Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Sittard-Geleen

1) De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De opdracht wordt verleend voor een periode van 4 jaar.

2) Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

3) De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole als maximale goedkeuringstoleranties opgenomen:

• a)

  ten aanzien van fouten in de jaarrekening 1% van de omvangsbasis en

• b)

  ten aanzien van onzekerheden in de controle 3% van de omvangsbasis.

  De omvangsbasis is gelijk aan de totale lasten van de gemeente.

4) De fouten in de jaarrekening en de onzekerheden in de controle kunnen betrekking hebben op het getrouwe beeld, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet en/of op de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet.

5) De accountant richt zijn controle zodanig in dat een redelijke mate van zekerheid bestaat dat fouten en onzekerheden die afzonderlijk of gezamenlijk de goedkeuringstoleranties voor fouten in de jaarrekening respectievelijk onzekerheden in de controle overschrijden worden ontdekt.

6) De accountant onthoudt een goedkeurende accountantsverklaring aan de jaarrekening indien één der of beide goedkeuringstoleranties, zoals opgenomen in het derde lid, worden overschreden.

7) De raad kan opdracht geven over een deelverantwoording een afzonderlijke accountantsverklaring af te geven. De goedkeuringstoleranties ten aanzien van fouten in de deelverantwoording bedragen dan 1% en ten aanzien van onzekerheden in de controle 3% van de omvangsbasis van die deelverantwoording. Op grond van (bijzondere) activiteiten van de gemeentelijke organisatie kan de accountant voor de berekening van de goedkeuringstoleranties voor bepaalde deelverantwoordingen gemotiveerd kiezen voor een andere omvangsbasis dan de totale lasten van de deelverantwoording.

8) De raad kan de goedkeuringstoleranties voor de gehele jaarrekening of voor deelverantwoordingen op een lager percentage vaststellen

9) Naast de kwantitatieve fouten en onzekerheden in de controle houdt de accountant bij de controle en de oordeelsvorming rekening met kwalitatieve aspecten. Indien kwalitatieve aspecten daartoe aanleiding geven kan de accountant een goedkeurende accountantsverklaring onthouden.

10) Voor de formulering van de goedkeurende accountantsverklaring hanteert de accountant het model van bijlage 1.

11) Voor de strekking van de accountantsverklaring hanteert de accountant de uitgangspunten en de tabel, zoals opgenomen in bijlage 2.

12) Verslag van bevindingen:

• ·

  De bedragen voor de rapporteringstoleranties die de accountant hanteert ten behoeve van de rapportering in het verslag van bevindingen zijn de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties, zoals genoemd in lid 3.

• ·

  De raad kan de accountant bedragen voor de rapporteringtoleranties voorschrijven die lager zijn dan de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties.

• ·

  Indien de accountant kwalitatieve gebreken van noemenswaardig belang constateert, meldt hij deze in het verslag van bevindingen, ook indien deze gebreken niet leiden tot het onthouden van een goedkeurende accountantsverklaring.

• ·

  In het verslag van bevindingen neemt de accountant per specifieke uitkering fouten en onzekerheden boven een vastgestelde financiële grens op, voor zover die niet door de gemeente zijn of kunnen worden gecorrigeerd. Deze financiële grens is per specifieke uitkering:

  • (a)

    € 10.000 indien de omvangsbasis kleiner dan of gelijk aan € 100.000 is;

  • (b)

    10% indien de omvangsbasis groter dan € 100.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is;

  • (c)

    € 100.000 indien de omvangsbasis groter dan € 1.000.000 is.

13) De accountant voert eenmaal per jaar een tussentijdse controle uit en brengt naar aanleiding hiervan een managementletter uit aan het college. Deze managementletter wordt gelijktijdig in afschrift aan de gemeenteraad verzonden. De inrichtingseisen van deze aanvullende eisen worden jaarlijks in het reguliere overleg (cf art. 4 lid 3) vastgelegd.

14) In aanvulling op het gestelde in lid 3 kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringtoleranties hij daarbij dient te hanteren.

15) In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad vooraf de selectiecriteria en de gunningcriteria vast en per gunningcriterium de bijbehorende weging.

1) Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

2) Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

3) Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt (Letter of representation).

4) Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad op het tijdstip zoals in de vastgestelde jaarlijkse P&C cyclus is opgenomen.

5) Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

1) De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

2) De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

3) Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemming-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de griffier, de concerncontroller en eventuele ambtelijk verantwoordelijken.

1) De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

2) De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

3) Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

1) Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

2) Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, ESF/Efro, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

1) Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

2) In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen, brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang (managementletter) aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het afdelingshoofd waar de ambtenaar werkzaam is, een vertegenwoordiging uit de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de griffier, de concerncontroller.

3) De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

4) De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.