Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Sittard-Geleen houdende regels omtrent subsidie professionele instellingen (Subsidieregeling professionele instellingen 2020)

Ondertekening

Bijlage 1 behorende bij de Subsidieregeling professionele instellingen 2020

Overzicht van professionele instellingen waarmee een subsidierelatie wordt aangegaan in het jaar 2021

Toelichting op de Subsidieregeling professionele instellingen 2020

Algemene toelichting

Aanleiding vaststelling Subsidieregeling professionele instellingen 2020

Aanleiding voor het vaststellen van de Subsidieregeling professionele instellingen 2020 waren de uitkomsten van het rapport van de rekenkamer “Ruimte geven en regie gehouden” uit 2014 en de conclusies van de pilot “Van Cultuurbeleid naar uitvoeringsovereenkomst De Domijnen”. De uitkomsten en conclusies hebben het gemeentebestuur doen besluiten de beleidsgestuurde contractfinanciering van de professionele maatschappelijk instellingen (BCF) te wijzigen en niet meer uit te gaan van vraag en aanbod, maar het proces grotendeels aan te laten sluiten op het reguliere verstrekkingenproces zoals dat is vastgelegd in de Algemene subsidieverordening gemeente Sittard-Geleen 2015. Beleidsinhoudelijk zijn er geen wijzigingen.

Doelgroep: Professionele instellingen

Het college wil de subsidies op het gebied van de belangrijke beleidsterreinen cultuur, welzijn, sport jeugd, onderwijs en economie verstrekken aan de professionele instellingen die een binding hebben met de samenleving van de gemeente Sittard-Geleen en in de gemeente voortdurend (dat wil zeggen structureel) activiteiten uitvoeren. Het gaat om instellingen die de gesubsidieerde activiteiten vrijwel iedere dag uitvoeren en daarvoor medewerkers in dienst hebben. Het college heeft de professionele instellingen die in aanmerking komen voor een subsidie geselecteerd op basis van de volgende criteria:

• -

  de instelling is een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid;

• -

  de instelling die een binding heeft met de samenleving van Sittard-Geleen, waardoor zij bekend is met de gemeentelijke infrastructuur op het gebied van cultuur, welzijn, sport, jeugd, onderwijs en economie en in staat is samen te werken en af te stemmen met andere instellingen en ondernemingen, alsmede in staat is de activiteiten af te stemmen op de behoefte van de inwoners;

• -

  overeenkomstig het bepaalde in artikel 5, tweede lid van de ASV is de instelling bij voorkeur gevestigd in Sittard-Geleen;

• -

  de instelling stelt zich ten doel bij te dragen aan het realiseren van in de programmabegroting en beleidsnota’s nagestreefde beleidsdoelen voor (in hoofdzaak) structurele activiteiten op het gebied van cultuur, welzijn, sport, jeugd, onderwijs en economie.

• -

  uit een oogpunt van efficiency en effectiviteit wordt het aantal subsidieontvangers beperkt.

Voor een deel vloeit de keuze voor de subsidieontvanger voort uit de aard van de subsidiabele activiteit, waarvan het college het belangrijk vindt dat deze georganiseerd wordt. Te denken valt aan de exploitatie van een museum.

De uitgangspunten leiden ertoe dat het beleid wat betreft de doelgroep ongewijzigd wordt voortgezet.

Subsidiëren van activiteiten gericht op doelen en resultaten

Het college verstrekt de subsidie voor het uitvoeren van bepaalde activiteiten in de veronderstelling dat die bijdragen aan de in het beleid vastgelegde doelen en gewenste resultaten. Aanvragers zullen bij de indiening van hun aanvraag duidelijk moeten maken op welke wijze de activiteiten naar verwachting zullen leiden tot het realiseren van de doelen en resultaten. Op basis van de aanvraag moet aannemelijk worden dat de resultaten inderdaad het gevolg zullen zijn. De hoogte van het subsidiebedrag wordt niet berekend op basis van de resultaten, maar op basis van de werkelijke kosten van de activiteiten (artikel 7). Na afloop van de activiteiten laat de subsidieontvanger in het kader van de aanvraag tot vaststelling zien welke activiteiten zijn uitgevoerd en - voor zover mogelijk – tot welke resultaten dit heeft geleid. De indieningsvereisten voor de aanvragen tot subsidieverlening en subsidievaststelling zijn vastgelegd in de ASV. Zie voor de vereisten de toelichting op de artikelen 5 en 7.

