Nota waardering en afschrijving vaste activa 2008

1.1 Algemeen

Met de vraag welke activa moeten of mogen worden gewaardeerd, wordt bedoeld welke uitgaven op de balans (activeren) en welke uitgaven in de rekening van baten en lasten (exploitatie) worden verantwoord. Uitgaven mogen alleen op de balans worden opgenomen wanneer deze in de toekomst (meerjarig) gebruiksnut opleveren. Vervolgens worden jaarlijks de waardeverminderingen via afschrijvingen ten laste van de exploitatie gebracht. Om administratieve redenen worden geringe uitgaven of uitgaven voor investeringen met een beperkte gebruiksduur niet geactiveerd. Activa worden gewaardeerd op basis van verkrijgings- of vervaardigingsprijs (artikel 63 van het BBV). De afschrijvingen worden afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur van de investeringen en geven zo goed mogelijk de feitelijke waardedaling weer. De afschrijvingsmethode is lineair. Voor investeringen in het kader van de meerjarenprogramma’s vervangingsinvesteringen wordt de annuïteitenmethode toegepast in verband met het gelijkmatige verloop van de lasten. Afschrijving vindt plaats vanaf het moment van in gebruik name van het actief. Afschrijvingen geschieden consequent en onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. Resultaatafhankelijke extra afschrijvingen zijn alleen toegestaan voor investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut (artikel 64 van het BBV).

1.2 Specifiek

Onder de vaste activa worden afzonderlijk opgenomen de immateriële, de materiële en de financiële vaste activa (artikel 33 van het BBV).

1.2.1 Immateriële vaste activa (artikel 34 van het BBV)

Hieronder vallen de volgende activa:

• -

  kosten van onderzoek en ontwikkeling;

• -

  kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio.

Kosten van onderzoek en ontwikkeling worden ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan kan om budgettaire redenen bij raadsbesluit worden afgeweken. Er mag alleen tot activering worden besloten indien de plannen met betrekking tot het actief al redelijk omlijnd en uitvoerbaar zijn en de kosten in te schatten zijn (artikel 60 van het BBV). Het toekomstige gebruiksnutvan het actief moet zeker zijn. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden lineair in vijf jaar afgeschreven.

De kosten van het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

1.2.2 Materiële vaste activa (artikelen 35 en 59 van het BBV)

Materiële vaste activa worden onderscheiden in:

• -

  investeringen met economisch nut;

• -

  investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut.

Investeringen hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn en/of ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Materiële vaste activa met een meerjarig maatschappelijk nut zijn o.a. investeringen in (inrichting) wegen, waterwegen, openbare verlichting, civiele kunstwerken, openbare speelplaatsen, openbaar groen en kunstwerken.

Economisch nut

Investeringen met economisch nut moeten worden geactiveerd. Bijdragen van derden die in directe relatie staan met de investering, worden hierop in mindering gebracht. Bijdragen uit reserves mogen niet in mindering worden gebracht (artikel 62 van het BBV). Deze bijdragen vallen vrij met jaarlijkse termijnen gelijk aan de afschrijvingsperiode van het actief. De activa worden als volgt afgeschreven, bij tractiemiddelen en machines wordt rekening gehouden met een eventuele restwaarde (de verkoopwaarde na gebruik):

niet:

a. gronden en terreinen;

Liniair:

• b.

  40 jaar: nieuwbouw permanente woonruimten en gebouwen (exclusief vervangingscomponenten) en aanleg terreinwerken (sportvelden en dergelijke);

• c.

  30 jaar: verlichtingsinstallaties van sportvelden;

• d.

  20 jaar: renovatie terreinwerken en gebouwen, platte daken, interieurvoorzieningen, buitenzonwering en perceelinrichtingen;

• e.

  15 jaar: nieuwbouw semipermanente gebouwen;

• f.

  15-40 jaar: technische installaties;

• g.

  10-20 jaar: theaterapparatuur, meubilair en inventaris;

• h.

  10 jaar: zware transportmiddelen;

• i.

  3-7 jaar: voertuigen, machines, apparatuur en automatisering (hard- en software);

Annuïtair, meerjarenprogramma’s vervangingsinvesteringen:

• j.

  60 jaar: rioleringen;

• k.

  20 jaar: platte daken, interieurvoorzieningen, buitenzonwering en perceelinrichtingen;

• l.

  15 jaar: rioolpompen en technische installaties.

Maatschappelijk nut

Het activeren van investeringen met uitsluitend maatschappelijk nut is toegestaan voor zover het investeringen in de openbare ruimte betreft. Deze investeringen worden geactiveerd, tenzij de raad besluit hiervan af te wijken. Bijdragen van derden en bijdragen uit reserves worden in mindering gebracht. De activa worden als volgt afgeschreven:

Liniair:

• a.

  30 jaar: wegen, waterwegen, openbare verlichting, civiele kunstwerken, openbaar groen en kunstwerken;

• b.

  10 jaar: openbare speelplaatsen;

Annuïtair, meerjarenprogramma’s vervangingsinvesteringen:

c. 30 jaar: civiele kunstwerken en openbare verlichting.

