Regeling vervallen per 31-01-2013

Ondermandaat aan teamleider Ruimtelijk Beleid en teamleider Ruimtelijk Ontwerp van de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling van de gemeente Sittard-Geleen 2008

Geldend van 26-06-2010 t/m 30-01-2013

Intitulé

Ondermandaat aan teamleider Ruimtelijk Beleid en teamleider Ruimtelijk Ontwerp van de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling van de gemeente Sittard-Geleen 2008

Het hoofd van de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling, de heer drs. Ing. J.W. Westra,

Gelet op het mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2007 en het Besluit tot eerste wijziging van het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2007

Gezien:

  • -

    Het vigerende Besturings- en Management Concept waarin de besturings- en managementfilosofie is beschreven;

  • -

    het vigerende Organisatiebesluit waarin de structuur van de organisatie, alsmede taken van organisatiedelen zijn uitgewerkt en vastgelegd;

  • -

    de vigerende Budgetregeling gemeente Sittard-Geleen waarin budgetten aan taken en functies worden toegekend;

  • -

    het vigerende besluit Planning- en Controlcyclus gemeente Sittard-Geleen waarin sturing, beheersing, verantwoording en controle is vastgelegd;

Overwegende dat het doelmatig en doeltreffend is dat het hoofd van de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling gebruik maakt van ondermandaat bij de uitoefening van de aan hem gemandateerde bevoegdheden;

B E S L U I T:

aan de teamleider Ruimtelijk Beleid en aan de teamleider Ruimtelijk Ontwerp van de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling met inachtneming van de onderstaande artikelen 1 t/m 7 ondermandaat te verstrekken.

Artikel 1. Begripsomschrijving

In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder het begrip

  • a.

    bevoegdheid: besluit- en beslissingsbevoegdheid alsmede het afdoen van stukken;

  • b.

    besluitbevoegdheid: het nemen van besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht;

  • c.

    beslissingsbevoegdheid: hier onder wordt onder meer verstaan het onderhandelen, opdracht geven, sturen, aangaan van verplichtingen, het accepteren van leveringen alsmede het fiatteren van betalingen en ontvangsten;

  • d.

    Bedrijfsverantwoordelijkheid: omvat de zorg voor het doeltreffend en doelmatig inzetten en beheren van productiemiddelen (personeel, informatie, financiën, automatisering, etc.) zodanig dat een goede kwaliteit van arbeid, klantgerichtheid en een voldoende flexibel productieproces zijn gewaarborgd.

  • e.

    Resultaatverantwoordelijkheid: = productverantwoordelijkheid en omvat de beleidsadvisering, planning, uitvoering van en afleggen van verantwoording over het product.

Artikel 2. Ondermandaat

De teamleiders “Ruimtelijk Beleid” en “Ruimtelijk Ontwerp” hebben binnen door het afdelingshoofd gegeven richtlijnen, de bevoegdheid tot het nemen van besluiten en beslissingen alsmede het afdoen van stukken betreffende alle aangelegenheden die behoren tot het taakveld behorende bij deze functie, en zijn uit dien hoofde gerechtigd verplichtingen met financiële consequenties aan te gaan en uitgaven goed te keuren, conform de Budgetregeling en in overeenstemming met het gemeentelijke aanbestedings- en inkoopbeleid, tenzij bij wet anders is bepaald of de aard van die bevoegdheid zich in een specifiek geval daartegen verzet. Het ondermandaat strekt zich enerzijds uit tot de bedrijfsverantwoordelijkheid voor het team en anderzijds tot de resultaatverantwoordelijkheid voor de aan het team toegewezen producten.

Artikel 3. Beperkingen ondermandaat

Met betrekking tot het in artikel 2 verleende ondermandaat is nader bepaald dat geen mandaat wordt verleend voor:

  • -

    Opdrachten dan wel financiële verplichtingen die het bedrag van € 150.000,-- exclusief BTW, te boven gaan;

  • -

    het nemen van besluiten ter uitvoering van de bepalingen van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Sittard-Geleen;

  • -

    het verkopen van oude, voor de dienst onbruikbaar geworden machines, gereedschappen, meubilair dan wel overige benodigdheden.

Artikel 4. Ondertekening

De ondertekening van uitgaande stukken zal luiden als volgt:

“Burgemeester en wethouders van Sittard-Geleen” “namens dezen”, respectievelijk

“De Burgemeester van Sittard-Geleen”, “namens deze,”

gevolgd door de functienaam van de(onder)gemandateerde,

de handtekening van deze (onder)gemandateerde,

en onder vermelding van naam van deze (onder)gemandateerde.

