Reglement van orde rekenkamercommissie Sittard-Geleen

1. Inleiding

Taken en doelstelling

De rekenkamercommissie van de gemeente Sittard-Geleen bestaat uit drie externe leden en wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris.

De taak van de rekenkamercommissie is het toetsen van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur op drie onderdelen:

• 1.

  rechtmatigheid: voldoet de uitvoering aan de wettelijke kaders en regelgeving?

• 2.

  doeltreffendheid: zijn de beoogde doelen van het beleid ook daadwerkelijk behaald?

• 3.

  doelmatigheid: zijn de nagestreefde beleidsdoelen tegen een zo gering mogelijke inzet van middelen bereikt?

Hiertoe voert de rekenkamercommissie onderzoek uit. Het doel van deze onderzoeken is om inzicht te bieden in de prestaties van de gemeente als geheel, zodat de gemeente in de toekomst effectiever en efficiënter kan werken.

Reglement van orde

Met de vaststelling van dit reglement van orde geeft de rekenkamercommissie uitvoering aan artikel 8 van de Verordening Rekenkamercommissie Gemeente Sittard-Geleen 2006.

In dit reglement beschrijft de rekenkamercommissie van de gemeente Sittard-Geleen hoe zij haar werkzaamheden uitvoert en welke richtlijnen zij hanteert bij de uitvoering van haar onderzoek. Het doel van dit reglement is om waarborgen te bieden voor de kwaliteit van de onderzoeken van de rekenkamercommissie en voor een goed verloop van het gehele onderzoeksproces binnen de organisatie. Met dit reglement hoopt de rekenkamercommissie bij te dragen aan de transparantie waarbinnen zij haar taken wil uitoefenen.

Dit reglement is geen statisch document; de toekomstige ontwikkeling van het lokale rekenkamerwerk kan aanleiding zijn om dit reglement op onderdelen te herzien.

Het reglement van orde wordt, nadat de rekenkamercommissie dit (of eventuele herziene onderdelen) heeft vastgesteld, ter kennisneming gestuurd naar de Gemeenteraad, het College van burgemeester en wethouders, de griffier, de gemeentesecretaris, de concerncontroller, de accountant en de voorlichter van de gemeente Sittard-Geleen.

Missie

De rekenkamercommissie van de gemeente Sittard-Geleen wil door middel van haar onderzoeken een constructieve bijdrage leveren aan de kwaliteit van het bestuur van de gemeente Sittard-Geleen, in het bijzonder door met haar onderzoek de controlerende rol van de Gemeenteraad te versterken. Zij spant zich in om de resultaten van haar onderzoeken op een begrijpelijke manier over te brengen en te bevorderen dat de burgers van Sittard-Geleen er kennis van nemen.

2. Verdeling taken binnen de rekenkamercommissie

De voorzitter

• 1.

  Tot de verantwoordelijkheden van de voorzitter van de rekenkamercommissie behoren:

  • a)

    het leiden van de vergaderingen van de rekenkamercommissie en zorgdragen voor de besluitvorming;

  • b)

    het doen naleven van het reglement van orde;

  • c)

    de externe communicatie (woordvoerderschap over werkwijze, aanpak van onderzoek, bevindingen en conclusies) zowel naar de Gemeenteraad, de gemeentelijke organisatie en instellingen die onderwerp zijn van onderzoek, alsook via pers en publiciteit naar de burgers van Sittard-Geleen;

  • d)

    het aangaan van overeenkomsten met derden ter vervulling van de taken van de rekenkamercommissie (inhuur van capaciteit, extern onderzoek, etc.);

  • e)

    fungeren als aanspreekpunt voor de contacten met externe onderzoekers;

  • f)

    het opstellen van het jaarverslag;

  • g)

    de functionele aansturing van de secretaris van de rekenkamercommissie.

• 2.

  De rekenkamercommissie wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan die de voorzitter vervangt bij ziekte of verhindering anderszins.

De leden

• 1.

