Regeling vervallen per 29-05-2006

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Stadskanaal

Geldend van 26-01-2004 t/m 28-05-2006

Intitulé

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Stadskanaal

De raad van de gemeente Stadskanaal;

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 16 januari 2004, nr. R 6190;

besluit:

vast te stellen:

de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Stadskanaal.

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    dienst:

  • iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de algemeen directeur heeft;

  • b.

    administratie:

  • het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Stadskanaal en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

  • c.

    financiële administratie:

  • het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Stadskanaal, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

    • 1.

      de financieel-economische positie;

    • 2.

      het financiële beheer;

    • 3.

      de uitvoering van de begroting;

    • 4.

      het afwikkelen van vorderingen en schulden;

    • 5.

      alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover;

  • d.

    administratieve organisatie:

  • het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het instandhouden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding;

  • e.

    financieel beheer:

  • het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Stadskanaal;

  • f.

    rechtmatigheid:

  • het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten;

  • g.

    doelmatigheid:

  • het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

  • h.

    doeltreffendheid:

  • de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Titel 1. Begroting en verantwoording

Kaderstellen

Artikel 2. Programmabegroting

  • 1.

    De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling vast.

  • 2.

    De raad stelt per programma vast:

    • a.

      de beoogde maatschappelijke effecten;

    • b.

      de te leveren goederen en diensten;

    • c.

      de baten en lasten.

  • 3.

    Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten.

  • 4.

    De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.

  • 5.

    Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen, diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel. 3 Producten

  • 1.

    Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productraming aan de programma’s.

  • 2.

    De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigingen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

Artikel 4. Kaders begroting

  • 1.

    Het college biedt uiterlijk 1 juni van het begrotingsjaar de voorjaarsnota aan, waarin de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren zijn opgenomen. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8.

  • 2.

    De raad stelt deze nota uiterlijk 30 juni van het begrotingsjaar vast.

Uitvoering

Artikel 5. Uitvoering begroting

  • 1.

    Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

  • 2.

    Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:

    • a.

      de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;

    • b.

      de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders, zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;

    • c.

      de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden, dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

  • 3.

    Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s, zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting, niet worden overschreden.

Beheersing en interne controle

Artikel 6. Interne controle

  • 1.

    Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

  • 2.

    Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal van de door hem vastgestelde hoofdprocessen van de organisatie op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Het college stelt een programma op welke processen jaarlijks en welke processen minimaal één keer per vier jaar worden getoetst. Het programma wordt ter informatie van de raad gebracht.

  • 3.

    Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets, bedoeld in het tweede lid, indien nodig, voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

  • 4.

    De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Rapportage en Verantwoording

Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie

  • 1.

    Het college informeert de raad door middel van de voorjaars- en najaarsnota tussentijds over de realisatie van de begroting van de gemeente.

  • 2.

    De tussenrapportages worden aan de raad aangeboden op de volgende tijdstippen:

    • a.

      de eerste, omvattende de eerste vier maanden van het begrotingsjaar, via de voorjaarsnota zoals verder bepaald in artikel 4;

    • b.

      de tweede, omvattende de eerste acht maanden van het begrotingsjaar, uiterlijk 1 november van het begrotingsjaar via de najaarsnota. De raad stelt de najaarsnota uiterlijk 30 november van het begrotingsjaar vast.

  • 3.

    De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

  • 4.

    De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten, de geleverde goederen en diensten en op alle afwijkingen die van belang zijn voor de realisatie van de maatschappelijke effecten van de programma's.

Artikel 8. Jaarstukken

  • 1.

    Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de diensten naar de productenrealisatie en naar de programmaverantwoording.

  • 2.

    Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

    • a.

      wat is bereikt;

    • b.

      welke goederen en diensten zijn geleverd;

    • c.

      wat de kosten zijn;

    • d.

      hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

  • 3.

    De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Titel 2. Financiële positie

Kaderstellen

Artikel 9. Financiële positie

  • 1.

    Het college draagt er zorg voor, dat de financiële gevolgen van het beleid waartoe de raad in de programma's heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.

  • 2.

    Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

  • 3.

    De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.

Artikel 10. Waardering & afschrijving vaste activa

  • 1.

    Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief, worden lineair in vijf jaar afgeschreven. Het geactiveerde saldo van agio en disagio van een lening wordt lineair afgeschreven, waarbij de afschrijvingsduur gelijk is aan de looptijd van de lening.

  • 2.

    Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

  • 3.

    De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), worden als volgt afgeschreven:

  • Lineair:

    • a.

      40 jaar: nieuwbouw permanente woonruimten en gebouwen en aanleg terreinwerken (sportvelden e.d.);

    • b.

      30 jaar: verlichtingsinstallaties van sportvelden;

    • c.

      20 jaar: renovatie van terreinwerken en gebouwen;

    • d.

      15 jaar: nieuwbouw semi-permanente gebouwen, meubilair en inventaris;

    • e.

      10 tot 20 jaar: theaterapparatuur;

    • f.

      10 jaar: zware transportmiddelen;

    • g.

      5 jaar: personenauto's, bedrijfsvoertuigen, machines en apparatuur.

  • Annuïtair:

    • h.

      60 jaar: rioleringen;

    • i.

      40 jaar: meerjarenprogramma buitenkozijnen;

    • j.

      20 jaar: meerjarenprogramma's dakbedekking, dekvloeren en meubilairbeleidsplan;

    • k.

      15 jaar: rioolpompen en meerjarenprogramma verwarmingsinstallaties en voorzieningen;

    • l.

      5 -7 jaar: automatiseringsprogrammatuur (software); 3 jaar: automatiseringsapparatuur (hardware).

  • Niet:

    • m.

      gronden en terreinen.

  • Van de hier genoemde afschrijvingstermijnen kan bij raadsbesluit worden afgeweken.

  • 4.

    Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het BBV, worden verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van: (inrichting) wegen, waterwegen, civiele kunstwerken, groen en kunstwerken.

  • 5.

    Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan kan bij raadsbesluit worden afgeweken. In geval van activering wordt het actief, onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves, als volgt afgeschreven:

    • a.

      30 jaar lineair, aanleg van wegen, waterwegen, civiele kunstwerken, groen en kunstwerken;

    • b.

      20 jaar annuïtair, aanbrengen van asfaltdeklagen.

  • 6.

    Materiële vaste activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 5.000,00 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. In afwijking hiervan, kunnen tractiemiddelen en machines met een verkrijgingswaarde van minder dan € 5.000,00 om bedrijfseconomische redenen geactiveerd worden.

Artikel 11. Voorziening voor oninbare vorderingen

  • 1.

    Voor openstaande vorderingen betreffende:

    • a.

      onroerende-zaakbelastingen,

    • b.

      rioolrechten,

    • c.

      afvalstoffenheffing en

    • d.

      toeristenbelasting,

    wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid.

  • 2.

    Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen, ouder dan drie maanden.

Artikel 12. Reserves en voorzieningen

Het college biedt één keer in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. De nota behandelt in relatie tot het weerstandsvermogen:

  • a.

    de vorming en besteding van reserves;

  • b.

    de vorming en besteding van voorzieningen;

  • c.

    de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

Jaarlijks wordt in de voorjaarsnota de bijstelling van de nota reserves en voorzieningen behandeld.

Artikel 13. Kostprijsberekening

  • 1.

    Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Stadskanaal, wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

  • 2.

    Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

  • 3.

    De rentetoerekening van de kapitaallasten vindt plaats door een bij raadsbesluit vastgesteld percentage. Het percentage is gebaseerd op het geraamde rentetotaal van de uitstaande leningen en de rente over het eigen vermogen en voorzieningen.

Artikel 14. Financieringsfunctie

  • 1.

    Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

    • a.

      het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting te kunnen uitvoeren;

    • b.

      het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

    • c.

      het zoveel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

    • d.

      het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

  • 2.

    Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

    • a.

      Het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met ten minste een A-rating van één van de volgende erkende ratingbureaus: Moody's, Standard & Poor's of Fitch IBCA voor uitzettingen van één jaar of langer of ten minste een P-1 rating van het ratingbureau Moody's voor uitzettingen met een looptijd tot één jaar.

    • b.

      Overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is.

    • c.

      Derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van financiële risico’s.

    • d.

      Voor het aantrekken van financieringen voor langer dan één jaar, worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd.

    • e.

      Overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties, luiden in euro's.

    • f.

      Voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke waarden. Het college informeert de raad, indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigt te worden overschreden.

  • 3.

    Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties, anders dan genoemd in het tweede lid, worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak, bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

  • 4.

    Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels, alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een besluit financieringsstatuut. Het college zendt het besluit financieringsstatuut ter kennisgeving aan de raad.