Artikel 5. Afwezigheid/ontstentenis

De beide teamleiders van de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling vervangen elkaar onderling in geval van afwezigheid of ontstentenis van één van hen.

Artikel 6. Verantwoording

De ondergemandateerde functionaris legt verantwoording af over de uitvoering van de aan hen opgelegde taken en het gebruik van verleende bevoegdheden op de navolgende wijze:

  • 1.

    via de rapportages conform het Besluit planning en controlcyclus Gemeente Sittard-Geleen, en eventueel nader daartoe gegeven instructies;

  • 2.

    tijdens het reguliere overleg met het afdelingshoofd

  • 3.

    per direct ad hoc indien zich bepaalde ontwikkelingen voordoen die uitstijgen boven de verantwoordelijkheid van het team en die snel gemeentelijk handelen op hoger niveau noodzakelijk maken teneinde afdelings- dan wel hogere belangen zeker te stellen dan wel zo min mogelijk te schaden.

Artikel 7. Bekendmaking en inwerkingtreding

  • 1. Bekendmaking vindt plaats door publicatie in “De Trompetter”, op het intranet en de internetsite van de gemeente Sittard-Geleen;

  • 2. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de dag van bekendmaking in “de Trompetter”.

Ondertekening

Sittard-Geleen, 5 juni 2008
Burgemeester en wethouders van Sittard-Geleen/de Burgemeester van Sittard-Geleen,
Namens dezen,
Het hoofd van de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling,
drs. ing.J.W. Westra
Goedkeuring:
Voor akkoord
Sittard-Geleen, 5 juni 2008
De gemeentesecretaris van Sittard-Geleen,
Mr. M.E.J. Goldsmits-Brouns

TOELICHTING

Toelichting algemeen:

In algemene zin wordt verwezen naar het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2007, het Besluit tot eerste wijziging van het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2007, het vigerende Besturings- en Management Concept, het vigerende Organisatiebesluit, de vigerende Budgetregeling alsmede het vigerende besluit Planning- en Controlcyclus gemeente Sittard-Geleen.

Deze besluiten zijn leidend en bepalend. Indien strijdigheid ontstaat van onderhavig ondermandaatbesluit met één van de zes genoemde besluiten, dan prevaleert hetgeen is bepaald in één van de laatstgenoemde besluiten.

In onderhavig besluit wordt met ondermandaat gelijkgesteld de verlening van volmacht (privaatrechtelijke rechtshandelingen) en machtiging (feitelijke handelingen).

Toelichting artikelsgewijs:

Artikel 1

In dit artikel zijn de definities omschreven van de begrippen bevoegdheid, besluitbevoegdheid, beslissingsbevoegdheid, bedrijfsverantwoordelijkheid en resultaatverantwoordelijkheid.

Artikel 2

In dit artikel worden door het afdelingshoofd Ruimtelijke Ontwikkeling aan de beide teamleiders Ruimtelijk Beleid en Ruimtelijk Ontwerp, binnen een aantal algemene kaders zoals handelen in overeenstemming met zowel de budgetregeling als het gemeentelijke aanbestedings- en inkoopbeleid, de verantwoordelijkheden overgedragen voor het nemen van besluiten en beslissingen en het afdoen van stukken voor zover het aangelegenheden betreft die het betreffende team regarderen. Het betreft dus zowel de overdracht van de bedrijfsverantwoordelijkheid als van de resultaatverantwoordelijkheid.

De bepaling dat de Budgetregeling te allen tijde in acht dient te worden genomen, beoogt te voorkomen dat er financiële verplichtingen worden aangegaan waarvoor geen financiële dekking bestaat.

Met betrekking tot de zinsnede: “..tenzij bij wet anders is bepaald of de aard van die bevoegdheid zich in een specifiek geval daartegen verzet.”, wordt het volgende opgemerkt.

In een enkel geval bepaalt de wet dat een bepaald soort besluit niet gemandateerd mag worden en bijgevolg door het bestuursorgaan zelf moet worden genomen. Een voorbeeld is het uitvaardigen van noodbevelen (artikel 177 Gemeentewet).

Bij besluiten met een zware en/of ingrijpende impact kan er sprake zijn van strijdigheid met de aard van de bevoegdheid. Een voorbeeld is het opleggen van zware disciplinaire straffen of het toepassen van bestuursdwang. Het gewicht van de aan dit soort besluiten verbonden verantwoordelijkheden kan dusdanig groot zijn dat deze besluiten niet te laag in de organisatie moeten worden genomen.

In artikel 3 zijn nog een aantal specifieke beperkingen gesteld met betrekking tot het in onderhavig artikel verleende ondermandaat.