  Tot de verantwoordelijkheden van de leden behoren:

  • a)

    het in gezamenlijkheid met de voorzitter vorm geven aan het onderzoeksprogramma, het bepalen van onderzoeksonderwerpen, de opzet van afzonderlijk onderzoek, de keuze voor uitvoering door de leden en/of een extern bureau, het formuleren van conclusies en aanbevelingen, het monitoren van in onderzoeken geformuleerde aanbevelingen en verbeterpunten, het voeren van het woordvoerderschap;

  • b)

    het zelf uitvoeren van een (deel van een) onderzoek, indien dit is opgenomen in het plan van aanpak van het desbetreffend onderzoek.

De ambtelijk secretaris

• 1.

  De ambtelijk secretaris van de rekenkamercommissie is in elke vergadering van de rekenkamercommissie tenminste aan het eind van de vergadering aanwezig om de genomen besluiten en afgesproken actiepunten te notuleren;

• 2.

  In overleg met de voorzitter wordt voorafgaand aan de vergadering bepaald bij welke agendapunten de ambtelijk secretaris aanwezig zal zijn;

• 3.

  Bij verhindering of afwezigheid van de ambtelijk secretaris, wordt de ambtelijk secretaris vervangen door een door de griffier daartoe aangewezen ambtenaar, dan wel door een lid van de rekenkamercommissie;

• 4.

  De ambtelijk secretaris heeft een faciliterende en organiserende rol voor de vergaderingen van de rekenkamercommissie: in overleg met de voorzitter stelt de ambtelijk secretaris de agenda op en nodigt de leden uit voor de vergadering van de rekenkamercommissie. De ambtelijk secretaris draagt zorg voor het opstellen van de besluitenlijst en een actiepuntenlijst en de bewaking daarvan en voor de logistiek van de stukken;

• 5.

  De ambtelijk secretaris ondersteunt de rekenkamercommissie bij het onderzoek door het zorgdragen voor het verstrekken van relevante documenten, dossiervorming, het plannen van afspraken, voortgangsbewaking van het offertetraject en het onderzoeksproces.

• 6.

  De ambtelijk secretaris zorgt voor het tijdig en volledig informeren van alle leden van de rekenkamercommissie.

3. Vergaderingen en communicatie

Vergaderingen, bijeenkomsten, interne communicatie

• 1.

  De rekenkamercommissie vergadert op door haar te bepalen dagen en uren;

• 2.

  Jaarlijks stelt de ambtelijk secretaris een vergaderschema op voor reguliere maandelijkse vergaderingen;

• 3.

  Voor het uitvoerende werk maakt de rekenkamercommissie maximaal gebruik van internetverkeer en organiseert daarnaast ad hoc bijeenkomsten of hoorzittingen en houdt interviews (m.n. tijdens de uitvoering van specifiek onderzoek);

• 4.

  Van vergaderingen en bijeenkomsten wordt een beknopt verslag (minimaal besluitenlijst en actiepuntenlijst) gemaakt.

Externe communicatie en samenwerking

• 1.

  De missie, functie, samenstelling en het reglement van orde van de rekenkamercommissie worden openbaar toegankelijk gemaakt via de website van de gemeente Sittard-Geleen;

• 2.

  Per onderzoek wordt door de rekenkamercommissie bepaald hoe de resultaten extern worden gecommuniceerd, waarbij in ieder geval het volgende geldt:

  • a)

    bij het verschijnen van een onderzoeksrapport maakt de rekenkamercommissie de resultaten met een persbericht openbaar;

  • b)

    de voorzitter van de rekenkamercommissie is woordvoerder als het erom gaat informatie te verstrekken over het verloop en de uitkomsten van onderzoek, tenzij de rekenkamercommissie besloten heeft dat een ander lid van de rekenkamercommissie de rol van woordvoerder op zich neemt;

• 3.

  Het onderzoeksprogramma en de onderzoeksrapporten worden via de website van de gemeente Sittard-Geleen beschikbaar gesteld;

• 4.

  De leden van de rekenkamercommissie onthouden zich buiten de vergaderingen van de rekenkamercommissie van uitspraken over de gedane bevindingen aangaande het onderwerp van lopend onderzoek door de rekenkamercommissie (geheimhoudingsplicht). Ook verslagen en conceptrapporten opgemaakt gedurende het proces zijn niet openbaar. Enkel het definitief onderzoeksrapport is openbaar.

Oproep; agenda

• 1.

