Richtlijnen budgetbeheer gemeente Stadskanaal 2012

1.1.1 budget

budgetten zijn te onderscheiden in exploitatie- en bedrijfsvoeringsbudgetten.

• De exploitatiebudgetten

• Exploitatiebudgetten zijn de budgetten die direct beschikbaar zijn voor het uitvoeren van de programma’s. Voor de ambtelijke uitvoering zijn de budgetten door het college op productniveau geautoriseerd (de gemeenteraad heeft het college op programmaniveau geautoriseerd de budgetten te besteden). De budgetten op productniveau zijn verder onderverdeeld op beheersproductniveau.

• De bedrijfsvoeringbudgetten

• Een bedrijfsvoeringbudget betreft altijd apparaatskosten Het gaat primair om personeelskosten en deze budgetten zijn volledig te besteden binnen het eigen afdeling. Er is in geen enkel geval sprake van afdelingoverstijgende bestedingen.

Daarnaast is in een aantal afdelingen sprake van bedrijfsvoeringbudgetten (kostenplaatsen) voor activiteiten waarmee medewerkers in de uitvoering van hun werkzaamheden worden gefaciliteerd (automatisering, porto, archief, catering etc.)

1.1.2 budgethouder

Budgethouder is de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

1.1.3 Deelbudgethouder/programmamanager

De budgethouder kan de in deze richtlijnen genoemde bevoegdheden en plichten overdragen aan een deelbudgethouder en kan nadere voorwaarden verbinden aan deze overdracht.

Als deelbudgethouder kunnen worden aangewezen:

• •

  de afdelingmanagers

• •

  de directeur van het theater Geert Teis

Een afdelingmanager wordt als deelbudgethouder aangewezen voor:

• -

  de voor zijn/haar afdeling geraamde bedrijfsvoeringbudgetten

• -

  de exploitatiebudgetten die binnen zijn/haar afdeling worden uitgevoerd

Een uitzondering is gemaakt voor de teamleider beheer infrastructuur binnen de afdeling ROB. Voor een deel van de budgetten van deze afdeling heeft de teamleider beheer infrastructuur de bevoegdheden van deelbudgethouder.

Tijdens de maandelijks te houden planning & control gesprekken worden de voortgang en de verwachte ontwikkeling van de budgetten besproken tussen de budgethouder en deelbudgethouder. Conclusies en afspraken worden vastgelegd in een daarvoor vastgestelde format.

Als programmamanagers zijn aangewezen de afdelingmanager van de afdeling:

• •

  Werk en inkomen: 4 Economie en Arbeidsmarkt

• •

  Samenleving: 1 Welzijn en zorg, 3. Jeugd en Educatie

• •

  ROB: 2. Wonen en voorzieningen, 5. Ruimte en Milieu

• •

  Bedrijfsbureau: 6. Bestuur en Dienstverlening

• •

  Middelen: Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien

1.1.4 Kredietbeheerder

De afdelingmanager kan ter ondersteuning van zijn taak als deelbudgethouder, een medewerker als kredietbeheerder aanwijzen en kan nadere voorwaarden verbinden aan deze aanwijzing. Het is niet toegestaan verantwoordelijkheden van de deelbudgethouder over te dragen aan een kredietbeheerder.

• •

  per product/kostenplaats kan maximaal 1 kredietbeheerder worden aangewezen.

• •

  een functionaris kan voor meer dan 1 product/kostenplaats als kredietbeheerder worden aangewezen.

• •

  Een afdelingmanager kan door een collega afdelingmanager niet als kredietbeheerder worden aangewezen.

Uitgangspunt is dat het accorderen van de facturen door de kredietbeheerder voldoende is voor de betaling (de paraaf van de (deel)budgethouder vervalt dus).

Tijdens de maandelijks te houden planning & controlgesprekken worden de voortgang en de verwachte ontwikkeling van de budgetten besproken tussen de deelbudgethouder en kredietbeheerder. Conclusies en afspraken worden vastgelegd in een daarvoor vastgestelde format.

Verantwoordelijkheid

De (deel)budgethouder/kredietbeheerder is verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie nodig is. Bij het nalaten van wat naar redelijkheid tot de functie mag worden gerekend, kan de (deel)budgethouder/kredietbeheerder zich niet beroepen op onvolledigheid van deze richtlijnen of een ander voorschrift. De (deel)budgethouder/kredietbeheerder dient de toevertrouwde budgetten doelmatig en doeltreffend te beheren en is verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling van zowel de lasten als baten behorende tot deze budgetten.

1.2.1 (deel)budgethouder/kredietbeheerder als opdrachtgever

De (deel)budgethouder/kredietbeheerder is binnen het kader van deze richtlijnen opdrachtgever zodra hij een opdracht verstrekt voor een levering van goederen, diensten of uitvoering van werken. Bij het geven van een opdracht neemt de opdrachtgever het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van onze gemeente in acht.

1.2.2 opdrachten

De (deel)budgethouder/kredietbeheerder is bevoegd om opdrachten te verstrekken aan of contracten te sluiten met een opdrachtnemer voor leveringen, diensten of uitvoering van werken, uitsluitend binnen de budgetten waarvoor hij als (deel)budgethouder/kredietbeheerder bevoegd is. De (deel)budgethouder is eindverantwoordelijk voor het inkoopproces en controleert de voortgang.

