De beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

de Wet:

de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);

kwaliteitssteekproef:

een controle op de inhoud van gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over een representatief aantal persoonslijsten;

foutberichtenverslag:

het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van fouten die ontdekt zijn in de over het netwerk binnenkomende berichten;

foutenlijst:

het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van foutieve elementen op de persoonslijsten die zich in de gemeentelijke basisadministratie bevinden;

autorisatie :

het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gebruikersmogelijkheden aan een persoon of afdeling of het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden.

Artikel 4

De informatiebeheerder voorziet in:

• a.

  een jaarlijkse werkplanning van de beheersactiviteiten;

• b.

  een jaarlijkse rapportage aan het gemeentebestuur over de bij a. bedoelde werkplanning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheersprocedures;

• c.

  een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 10 bedoelde kwaliteitssteekproef;

• d.

  administratieve beheersprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien;

• e.

  periodiek overleg tussen hem en de gegevens-, de applicatie- , de privacy- , de beveiligings- en de systeembeheerder;

• f.

  richtlijnen voor de bijhouding van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• g.

  uitvoering van de driejaarlijkse periodieke audit GBA;

• h.

  melding aan de gemeentesecretaris van inbreuken op de informatiebeveiliging.

Artikel 5

De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders als verantwoordelijke van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens te weten:

• -

  persoonsinformatievoorziening;

• -

  gegevenskwaliteit.

Artikel 6

De informatiebeheerder beslist over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem.

Artikel 7

De informatiebeheerder ziet er op toe dat:

• a.

  de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;

• b.

  de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden nageleefd;

• c.

  dat alle in artikel 3 genoemde functionarissen op de hoogte zijn gesteld van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA toepassingsysteem en van de gevolgen van deze installatie;

• d.

  onderzoek plaatsvindt naar inbreuken op de informatiebeveiliging en neemt zonodig maatregelen om herhaling te voorkomen.

• e.

  de managementsamenvatting van de driejaarlijkse periodieke GBA-audit ter kennis komt van de gemeenteraad.

Artikel 8

De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:

• 1.

  de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• 2.

  het beheer van documentatie op het gebied van de wet en overige regelgeving op het gebied van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• 3.

  de dagelijkse controle van alle in het systeem aangebrachte actualiseringen;

• 4.

  de toezending van de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van een eerste inschrijving of een vervolginschrijving uit het buitenland.

• 5.

  de toezending van de hoofdlijnen van de GBA conform artikel 78, 3e lid van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 9

De gegevensbeheerder is bevoegd vanuit de in artikel 8 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Tevens heeft de gegevensbeheerder de bevoegdheid om in afwijking van de aanvankelijke opname van gegevens (in mutatiestatus) door een gegevensverwerker een beslissing te nemen omtrent de definitieve opname van deze gegevens na toetsing aan onder meer GBA-wet- en regelgeving, het Logisch Ontwerp en verder van toepassing zijnde voorschriften, zoals onder andere op het gebied van (inter)nationale nationaliteitswetgeving en internationaal privaatrecht. Verder is de gegevensbeheerder bevoegd om de gegevensverwerkers te adviseren omtrent beslissingen op aangiften en/of verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan.

Artikel 10

De gegevensbeheerder voorziet in een jaarlijkse kwaliteitssteekproef op het bestand van persoonslijsten van ingeschrevenen.

Artikel 11

De systeembeheerder is verantwoordelijk voor de continuïteit van en het technisch onderhoud van het computersysteem waarop de GBA-toepassingsprogrammatuur is geïnstalleerd.

Artikel 12

De systeembeheerder voorziet in:

• a.

  de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;

• b.

  een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA apparatuur is opgesteld;

• c.

  de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;

• d.

  de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.

• e.

  uitwijkvoorzieningen;

• f.

  het transport, de veilige opslag van verwijderbare gegevensdragers en deugdelijke periodieke vernietiging daarvan;

Artikel 13

De systeembeheerder is bevoegd:

• a.

  direct maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is;

• b.

  aanwijzingen te geven over:

  • -

    beheer van toepassingssystemen;

  • -

    beheer van bestanden;

  • -

    (reconstructie)maatregelen.

Artikel 14

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;

• b.

  het tijdig opschonen van de gegevensbestanden van via het netwerk ontvangen berichten waarvan de cycli zijn afgehandeld;

• c.

  de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de Verordening GBA op basis van een besluit van burgemeester en wethouders;

• d.

  het beheer van de tabellen van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• e.

  het beheer van de gebruikersdocumentatie.

Artikel 15

De applicatiebeheerder is bevoegd gegevensverwerkers en binnengemeentelijke afnemers die rechtstreeks toegang hebben tot de basisadministratie persoonsgegevens aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem.

Artikel 16

De applicatiebeheerder voorziet in:

• a.

  een planning van periodieke gegevensverstrekkingen die op basis van autorisatiebesluiten worden gedaan;

• b.

  de communicatie bij storingen in hard- en software;

• c.

  een bijdrage aan het oplossen van storingen binnen het toepassingssysteem;

• d.

  maatregelen om de gevolgen van verkeerd uitgevoerde systematische verstrekkingen ongedaan te maken.

• e.

  de bijhouding van een logboek van alle problemen en klachten en bijzondere gebeurtenissen, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan, en tracht eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor een oplossing te zorgen;

• f.

  de rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens van hiertoe bevoegde binnengemeentelijke afnemers.

