Regeling vervallen per 21-02-2013

Besluit ondermandaat, volmacht en machtiging teamleider Stadsdeelmanagement, afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling van de gemeente Sittard-Geleen 2008

Geldend van 01-01-2008 t/m 20-02-2013

Intitulé

Besluit ondermandaat, volmacht en machtiging teamleider Stadsdeelmanagement, afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling van de gemeente Sittard-Geleen 2008

Het hoofd van de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling,

Gelet op het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2007 alsmede de eerste wijziging van het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2007;

Gezien:

  • -

    het vigerende Besturings- en Management Concept waarin de besturings- en managementfilosofie is beschreven;

  • -

    het vigerende Organisatiebesluit waarin de structuur van de organisatie, alsmede taken van organisatiedelen zijn uitgewerkt en vastgelegd;

  • -

    de vigerende Budgetregeling gemeente Sittard-Geleen waarin budgetten aan taken en functies worden toegekend;

  • -

    het vigerende besluit Planning- en Controlcyclus gemeente Sittard-Geleen waarin sturing, beheersing, verantwoording en controle is vastgelegd;

Overwegende dat het doelmatig en doeltreffend is dat het hoofd van de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling gebruik maakt van ondermandaat bij de uitoefening van de aan hem gemandateerde bevoegdheden;

BESLUIT:

Artikel 1. Begripsomschrijving

In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder het begrip

  • a.

    bedrijfsverantwoordelijkheid: omvat de zorg voor het doeltreffend en doelmatig inzetten en beheren van productiemiddelen (personeel, informatie, financiën, automatisering, etc.) zodanig dat een goede kwaliteit van arbeid, klantgerichtheid en een voldoende flexibel productieproces zijn gewaarborgd;

  • b.

    resultaatverantwoordelijkheid: betreft productverantwoordelijkheid en omvat de beleidsadvisering, planning, uitvoering van en afleggen van rapportage en verantwoording over het product.

Artikel 2. Ondermandaat

De teamleider Stadsdeelmanagement heeft binnen de door het afdelingshoofd gegeven instructies, de bevoegdheid tot het nemen van besluiten, het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen alsmede het afdoen van stukken betreffende alle aangelegenheden die behoren tot het taakveld behorende bij deze functie en is uit dien hoofde gerechtigd verplichtingen met financiële consequenties aan te gaan en uitgaven goed te keuren, conform de Budgetregeling en in overeenstemming met het gemeentelijke aanbestedings- en inkoopbeleid, tenzij bij wet anders is bepaald of de aard van die bevoegdheid zich in een specifiek geval daartegen verzet. Het ondermandaat strekt zich enerzijds uit tot de bedrijfsverantwoordelijkheid voor het team en anderzijds tot de resultaatverantwoordelijkheid voor de aan het team toegewezen producten.

Artikel 3. Beperkingen ondermandaat

Met betrekking tot het in artikel 2 verleende ondermandaat is nader bepaald dat geen ondermandaat wordt verleend voor:

  • -

    Opdrachten tot kopen, huren of leasen van goederen of diensten dan wel het aangaan van financiële verplichtingen, die het bedrag van € 150.000,-- exclusief BTW, te boven gaan; alsmede het betalen van subsidies of voorschotten boven een bedrag van € 150.000,--;

  • -

    Het beslissen op subsidieverzoeken boven een bedrag van € 10.000,-- of het verlenen, vaststellen, beëindigingen, intrekken of wijzigen van subsidies en/of voorschotten ingevolge de Algemene subsidieverordening en bijbehorende uitvoeringsregelingen boven een bedrag van € 10.000,--;

  • -

    het nemen van besluiten ter uitvoering van de bepalingen van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Sittard-Geleen, m.u.v. het verlenen van (vakantie)verlof, adv, kort buitengewoon verlof, alsmede het accorderen van declaraties m.b.t. reis- en verblijfkosten, autokosten, overuren en studiekosten;

  • -

    afwijzende beslissingen/besluiten, anders dan om formele redenen;

  • -

    het beslissen op bezwaarschriften;

  • -

    het al dan niet toepassen van bestuursdwang dan wel het al dan niet opleggen van een dwangsom;

  • -

    het voeren van rechtsgedingen, bezwaarprocedures en administratief beroepsprocedures en het instellen van alle rechtsmiddelen in alle instanties zowel eisend als verwerend alsmede het verlenen van een machtiging ter vertegenwoordiging van (een orgaan van) de gemeente in rechtsgedingen en het voeren van verweer.