  Uit naam van de voorzitter zendt de ambtelijk secretaris – spoedeisende vergaderingen uitgezonderd – zoveel mogelijk ten minste tien dagen vóór een vergadering van de rekenkamercommissie, de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, tijd en plaats van de vergadering;

• 2.

  de agenda wordt in overleg tussen de voorzitter en de ambtelijk secretaris opgesteld;

• 3.

  leden van de rekenkamercommissie kunnen agendapunten uiterlijk twee weken voor de vergadering aan de ambtelijk secretaris doorgeven;

• 4.

  de oproepingsbrief vermeldt de onderwerpen die in de vergadering behandeld zullen worden in de volgorde waarin deze aan de orde zullen worden gesteld;

• 5.

  de rekenkamercommissie kan besluiten de volgorde van behandeling te wijzigen;

• 6.

  de rekenkamercommissie kan besluiten in spoedeisende gevallen, op voorstel van een lid of de voorzitter, onderwerpen die niet in de oproepingsbrief zijn vermeld, terstond in behandeling te nemen.

4. Programmering van onderzoek en selectie onderwerpen

Onderzoeksprogramma

• 1.

  Het streven van de rekenkamercommissie is er op gericht 2 á 3 onderzoeken per jaar uit te voeren;

• 2.

  de leden en de voorzitter onderhouden op basis van hun kennis van en ervaring met de gemeentelijke organisatie gedurende het jaar een groslijst van potentiële onderzoeksonderwerpen;

• 3.

  de rekenkamercommissie kan elk jaar een oproep richten aan de Gemeenteraad en aan de inwoners van de gemeente Sittard-Geleen om geschikte onderzoeksonderwerpen aan te dragen;

• 4.

  de rekenkamercommissie houdt bij haar werkzaamheden rekening met de onderzoeken die worden ingesteld door het College van burgemeester en wethouders en de externe accountant;

• 5.

  het college wordt jaarlijks in oktober schriftelijk verzocht, onder verwijzing naar artikel 213a van de Gemeentewet, een opgave te doen van de krachtens dit artikel gedane onderzoeken en de resultaten daarvan, alsmede van de onderzoeken die het college voornemens is uit te (laten) voeren;

• 6.

  de rekenkamercommissie maakt een overzicht van onderzoekswaardige onderwerpen en verricht voor die onderwerpen een kort oriënterend onderzoek naar het belang en de uitvoerbaarheid;

• 7.

  op basis van het oriënterend onderzoek bepaalt de rekenkamercommissie haar keuze en stelt het onderzoeksprogramma voor het eerstvolgende jaar vast;

• 8.

  de rekenkamercommissie stuurt, conform artikel 9, lid 2, van de Verordening Rekenkamercommissie, in beginsel elk jaar in december het onderzoeksprogramma voor het volgende jaar ter kennisneming naar de Gemeenteraad. De rekenkamercommissie stuurt het onderzoeksprogramma ter informatie aan het College van burgemeester en wethouders, de griffier, de gemeentesecretaris, de controller, de accountant en de voorlichter;

• 9.

  het onderzoeksprogramma wordt openbaar gemaakt door plaatsing op de website van de gemeente Sittard-Geleen.

Selectiecriteria

• 1.

  Bij de onderwerpselectie spelen de volgende criteria een rol:

  • a)

    het onderzoek moet betrekking hebben op de doelmatigheid, doeltreffendheid of rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid;

  • b)

    er moet sprake zijn van een substantieel maatschappelijk en/ of financieel belang;

  • c)

    het moet door de gemeente te beïnvloeden beleid betreffen en zoveel mogelijk leiden tot concrete verbeteringen en/ of het bevorderen van het lerend vermogen van de organisatie;

  • d)

    het onderzoek moet een nieuwe of toegevoegde waarde voor de raad hebben;

  • e)

    er moet zoveel mogelijk sprake zijn van enige evenwichtige spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen in de opvolgende onderzoeken;

  • f)

    het onderzoek raakt direct of indirect het belang van de burger en de resultaten van het onderzoek moeten communiceerbaar zijn naar de bevolking;

  • g)

    het onderzoek moet praktisch uitvoerbaar zijn.

Verzoek tot onderzoek door de Gemeenteraad

In artikel 10 van de Verordening Rekenkamercommissie Sittard-Geleen is de mogelijkheid van een verzoek tot een onderzoek van de Gemeenteraad aan de rekenkamercommissie genoemd.

