten wordt de “0-lijn” gehanteerd. Autonome ontwikkelingen in de directe budgetten kunnen leiden tot een bijstelling van het budget. Het betreft zaken die onuitstelbaar en onvermijdbaar zijn (zowel de prijs- als volumecomponent is niet-beïnvloedbaar).

• •

  Inzet van subsidies is alleen mogelijk voor het doel waarvoor ze verkregen zijn.

4.2 Hoe te handelen bij verwachte of werkelijke onder/ of overschrijdingen.

• •

  Afwijkingen tussen budget en realisatie worden op basis van prognoses vooraf voor besluitvorming voorgelegd. Het gaat hierbij om afwijkingen zowel in positieve als negatieve zin en waarbij te leveren prestaties en ingezette middelen altijd in samenhang worden bezien. Melding achteraf levert geen bijstelling van het budget op.

• •

  Er wordt gerapporteerd op de drie in de planning en control cyclus opgenomen momenten. Dit gebeurt volgens het “geen bericht, is goed bericht” principe. Als dat noodzakelijk is wordt er tussentijds gerapporteerd.

• •

  Op de kostenplaats (afdeling) worden door de budgethouder, uitgezonderd technische wijzigingen, geen begrotingswijzigingen gemaakt, saldering vindt plaats binnen de jaarafrekening van de bedrijfsreserve.

• •

  Bijstellingen van het budget door rapportage of substitutie hebben alleen betrekking op het lopende jaar. Meerjarige bijstellingen dienen minimaal via het college te lopen.

• •

  Afwijkingen van geringe omvang leiden niet tot een rapportage en ook niet tot een begrotingswijziging. Uitgangspunt is dat die binnen de bestaande budgetten worden opgevangen.

• •

  Overschrijdingen tot € 50.000 op programmaniveau meldt het college in de eerstvolgende programmarapportage, overschrijdingen boven € 50.000 zijn niet toegestaan zonder een afzonderlijke door de raad vastgestelde begrotingswijziging.

4.3 Rapportagenormen en prognoses.

De rapportagegrenzen zien er als volgt uit.

Niveau	Relatief	Absoluut	Bevoegdheid	Document
Programma	1 % jaarlasten	-	Raad	Programma-rapportage
Product	X % jaarlasten	€ Y	College	Marap
Project	X % van het krediet	-	College
Deelproject	X % van het krediet	-	Afdelingshoofd	Afdelings-rapportage
Subproduct	X % jaarlasten	€ Y	Afdelingshoofd
Subsubproduct	X % jaarlasten	€ Y	Productbeheerder
Kostenplaats	Alleen technische wijzigingen tussentijds toegestaan.			Jaarrekening

X = dit percentage wordt jaarlijks bepaald bij de uitgangspunten van de begroting, rapportage respectievelijk controleprotocol van de jaarrekening.

Y = dit bedrag wordt jaarlijks bepaald bij de uitgangspunten van de begroting, rapportage respectievelijk controleprotocol van de jaarrekening.

4.4 Substitutie.

Substitutie is toegestaan en is op twee manieren mogelijk : op het niveau van de kostendrager (lees programma, product, project, kostenplaats) of op het niveau van kosten / opbrengstensoort (personeel, derden, rente, afschrijvingen, doorbelasting / indirect).

De bevoegdheid tot substitutie is als volgt geregeld:

Bevoegdheid :	Kostendragers substitutie tussen :	Kostensoorten substitutie tussen :
productbeheerder / projectmanager	subsubproducten	directe kosten
		directe opbrengsten
Afdelingshoofd	Subproducten Deelprojecten	directe kosten
		directe opbrengsten
	Kostenplaats	primaire en secundaire personele budgetten
		bedrijfsreserve
algemeen directeur	kostenplaatsen	directe p budgetten op concernniveau
college b en w	producten	directe kosten en opbrengsten
	Projecten	directe budgetten - uren
	kostenplaatsen en producten / projecten	directe budgetten - kapitaalslasten
		functieboek (formatie en norm/fte)
		voorzieningen
raad	Tussen programma’s	Algemene middelen (onvoorzien, algemene en bestemmingsreserves)