Het taakveld van het team Ruimtelijk Beleid omvat grofweg de aandachtsvelden ruimtelijke ordening (bestemmingsplannen), verkeer en milieu. Het in dit team ontwikkelde beleid wordt in het team Ruimtelijk Ontwerp vertaald in ontwerpen met betrekking tot de inrichting en het beheer van de openbare ruimte. Het team Ruimtelijk Beleid vervult dus als het ware een opdrachtgeverrol ten aanzien van het team Ruimtelijk Ontwerp.

Artikel 3

Aan de in artikel 2 overgedragen verantwoordelijkheden worden in artikel 3 een aantal nader aangeduide beperkingen gesteld. In de gevallen dat geen ondermandaat is verleend, oefent het afdelingshoofd zelf de bevoegdheid uit.

Het ondermandaat geldt niet voor opdrachten dan wel financiële verplichtingen die het bedrag van € 150.000,-- exclusief BTW, te boven gaan. Dit blijft voorbehouden aan het afdelingshoofd. Dit geldt evenzeer voor het nemen van besluiten ter uitvoering van de bepalingen van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Sittard-Geleen. Hieronder valt ook het besluit tot aanstelling c.q. ontslag van personeel.

Degene die mandaat verkrijgt zal altijd zijn gezonde verstand moeten gebruiken bij de uitoefening van de aan hem toebedeelde bevoegdheden. Telkens zal afgevraagd moeten worden of het te nemen besluit past binnen het reguliere taakveld. Indien het antwoord ontkennend is, bijvoorbeeld wanneer het zaken betreft die (potentieel) uitstijgen boven de verantwoordelijkheid van het team, zoals zaken met een (potentieel) hoog politiek, bestuurlijk, juridisch dan wel financieel risico, betekent dit feitelijk dat de ondergemandateerde functionaris zijn verantwoordelijkheid niet kan waarmaken. In dat geval moet het te nemen besluit naar een hoger niveau worden getild. Ook zaken waar potentiële belangenverstrengeling aan de orde is, moeten naar een ander niveau worden getild.

Artikel 4

De verplichte wijze van ondertekening van in ondermandaat genomen besluiten is in artikel 4 geregeld. De wijze van ondertekening is verplicht enerzijds om binnen de organisatie uniformiteit te bewerkstelligen, anderzijds omdat uit de ondertekening moet blijken dat het besluit in (onder) mandaat is genomen. De ondertekening van stukken die uit naam van het college van Burgemeester en wethouders respectievelijk de Burgemeester worden ondertekend, vindt plaats op de aangegeven wijze.

Artikel 5

In artikel 5 is bepaald dat de beide teamleiders elkaar vervangen bij afwezigheid of ontstentenis van éën van hen. De vervangingsregeling is bedoeld om bij afwezigheid van een teamleider de reguliere bedrijfsvoering van dat betreffende team toch doorgang te laten vinden. Bij “belangrijke” te nemen besluiten dan wel beslissingen dient degene die een afwezige teamleider vervangt zich altijd eerst af te vragen of uitstel tot de terugkeer van betreffende teamleider mogelijk en verantwoord is. Is dat niet het geval dan neemt hij/zij zijn verantwoordelijkheid, is dat wel het geval, dan wordt geen gebruik gemaakt van de verleende bevoegdheden. De overwegingen of iets wel of niet belangrijk is en of een bepaald besluit wel of niet uitstelbaar is, kunnen vanzelfsprekend discutabel zijn. Het is afhankelijk van de persoonlijke inschatting in de gegeven omstandigheden. Deze “gedragscode” beoogt evenwel te bewerkstelligen dat er een bewuste afweging wordt gemaakt over het wel of niet gebruiken van de verleende bevoegdheden bij belangrijke (grote impact, risicovol, etc.) besluiten.

Artikel 6

In dit artikel is geregeld op welke wijze de functionaris terugkoppeling verzorgt ten aanzien van de uitoefening van de aan hem overgedragen bevoegdheden naar het afdelingshoofd.

Tezamen met de in de artikelen 2 en 3 gestelde kaders en beperkingen wordt de kans op financiële risico’s dan wel onrechtmatig handelingen zo klein mogelijk gehouden.

Artikel 7

Bekendmaking van onderhavig besluit geschiedt, conform artikel 3:42 Awb, via een kennisgeving van de zakelijke inhoud van dit besluit in “de Trompetter”, op intranet en de gemeentelijke internetsite, onder verwijzing naar de locaties waar de integrale tekst van dit besluit kan worden geraadpleegd. De bekendmakingdatum in de Trompetter is bepalend voor het inwerkingtreden van dit besluit.