Raadscommissie inzake het onderzoek van de jaarverslaggeving

Ondertekening

Bijlage

Commissie inzake het onderzoek van de jaarverslaglegging

Aan de gemeenteraad

Voor de raadsvergadering van 25 september 2003 staat besluitvorming over de jaarrekening 2002 gepland. Om deze besluitvorming te kunnen voorbereiden is het gebruikelijk hiervoor een afzonderlijke commissie in te stellen, die onderzoek doet naar de jaarrekening (met bijlagen), het jaarverslag en het controlerapport van de externe accountant en op basis daarvan de raad adviseert. De juridische vorm hiervoor is een commissie ex art. 82 Gemeentewet (raadscommissie). Hoewel de werkwijze voor de raadscommissies is uitgewerkt in het reglement van orde voor de raadscommissies, is het wenselijk om voor de werkwijze van deze raadscommissie inzake onderzoek naar de jaarverslaggeving enkele aanvullende afspraken mee te geven.

De onderstaande afspraken zijn in grote lijnen een voortzetting van de werkwijze van verleden jaar. Op enkele punten zijn de afspraken aangepast aan de duale verhoudingen.

Wij stellen u voor om in te stemmen met de onderstaande werkwijze:

Werkwijze raadscommissie inzake het onderzoek van de jaarverslaggeving.

1. Doelstelling.

De commissie adviseert de raad over het vaststellen van de jaarverslaggeving van de gemeente. Hiertoe stelt zij een onderzoek in. Dit onderzoek wordt afgesloten met een eindverslag.

2. Samenstelling.

De commissie telt evenveel leden als het aantal fracties, elke fractie is door één raadslid vertegenwoordigd. De fractievoorzitters dragen de kandidaten hiervoor aan. De commissie benoemt vervolgens uit haar midden een voorzitter, die fungeert als voorzitter met stemrecht (en dus in afwijking van het reglement van orde raadscommissies niet uitsluitend technisch voorzitter is maar tevens namens zijn/haar fractie aan het onderzoek deelneemt). De commissie werkt achter gesloten deuren. De raad wordt over de samenstelling en de werkzaamheden van de commissie nader geïnformeerd door middel van toezending van de verslagen.

Het ambtelijk secretariaat wordt verzorgd door de griffie, vak-inhoudelijke ondersteuning door de Concernstaf.

3. Werkwijze.

a. informatievoorziening.

• De commissie verricht haar werkzaamheden aan de hand van volgende basisinformatie :

  • -

    jaarrekening met bijlagen;

  • -

    jaarverslag;

  • -

    controlerapport externe accountant.

    Aanvullende informatiebehoeften van commissieleden, waar onder het inzien van de financiële administratie, wordt vooraf geïnventariseerd en loopt via een centraal punt (griffie) opdat een gecoördineerde informatieverstekking wordt gegarandeerd.

• b.

  indiening en beantwoording van vragen.

  Vragen die tijdens het onderzoek bij de commissieleden opkomen worden via de griffie schriftelijk ingediend bij de afdeling planning en control. Deze draagt zorg voor de beantwoording danwel de coördinatie van de beantwoording. De beantwoording vindt eveneens schriftelijk plaats.

• c.

  werkverdeling.

  De commissie maakt vooraf afspraken over de verdeling van werkzaamheden binnen de commissie alsmede over de tijdstippen wanneer deze werkzaamheden afgerond dienen te zijn.

• d.

  inschakeling accountant en concerncontroller.

  De commissie nodigt de externe accountant uit om het controlerapport te laten toelichten en concerncontroller om zijn bevindingen over de jaarrekeningen toe te lichten.

  De commissie heeft de mogelijkheid om als onderdeel van het onderzoek een aanvullend of een thematisch accountantsonderzoek uit te laten voeren. De commissie dient vooraf de vraagstelling en diepgang van het onderzoek aan te geven, zodat een kostenraming mogelijk is. Hierbij houdt de commissie rekening met de hiervoor beschikbare financiële mogelijkheden. De opdrachtverstrekking voor het aanvullend onderzoek aan de externe accountant loopt in formele zin via het college van Burgemeester en Wethouders. De accountant rapporteert over het aanvullend onderzoek ook het college. Het college stelt de rapportage onverkort en onverwijld ter beschikking van de commissie.