Titel 3. Paragrafen

Artikel 15. Lokale heffingen

  • 1.

    Het college zorgt ten behoeve van de paragraaf lokale heffingen van zowel de begroting als het jaarverslag voor de volgende informatie:

    • a.

      het beleid ten aanzien van lokale heffingen;

    • b.

      een overzicht op hoofdlijnen van de diverse heffingen en de kostendekkendheid;

    • c.

      een aanduiding van de lokale lastendruk;

    • d.

      een beschrijving van het kwijtscheldingsbeleid, het volume en bedrag van de kwijtscheldingen;

    • e.

      de geraamde inkomsten voor het begrotingsjaar, c.q. de opbrengsten voor het verslagjaar, onderscheiden per belastingsoort of heffing;

    • f.

      een overzicht van de verordeningen met bijbehorende vaststellingsdata waarin tarieven, heffingen en prijzen zijn vastgelegd.

  • 2.

    De hoogte van de gemeentelijke tarieven, heffingen en prijzen voor de door de gemeente verstrekte diensten wordt door de raad bij verordening vastgesteld (legesverordening).

Artikel 16. Weerstandsvermogen en risicomanagement

Het college zorgt ten behoeve van de paragraaf weerstandsvermogen van zowel de begroting als het jaarverslag voor de volgende informatie:

  • a.

    het beleid van het college ten aanzien van het opvangen van risico's door verzekeringen en voorzieningen;

  • b.

    de visie en het beleid van het college ten aanzien van de gewenste weerstandscapaciteit en het weerstandsvermogen;

  • c.

    een inventarisatie van de weerstandscapaciteit;

  • d.

    een inventarisatie van de risico's van materieel belang.

Artikel 17. Onderhoud kapitaalgoederen

Het college zorgt ten behoeve van de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van zowel de begroting als het jaarverslag voor de volgende informatie:

  • a.

    het beleidskader voor onderhoud van wegen, riolering, waterwegen, groen en gebouwen;

  • b.

    de uit het beleidskader voortvloeiende financiële consequenties gebaseerd op de meerjarenraming van het beheerssysteem van het betreffende kapitaalgoed, genoemd onder a.;

  • c.

    de raming in de begroting en de eventuele consequenties en/of risico's, voorzover de raming afwijkt van het gemiddelde van de meerjarenraming van het beheerssysteem, genoemd onder b.

Artikel 18. Financiering

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

  • a.

    de kasgeldlimiet;

  • b.

    de renterisiconorm;

  • c.

    de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;

  • d.

    de rentevisie en

  • e.

    de rentekosten en renteopbrengsten, verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 19. Bedrijfsvoering

  • 1.

    Het college zorgt ten behoeve van de paragraaf bedrijfsvoering van zowel de begroting als het jaarverslag voor informatie over de stand van zaken met betrekking tot:

    • a.

      beheer en ontwikkeling van de organisatie;

    • b.

      het functioneren van het systeem van planning en control;

    • c.

      het personeel, de formatie en het ziekteverzuim;

    • d.

      informatisering en automatisering;

    • e.

      kwaliteitszorg;

    • f.

      huisvesting;

    • g.

      de communicatie met de burgers van de gemeente.

  • 2.

    Het college rapporteert in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a van de Gemeentewet en de uitputting van de bijbehorende budgetten.

Artikel 20. Verbonden partijen

Het college zorgt ten behoeve van de paragraaf verbonden partijen van zowel de begroting als het jaarverslag voor de volgende informatie:

  • a.

    een overzicht van de verbonden partijen;

  • b.

    de visie op verbonden partijen in relatie tot de realisatie van de doelstellingen die zijn opgenomen in de begroting;

  • c.

    beleidsvoornemens ten aanzien van verbonden partijen.

Artikel 21. Grondbeleid

Het college zorgt ten behoeve van de paragraaf grondbeleid van zowel de begroting als het jaarverslag voor de volgende informatie:

  • a.

    een visie op het grondbeleid in relatie tot de realisatie van de doelstellingen van de programma's die zijn opgenomen in de begroting;

  • b.

    een aanduiding van de wijze waarop de gemeente het grondbeleid uitvoert;

  • c.

    een actuele prognose van de te verwachten resultaten van de totale grondexploitatie;

  • d.

    een onderbouwing van de geraamde winstneming;

  • e.

    de beleidsuitgangspunten omtrent de reserves voor grondzaken in relatie tot de risico's van de grondzaken.