• 1.

  De rekenkamercommissie toetst een dergelijk verzoek aan haar onderzoekscriteria;

• 2.

  Conform lid 1, artikel 10 van de Verordening zal de rekenkamercommissie in geval van afwijzing van een verzoek van de raad, dit binnen één maand gemotiveerd berichten aan de raad.

5. Opzet onderzoek

Oriënterend onderzoek

Voorafgaand aan elk onderzoek voert de rekenkamercommissie een kort oriënterend onderzoek uit. Dit houdt in dat enkele belangrijke basisstukken worden bestudeerd en/of gesprekken worden gevoerd met de ambtelijke contactpersoon en/of enkele sleutelfiguren.

Een oriënterend onderzoek resulteert in het opstellen van een plan van aanpak voor het onderzoek.

Plan van aanpak

Het plan van aanpak voor een onderzoek van de rekenkamercommissie omvat in elk geval de volgende onderdelen:

• 1.

  Aanleiding en achtergronden onderzoek

• 2.

  Doelstelling van het onderzoek

• 3.

  Probleemstelling

• 4.

  Normenkader

• 5.

  Onderzoeksvragen

• 6.

  Onderzoeksmethode(n)

• 7.

  Organisatie: taakverdeling, tijdpad, inhuur externe expertise en kosten

Het plan van aanpak wordt, conform artikel 9, lid 3 van de Verordening rekenkamercommissie, ter kennisname toegezonden aan de raad. De rekenkamercommissie stuurt het plan van aanpak eveneens vooraf aan het college, de gemeentesecretaris, de griffier, de controller en de voorlichter van de gemeente Sittard-Geleen.

Gaandeweg het onderzoek kan duidelijk worden dat het plan van aanpak bijgesteld moet worden, omdat de aangetroffen situatie om een andere aanpak vraagt of omdat tijdens het onderzoek blijkt dat een andere onderzoeksmethode efficiënter dan wel effectiever is. De rekenkamercommissie behoudt zich het recht voor de onderzoeksopzet tussentijds aan te passen. Wanneer het substantiële wijzigingen betreft, dan zal dit terstond worden meegedeeld aan de raad.

Uitvoering door leden van de rekenkamercommissie en/of externen

Op basis van de bij de leden aanwezige kennis en ervaring kunnen de leden van de rekenkamercommissie (delen van het) onderzoek uitvoeren. Per onderzoek wordt afgewogen welke expertise bij de leden van de rekenkamercommissie zelf voorhanden is en welke expertise extern ingehuurd dient te worden.

Externe ondersteuning kan op diverse manieren worden geregeld, door inschakeling van:

• a)

  een professioneel onderzoeksbureau;

• b)

  studenten van een hogeschool of universiteit;

• c)

  andere deskundigen.

Bij het uitvoeren van een onderzoek door een extern bureau zullen de aanbestedingsregels van de gemeente Sittard-Geleen worden gehanteerd.

De bureaus ontvangen bij de offerteaanvraag het onderhavige reglement van orde van de rekenkamercommissie met het verzoek in hun offerte rekening te houden met de werkwijze van de rekenkamercommissie. Op basis van de ontvangen offertes maakt de rekenkamercommissie een keuze.

De bureaus zal bij de offerteaanvraag nadrukkelijk worden gevraagd of zij op het desbetreffende terrein al werkzaam zijn of waren voor de gemeente Sittard-Geleen.

Wanneer dit het geval is en de rekenkamercommissie vaststelt dat dit het risico van belangenverstrengeling tot gevolg heeft, betekent dit dat de onderzoeksopdracht niet aan het desbetreffende bureau wordt verstrekt.

De opdrachtverlening aan een extern bureau vindt plaats onder de voorwaarden van de rekenkamercommissie.

Het uitgangspunt bij de inschakeling van externe bureaus is dat de eindverantwoordelijkheid, de regie en het uitbrengen van de eindrapportage bij de rekenkamercommissie blijft liggen. Dit betekent dat belangrijke beslissingen over de inrichting, voortgang en conclusies van het onderzoek door de rekenkamer-commissie worden genomen.

De voorzitter van de rekenkamercommissie vormt het inhoudelijke aanspreekpunt voor het bureau. De ambtelijk secretaris is het aanspreekpunt voor de dagelijkse voortgang van het onderzoek.