Gevolgde procedure

Met de instellingen die het betreft, is ambtelijk overleg gevoerd. Omdat de nieuwe regeling voor deze instellingen positief uitpakt (zeker in het kader van deregulering), is positief hierop gereageerd.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1Begripsbepaling

Vanwege het gebruik van de afkorting Awb in de tekst van de Subsidieregeling is deze opgenomen in de begripsbepaling. Daarnaast zijn de begrippen basisdienst en veranderopgaven gedefinieerd. Met deze begrippen wordt onderscheid gemaakt tussen de reguliere activiteiten van de instellingen en de nieuwe, tijdelijke of innovatieve activiteiten. Dit omdat in de aanloop naar de beslissing op de subsidieaanvragen een ander proces wordt doorlopen voor de veranderopgaven en omdat de tussentijdse verantwoording over het verloop van de basisdiensten en veranderopgaven verschilt.

Artikel 2 Verhouding met de Algemene subsidieverordening

De Subsidieregeling professionele instellingen gemeente Sittard-Geleen 2020 (hierna: Subsidieregeling) is een nadere regeling als bedoeld in artikel 3 van de Algemene subsidieverordening gemeente Sittard-Geleen 2015 (hierna: ASV). De ASV is daarom ook van toepassing op de subsidies die op grond van de Subsidieregeling worden verstrekt. Onder andere de indieningsvereisten, beslistermijnen met betrekking tot de aanvragen om verlening en vaststelling van de subsidie en weigeringsgronden zijn vastgelegd in de ASV. Voor zover van die termijnen en vereisten niet wordt afgeweken in deze Subsidieregeling, gelden de eisen uit de ASV. De subsidiabele activiteiten, de doelgroep en de verdeelregel in geval van overschrijding van een subsidieplafond zijn neergelegd in de Subsidieregeling. Verplichtingen voor de subsidieontvanger kunnen zowel hun basis hebben in de Awb, als in de ASV en de Subsidieregeling.

Naast de ASV vormt natuurlijk ook de Algemene wet bestuursrecht en met name Titel 4.2 van die wet een belangrijk kader voor het college bij het verstrekken van subsidies. De Awb bevat bijvoorbeeld de gronden waarop een intrekking van de subsidieverlening of een lagere vaststelling gebaseerd mag worden en regelt aan welke eisen moet worden voldaan bij het beëindigen van een subsidierelatie

Artikel 3 Subsidieontvanger

Op grond van de subsidieregeling worden subsidies verstrekt aan professionele instellingen die zijn aangewezen door het college. De criteria die het college daarbij hanteert zijn omschreven in de algemene toelichting onder Doelgroep: Professionele instellingen. Het overzicht van de aangewezen instellingen is terug te vinden in de bij de Subsidieregeling behorende bijlage. De bijlage wordt jaarlijks vastgesteld; de vermelde instellingen komen dus in beginsel voor een periode van 1 jaar in aanmerking voor een subsidie, wanneer zij jaarlijks een subsidieaanvraag indienen die voldoet aan de eisen. Het college kan echter ook meerjarige subsidies verlenen. De bijlage behoort bij de subsidieregeling en wordt derhalve ook bekendgemaakt en gepubliceerd in het digitale Gemeenteblad.

Artikel 4Subsidiabele activiteiten

Er is voor gekozen in zijn algemeenheid te omschrijven op welke gebieden het college subsidies op grond van de Subsidieregeling kan verstrekken en de concrete omschrijving van de subsidiabele activiteiten op te nemen in de bijlage. Het betreft activiteiten op het gebied van cultuur, welzijn, sport, jeugd, onderwijs en economie.