Artikel 4. Ondertekening

De ondertekening van uitgaande stukken zal luiden als volgt:

“Burgemeester en wethouders van Sittard-Geleen” “namens dezen”, respectievelijk

“De Burgemeester van Sittard-Geleen”, “namens deze,”

gevolgd door de functienaam van de ondergemandateerde,

de handtekening van deze ondergemandateerde,

en onder vermelding van naam van deze ondergemandateerde.

Artikel 5. Afwezigheid/ontstentenis

De teamleider Stadsdeelmanagement wordt bij diens afwezigheid of ontstentenis vervangen door het afdelingshoofd Maatschappelijke Ontwikkeling of diens aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 6. Verantwoording

De teamleider Stadsdeelmanagement legt (vooraf en/of achteraf) verantwoording af over de uitvoering van de aan hem opgelegde taken en het gebruik van verleende bevoegdheden op de navolgende wijze:

  • ·

    Voorjaars- en najaarsrapportages

  • ·

    Afdelingsrapportages

  • ·

    Jaarrekening

  • ·

    (Meerjaren-)Begroting

  • ·

    Regulier overleg tussen afdelingshoofd en teamleider

  • ·

    Ad hoc overleg tussen afdelingshoofd en teamleider (bij spoedeisende zaken)

  • ·

    Managementinformatie.

Voor wat betreft incidentele subsidies wordt naast bovengenoemde verantwoording tevens vooraf overleg gepleegd met de portefeuillehouder.

Artikel 7. Intrekking

Op het tijdstip van inwerkingtreding van dit besluit wordt het besluit “Ondermandaatbesluit betreffende specifieke bevoegdheden ten aanzien van de producten Stadsdeelplannen en Wijkdienstverlening van de afdeling Wijkservice van de gemeente Sittard-Geleen 2007” d.d. 30 mei 2007 tegelijkertijd met het inwerking treden van dit besluit ingetrokken.

Artikel 8. Bekendmaking en inwerkingtreding

  • 1. Bekendmaking vindt plaats door publicatie in “De Trompetter”, op het intranet en de internetsite van de gemeente Sittard-Geleen;

  • 2. Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2008.

Ondertekening

Sittard-Geleen, 1 september 2008

Burgemeester en wethouders van Sittard-Geleen/de Burgemeester van Sittard-Geleen,

Namens dezen,

Het hoofd van de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling,

C.P.H. van Kaam

Goedkeuring:

Voor akkoord

Sittard-Geleen, 27-08-2008

De gemeentesecretaris van Sittard-Geleen,
Mr. M.E.J.Goldsmits-Brouns

TOELICHTING

Toelichting algemeen:

In algemene zin wordt verwezen naar het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2007, en de eerste wijziging van het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2007 en het Besturings- en Management Concept, het Organisatiebesluit, de Budgetregeling alsmede het besluit Planning- en Controlcyclus gemeente Sittard-Geleen.

Deze besluiten zijn leidend en bepalend. Indien strijdigheid ontstaat van onderhavig ondermandaatbesluit met één van de vijf genoemde besluiten, dan prevaleert hetgeen is bepaald in één van de laatstgenoemde besluiten.

In onderhavig besluit wordt met ondermandaat gelijkgesteld de verlening van volmacht (privaatrechtelijke rechtshandelingen) en machtiging (feitelijke handelingen).

Toelichting artikelsgewijs:

Artikel 1

In dit artikel zijn de definities omschreven van de begrippen,bedrijfsverantwoordelijkheid en resultaatverantwoordelijkheid.

Artikel 2

In dit artikel wordt door het afdelingshoofd Maatschappelijke Ontwikkeling aan de teamleider Stadsdeelmanagement, binnen een aantal algemene kaders zoals handelen in overeenstemming met zowel de Budgetregeling als het gemeentelijke aanbestedings- en inkoopbeleid, de verantwoordelijkheden opgedragen voor het nemen van besluiten en beslissingen (rechtshandelingen), het afdoen van stukken (procedureel van aard) en het verrichten van feitelijke handelingen voor zover het aangelegenheden betreft die het betreffende team regarderen. Het betreft dus zowel de bedrijfsverantwoordelijkheid voor het team als de resultaatverantwoordelijkheid voor de aan het team toegewezen producten.