Over de verwachte inzet en eisen ten aanzien van studenten worden duidelijke afspraken gemaakt met de betreffende student en de studiebegeleider vóór aanvang van het onderzoek. Eén van de rekenkamercommissieleden wordt aangewezen als vaste begeleider vanuit de rekenkamercommissie en is het eerste aanspreekpunt voor de student.

6. Start onderzoek

Aankondiging onderzoek

Een onderzoek van de rekenkamercommissie wordt schriftelijk aan de raad, het college en de ambtelijke organisatie aangekondigd door toezending van het plan van aanpak voor dat onderzoek. De voorzitter en/of een lid van de rekenkamercommissie geven in een zogenaamd startgesprek mondeling toelichting op het plan van aanpak aan de gemeentesecretaris en het hoofd van de betrokken afdeling(en).

Het desbetreffende hoofd kan, in overleg met de rekenkamercommissie, medewerkers waarvan hij het nuttig acht dat zij ook op de hoogte zijn van het onderzoek, voor dit gesprek uitnodigen. De rekenkamercommissie zal het hoofd van de afdeling vragen om een contactpersoon voor het onderzoek aan te wijzen.

In het startgesprek worden over en weer afspraken gemaakt over de procedure en de planning van het onderzoek, de wijze waarop met gegevens wordt omgegaan, hoe de rekenkamercommissie de door haar benodigde informatie van de betrokken sector zo snel mogelijk kan verkrijgen en hoe een eventuele belasting van de sector door het onderzoek zoveel mogelijk kan worden beperkt.

7. Uitvoering van het onderzoek

Onderzoeksstappen

Globaal zal een onderzoek er als volgt uitzien:

• 1.

  analyse beleid aan de hand van kaderstellende documenten, beleidsnotities en regelgeving;

• 2.

  dossierstudie;

• 3.

  houden van gesprekken met desbetreffende ambtenaren, bestuurders, burgers en/of andere betrokkenen buiten de gemeente. Gespreksverslagen opstellen en ter accordering aan betrokkenen voorleggen;

• 4.

  raadplegen van experts;

• 5.

  opstellen conceptrapport met bevindingen en conclusies;

• 6.

  ambtelijk hoor en wederhoor om juistheid en volledigheid van de feiten te verifiëren;

• 7.

  opstellen rapport met bevindingen, conclusies en aanbevelingen;

• 8.

  bestuurlijk hoor en wederhoor voor een bestuurlijke reactie van het college;

• 9.

  vaststellen definitief rapport.

Kwaliteitseisen onderzoek

• 1.

  De rekenkamercommissie hanteert de volgende kwaliteitseisen voor de uitvoering van haar onderzoeken:

  • a)

    objectiviteit: de leden ondernemen hun werkzaamheden zonder zich door eigen gevoel of voorkeur te laten beïnvloeden;

  • b)

    onderbouwing: de onderzoeksresultaten zullen door feiten moeten worden ondersteund;

  • c)

    consistentie: de onderzoeksresultaten moeten onweerlegbaar zijn;

  • d)

    controleerbaarheid: de onderzoeksresultaten kunnen door derden, zo dit gewenst is, worden nagezien op bestaanbaarheid;

  • e)

    zorgvuldigheid: betrouwbaarheid en volledigheid bij de verzameling van de relevante feiten;

  • f)

    onafhankelijkheid: de leden doen hun werkzaamheden zonder last of ruggespraak;

  • g)

    bruikbaarheid: bondige en toegankelijke informatie, waarmee de raad en het college verbetering kunnen bewerkstelligen in het functioneren van de gemeente en/of het bevorderen van het lerend vermogen van de organisatie;

  • h)

    efficiency: het streven om met een zo beperkt mogelijke inzet van de beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken, door een heldere afbakening van de werkzaamheden, een doelgerichte uitvoering en een juiste afweging op kosten en baten.