Artikel5Indieningstermijn aanvraag

In afwijking van de ASV worden aanvragen om verlening van subsidie uiterlijk 15 oktober van het jaar voorafgaand aan het subsidiejaar ingediend. Uiterlijk in september maakt het college kenbaar welke veranderingen het college verwacht ten aanzien van de reguliere activiteiten van de instellingen (basisdiensten) en - indien van toepassing - welke bijzondere activiteiten de instellingen zullen uitvoeren (veranderopgaven). Over de veranderopgaven vindt vooraf overleg plaats met de instellingen. Mede op basis van dat overleg wordt bepaald welke veranderopgave daadwerkelijk van de instellingen wordt verwacht in het volgende subsidiejaar.

De eisen die aan een subsidieaanvraag worden gesteld, zijn vastgelegd in artikel 7 van de ASV 2015. Dat artikel luidt op het moment van inwerkingtreding van deze subsidieregeling als volgt:

Artikel 5 Aanvraag

1.Een aanvraag om subsidie wordt schriftelijk ingediend bij burgemeester en wethouders met gebruikmaking van een aanvraagformulier.

2.Bij de aanvraag legt de aanvrager de volgende gegevens over:

a. een beschrijving van de activiteiten waarvoor de subsidie wordt aangevraagd;

b. de doelen en resultaten welke met die activiteiten worden nagestreefd, en hoe de activiteiten daaraan bijdragen;

c. een begroting van en een dekkingsplan voor de kosten van deze activiteiten. Het dekkingsplan bevat een opgave van bij anderen aangevraagde subsidies of vergoedingen ten behoeve van dezelfde activiteiten, onder vermelding van de stand van zaken daarvan;

d. als de aanvrager een onderneming is:

1°een opgave van subsidies, vergoedingen of tegemoetkomingen in welke vorm ook met staatsmiddelen bekostigd, die al zijn of zullen worden ontvangen voor de activiteiten waarvoor de subsidie wordt aangevraagd;

2°een verklaring als bedoeld in de de-minimisverordening (de-minimisverklaring);

e. als het een subsidie betreft die per boekjaar aan een rechtspersoon wordt verstrekt, de stand van de egalisatiereserve op het moment van de aanvraag.

3. Een rechtspersoon die voor de eerste maal subsidie aanvraagt, voegt een exemplaar van de oprichtingsakte, de statuten, alsmede van het jaarverslag, de jaarrekening en de balans van het voorgaande jaar toe aan de aanvraag.

4. Burgemeester en wethouders zijn bevoegd ook andere dan, of slechts enkele van, de in het tweede en derde lid genoemde gegevens te verlangen, indien die voor het nemen van een beslissing op de aanvraag noodzakelijk, respectievelijk voldoende, zijn.

Artikel 6Verdeelregel

Het college is bevoegd subsidieplafonds vast te stellen op grond van artikel 6 van de ASV. Wanneer het college plafonds in wil stellen, zal het daarvoor afzonderlijke besluiten nemen en die bekend maken in het digitale Gemeenteblad.

Een subsidieplafond is het bedrag dat gedurende een bepaald tijdvak ten hoogste beschikbaar is voor de verstrekking van subsidies krachtens een bepaald wettelijk voorschrift. Het college kan dus voor (bepaalde) activiteiten op het gebied van cultuur, welzijn, sport, jeugd, onderwijs en economie subsidieplafonds vaststellen. In het artikel is vastgelegd op welke wijze het college het beschikbare budget verdeeld, wanneer de te verlenen subsidies dat bedrag overstijgen. Die verdeling geschiedt naar evenredigheid. Wordt het plafond met 10% overschreden, dan worden de subsidiebedragen die verstrekt zouden moeten worden met 10% verminderd. Aangezien in dat geval naar alle waarschijnlijkheid niet alle activiteiten uitgevoerd kunnen worden, zal daarover overleg plaatsvinden met de aanvragers en zullen afspraken worden gemaakt.

Artikel 7Berekening subsidiebedrag

Het subsidiebedrag wordt berekend op basis van de werkelijke kosten. Op het moment van de beoordeling van de aanvraag zijn die natuurlijk nog niet bekend en worden de begrote kosten als uitgangspunt genomen voor zover die als reëel en noodzakelijk worden beschouwd. In het kader van de aanvraag tot vaststelling legt de subsidieontvanger rekening en verantwoording af en laat hij zien welke kosten werkelijk zijn gemaakt. De subsidie wordt vastgesteld op basis van die werkelijke kosten en ook weer voor zover ze noodzakelijk waren. Daarbij geldt dat de subsidie nooit op een hoger bedrag wordt vastgesteld dan het bedrag dat maximaal is verleend.

