Organisatiebesluit gemeente Someren 2016

1. De organisatie kent als organisatorische eenheden afdelingen en teams.

2. Het college kan besluiten tot wijzigingen in de structuur van de organisatie op basis van een advies van de gemeentesecretaris of het managementteam.

1. De afdelingen hebben ieder tot taak het leveren van de aan hen toegewezen producten.

2. Elke afdeling is primair verantwoordelijk voor de interne controle op de uitvoering van de toegewezen taken/producten.

3. Op basis van de hoofdtaken zijn de afdelingen al dan niet ingedeeld in teams.

4. Het managementteam kan de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan afdelingen, teams en functies nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven.

1. De gemeentesecretaris is het hoofd van de ambtelijke organisatie en draagt eindverantwoordelijkheid voor het handelen van de gehele organisatie.

2. Samen met de afdelingshoofden wordt de verantwoordelijkheid voor de dagelijkse leiding gedeeld en uitgeoefend

1. Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college mandaten (waaronder ook begrepen volmachten en/of machtigingen) aan de gemeentesecretaris, de afdelingshoofden en/of andere functionarissen binnen de ambtelijke organisatie.

2. De mandaatverlening vindt plaats op basis van een daartoe door het college vast te stellen mandaatregeling. Hierbij wordt als uitgangspunt gehanteerd dat verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie wordt neergelegd.

3. Het bepaalde in de vorige leden is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester als bestuursorgaan.

1. De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de gemeentesecretaris zijn:

• a.

  treedt op als secretaris van het college, zoals genoemd in de Gemeentewet;

• b.

  voorzitter van het managementteam;

• c.

  bestuurder in het kader van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) en adviseur van het Georganiseerd Overleg (GO);

• d.

  eerste aanspreekpunt op het terrein van de rampenbestrijding, brandweer/stuurgroep veiligheid;

• e.

  onderhouden van contacten op bestuurlijk en ambtelijk niveau relevante netwerken en samenwerkende organisaties.

2. De gemeentesecretaris ondersteunt het college, de burgemeester en de collegeleden in de uitoefening van hun functie door de benodigde informatie te verzamelen en/of gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen.

3. De gemeentesecretaris bewaakt samen met de afdelingshoofden de vertaling en uitvoering van de door de bestuursorganen genomen besluiten en/of bestuursopdrachten.

1. Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college en de ambtelijke eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris draagt de concerncontroller onder andere de zorg voor:

• a.

  het ontwikkelen van en adviseren over de organisatie brede planning en control;

• b.

  het evalueren en sturen van de ontwikkeling van beleids- en beheersinstrumentarium van de organisatie;

• c.

  coördinatie bij het opstellen van bestuurs- en managementrapportages;

• d.

  het ontwikkelen en bewaken van kaders ten behoeve van de administratieve organisatie;

• e.

  het coördineren en verrichten van doelmatigheidsonderzoeken;

2. Buiten de in de aanhef van lid 1 bedoelde eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, heeft de concerncontroller de bevoegdheid om zich rechtstreeks te wenden tot het college.

1. Het afdelingshoofd draagt, met in achtneming van de gemeentebrede kaders, hiërarchische, tactische en operationele verantwoordelijkheid voor de toebedeelde afdeling.

2. Het afdelingshoofd draagt daarbij verantwoordelijkheid voor:

• a.

  het sturen op processen en de resultaten van processen;

• b.

  het aansturen en ontwikkelen van medewerkers;

• c.

  het bewaken en realiseren van doel- en taakstellingen;

• d.

  de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van producten;

• e.

  het bepalen en prioriteren van doel- en taakstellingen;

• f.

  het managen van toegewezen programma’s en/of projecten;

• g.

  de juridische en financiële rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van activiteiten en voorstellen.

3. Binnen de kaders van het functieboek kan het afdelingshoofd, na besluitvorming daarover binnen het managementteam, keuzen maken betreffende de inrichting van zijn afdeling.

1. Het managementteam bestaat uit de gemeentesecretaris en de afdelingshoofden.

2. Het managementteam draagt hiërarchische verantwoordelijkheid voor de strategische, tactische en operationele (aan)sturing van de organisatie.

3. Het managementteam heeft besluitvormende beslissingsbevoegdheid en een coördinerende en bewakende functie.

4. Het managementteam bevordert in gezamenlijkheid het optimaal functioneren van de ambtelijke organisatie door middel van:

• a.

  het ontwikkelen van een visie voor middellange- en lange termijn;

• b.

  het zaak- en procesgericht werken;

• c.

  de coördinatie van activiteiten en informatie tussen afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur;

• d.

  de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording;

• e.

  de coördinatie van organisatie-ontwikkelingsactiviteiten;

• f.

  het tijdig signaleren en reageren op relevante interne en externe ontwikkelingen;

• g.

  het uitwisselen van informatie en het bespreekbaar maken van problemen en de gemeenschappelijke aanpak daarvan.

1. De medewerker die is aangewezen als seniormedewerker draagt, onder eindverantwoordelijkheid van het afdelingshoofd, zorg voor de volgende coördinerende werkzaamheden:

• a.

  het fungeren als aanspreekpunt voor het afdelingshoofd en de medewerkers van het werkveld;

• b.

  het inhoudelijk afstemmen, plannen en verdelen van de werkzaamheden op het werkveld en het inhoudelijk bewaken van de voortgang ervan;

• c.

  het begeleiden van de medewerkers in de uitvoering van de werkzaamheden.

2. De seniormedewerker heeft geen hiërarchische bevoegdheden, zoals ook opgenomen in het basisdocument “Uitgangspunten en begrippenkader functieboek gemeente Someren per 1 januari 2007”.

1. De horizontale vervanging van de afdelingshoofden vindt plaats op basis van het hiertoe door het managementteam vast te stellen schema van vervanging.

2. Tevens wordt een afdelingshoofd, eveneens op basis van een hiertoe vast te stellen schema van vervanging gemeentesecretaris, als loco-secretaris aangewezen ter vervanging van de gemeentesecretaris.