Materiële vaste activa met een verkrijgings- of vervaardigingsprijs van minder dan € 10.000,00 of een gebruiksduur van minder dan drie jaar worden niet geactiveerd, met uitzondering van gronden en terreinen. In afwijking hiervan kunnen tractiemiddelen en machines met een waarde van minder dan € 10.000,00 om bedrijfseconomische redenen wel geactiveerd worden.

1.2.3 Financiële vaste activa (artikel 36 van het BBV)

Onder financiële vaste activa vallen, naast kapitaalverstrekkingen, leningen en uitzettingen, ook bijdragen aan activa in eigendom van derden. Deze mogen worden geactiveerd wanneer de investering bijdraagt aan de publieke taak en de verplichting bestaat tot het daadwerkelijk investeren, en, bij niet aan die verplichting voldoen, de bijdrage kan worden teruggevorderd (artikel 61 van het BBV). Geactiveerde bijdragen aan activa in eigendom van derden worden afgeschreven met dezelfde termijnen als ware het actief waarvoor de bijdrage wordt verstrekt in het bezit van de gemeente.

Aanpassingen

• -

  Saldo’s van agio en disagio van geldleningen direct ten laste van de exploitatie brengen.

• -

  Investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut activeren.

• -

  De ondergrens voor het activeren van materiële vaste activa verhogen van € 5.000,00 naar € 10.000,00.

• -

  Actualiseren afschrijvingstermijnen en methodieken voor materiële vaste activa.

Nieuw opgenomen

• -

  Voor het activeren van materiële vaste activa een minimale gebruiksduur van drie jaar hanteren.

• -

  Voor investeringen in gebouwen de componentenbenadering toepassen.

• -

  Met afschrijven beginnen vanaf het moment van in gebruik name van het actief.

2.1 Saldo’s van agio en disagio

In het BBV (artikelsgewijze toelichting, artikel 34) wordt aanbevolen kosten van het sluiten van geldleningen en agio en disagio niet te activeren en volledig te nemen in het jaar van sluiten van de lening. De kosten van het sluiten van geldleningen werden al direct ten laste van de exploitatie gebracht. Met deze wijziging volgen wij de aanbeveling volledig.

2.2 Investeringen met maatschappelijk nut

In de "Financiële verordening gemeente Stadskanaal 2006" was opgenomen dat investeringen met maatschappelijk nut onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht moesten worden. In de praktijk is gebleken dat om budgettaire redenen vaak tot activering wordt besloten. Daarom is nu opgenomen dat deze investeringen geactiveerd worden, tenzij de raad anders besluit.

2.3 Verhogen ondergrens en minimale gebruiksduur

Als criterium voor het activeren van materiële vaste activa werd een minimale omvang van € 5.000,00 gehanteerd. Om de administratieve lasten te beperken, is dit bedrag verhoogd. Om dezelfde reden is het criterium "minimale gebruiksduur" toegevoegd.

2.4 Componentenbenadering

De commissie BBV heeft een notitie opgesteld om de artikelen van het BBV op het terrein van kapitaalgoederen te verduidelijken en nadere richtlijnen te geven (Notitie verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen, mei 2007). Naar aanleiding hiervan wordt met ingang van 2008 voor investeringen in gebouwen uitgegaan van de zogenaamde componentenbenadering. Deze benadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een actief afzonderlijk worden gewaardeerd en afgeschreven op basis van het individuele waardeverloop van die delen. Dit omdat de gebruiksduur per deel kan verschillen. Bij toepassen van deze benadering, kunnen afzonderlijke vervangingen opnieuw worden geactiveerd. Voor gebouwen komen de volgende componenten in aanmerking:

• -

  component 1, platte daken;

• -

  component 2, technische installaties;

• -

  component 3, interieurvoorzieningen;

• -

  component 4, buitenzonwering;

• -

  component 5, perceelinrichting.

Bij niet toepassen van de componentenbenadering moeten alle kosten voor afzonderlijke vervangingen als (groot) onderhoud ten laste van de exploitatie gebracht worden. Dit heeft een aanzienlijke verhoging van het onderhoudsbudget tot gevolg en leidt tot fluctuaties in de jaarlijkse lasten. Om de lasten gelijkmatig in de tijd te spreiden, kan een voorziening gevormd worden. Dit heeft echter praktische bezwaren omdat de kosten dan rechtstreeks ten laste van de voorziening verantwoord moeten worden wat het inzicht en de eenduidigheid niet ten goede komt. Het toepassen van de componentenbenadering heeft voor een (beperkt) gedeelte wel financieel effect op het onderhoudsbudget in de exploitatie. Vervangingen die voorheen geactiveerd werden maar nu niet onder de genoemde componenten vallen, bijvoorbeeld vervangen voegwerk, moeten als (groot) onderhoud verantwoord worden.

