INSTRUCTIE VOOR CENTRALE KASSIER, SUBKASSIER EN VOORRAADBEHEER

· Het waarborgen dat de contanten, andere met contanten gelijk te stellen geldswaarden en waardedocumenten deugdelijk worden bewaard.

· Het juist, tijdig en volledig verrichten en vastleggen van contante betalingen en het eveneens juist, tijdig en volledig verantwoorden van contante ontvangsten.

· Het juist, tijdig en volledig vastleggen van mutaties in de voorraad waardedocumenten en het eveneens juist, tijdig en volledig verantwoorden van bijbehorende geldstromen.

· Beroep op eventuele onvolledigheid van deze beschrijving of op onvolledigheid van andere voorschriften is niet mogelijk bij het nalaten van datgene dat tot de functie behoort.

1. De kassier, subkassier en voorraadbeheerder zijn verplicht de voorschriften na te leven, welke het college van burgemeester en wethouders, de teammanager FJZ gehoord hebbende, middels deze instructie heeft gegeven omtrent de inrichting van de administratie en de organisatie van werkzaamheden.

2. De werkzaamheden staan onder toezicht van de teammanager FJZ. Afwijkingen in de uitvoering van de uit deze instructie voortvloeiende taken, worden zo spoedig mogelijk door de kassier ter kennis gebracht van de teammanager FJZ, waarna deze samen met de kassier de benodigde maatregelen treft.

3. De functie van kassier wordt gepositioneerd binnen de cluster Concern, team FJZ. De centrale kassier kan zich in zaken die zijn zelfstandige verantwoordelijkheid betreffen, rechtstreeks tot de gemeente secretaris/algemeen directeur wenden. De teammanager FJZ wordt hiervan vooraf op de hoogte gesteld.

4. De functies subkassier en voorraadbeheerder vallen hiërarchisch onder een hoofd binnen een gemeentelijke cluster. Het al dan niet instellen van deze functies is afhankelijk van de noodzaak tot het decentraal verrichten van betreffende handelingen. Binnen de totale gemeentelijke organisatie kunnen dus meerdere subkassiers en voorraadbeheerders voorkomen. Zij ontvangen functionele instructies van de (centrale) kassier met betrekking tot het beheer, bewaring en registratie van contante geldmiddelen en waardedocumenten. Het hoofd (c.q. locatiecoördinator KCC en burgerzaken) is verantwoordelijk voor een correcte uitvoering van onderhavige instructie binnen zijn cluster.

5. De functies kassier, subkassier en voorrraadbeheerder zijn onverenigbaar met de functie van hoofd en gemeentesecretaris. Tevens mogen kassier en subkassier niet tegelijkertijd budgethouder zijn.

6. De teammanager FJZ wijst de functionarissen aan voor de functies van kassier, subkassier en voorraadbeheerder en bewaakt de vereiste functiescheiding. Mutaties kassier, subkassier en voorraadbeheerder worden door de teammanager FJZ d.m.v. een mutatielijst geaccordeerd.

1. De kassier, sub-kassiers en voorraadbeheerders vervullen hun functie op de door het college van burgemeester en wethouders te bepalen plaatsen. Tevens bepaalt het college van burgemeester en wethouders de openingstijden, waarbinnen publieksdiensten kunnen worden verricht door betreffende ambtenaren.

2. De kassier, subkassiers en voorraadbeheerders dragen er zorg voor dat bij verlof of afwezigheid om andere reden, onvoorziene omstandigheden uitgezonderd, alle maatregelen zijn genomen waardoor een goede voortgang van de werkzaamheden zoveel mogelijk worden gewaarborgd.

3. Van alle handelingen inzake de betalingen, ontvangsten en voorraadmutaties wordt op overzichtelijke en correcte wijze aantekening gehouden (zie ook art. 5.5).

4. Alle stukken welke betrekking hebben op de in lid 3 van dit artikel bedoelde handelingen, worden systematisch digitaal en fysiek bij de kassier gearchiveerd en blijven beschikbaar als bewijsstukken voor de uitgevoerde transacties.

5. De kassier is verantwoordelijk voor (het organiseren van) transporten van geldswaarden en waardedocumenten en gedraagt zich daarbij naar de aanwijzingen van het college van burgemeester en wethouders.

6. Voor de dagelijkse en locatiegebonden handelwijze bij beheer en bewaring van geldswaarden en waardedocumenten wordt gewerkt conform het betreffende artikel uit de Gemeentewet die als bijlage is toegevoegd. Een verdere verankering van een en ander heeft plaatsgevonden in het vastgestelde Organisatiebesluit, BMC, Mandaatbesluit en budgetregeling.

