Verordening op de vertrouwenscommissie Stadskanaal 2017

Artikel 1. Taak

• 1.

  Er is een commissie die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, de klankbordgesprekken met de burgemeester houdt en de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt (hierna: de commissie).

• 2.

  De commissie heeft tot taak:

  • a.

    de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden en

  • b.

    klankbordgesprekken te houden met de burgemeester.

  • c.

    procedures bedoeld in paragraaf 7 van de Gedragscode integriteit bestuurders Stadskanaal 2019 te voeren.

Artikel 2. Samenstelling commissie

• 1.

  De commissie bestaat uit de voorzitters van de fracties in de gemeenteraad.

• 2.

  Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie is, kiest de commissie deze uit haar midden.

• 3.

  De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

Artikel 3. Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De raadsgriffier is secretaris van de commissie.

• 2.

  De secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

• 3.

  De secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

• 4.

  De gemeentesecretaris wordt ter ambtelijke ondersteuning toegevoegd bij de vervulling van de in artikel 1, tweede lid, onder a genoemde zaken en bij de procedure tot benoeming van een waarnemend burgemeester.

Artikel 4. Adviseur

• 1.

  De gemeenteraad kan een of meer wethouders aan de commissie toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1, tweede lid, onder a genoemde taken en bij de procedure tot benoeming van een waarnemend burgemeester.

• 2.

  De adviseurs worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

• 3.

  Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

Artikel 5. Geheimhouding

• 1.

  De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.

• 2.

  De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst bij de benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.

• 3.

  De commissie legt bij de herbenoemingsprocedure en bij klankbordgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

• 4.

  De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 9, vijfde lid, 10, tweede lid, en 11 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

• 5.

  De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7, 8, tweede lid, en 13 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 6.

  De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het derde lid van dit artikel verplicht, niet opheffen.

• 7.

  Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de adviseur.

Artikel 6. Vergaderingen

• 1.

  De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste een derde van de leden dit noodzakelijk achten.

• 2.

  De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering ten minste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.

• 3.

  De commissie vergadert niet als niet ten minste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.

• 4.

  De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.

Artikel 7. Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure

• 1.

  De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.

• 2.

  Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van "geheim" op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privéadres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.

• 3.

  Alle stukken die van de commissie uitgaan, worden onder vermelding van "geheim" op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het privéadres van de secretaris verzonden.

Artikel 8. Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure

• 1.

  De Gemeentewet bepaalt in artikel 61, lid 4 dat de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.

• 2.

  De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd.

Artikel 9. Bijzondere bepalingen over klankbordgesprekken

• 1.

  De commissie houdt eens per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

• 2.

  Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

• 3.

  De commissie kan besluiten dat een klankbordgesprek door een delegatie uit haar midden wordt gevoerd.

• 4.

  In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.

• 5.

  De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie stelt de agenda voor het klankbordgesprek vast, gehoord de burgemeester. De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige klankbordgesprek in te zien.

• 6.

  Het gesprek heeft betrekking op het functioneren van de burgemeester en is wederkerig. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

• 7.

  Het gesprek vindt plaats minimaal vier weken voor het voortgangsgesprek dat de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.

• 8.

  In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Artikel 10. Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure

• 1.

  De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning.

• 2.

  Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.

• 3.

  Indien terzake van het functioneren van de burgemeester in het in de vorige zin bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.

Artikel 11. Verslag

• 1.

  De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming, verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat ten minste:

  • a.

    een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

  • b.

    een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd;

  • c.

    dat er aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie;

  • en

    heeft in ieder geval de volgende bijlagen:

  • d.

    bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen;

  • e.

    bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.

• 2.

  Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt en door de commissie vastgesteld. Dat verslag wordt niet openbaar gemaakt. Alvorens het verslag wordt vastgesteld, wordt de burgemeester in de gelegenheid gesteld een reactie te geven op het conceptverslag. Het verslag ligt gedurende veertien dagen onder geheimhouding voor raadsleden ter inzage bij de secretaris van de commissie.

• 3.

  Een afschrift van het verslag van het klankbordgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.

Artikel 12. Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 13. Archivering

• 1.

  De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het moment dat:

  • a.

    de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend heeft gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien;

  • b.

    de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend heeft gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een Koninklijk besluit is gevolgd;

• alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als "geheim" worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.

• 2.

  De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1, sub a en c van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

• 3.

  De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

• 4.

  De raadsgriffier draagt bij klankbordgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier vernietigd.

Artikel 14. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de bekendmaking ervan, onder gelijktijdige intrekking van de Verordening functioneringsgesprekken burgemeester, vastgesteld op 28 september 1998.

Artikel 15. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening op de vertrouwenscommissie Stadskanaal 2017".