De bepaling dat de Budgetregeling te allen tijde in acht dient te worden genomen, beoogt te voorkomen dat er financiële verplichtingen worden aangegaan waarvoor geen financiële dekking bestaat.

Met betrekking tot de zinsnede: “tenzij bij wet anders is bepaald of de aard van die bevoegdheid zich in een specifiek geval daartegen verzet”, wordt het volgende opgemerkt.

In een enkel geval bepaalt de wet dat een bepaald soort besluit niet gemandateerd mag worden en bijgevolg door het bestuursorgaan zelf moet worden genomen. Een voorbeeld is het uitvaardigen van noodbevelen (artikel 177 Gemeentewet).

Bij besluiten met een zware en/of ingrijpende impact kan er sprake zijn van strijdigheid met de aard van de bevoegdheid. Een voorbeeld is het opleggen van zware disciplinaire straffen of het toepassen van bestuursdwang. Het gewicht van de aan dit soort besluiten verbonden verantwoordelijkheden kan dusdanig groot zijn dat deze besluiten niet te laag in de organisatie moeten worden genomen.

In artikel 3 zijn nog een aantal specifieke beperkingen gesteld met betrekking tot het in onderhavig artikel verleende ondermandaat.

Artikel 3

Aan de in artikel 2 opgedragen verantwoordelijkheden worden in artikel 3 een aantal nader aangeduide beperkingen gesteld. In de gevallen dat geen ondermandaat is verleend, oefent het afdelingshoofd zelf de bevoegdheid uit.

Een aantal uitvoeringszaken m.b.t. personele aangelegenheden is evenwel uitgezonderd van deze beperkingen. Daarnaast zal natuurlijk degene die ondermandaat verkrijgt, altijd zijn gezonde verstand moeten gebruiken bij de uitoefening van de aan hem toebedeelde bevoegdheden. Telkens zal afgevraagd moeten worden of het te nemen besluit past binnen het reguliere taakveld. Indien het antwoord ontkennend is, bijvoorbeeld wanneer het zaken betreft die (potentieel) uitstijgen boven de verantwoordelijkheid van het team, zoals zaken met een (potentieel) hoog politiek, bestuurlijk, juridisch dan wel financieel risico, betekent dit feitelijk dat de ondergemandateerde functionaris zijn verantwoordelijkheid niet kan waarmaken. In dat geval moet het te nemen besluit naar een hoger niveau worden getild. Ook zaken waar potentiële belangenverstrengeling aan de orde is, moeten naar een ander niveau worden getild.

Artikel 4

De verplichte wijze van ondertekening van in ondermandaat genomen besluiten is in artikel 4 geregeld. De wijze van ondertekening is verplicht enerzijds om binnen de organisatie uniformiteit te bewerkstelligen, anderzijds omdat uit de ondertekening moet blijken dat het besluit in (onder) mandaat is genomen. De ondertekening van stukken die uit naam van het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester worden ondertekend, vindt plaats op de aangegeven wijze.

Artikel 5

Bij afwezigheid van de teamleider vindt verticale vervanging plaats.

Artikel 6

In dit artikel is geregeld op welke wijze de functionaris terugkoppeling verzorgt ten aanzien van de uitoefening van de aan hem opgedragen bevoegdheden naar het afdelingshoofd respectievelijk de portefeuillehouder.

Tezamen met de in de artikelen 2 en 3 gestelde kaders en beperkingen wordt de kans op financiële risico’s dan wel onrechtmatig handelingen zo klein mogelijk gehouden.

Artikel 7

Het ondermandaatbesluit betreffende specifieke bevoegdheden ten aanzien van de producten Stadsdeelplannen en Wijkdienstverlening van de afdeling Wijkservice van de gemeente Sittard-Geleen 2007 d.d. 30 mei 2007 wordt tegelijkertijd met het inwerking treden van dit besluit ingetrokken.

Artikel 8

Bekendmaking van onderhavig besluit geschiedt, conform artikel 3:42 Awb, via een kennisgeving van de zakelijke inhoud van dit besluit in “de Trompetter”, op intranet en de gemeentelijke internetsite, onder verwijzing naar de locaties waar de integrale tekst van dit besluit kan worden geraadpleegd.