1. Hoofdkassier, subkassiers en voorraadbeheerders zorgen dat de contanten, andere met contanten gelijk te stellen geldswaarden en waardedocumenten (o.a. bankgaranties) deugdelijk worden bewaard. Deze waarden worden, op aanwijzing van de teammanager FJZ, ondergebracht in loketkassen resp. documentkluizen. Subkassier en voorraadbeheerder zijn individueel verantwoordelijk voor de aan hen toevertrouwde middelen.

2. Bij het beëindigen van de publieksdienstverlening worden geldswaarden en waardedocumenten in daartoe aangewezen ruimten opgeborgen, waarbij het sleutelbeheer wordt geregeld in overleg tussen het desbetreffende hoofd en de (sub-)kassier.

3. De centrale kassier is verplicht zodanig maatregelen te treffen, dat het aanwezige kasgeld bij de loketkassen, dat naar verwachting binnen een tijdsverloop van vijf dagen niet nodig zal zijn, wordt gestort op de bankrekening van de gemeentelijke huisbankier. Het gezamenlijke kasgeld per locatie mag bij het sluiten van de loketkassen een bedrag van € 12.500,= niet te boven gaan.

4. De saldi van de loketkassen worden tenminste wekelijks opgemaakt door de verantwoordelijke subkassier. Indien noodzakelijk, kan in overleg tussen de betrokkenen worden besloten tot dagelijkse kasopmaak. De schriftelijke vastlegging (kasstaat), bestaande uit een specificatie van de aanwezige geldwaarden en een sluitende specificatie van de mutaties t.o.v. het vorige saldo, wordt door zowel de subkassier als zijn hoofd (bij KCC en burgerzaken de unitcoördinator) voor akkoord ondertekend en toegezonden naar de unit grootboek - geldmiddelen. In deze kasstaten wordt een scheiding aangebracht tussen chartaal en giraal geldverkeer.

5. Voorraad- en mutatieoverzichten worden maandelijks opgemaakt door de voorraadbeheerders, waarbij een sluitende weergave wordt verstrekt van alle ingekomen, uitgegane en op voorraad aanwezige waardedocumenten. Tevens wordt een sluitende koppeling gelegd naar de documentbetalingen en –ontvangsten. De schriftelijke vastlegging wordt door zowel de voorraadbeheerder als zijn teammanager KCC en burgerzaken voor akkoord ondertekend en toegezonden naar de unit grootboek - geldmiddelen.

6. Geconstateerde verschillen worden ná constatering als ontvangst c.q. uitgave in de kasstaat verantwoord. Als na controle blijkt dat er onverklaarbare verschillen zijn, worden deze onmiddellijk ter kennis gebracht van de betreffende teammanager/unitcoördinator; verschillen groter dan € 50, = tevens aan de teammanager FJZ.

7. De (sub-)kassier is verantwoordelijk voor kasverschillen. Hij/Zij heeft de plicht per omgaande en samen met de teammanager/unitcoördinator de oorzaken te analyseren, die tot de verschillen hebben geleid en de nodige maatregelen te nemen om herhaling te voorkomen. Een verslag van analyse en genomen maatregelen gaat maandelijks naar de teammanager FJZ. Bij verschillen groter dan € 500,= en bij herhaalde verschillen bij dezelfde kas van meer dan € 100,= wordt door deze de Gemeentesecretaris/Algemeen Directeur, het hoofd van de Concern Staf en de teammanager FJZ van deze kasverschillen onmiddellijk in kennis gesteld.

8. De (sub-)kassier mag zonder toestemming van het college van burgemeester en wethouders geen andere kassen onder zijn berusting hebben dan waartoe hij/zij is aangewezen. De toevertrouwde contanten en geldswaarden, waarvoor hij als subkassier is aangewezen, worden afgescheiden van de privémiddelen bewaard.

9. De wekelijkse kasstaten, alsmede de maandelijkse mutatieoverzichten van geldswaarden worden door de kassier gecontroleerd op kasverschil en/of boekingsverschil, alvorens deze door de grootboekadministratie worden verwerkt.

1. Contant geldverkeer dient uit oogpunt van veiligheid en ter vermijding van administratieve handelingen zoveel mogelijk te worden beperkt.

2. De teammanager FJZ is verantwoordelijk voor het doorvoeren van alternatieven voor contant geldverkeer, binnen de beschikbare kaders. Te denken valt aan pin- en chipbetalingen. Anderzijds dient uit oogpunt van dienstbaarheid aan klanten de mogelijkheid tot contant geldverkeer geboden te worden, voor zover de gewenste klantvriendelijkheid dat noodzakelijk maakt. Ook de mogelijkheden voor pin-/chipbetalingen en creditcard betalingen behoren tot een klantvriendelijke dienstverlening.