Voortgang en dossiervorming

Als een extern onderzoeksbureau (delen van) een onderzoek uitvoert, geldt het volgende:

• 1.

  het onderzoeksbureau rapporteert periodiek aan de rekenkamercommissie over de voortgang, zowel inhoudelijk als wat betreft urenbesteding;

• 2.

  een rekenkamercommissielid kan desgewenst aanwezig zijn bij de interviews die door het externe bureau worden afgenomen;

• 3.

  externe onderzoekers zijn aanwezig bij de behandeling van het onderzoeksrapport in de raadscommissie(s);

• 4.

  de rekenkamercommissie krijgt de beschikking over het gehele onderzoeksdossier dat door het onderzoeksbureau wordt opgebouwd;

• 5.

  het is het onderzoeksbureau niet toegestaan om buiten de rekenkamercommissie om contact op te nemen met derden over de voortgang of de resultaten van het onderzoek;

• 6.

  de externe communicatie na afloop van het onderzoek verloopt via de rekenkamercommissie;

• 7.

  verzoeken van derden worden door het onderzoeksbureau naar de rekenkamercommissie doorverwezen.

Gedurende het onderzoek vormt de rekenkamercommissie een onderzoeksdossier. Dit bestaat in elk geval uit:

• 1.

  plan van aanpak en schriftelijke correspondentie hierover met betrokkenen;

• 2.

  bij uitbesteding aan externe onderzoekers: de offerte van het onderzoeksbureau;

• 3.

  kopieën van relevante documenten;

• 4.

  alle vragenlijsten;

• 5.

  alle gespreksverslagen, inclusief opmerkingen van geïnterviewden (vertrouwelijk);

• 6.

  alle tussentijdse notities m.b.t. dataverzameling en analyse;

• 7.

  conceptrapport;

• 8.

  schriftelijke stukken inzake wederhoor;

• 9.

  eindrapport;

• 10.

  bestuurlijke reactie college;

• 11.

  persberichten die in het kader van het onderzoek zijn uitgebracht;

• 12.

  verslagen van de behandeling in commissie en raad;

• 13.

  raadsbesluiten n.a.v. het onderzoek.

Het dossier wordt zonodig aangevuld met relevante stukken in het kader van de nazorg.

Archivering

De rekenkamercommissie houdt zich bij de bewaring van haar dossiers aan de termijnen uit de Archiefwet. De dossiers zijn in principe niet toegankelijk voor derden. Voor inzage in het dossier dient een verzoek te worden ingediend bij de rekenkamercommissie. Dergelijke verzoeken zullen door de rekenkamercommissie worden beoordeeld op grond van de Wet openbaarheid van bestuur.

Onderzoeksdossiers worden aangeboden aan het archief van de gemeente.

8. Rapporteren en publiceren

Inhoud rapport

Transparantie is het uitgangspunt in de rapportage van de rekenkamercommissie. Het moet volstrekt helder zijn hoe de rekenkamercommissie tot haar eindoordeel is gekomen. In de rapportage wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen onderzoeksvragen, normen(toetsingscriteria), bevindingen, conclusies en aanbevelingen.

Bij het opstellen van het rapport wordt in beginsel de volgende indeling als uitgangspunt genomen:

• -

  Inleiding: achtergrond, doelstelling en vraagstelling

• -

  Onderzoeksaanpak

• -

  Beoordelings-/normenkader

• -

  Bevindingen en analyse

• -

  Conclusies en eventuele aanbevelingen

• -

  Reactie van het College en nawoord rekenkamercommissie

• -

  Samenvatting

• -

  Bijlagen: bronnen (documenten en literatuur)

Er wordt gestreefd naar een korte, bondige rapportage. Dit betekent dat achtergrondinformatie zoveel mogelijk in de bijlagen wordt verwerkt.

De rekenkamercommissie is eindverantwoordelijk voor de inhoud van het rapport.

Dit betekent dat de rapportage herkenbaar moet zijn als rapport van de rekenkamercommissie. Wanneer het onderzoek mede is uitgevoerd door een extern bureau, dan wordt dit bureau in de rapportage vermeld.

Hoor en wederhoor

Voordat de rekenkamercommissie overgaat tot het uitbrengen van een definitief

rapport, stelt zij betrokkenen, conform artikel 11, lid 6 tot en met 8 van de Verordening Rekenkamercommissie, in de gelegenheid te reageren op de voorlopige onderzoeksbevindingen opgenomen in het conceptrapport.

De rekenkamercommissie maakt een onderscheid tussen een ambtelijke reactie en een bestuurlijke reactie.