Artikel 22. Verstrekking subsidies

  • 1.

    Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota verstrekking gemeentelijke subsidies aan. De nota bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies en een overzicht van de toegekende gemeentelijke subsidies.

  • 2.

    De raad stelt de nota vast binnen twee maanden na aanbieding van de nota door het college.

Artikel 23. Gebiedsgerichtbeleid

Het college zorgt ten behoeve van de paragraaf gebiedsgericht van zowel de begroting als het jaarverslag voor de volgende informatie:

  • a.

    een overzicht van de vastgestelde visie-documenten per kern van de gemeente;

  • b.

    de relatie tussen de voor de kernen geldende visies en de realisatie van de doelstellingen van programma's die zijn opgenomen in de begroting.

Titel 4. Financiële organisatie en administratie

Artikel 24. Administratie

  • 1.

    De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

    • a.

      het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de diensten;

    • b.

      het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoort;

    • c.

      het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

    • d.

      het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en terzake de geldende wet- en regelgeving;

    • e.

      het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de terzake geldende wet- en regelgeving;

    • f.

      de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 25. Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

  • a.

    de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het BBV en andere relevante wet- en regelgeving;

  • b.

    de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 26. Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de diensten;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de diensten van de gemeente;

  • e.

    de te maken afspraken met de diensten over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • f.

    de regels voor de verlening van decharge over het gevoerde beheer van de diensten.

Artikel 27. Aanbesteding en inkoop

Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.

Artikel 28. Subsidieverstrekking en steunverlening

Het college draagt zorg voor en legt (eventueel in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de toekenning van steunverlening aan ondernemingen en subsidies. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie en de subsidieverordening van de gemeente Stadskanaal.

Titel 5. Slotbepalingen

Artikel 29. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt met onmiddellijke ingang in werking, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, jaarstukken, uitvoeringsinformatie en informatie voor derden en de daarbijbehorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2004 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 30. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Financiële verordening gemeente Stadskanaal".

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 26 januari 2004.
De raad
de raadsgriffier, de voorzitter,

BESCHRIJVING WERKZAAMHEDEN FINANCIEEL CONTROLLER

Burgemeester en Wethouders van de gemeente Stadskanaal;

gelet op artikel 26 lid b van de Verordening artikel 212 Gemeentewet (Financiële verordening gemeente Stadskanaal);

besluiten;

vast te stellen een beschrijving van de werkzaamheden financieel controller.

Artikel 1 Doel functie

  • 1.

    De financieel controller is verantwoordelijk voor het proces planning & control conform de procesbeschrijving van het hoofdproces Planning & control uit het procesboek gemeente Stadskanaal.

  • 2.

    Het proces Planning & control heeft tot doel: het systematisch beheersen en besturen van de organisatie, waarbij gemeten productie en effecten worden gerelateerd aan de concrete doelen van de organisatie, verschillen worden geanalyseerd en gericht bijgestuurd.

Artikel 2 Plaats in de organisatie

  • 1.

    De financieel controller behoort organisatorisch tot de concernstaf.

  • 2.

    De functie is onverenigbaar met de functie van kassier, betalingsfiatteur en administrateur/comptabele.

  • 3.

    De financieel controller kan zich in zaken die zijn verantwoordelijkheid betreffen rechtstreeks tot Burgemeester en Wethouders wenden. Hij doet dit niet voordat hij de algemeen directeur hiervan in kennis heeft gesteld.

Artikel 3 Taken

  • 1.

    Het managementteam en/of Burgemeester en Wethouders voorstellen te doen ter bevordering van het doelmatig en rechtmatig beheer en doeltreffendheid van het beleid.

  • 2.

    Burgemeester en Wethouders voorstellen te doen tot het instellen van onderzoeken naar doelmatigheid en rechtmatigheid van beheer en doeltreffendheid van beleid. Hij doet dit niet voordat hij het managementteam hierover in kennis heeft gesteld.

  • 3.

    Het adviseren over het algemene financiële beleid.

  • 4.

    Het verstrekken van richtlijnen en uitgangspunten voor het samenstellen van de documenten van de begroting, tussenrapportages en de jaarstukken.

  • 5.

    Het, namens het college van Burgemeester en Wethouders, ondertekenen van betalings- en inningsopdrachten, nadat de administrateur/comtabele deze opdrachten voor akkoord heeft getekend.

Artikel 4 Algemene bepalingen

  • 1.