• g.

  de toekenning en schriftelijke vastlegging van de autorisatieniveau's die aan gegevensverwerkers zijn toegewezen;

• h.

  de bijhouding van een verzameling van de autorisaties, die zijn toegekend voor gegevensverwerking en rechtstreekse toegang;

• i.

  de logging van:

  • -

    medewerkers die gegevens raadplegen;

  • -

    medewerkers die gegevens muteren.

• j.

  melding van inbreuken op de informatiebeveiliging aan de informatiebeheerder;

• k.

  het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;

• l.

  de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;

• m.

  de voorlichting aan de gegevensverwerkers met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;

• n.

  de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk;

• o.

  de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden ontleend;

• p.

  de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens.

Artikel 17

De applicatiebeheerder adviseert de informatiebeheerder over:

• a.

  gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen;

• b.

  installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem.

Artikel 18

De applicatiebeheerder neemt deel aan het externe gebruikersoverleg.

Artikel 19

De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken c.a. en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens of op basis van een besluit van het College van burgemeester en wethouders;

• b.

  het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de wet, de Verordening basisadministratie persoonsgegevens en de Wet bescherming persoonsgegevens voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 20

De privacybeheerder is bevoegd:

• a.

  op grond van het in artikel 19 , onder b, genoemde toezicht, alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven;

• b.

  advies uit te brengen aan burgemeester en wethouders of aan de door de gemeente aangestelde ‘functionaris gegevensbescherming’ over alle procedures en producten die betrekking hebben op de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, waarbij de waarborging voor bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

Artikel 21

De privacybeheerder voorziet in:

• a.

  de afhandeling van de verzoeken overeenkomstig artikel 102, 1e lid a van de wet;

• b.

  de afhandeling van de verzoeken overeenkomstig artikel 102, 2e lid van de wet:

• c.

  de jaarlijkse bekendmaking als bedoeld in artikel 102, 5e lid van de wet;

• d.

  de behandeling van alle verzoekschriften die op basis van artikel 79, 103 en 104 van de wet worden ontvangen.

• e.

  de behandeling van verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 22

De behandeling van alle bezwaarschriftenprocedures, die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet met daarbij behorende regelingen en de Wet bescherming persoonsgegevens, voorzover bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de belanghebbende aan de orde is, is een uitsluitende bevoegdheid en verantwoordelijkheid van de lokatiecoördinatoren Stadswinkels van de onderscheidene stadsdelen.

Artikel 23

De gegevensverwerker voorziet in:

• a.

  het verwerken van de gegevens overeenkomstig de wet, het Logisch Ontwerp en handleiding uitvoeringsprocedures, voorgeschreven wijze, voorzover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;

• b.

  het verzamelen van de daarvoor bestemde brondocumenten;

• c.

  de archivering van de brondocumenten op grond waarvan hij de gegevens heeft verwerkt;

• d.

  de behandeling van verzoeken als bedoeld in artikel 80, 81en 82 van de wet;

• e.

  het doorsturen van bezwaren als bedoeld in artikel 83 en 86 van de wet naar de Commissie beroep- en bezwaarschriften van de gemeente;

• f.

  de afhandeling van netwerkberichten, voor zover betrekking hebbend op procedures betreffende eerste inschrijvingen, vervolginschrijvingen en toevallige gebeurtenissen;

• g.

  de behandeling van de foutberichtenverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten;

• h.

  de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de wet;

• i.

  toepassing van artikel 40 van de wet;

• j.

  de kennisgeving aan de geregistreerde voor wat betreft de verwerking van:

  • -

    wijziging van het naamgebruik;

  • -

    wijziging van geheimhouding van PL-gegevens

Artikel 24

De gegevensverwerker beslist op aangiften en/of verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan, voor zover hier niet een nader advies van de gegevensbeheerder noodzakelijk is.

Artikel 25

De behandeling van alle bezwaarschriften als bedoeld in artikel 83 en 86 van de wet, inhoudende onder meer het opstellen van verweerschriften en vertegenwoordiging van de gemeente bij de rechtbank, is een uitsluitende bevoegdheid en verantwoordelijkheid van de lokatiecoördinatoren Stadswinkels van de onderscheidene stadsdelen.

Artikel 26

De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het beheer van de beveiligingsvoorschriften voor de GBA.

Artikel 27

De beveiligingsbeheerder is bevoegd om medewerkers van de afdeling Stadswinkels aanwijzingen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de wet en de beveiligingsvoorschriften voor de GBA.

Artikel 28

De beveiligingsbeheerder ziet er op toe dat beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de binnengemeentelijk vastgestelde beveiligingsvoorschriften en de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.

Artikel 29

De beveiligingsbeheerder adviseert burgemeester en wethouders over de beveiligingsaspecten die uit de wet GBA en de binnengemeentelijke beveiligingsvoorschriften voortvloeien.

Artikel 30

De beveiligingsbeheerder voorziet jaarlijks in een verslag over de activiteiten inzake het beveiligingsbeheer.

Artikel 31

De Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de voormalige gemeente Geleen wordt ingetrokken.

Artikel 32

Deze beheerregeling treedt in werking op 28 mei 2002

Artikel 33

Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 34

De beheerregeling ligt ter inzage bij de afdeling Stadswinkels van de drie onderscheidene stadslokaties.