4.5 Projecten.

• •

  Voor projecten worden aparte kredieten gevoteerd voor voorbereiding, uitvoering en nazorg. De kosten voor de initiatieffase van projecten worden rechtstreeks ten laste van de exploitatie geboekt. Als een project niet voor het eind van het geplande jaar voldoende in uitvoering is genomen maakt het krediet het eerstvolgend begrotingsjaar opnieuw onderdeel uit van de integrale afweging. Zolang een project niet in uitvoering is kan dit heroverwogen worden, als het om een project gaat waarvan een krediet in meerdere stukken is geknipt en eerdere stukken zijn in uitvoering dan geldt deze heroverweging niet.

• •

  Ten aanzien van de afsluiting van projecten zijn in de Procesbeschrijving Projecten nadere regels gesteld.

5. Deugdelijke administratie.

De budgethouder is verantwoordelijk voor een betrouwbare en actuele informatievoorziening over programma’s, producten en projecten zowel ten aanzien van resultaten, prestaties als middelen. De budgethouder zorgt daarbij voor managementinformatie en verantwoordingsinformatie, voor een administratie die actueel is en voldoet aan de eisen vanuit het Interne Controle kader. Ook zorgt de budgethouder ervoor dat de termijnen van de planning en control cyclus worden nagekomen.

Dat wil zeggen dat tenminste:

• •

  de posten in de begroting voorzien zijn van een onderbouwing (waarvoor is het budget bedoeld) en analyse (waarom is er sprake van een afwijking ten opzichte van een vorige jaarschijf).

• •

  de posten in de rapportage waarvoor wijzigingsvoorstellen worden gedaan voorzien zijn van een analyse (waarom is sprake van een afwijking van de begroting) en voorstel voor besluitvorming.

• •

  de afwijkingen in de jaarrekening voorzien zijn van een analyse (waarom is sprake van een afwijking van de begroting).

• •

  bij de samenstelling van de begroting afstemming heeft plaatsgevonden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.

• •

  de informatie voor begroting, rapportage en rekening tijdig en volledig beschikbaar zijn.

• •

  de uitwerking heeft plaatsgevonden binnen de geformuleerde uitgangspunten.

• •

  de uitwerking geautoriseerd is door het lijnmanagement.

• •

  de facturen, declaraties, gewerkte uren, rechten en aangegane verplichtingen tijdig en volledig in de administratie zijn verwerkt, zodat er steeds een actueel inzicht bestaat in de stand van de budgetten. De norm voor de verwerkingstijd is maximaal 2 werkweken voor de primaire begroting en begrotingswijzigingen, 4 werkweken voor de boeking van de realisatie.

• •

  Alle rechten en verplichtingen groter dan een per afdeling aan het begin van het begrotingsjaar te bepalen normbedrag worden vastgelegd, rechten en verplichtingen kleiner dan dit bedrag worden naar eigen inzicht van de budgethouder bijgehouden. Het normbedrag is dusdanig dat aantoonbaar de budgetbeheersing voldoende gewaarborgd is. De vastgelegde normbedragen worden voorzien van een advies van de afdelingsadviseur bedrijfsvoering en vervolgens ondertekend door de directeur bedrijfsvoering en het desbetreffende afdelingshoofd.

6. Risico´s.

Tot het budgethouderschap behoort ook het beheer van risico’s. Hoe om te gaan met risico’s is nader uitgewerkt in de kadernota Risicomanagement.

7. Slotbepalingen

De gemeentesecretaris kan nadere regels stellen over de manier van uitvoering van de regeling. In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college.

De budgetregeling is definitief vastgesteld op 1 september 2008 en treedt in werking met ingang van 1 januari 2008.

Dit besluit kan worden aangehaald als “Budgetregeling gemeente Sittard-Geleen ”.