• e.

  eindverslag.

  Na afronding van het onderzoek stelt de commissie een eindverslag samen over de bevindingen van het onderzoek en adviseert over de vaststelling van de jaarverslaggeving. Het eindverslag is gericht aan de raad. Het college van burgemeester en wethouders wordt gelijktijdig in kennis gesteld van het eindverslag.

  Met het aanbieden van het eindverslag zijn de werkzaamheden van de raadscommissie afgesloten.

4. Rol van de accountant(scontrole).

De rol van de accountant(scontrole) is het geven van een verklaring over de getrouwheid van de jaarrekening alsmede over het voldoen aan de relevante wettelijke bepalingen en algemeen aanvaarde grondslagen voor de financiële verslaggeving. Tevens wordt een oordeel gegeven omtrent de door het college genomen maatregelen om doelmatigheid en rechtmatigheid te bevorderen. De inhoud van het controlerapport geeft dan ook wezenlijke informatie over de kwaliteit van maatregelen om te sturen, te beheersen en te controleren.

5. Relatie jaarverslag en jaarrekening.

De jaarverslaggeving bestaat in principe uit twee onderdelen. Het jaarverslag en de jaarrekening. Ook in de wetgeving (gemeentewet en comptabiliteitsvoorschriften) wordt dit onderscheid gemaakt. Het onderzoek van de commissie omvat zowel het jaarverslag als de jaarrekening. Dit gebeurt tegen de achtergrond van doel en functie van deze twee onderdelen. De jaarrekening is daarbij de financiële afspiegeling van het jaarverslag.

In het jaarverslag wordt verantwoording afgelegd over het gevoerde beheer. Hiertoe wordt inzicht gegeven in :

• 1.

  de gang van zaken in de gemeente;

• 2.

  de realisering van het bij de begroting vastgestelde beleid;

• 3.

  de financiële positie;

• 4.

  de doelmatigheid, zijnde de vraag of binnen het kader van genomen beleidsbeslissingen van het beleidsbepalend orgaan, het beherend orgaan zo efficiënt mogelijk te werk is gegaan. Waar mogelijk en relevant worden prestatiegegevens opgenomen;

• 5.

  risico's, met aandacht voor gewijzigde inzichten ten opzichte van de begroting en voor nieuw ontstane risico's.

In het jaarverslag staat voornamelijk verbale informatie.

Doel van de jaarrekening is het verschaffen van een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent het vermogen en het resultaat.

Ter ondersteuning van dit inzicht wordt in de jaarrekening een toelichting opgenomen bij het resultaat (met een verklaring van de verschillen tussen begroting en rekening, en tussen rekening en rekening voorafgaand jaar) en de balans. De toelichting bevat voornamelijk cijfermatige informatie.

6. Procedures en planning.

Vóór de start van het onderzoek komt de commissie bijeen om de onderzoekswerkzaamheden voor te bereiden. Hierbij komen met name de werkwijze en de planning aan de orde. De behandeling van de onderzoeksresultaten van de commissie vindt in principe plaats in één sessie. Commissieleden hebben hun vragen vooraf op schrift gesteld en aan de griffie kenbaar gemaakt. De beantwoording vindt eveneens schriftelijk plaats. Bij de bespreking van de onderzoeksresultaten is ambtelijke ondersteuning vanuit de concernstaf aanwezig om de beantwoording van de vragen nader toe te lichten. Indien noodzakelijk kan op verzoek van de commissie nog aanvullend onderzoek plaatsvinden, wederom binnen de beschikbare mogelijkheden.

De planning van de werkzaamheden van de commissie vindt haar basis in de planning- en controlcyclus. Deze cyclus wordt binnen gemaakte afspraken jaarlijks ingevuld.

7. Vaststelling werkwijze commissie.

De commissie stelt in haar eerste bijeenkomst in aanvulling op de bovenstaande punten nadere werkafspraken, planning en procedures vast.

Voorstel

• 3.

  Een raadscommissie inzake het onderzoek van de jaarverslaggeving instellen;

• 4.

  De in dit raadsvoorstel geformuleerde aanvullende afspraken inzake de samenstelling en werkwijze van deze raadscommissie vaststellen.