2.5 Afschrijvingen

In de "Financiële verordening gemeente Stadskanaal 2006" was niet opgenomen wanneer met het afschrijven van nieuwe investeringen begonnen moet worden. Om de afschrijvingen zo goed mogelijk af te stemmen op de toekomstige gebruiksduur, wordt begonnen met afschrijven vanaf het moment van in gebruik name. De afschrijvingstermijnen en methodieken van materiële vaste activa zijn aangepast aan de invoering van componenten bij gebouwen. Bij de vervangingsinvesteringen zijn de termijnen voor meubilair en automatisering vervallen. Deze vervangingen zijn met ingang van de begroting 2008 in de budgetten voor de bedrijfsvoering opgenomen. Voor nieuwe investeringen in meubilair, inventaris en automatisering (inclusief software) zijn de termijnen gewijzigd. Het activeren van software is door de commissie BBV verplicht gesteld met ingang van 2008 (stellige uitspraak Notitie software, mei 2007). Onder maatschappelijk nut is de methodiek voor vervangingsinvesteringen gewijzigd en de termijn voor openbare speelplaatsen aangepast.

3.1 Verhogen ondergrens materiële vaste activa

In verband met het verhogen van de ondergrens naar € 10.000,00, stellen wij u voor bij de rekening 2007 de activa met een aanschafwaarde tussen € 5.000,00 en € 10.000,00 af te waarderen ten laste van het rekeningresultaat.

Boekwaarde per 31 december 2007: € 659.000,00.

Het gaat hierbij om de netto-boekwaarde, dat wil zeggen dat, indien van toepassing, de gerelateerde boekwaarden uit de reserve bijdragen in vaste activa in mindering zijn gebracht.

Afwaarderen ten laste van het rekeningresultaat heeft een nadelig effect op het saldo van de algemene reserve. Dit heeft geen invloed op het saldo van de rentelasten en -baten in de exploitatie. Het rentevoordeel van de vervallen kapitaallasten is gelijk aan het nadeel op de bespaarde rente van de algemene reserve. Er zijn wel gevolgen voor het weerstandsvermogen van onze gemeente.

De vervallen afschrijvingen leveren met ingang van de begroting 2008 een structureel voordeel van afgerond € 30.000,00 op. In de berekening hiervan is rekening gehouden met egalisaties van exploitatielasten, bijvoorbeeld door middel van doorberekening in kostendekkende tarieven, waardoor mutaties op deze lasten geen invloed hebben op het begrotingssaldo. Tegenover het voordeel op de kapitaallasten in de meerjarenraming staat een nagenoeg even hoge gemiddelde jaarlijkse stijging van niet meer te activeren uitgaven op de exploitatie zodat per saldo het effect nihil is.

3.2 Invoeren componentenbenadering

Het invoeren van de componentenbenadering voor investeringen in gebouwen heeft gevolgen voor de meerjarenplanningen van vervangingsinvesteringen. Voor dekking van de kapitaallasten hiervan zijn in de meerjarenraming reserveringen opgenomen, met uitzondering van vervangingsinvesteringen gymnastieklokalen en sporthallen. De lasten hiervan worden gedekt uit de reserve gymnastieklokalen en sporthallen. De reserve wordt gevoed door middel van een jaarlijkse toevoeging. Wij stellen voor om voor de dekking van lasten van vervangingsinvesteringen voor alle gebouwen één en dezelfde systematiek aan te houden en de uitzondering voor gymnastieklokalen en sporthallen op te heffen. Voor de dekking van de lasten van onderwijshuisvesting worden jaarlijks middelen gereserveerd op basis van het Integraal huisvestingsplan primair en voortgezet onderwijs. De gevolgen van het invoeren van de componentenbenadering worden meegenomen in de bijstelling hiervan.

Voor de overige (niet-onderwijs) gebouwen is een geactualiseerde meerjarenplanning opgesteld, uitgaande van de componenten en een minimale omvang van € 10.000,00. Vervangingen die voorheen geactiveerd werden maar nu niet onder de genoemde componenten vallen, zijn aan te merken als groot onderhoud en dienen in de exploitatie te worden opgenomen. Met ingang van de begroting 2008 betekent dit een verhoging van het jaarlijkse onderhoudsbudget met gemiddeld € 60.000,00 (deels gecompenseerd door vrijvallende kapitaallasten, zie verhogen ondergrens materiële vaste activa).

In de geactualiseerde meerjarenplanning zijn, naast de raming voor vervanging van de componenten, met ingang van 2008 ook bedragen opgenomen voor levensduurverlengende investeringen, zoals renovaties van (hellende) daken en buitenkozijnen De totaal benodigde reservering bedraagt afgerond € 10.000,00 per jaar. Dit komt overeen met het in de begroting 2008 en de meerjarenraming 2009-2011 opgenomen vaste bedrag als reservering voor de lasten van vervangingsinvesteringen bouwkunde.

Bij niet toepassen van de componentenbenadering, moet de reservering op basis van de geactualiseerde gegevens verhoogd worden met € 4.000,00 per jaar. Op termijn is deze (cumulatieve verhoging gelijk aan de verhoging van het onderhoudsbudget als gevolg van de componentenbenadering (ineens).