1.2.3 beschikbaar budget

De (deel)budgethouder/kredietbeheerder mag alleen verplichtingen aangaan nadat hij heeft geconstateerd dat er voldoende budget beschikbaar is.

Het beschikbare budget wordt bepaald door het saldo van het geraamde budget verminderd met de werkelijke uitgaven en lopende aangegane verplichtingen

Binnen één product (dus binnen en tussen beheersproducten) kan (een kredietbeheerder na overleg met) een (deel)budgethouder met middelen schuiven mits gestelde doelen worden bereikt. Het schuiven in budgetten tussen producten is alleen toegestaan nadat het college hiervoor toestemming heeft gegeven en alleen voor zover het bestedingen binnen één programma betreft. Deze wijzigingen worden vastgelegd in de afdelingsrapportage. Het schuiven in budgetten tussen producten uit verschillende programma’s zijn alleen na toestemming van de gemeenteraad toegestaan. De (deel)budgethouder neemt het initiatief tot het verkrijgen van aanvullend budget.

1.2.4 Meerjarige contracten

Wanneer de (deel)budgethouder/kredietbeheerder een contract wil sluiten voor leveringen, diensten of werken met een tijdsduur van minimaal drie jaar of een meerjarig contract met een verplichting van minimaal € 100.000,00 per jaar moet vooraf toestemming worden gevraagd aan het college van b&w.

1.3.1 Aangegane verplichting en administratieve verwerking

De (deel)budgethouder/kredietbeheerder zorgt voor het vastleggen en afwerken van verplichtingen volgens de daarvoor geldende werkinstructie.

Het vastleggen van een verplichting is niet nodig wanneer het gaat om:

• -

  incidentele verplichtingen beneden € 1.000,00;

• -

  abonnementen op tijdschriften en losbladige uitgaven;

• -

  voorschotten en afrekeningen van nutsbedrijven;

• -

  abonnement- en gesprekskosten telefoon, verzekeringen en belastingen;

• -

  betaling loonheffing en sociale lasten en sociale uitkeringen;

• -

  declaraties van reis- en verblijfkosten;

• -

  goederen die binnen een mantelcontract worden geleverd;

• -

  afdrachten van rijksleges en rijkskostencomponenten.

• -

  Uitbetalen van subsidies

• -

  Wettelijke verplichtingen waarvan de parameters die de basis zijn voor de lasten, niet of nauwelijks door de gemeente beïnvloedbaar zijn (i.c. vervoer van leerlingen)

In het geval de verplichting betrekking heeft op een standaard- of verzamelfactuur of personeel van derden wordt de aangegane verplichting door de financiële administratie aangemaakt en geautoriseerd door de (deel)budgethouder/kredietbeheerder

1.3.2 Kleine attenties en relatiegeschenken

Voor kleine attenties en relatiegeschenken die op rekening worden aangeschaft wordt na overleg, door de afdeling middelen (personeelsadministratie) een opdracht aan de leverancier verstrekt.

1.3.3 Voorwaarden en richtlijnen inkoop

De (deel)budgethouder hanteert bij het verstrekken van opdrachten de voorwaarden en richtlijnen zoals die zijn vastgesteld in het inkoopbeleid en zoals dit is toegelicht en uitgewerkt in het ”inkoophandboek gemeente Stadskanaal”

1.4.1 Geraamde inkomstenbudgetten

De (deel)budgethouder/kredietbeheerder draagt op eigen initiatief zorg voor de geraamde en niet-geraamde (te ontvangen) inkomsten door invorderingsgegevens voorzien van de betreffende codering te verstrekken aan de financiële administratie. De afdeling middelen (financiële administratie) zorgt (indien nodig) voor het opstellen en verzenden van de nota’s.

1.4.2 planning & controlcyclus

Voor het opstellen van de verschillende documenten die worden opgesteld binnen de planning & controlcyclus is de (deel)budgethouder verplicht zowel de beleidsmatige als financiële informatie aan te leveren. Dit betreft voor de:

perspectiefnota (voorafgaand aan jaar n): eventuele nieuwe beleidswensen t.b.v. de komende begroting c.q. meerjarenraming en de financiële consequenties hiervan.

begroting (jaar n): op basis van bestaand en (via de perspectiefnota) vastgesteld nieuw beleid het bepalen van de noodzakelijke budgetten ten behoeve van het programmaplan, het opstellen van de producten ten behoeve van de productenraming en het opstellen van de programma’s ten behoeve van de programmabegroting en paragrafen

voorjaarsnota (tijdens jaar n): op basis van voortgang en ontwikkeling van beleid (vastgelegd in de prorap) de financiële en beleidsmatige bijstellingen van dit beleid in beeld te brengen

najaarsnota (tijdens jaar n): op basis van voortgang en ontwikkeling van beleid (vastgelegd in de prorap) de financiële en beleidsmatige bijstellingen van dit beleid in beeld te brengen

jaarrekening (na afloop van jaar n): het analyseren van de werkelijke uitgaven versus de geraamde budgetten en het vorige begrotingsjaar, het opstellen van de producten ten behoeve van de productenrealisatie en het opstellen van de programma’s en paragrafen ten behoeve van het jaarverslag en jaarrekening.