    Deze beschrijving van werkzaamheden is een aanvulling op de in het functieboek opgenomen functiebeschrijving 1.1.1: Financieel adviseur/controller.

  • 2.

    Beroep op eventuele onvolledigheid van deze beschrijving of van andere voorschriften is niet mogelijk bij het nalaten van datgene wat tot de functie behoort.

Artikel 5 Citeertitel

Deze beschrijving kan worden aangehaald onder de titel Beschrijving werkzaamheden financieel controller.

Artikel 6 Inwerking treden

Deze beschrijving treedt in werking op de dag dat deze beschrijving is vastgesteld.

Aldus vastgesteld door Burgemeester en Wethouders van Stadskanaal in de vergadering van 10 februari 2004.

De secretaris, De burgemeester,

BESCHRIJVING WERKZAAMHEDEN ADMINISTRATEUR/COMPTABELE

Burgemeester en Wethouders van de gemeente Stadskanaal;

gelet op artikel 26 lid b van de Verordening artikel 212 Gemeentewet (Financiële verordening gemeente Stadskanaal);

besluiten;

vast te stellen de Beschrijving werkzaamheden administrateur/comptabele, inhoudende:

Artikel 1 Doel functie

  • 1.

    De administrateur/comptabele is verantwoordelijk voor de organisatie en het doen bijhouden van de financiële administratie van de gemeente en voor de administraties in opdracht van derden conform de procesbeschrijving van het hoofdproces Financiële administratie uit het procesboek gemeente Stadskanaal. Onder de financiële administratie wordt in deze beschrijving de debiteuren-, crediteuren-, kassiersadministratie en de verwerking van de urenregistratie verstaan.

  • 2.

    De administrateur/comptabele ziet toe op naleving van de van toepassing zijnde wettelijke voorschriften en anderszins voorgeschreven richtlijnen binnen de gemeente Stadskanaal t.a.v. de financiële administratie.

Artikel 2 Plaats in de organisatie

  • 1.

    De administrateur/comptabele behoort organisatorisch tot de dienst gemeentebedrijf. De financieel controller is opdrachtgever voor de werkzaamheden zoals beschreven in deze beschrijving.

  • 2.

    De functie is onverenigbaar met de functie van kassier en van betalingsfiatteur.

  • 3.

    De administrateur/comptabele kan zich in zaken die zijn verantwoordelijkheid betreffen, rechtstreeks tot Burgemeesters en Wethouders wenden. Hij doet dit niet voordat hij de financieel controller hiervan in kennis heeft gesteld.

Artikel 3 Taken

  • 1.

    De administrateur/comptabele draagt er zorg voor dat:

    • a.

      de financiële administratie regelmatig en tijdig wordt bijgewerkt;

    • b.

      de administratieve organisatie zodanig is dat kan worden voldaan aan de eisen van doelmatig en rechtmatig beheer;

    • c.

      de administratieve verantwoording volledig en juist is;

    • d.

      de innings- en betaalopdrachten in overeenstemming met de geldende procedures juist worden behandeld;

    • e.

      in geval van niet-tijdige betaling van aan de gemeente verschuldigde gelden tijdig de nodige wettelijke vervolgingsmaatregelen worden genomen.

  • 2.

    De administrateur/comptabele ondertekent na akkoordbevinding van de bijbehorende documentatie de innings- en betaalopdrachten en overhandigt deze vervolgens ter ondertekening (2e handtekening) aan de financieel controller.

  • 3.

    De administrateur/comptabele is verantwoordelijk voor een adequate informatievoorziening aan Burgemeester en Wethouders en de daarvoor in aanmerking komende functionarissen.

Artikel 4

  • 1.

    Voordat de ontvangen gegevens en stukken in de administratie worden vastgelegd, wordt door of onder verantwoordelijkheid van de administrateur/comptabele nagegaan of:

    • a.

      de financiële controle door de bevoegde functionarissen heeft plaatsgevonden;

    • b.

      de grootboekcoderingen zijn aangegeven conform de inrichting van de begroting en financiële administratie;

    • c.

      de besteding van de bij de begroting toegestane bedragen rechtmatig heeft plaatsgevonden, met inachtneming van gegeven voorschriften en gestelde voorwaarden voor de uitvoering van de begroting.

Artikel 5 Algemene bepalingen

  • 1.

    Deze beschrijving van werkzaamheden is een aanvulling op de in het functieboek opgenomen functiebeschrijving 5.4.0: Teamleider administratie.

