Instructie voor de secretaris van de gemeente Sittard-Geleen

Geldend van 22-11-2006 t/m heden

Intitulé

Instructie voor de secretaris van de gemeente Sittard-Geleen

Het college van de gemeente Sittard-Geleen,

gelet op artikel 103, tweede lid, van de Gemeentewet;

BESLUIT:

Artikel 1

  • 1. De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders.

  • 2. De secretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van burgemeester en wethouders over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

  • 3. Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan burgemeester en wethouders. Zo nodig adviseert de secretaris burgemeester en wethouders ten behoeve van de door dat college te nemen besluiten.

  • 4. Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders.

  • 5. De secretaris draagt er zorg voor dat door burgemeester en wethouders genomen besluiten worden vastgelegd (in een besluitenlijst) en dat een presentielijst wordt bijgehouden.

  • 6. De secretaris oefent zijn taak op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met het centraal managementteam (CMT).

  • 7. Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kunnen burgemeester en wethouders de secretaris nadere regels stellen.

Artikel 2

Tenzij bij afzonderlijke verordening of besluit anders is geregeld, is het bepaalde in het voorgaande artikel voor zover het betreft de daarin opgedragen taken ten aanzien van door burgemeester en wethouders en de burgemeester ingestelde commissies van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat het stellen van nadere regels en richtlijnen als bedoeld in voornoemde artikelen geschiedt door burgemeester en wethouders, casu quo de burgemeester. 3

Artikel 3

  • 1. De secretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator ter zijde.

  • 2. Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

  • 3. Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

  • 4. Het bepaalde in artikel 1 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester, voor zover het de op hem rustende taken betreft.

Artikel 4

Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het CMT en met inachtneming van de bevoegdheden van de afdelingshoofden heeft de secretaris, als hoofd van de ambtelijke organisatie, de eindverantwoordelijkheid voor:

  • a.

    een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

  • b.

    het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

  • c.

    een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;

  • d.

    de samenhang alsmede een gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden onderdelen;

  • e.

    de kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat;

  • f.

    het op doelmatige wijze ter zijde staan van de bestuursorganen door het ambtelijk apparaat.

Artikel 5

  • 1. Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken voeren de secretaris respectievelijk de directeuren regelmatig gezamenlijk overleg. Dit overleg wordt aangeduid met de benaming 'centraal managementteam' (CMT).

  • 2. De secretaris is voorzitter van het CMT.

  • 3. De secretaris heeft het recht bij alle ondergeschikte ambtenaren, zowel individueel als per organisatorische eenheid, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn.

  • 4. De secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet, in overleg met de directeuren, voorstellen aan burgemeester en wethouders ter zake.

  • 5. Voor zover hij zulks in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze instructie is bepaald nodig acht, stelt de secretaris in overleg met CMT procedures vast voor de behandeling van zaken die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

  • 6. De secretaris bevordert, onverminderd de verantwoordelijkheden van de directeuren, een goede samenwerking en samenhang tussen de organisatieonderdelen. Hij doet, indien noodzakelijk, voorstellen aan burgemeester en wethouders tot het geven van aanwijzingen aan directeuren/afdelingshoofden om die samenwerking en samenhang te verzekeren.

Artikel 6

De gemeentesecretaris draagt, in opdracht van het college of de burgemeester, zorg voor de uitvoering van de informatieverstrekking over besluiten van het college respectievelijk de burgemeester.

Artikel 7

De gemeentesecretaris wordt aangewezen als bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden

Artikel 8

De gemeentesecretaris zorgt, in opdracht van het college, voor ambtelijke ondersteuning van gemeenteraadsleden, met inachtneming van de Verordening ambtelijke bijstand.

Artikel 9

  • 1. De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat tijdens verlof of afwezigheid om andere redenen zijn vervanging adequaat is geregeld.

  • 2. De gemeentesecretaris meldt zo mogelijk vooraf zijn afwezigheid aan de burgemeester.

Artikel 10

  • 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de gemeentesecretaris voor zoveel nodig met burgemeester en wethouders en/of de burgemeester overleg.

  • 2. Deze instructie treedt in werking op de dag van de vaststelling.

  • 3. Deze instructie kan worden aangehaald als “instructie voor de secretaris van de gemeente Sittard-Geleen”.

  • 4. Met ingang van de in het tweede lid bedoelde datum vervalt de instructie van de gemeentesecretaris vastgesteld bij collegebesluit van 10 mei 2005.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door het college van Sittard-Geleen op .....

De voorzitter

Drs.G.J.M. Cox

De secretaris

Mr. M.E.J. Goldsmits-Brouns