Ambtelijke reactie

Vanwege de door haar gewenste zorgvuldigheid stelt de rekenkamercommissie prijs op een ambtelijke reactie op het conceptrapport. De rekenkamercommissie vraagt hierbij om een controle op de juistheid en volledigheid van de feiten.

Het conceptrapport bevat bevindingen en conclusies en wordt aangeboden aan de gemeentesecretaris, met een verzoek om binnen een door de rekenkamercommissie gestelde termijn, die ten minste twee weken bedraagt, te reageren. Na het verstrijken van deze termijn wordt het conceptrapport zonodig aangepast.

Bestuurlijke reactie

De rekenkamercommissie voegt aanbevelingen toe aan het conceptrapport. Dit rapport wordt aan het college voorgelegd voor een bestuurlijke reactie met een verzoek om binnen een door de rekenkamercommissie gestelde termijn, die ten minste twee weken bedraagt, te reageren. Naar aanleiding van de bestuurlijke reactie van het college stelt de rekenkamercommissie een nawoord op.

9. Aanbieding en publicatie eindrapport

Het eindrapport wordt inclusief de bestuurlijke reactie van het college en het nawoord van de rekenkamercommissie aangeboden aan de voorzitter van de Gemeenteraad.

De rekenkamercommissie stuurt het eindrapport tevens aan het College van burgemeester en wethouders, de griffier, de gemeentesecretaris, de controller, de accountant en overige betrokkenen bij het desbetreffende onderzoek.

Met het aanbieden van het eindrapport aan de raad zal de rekenkamercommissie ook een persbericht versturen. Het rapport en het persbericht worden op de website van de gemeente Sittard-Geleen geplaatst.

De voorzitter van de rekenkamercommissie is primair de woordvoerder die de media te woord staat. Hij kan zich laten bijstaan door een rekenkamercommissielid dat zich met het onderzoek heeft beziggehouden. Zonodig kan de rekenkamer-commissie besluiten een persconferentie te houden.

10. Natraject

Na afloop van elk onderzoek vindt een evaluatie plaats. In deze evaluatie wordt door de rekenkamercommissie en eventueel het extern bureau teruggeblikt en nagegaan op welke onderdelen bij volgende onderzoeken verbeteringen mogelijk zijn. Het jaarlijkse verslag van de rekenkamercommissie bevat een onderdeel waarin aandacht wordt besteed aan de evaluatie van de uitgevoerde onderzoeken.

Voor de externe effectiviteit van de rekenkamercommissie is het van belang te volgen wat er binnen de gemeentelijke organisatie met de rapporten en de aanbevelingen van de rekenkamercommissie wordt gedaan. De rekenkamercommissie volgt op dit punt de tussentijdse ontwikkelingen. Zij rapporteert hierover in beginsel in haar jaarverslag. Zonodig rapporteert zij afzonderlijk over de resultaten van dit nazorgonderzoek.

11. Verantwoording en jaarverslag

• 1.

  Conform artikel 11, lid 10 van de Verordening Rekenkamercommissie stelt de rekenkamercommissie elk jaar vóór 1 april een verslag op van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar. Dit verslag bevat:

  • a)

    een verantwoording over de uitgevoerde werkzaamheden en bereikte resultaten in het voorgaande jaar, waarbij ook wordt teruggekoppeld naar de voorgenomen activiteiten in het jaarprogramma;

  • b)

    resultaten van nazorgonderzoek;

  • c)

    een verantwoording over de in het voorgaande jaar gemaakte kosten;

  • d)

    eventueel voorstellen tot verbetering van de werkwijze van de rekenkamercommissie;

• 2.

  het jaarverslag wordt opgesteld door de voorzitter van de rekenkamercommissie;

• 3.

  het jaarverslag wordt vastgesteld in een plenaire vergadering van de rekenkamercommissie;

• 4.

  het jaarverslag wordt ter informatie aan de Gemeenteraad aangeboden;

• 5.

  het jaarverslag wordt tevens gestuurd aan het College van burgemeester en wethouders, de griffier, de gemeentesecretaris, de controller, de accountant en de voorlichter;

• 6.

  het jaarverslag wordt geplaatst op de website van de gemeente Sittard-Geleen;

• 7.

  naar aanleiding van het jaarverslag belegt de rekenkamercommissie een openbare vergadering om verantwoording af te leggen.