  • 2.

    Beroep op eventuele onvolledigheid van deze beschrijving of van andere voorschriften is niet mogelijk bij het nalaten van datgene wat tot de functie behoort.

Artikel 6 Citeertitel

Deze beschrijving kan worden aangehaald onder de titel Beschrijving werkzaamheden administrateur/comptabele.

Artikel 7 Inwerking treden

Deze beschrijving treedt in werking op de dag dat deze beschrijving is vastgesteld.

Aldus vastgesteld door Burgemeester en Wethouders van Stadskanaal in de vergadering van 10 februari 2004.

De secretaris, De burgemeester,

BESCHRIJVING WERKZAAMHEDEN FACTUURCONTROLEUR

Burgemeester en Wethouders van de gemeente Stadskanaal;

gelet op artikel 26 lid b van de Verordening artikel 212 Gemeentewet (Financiële verordening gemeente Stadskanaal);

besluiten;

vast te stellen de Beschrijving werkzaamheden factuurcontroleur, inhoudende:

Artikel 1 Doel functie

1. Het toezien dat de ingestelde procedures, waarmee wordt gewaarborgd dat voor ontvangen goederen en diensten niet meer wordt betaald dan waartoe de gemeente ter nakoming van de gemaakte afspraken verplicht is, worden nageleefd.

Artikel 2 Plaats in de organisatie

  • 1.

    De werkzaamheden worden verricht onder toezicht van de administrateur/comptabele.

  • 2.

    De functie is onverenigbaar met de functie van kassier en van betalingsfiatteur.

  • 3.

    De werkzaamheden mogen niet het karakter van zelfcontrole hebben. De facturen betreffen geen goederen/diensten ter zake waarvan de controleur op andere wijze verantwoordelijkheid draagt.

Artikel 3 Taken

  • 1.

    De te beoordelen facturen worden als regel dagelijks ontvangen van de administrateur/comptabele of rechtstreeks van de budgetverantwoordelijke.

  • 2.

    Van de ontvangen facturen wordt nagegaan of:

    • a.

      het de originele factuur betreft;

    • b.

      de reeds ontvangen documentatie betreffende de facturen, zoals een bestel- en ontvangstbon, volledig is;

    • c.

      de ontvangen factuur en bijbehorende documentatie voorzien is van de benodigde fiatteringen van de daartoe bevoegde personen ((deel)budgethouder en/of goederenontvangst) en aantekeningen betreffende de bestelling en de levering;

    • d.

      de op de factuur opgenomen NAW-gegevens van degene die de levering heeft verricht in overeenstemming zijn met de besteldocumentatie;

    • e.

      de grootboekcoderingen zijn aangegeven conform de inrichting van de begroting en financiële administratie en overeenstemmen met de op de factuur voorkomende omschrijvingen.

    • f.

      de aangegane verplichting, indien vastgelegd, geheel of gedeeltelijk moet worden afgeboekt. Gegevens inzake nalevering c.q. nafacturering worden vastgelegd.

    • g.

      de berekeningen inzake aantallen en prijzen, de gehanteerde BTW percentages en de totaaltellingen juist zijn.

    • h.

      de aangegeven betaaldatum overeenstemt met de op de bestelbon overeengekomen betalingscondities c.q. de binnen de eigen organisatie gebruikelijke betalingstermijn.

  • 3.

    Bij gesignaleerde afwijkingen wordt het volgende in acht genomen:

    • a.

      opmerkingen en bevindingen ten aanzien van de beoordeelde facturen en de daarbij behorende documentatie worden afhankelijk van het belang van de zaak vastgelegd en direct dan wel periodiek ter kennis gebracht van de administrateur/comptabele;

    • b.

      de voor de bestelling verantwoordelijke functionaris wordt geraadpleegd; zo nodig wordt de desbetreffende factuur met de bijbehorende documenten aan de functionaris verstrekt, nadat het gesignaleerde probleem afdoende is vastgelegd;

    • c.

      wanneer het gesignaleerde daartoe aanleiding geeft, wordt de desbetreffende factuur c.q. de daarbij behorende documentatie vanwege de eraan gebonden bewijswaarde niet aan de verantwoordelijke functionaris verstrekt;

    • d.

      de toelichting op c.q. de correctie wegens gesignaleerde afwijking(en) wordt zorgvuldig beoordeeld.

  • 4.