1. Door budgethouders danwel door de medewerkers debiteurenadministratie worden opdrachten tot inning van inkomsten geregistreerd in de debiteurenadministratie, met o.a. vermelding van de uiterste vervaldatum. Deze registratie dient online beschikbaar te zijn voor kassier/subkassier voor raadpleging.

2. Voor in contanten, dan wel in andere geldswaarden ontvangen bedragen, verleent de (sub-)kassier een schriftelijke kwijting (kassabon, kwitantie, pin/gibbon, etc.). Het afgeven van kwijtingbewijzen in blanco en/of door middel van een handtekening-stempel is niet toegestaan.

3. Een betalingsontvangst in contanten tegen deugdelijke kwijting vindt eerst plaats, nadat is vastgesteld dat de persoonsgegevens van de betaler (schuldenaar) in overeenstemming zijn bevonden met de gegevens van de verkoopfactuur. Kwitanties worden door de (sub-)kassier ontwikkeld en zodanig van kenmerken voorzien dat een volledige controle op eenduidig gebruik mogelijk is.

4. Contant ontvangen bedragen worden door de medewerkers van geldmiddelen-administratie in die registratie afgeboekt aan de hand van de kasstaten. In de kasstaten dienen daartoe de noodzakelijke gegevens te worden opgenomen.

5. Ontvangen bedragen waarvoor geen verkoopfactuur is ontvangen, worden gespecificeerd opgenomen op de kasstaat, die vervolgens naar het team FJZ gaat. Het team FJZ verzorgt de verdere afhandeling (opstellen verkoopfactuur) richting budgethouder.

6. Via controle op de inkomsten en uitgaven van de wekelijkse kasstaten houdt de (sub-)kassier toezicht op de afwikkeling van de in lid 3 van dit artikel bedoelde ontvangsten. Bij afwijkingen informeert deze de teammanager FJZ.

1. Opdrachten tot contante uitbetaling via de subkas dienen te verlopen binnen de daartoe afgesproken procedures (budgetregeling en crediteurenadministratie) en te worden afgegeven door daartoe via mandaatbesluit bevoegde personen.

2. Kasuitgaven mogen alleen geschieden op basis van vooraf door de budgethouders (hoofden) getekende opdrachten tot een maximum bedrag per transactie van € 500,00.

• -

  De centrale (sub-)kassier controleert de gegevens en toetst de betalingsopdracht aan de ter zake geldende regels en of het hoofd of de budgethouders bevoegd zijn om de betalingsopdracht te geven. Dit laatste gebeurt door de naam van de handtekening of de paraaf te vergelijken met de actuele handtekeningen- en parafenlijst.

• -

  Voorschotten aan medewerkers voor reiskostenvergoeding zijn uitgesloten om uitbetaald te worden.

• -

  Bij hoge uitzondering is het mogelijk om toch voorschotten aan eigen personeel en bedragen hoger dan € 500,00 te betalen. Dit kan enkel met toestemming d.m.v. een paraaf of een mail van de teammanager FJZ, of bij zijn afwezigheid de unit-coördinator grootboek-geldmiddelen.

• -

  Medewerkers kunnen enkel via de centrale kas in Sittard terecht met betrekking tot het kasverkeer.

• -

  Voorschotten aan klanten van de cluster Sociale Zaken, worden door een sub-kassier van het KCC en burgerzaken, locatie Sittard, uitbetaald onder de vastgestelde procedure.

3. Contante uitbetalingen worden geregistreerd via de kasstaat. De door de budgethouder getekende opdrachten, welke tevens voor ontvangst zijn getekend door de ontvanger worden toegevoegd aan de kasstaat en gaan vervolgens naar de kassier resp. grootboekadministratie. De (sub-)kassier controleert de juiste en tijdige afwikkeling van de betalingsopdracht en de noodzaak tot contante betaling. Hij stelt de teammanager FJZ op de hoogte van eventueel geconstateerde onjuistheden, alsmede van de in verband daarmee uit te voeren correcties.

4. Betalingsopdrachten inzake verzoek tot contante betaling die niet binnen 10 werkdagen ná de datum van betaalbaar stellen zijn afgewikkeld, worden, nadat zij ongeldig zijn gemaakt, terug in handen gesteld van de budgethouder/opdrachtgever.

1. De kassier geeft aan de Gemeentesecretaris/Algemeen Directeur, het hoofd van de Concern Staf en de teammanager FJZ alle inlichtingen, welke zij ter zake van de kassierswerkzaamheden verlangen.

2. Bij de uitoefening van hun op grond van een (wettelijk) voorschrift opgedragen taak wordt aan de daartoe aangewezen personen en/of instellingen die inlichtingen verstrekt, welke nodig zijn voor de uitoefening van de hen opgedragen taak.