De bedragen worden jaarlijks geïndexeerd met een percentage dat wordt vastgesteld in de gemeentelijke begroting.

De indieningsvereisten voor een aanvraag tot vaststelling van een subsidie zijn vastgelegd in de ASV. Afhankelijk van de omvang van de subsidie zijn de verantwoordingseisen meer of minder zwaar. Op het moment van vaststelling van de Subsidieregeling professionele instellingen liggen de indieningseisen van in de artikelen 14 tot en met 16:

Artikel 14 Eindverantwoording subsidies tot en met € 15.000

1. Subsidies tot en met € 15.000 worden door burgemeester en wethouders direct vastgesteld, of verleend en – tenzij toepassing wordt gegeven aan het volgende lid – binnen 8 weken nadat de activiteiten uiterlijk moeten zijn verricht, ambtshalve vastgesteld.

2. Bij een ambtshalve vaststelling als bedoeld in het vorige lid kan de aanvrager worden verplicht om op de daarbij aangegeven wijze aan te tonen dat de activiteiten waarvoor de subsidie wordt verstrekt, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen. In dat geval vindt de vaststelling plaats binnen 8 weken nadat de gevraagde inlichtingen zijn verstrekt.

3. In geval van verlening van een subsidie van ten hoogste € 15.000 wordt aanstonds een voorschot verstrekt ter hoogte van de verleende subsidie.

Artikel 15 Eindverantwoording subsidies tussen € 15.000 en € 50.000

1.Bij subsidies van meer dan € 15.000 doch ten hoogste € 50.000 dient de subsidieontvanger een aanvraag tot vaststelling in:

a. in geval van een subsidie die per kalenderjaar wordt verstrekt, uiterlijk op 1 mei van het jaar dat volgt op het betrokken kalenderjaar;

b. in andere gevallen uiterlijk 16 weken nadat de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht.

2. De aanvraag bevat een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht.

3. Bij subsidieregeling kan worden bepaald dat op een andere manier wordt aangetoond in hoeverre de activiteiten zijn verricht.

4. Bij subsidieregeling kunnen andere termijnen worden vastgesteld.

Artikel 16 Eindverantwoording subsidies van meer dan € 50.000

1. Bij subsidies van meer dan € 50.000 dient de subsidieontvanger een aanvraag tot vaststelling in:

a. in geval van een subsidie die per kalenderjaar wordt verstrekt, uiterlijk op 1 mei van het jaar dat volgt op het betrokken kalenderjaar;

b. in andere gevallen uiterlijk 16 weken nadat de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht.

2. De aanvraag bevat:

a. een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht;

b. een overzicht van de gesubsidieerde activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening);

c. een balans van het afgelopen subsidietijdvak met een toelichting daarop; en

d. een verklaring van getrouwheid van een registeraccountant dan wel van een accountant administratieconsulent met certificerende bevoegdheid, waaruit het oordeel blijkt dat subsidies rechtmatig zijn besteed en dat de afgesproken activiteiten dan wel prestaties zijn verricht/gerealiseerd. Tevens dient de jaarrekening vergezeld te gaan van het accountantsrapport waarop de verklaring is gebaseerd.

3. Bij subsidieregeling kunnen andere termijnen worden vastgesteld of andere gegevens worden verlangd.

Artikel 8Verplichtingen

Het college mag op grond van artikel 4:37 van de Awb bij de subsidieverlening verplichtingen op leggen met betrekking tot:

a. aard en omvang van de activiteiten waarvoor subsidie wordt verleend;

b. de administratie van aan de activiteiten verbonden uitgaven en inkomsten;

c. het vóór de subsidievaststelling verstrekken van gegevens en bescheiden die nodig zijn voor een beslissing omtrent de subsidie;

d. de te verzekeren risico’s;

e. het stellen van zekerheid voor verleende voorschotten;

f. het afleggen van rekening en verantwoording omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden inkomsten en uitgaven, voor zover deze voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn;

g. het beperken of wegnemen van de nadelige gevolgen van de subsidie voor derden;

h. het uitoefenen van controle door een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek op het door het bestuursorgaan gevoerde financiële beheer en de financiële verantwoording daarover.