    Afsluitend worden de volgende handelingen verricht:

    • a.

      de facturen worden na akkoordbevinding door de controleur geparafeerd;

    • b.

      indien noodzakelijk worden voortellingen gemaakt van de gecontroleerde facturen. Deze voortellingen worden vastgelegd;

    • c.

      de invoerverslagen van de geboekte facturen worden afgestemd met eventuele voortellingen van de facturen;

    • d.

      de door de factuurcontroleurgeboekte facturen en de daarbij behorende documentatie worden verstrekt aan de functionaris die is belast met de verdere afwikkeling van deze stukken (betalingsfiatteur).

Artikel 4 Algemene bepalingen

  • 1.

    Deze beschrijving van werkzaamheden is een aanvulling op de in het functieboek opgenomen functiebeschrijving 5.4.10: Financieel administratief medewerker B.

  • 2.

    Beroep op eventuele onvolledigheid van deze beschrijving of van andere voorschriften is niet mogelijk bij het nalaten van datgene wat tot de functie behoort.

Artikel 5 Citeertitel

Deze beschrijving kan worden aangehaald onder de titel Beschrijving werkzaamheden factuurcontroleur.

Artikel 6 Inwerking treden

Deze beschrijving treedt in werking op de dag dat deze beschrijving is vastgesteld.

Aldus vastgesteld door Burgemeester en Wethouders van Stadskanaal in de vergadering van 10 februari 2004.

De secretaris, De burgemeester,

BESCHRIJVING WERKZAAMHEDEN BETALINGSFIATTEUR

Burgemeester en Wethouders van de gemeente Stadskanaal;

gelet op artikel 26 lid b van de Verordening artikel 212 Gemeentewet (Financiële verordening gemeente Stadskanaal);

besluiten;

vast te stellen de Beschrijving werkzaamheden betalingsfiatteur, inhoudende:

Artikel 1 Doel functie

  • 1.

    Het waarborgen dat betalingen slechts kunnen plaatsvinden nadat is vastgesteld dat een betalingsverplichting bestaat.

  • 2.

    Het toetsen van de juistheid van de overgelegde betalingsvoorstellen.

Artikel 2 Plaats in de organisatie

  • 1.

    De werkzaamheden worden verricht onder toezicht van de administrateur/comptabele.

  • 2.

    De functie is onverenigbaar met de functie van administrateur/comptabele, kassier en factuurcontroleur.

  • 3.

    De werkzaamheden mogen niet het karakter van zelfcontrole hebben. De bewijsstukken aangaande de betalingsverplichting betreffen geen leveringen/diensten terzake waarvan de betalingsfiatteur de verplichting is aangegaan.

Artikel 3 Taken

  • 1.

    De te beoordelen betalingsvoorstellen worden ontvangen van de factuurcontroleur.

  • 2.

    Voor aanvullende informatie worden zonodig de factuurcontroleur, de voor fiattering verantwoordelijke functionaris dan wel de uitvoerder van aanvullende werkzaamheden geraadpleegd.

  • 3.

    Op de ontvangen betalingsvoorstellen worden geen wijzigingen aangebracht. Bij gebreken worden de ontvangen betalingsvoorstellen c.q. wordt de daarbij behorende documentatie aan de verantwoordelijke functionaris geretourneerd.

  • 4.

    Van de ontvangen betalingsvoorstel wordt nagegaan of:

    • a.

      de bij het betalingsvoorstel overlegde documentatie, bijvoorbeeld factuur met bestel- en ontvangstbon, volledig is;

    • b.

      de vermelde NAW-gegevens en het eventuele bankrekeningnummer van degene aan wie de betaling is gericht, overeenstemmen met de documentatie;

    • c.

      het te betalen bedrag en de bij de betaling gehanteerde omschrijvingen conform de overgelegde documentatie zijn;

    • d.

      de (gewenste) betaaldatum overeenkomt met de uiterste betaaldatum;

    • e.

      de voorschriften inzake bijzondere betalingen zijn nageleefd (spoedbetalingen en dergelijke);

    • f.

      van contante betalingen de aard en de noodzaak zijn nagegaan; waar mogelijk wordt gestreefd naar betaling via bankrekening.

  • 5.

    Daarop aansluitend worden de volgende handelingen verricht:

    • a.

      de opmerkingen en bevindingen naar aanleiding van de beoordeling en de gesignaleerde gebreken worden afhankelijk van het belang van de zaak vastgelegd en direct dan wel periodiek ter kennis gebracht van de administrateur/comptabele;

    • b.

      de beoordeelde, voor akkoord verklaarde, definitieve betalingsvoorstellen, inclusief de daarbij behorende documentatie, worden ter ondertekening en verdere afhandeling aan de administrateur/comptabele verstrekt.