Daarnaast volgen uit de artikelen 12 tot en met 16 van de ASV diverse verplichtingen voor de subsidieontvanger, waaronder een meldplicht voor besluiten, wijzigingen of ontwikkelingen die relevant zijn voor de subsidieverstrekking.

Artikel 5 van de Subsidieregeling verplicht de instellingen daarnaast om een afwijkingenrapportage over de eerste vijf maanden over te leggen met betrekking tot de basisdiensten. Een afwijkingenrapportage geeft inzicht in de afwijkingen wat betreft de aard en omvang van de activiteiten alsmede van de afwijkingen ten opzichte van de geraamde inkomsten en uitgaven. De afwijkingenrapportage bevat ook een toelichting op de afwijkingen.

Wat betreft de veranderopgaven is meer tussentijds inzicht gewenst. Daarom wordt voor de veranderopgaven een voortgangsrapportage geleverd dat een uitgebreider inzicht geeft in de uitgevoerde activiteiten en inkomsten en uitgaven en zich niet beperkt tot de afwijkingen.

Tevens biedt het derde lid de mogelijkheid andere verplichtingen op te leggen, voor zover zij verband houden met het doel waarvoor de subsidie is verleend. Dit kunnen bijvoorbeeld verplichtingen zijn met betrekking tot de deskundigheid van degenen die de activiteiten uitvoeren of de verplichting verklaringen omtrent het gedrag over te leggen.

Artikel 9Bevoorschotting

De subsidies aan de professionele instellingen worden bevoorschot omdat zij de activiteiten niet volledig voor kunnen financieren. Bevoorschotting vindt plaats tot 90% van de verleende subsidie. De laatste 10% wordt betaald na de vaststelling van de subsidie en is gebleken dat de activiteiten overeenkomstig de verleningsbeschikking zijn uitgevoerd, de verplichtingen zijn nageleefd en op juiste wijze rekening en verantwoording is afgelegd.

Het voorschot wordt in één keer betaald wanneer het gaat om subsidies tot € 100.000,-. De administratieve lasten blijven zo beperkt. De voorschotten op subsidies vanaf € 100.000,- worden per kwartaal – in de eerste maand van ieder kwartaal – betaald. Dit voorkomt dat grote bedragen moeten worden teruggevorderd, wanneer de uitvoering van de activiteiten zodanig achterloopt op schema dat er aanleiding bestaat de subsidieverlening in te trekken of te wijzigen en een lager bedrag te verlenen.

Artikel 10Hardheidsclausule

Afwijken van de regels is alleen mogelijk voor zover het gaat om de indieningsvereisten en bevoorschotting. Het is ongewenst af te wijken van de andere artikelen zoals de subsidieontvangers en subsidiabele activiteiten. Afwijken van de indieningsvereisten en regels over de bevoorschotting is uitsluitend mogelijk wanneer toepassing zou leiden tot onevenredig nadelige gevolgen voor de subsidieaanvrager of -ontvanger in verhouding tot het doel dat met die bepalingen wordt beoogd: een geordend proces dat aansluit op de planning- en control cyclus van de gemeente en het in staat stellen van subsidieontvangers de kosten van de activiteiten te betalen door deze gedeeltelijk - tot 90% - voor te financieren.

Artikel11Intrekking

De Subsidieregeling vervangt de Beleidsregels professionele maatschappelijke instellingen, die is vastgesteld op 1 december 2009 en op het moment van inwerkingtreding van de Subsidieregeling wordt ingetrokken.

Artikel12Overgangsbepaling

Subsidies die nog zijn verleend op grond van de Beleidsregels professionele maatschappelijke instellingen, zullen worden vastgesteld op grond van de Subsidieregeling en de ASV.

Artikelen 13 en 14

Deze artikelen behoeven geen toelichting.