Artikel 4 Algemene bepalingen

  • 1.

    Deze beschrijving van werkzaamheden is een aanvulling op de in het functieboek opgenomen functiebeschrijving 5.4.10: Financieel administratief medewerker B.

  • 2.

    Beroep op eventuele onvolledigheid van deze beschrijving of van andere voorschriften is niet mogelijk bij het nalaten van datgene wat tot de functie behoort.

Artikel 5 Citeertitel

Deze beschrijving kan worden aangehaald onder de titel Beschrijving werkzaamheden betalingsfiatteur.

Artikel 6 Inwerking treden

Deze beschrijving treedt in werking op de dag dat deze beschrijving is vastgesteld.

Aldus vastgesteld door Burgemeester en Wethouders van Stadskanaal in de vergadering van 10 februari 2004.

De secretaris, De burgemeester,

BESCHRIJVING WERKZAAMHEDEN KASSIER

Burgemeester en Wethouders van de gemeente Stadskanaal;

Gelet op artikel 26, lid b van de Verordening artikel 212 Gemeentewet (Financiële verordening gemeente Stadskanaal);

besluiten;

vast te stellen de Beschrijving werkzaamheden kassier, inhoudende:

Artikel 1 Doel functie

  • 1.

    Het waarborgen dat de girale geldswaarden en overige waardedocumenten deugdelijk worden bewaard.

  • 2.

    Het juist, tijdig en volledig verrichten en vastleggen van betalingen en ontvangsten.

Artikel 2 Plaats in de organisatie

  • 1.

    De werkzaamheden worden verricht onder toezicht van de administrateur/comptabele.

  • 2.

    De functie is onverenigbaar met de functie van factuurcontroleur, betalingsfiatteur en administrateur/comptabele.

  • 3.

    De kassier kan zich in zaken die zijn zelfstandigheid en verantwoordelijkheid betreffen rechtstreeks tot Burgemeester en Wethouders wenden. Hij doet dit niet voordat hij de administrateur/comptabele en de financieel controller hiervan in kennis heeft gesteld.

Artikel 3 Algemene taken

  • 1.

    De kassier zorgt ervoor dat hij of een plaatsvervanger gedurende de vastgestelde kantooruren aanwezig is.

  • 2.

    De kassier neemt bij afwijking in de uitvoering van deze taak, in overleg met de administrateur/comptabele, de benodigde maatregelen om de uitvoering te waarborgen.

Artikel 4 Bewarende taken

1. De kassier mag zonder toestemming van Burgemeester en Wethouders geen andere administraties onder zijn beheer hebben dan waartoe hij door Burgemeester en Wethouders is aangewezen.

Artikel 5 Handelingen betreffende betalingen

  • 1.

    Betalingen worden slechts verricht nadat daartoe een schriftelijke en door de administrateur/comptabele en de financieel controller ondertekende opdracht is ontvangen.

  • 2.

    Van de opdrachten tot betaling wordt nagegaan of deze in overeenstemming met de gegeven richtlijnen zijn ingevuld en of er geen beletselen zijn voor de juiste en tijdige afwikkeling van de betaling.

  • 3.

    In de betalingsopdrachten worden geen wijzigingen aangebracht. Onjuiste of onvolledige betalingsopdrachten worden in overleg met de opdrachtgever ongeldig gemaakt en geretourneerd.

  • 4.

    Wanneer de gesignaleerde afwijkingen daartoe aanleiding geven wordt de administrateur/comptabele geïnformeerd. De betalingsopdracht wordt in dit geval vanwege zijn bewijswaarde niet aan de opdrachtgever geretourneerd.

  • 5.

    Betalingsopdrachten die via financiële instellingen moeten worden afgewikkeld worden tijdig toegezonden. Van de verzonden opdrachten wordt een afschrift bewaard. Met behulp van deze afschriften wordt de juiste en tijdige afwikkeling vastgesteld.

  • 6.

    Bij niet tijdige en/of onjuiste afwikkeling van betalingsopdrachten wordt naar de reden hiervan geïnformeerd en wordt tevens de opdrachtgever tot betaling op de hoogte gesteld.

  • 7.

    Afgewikkelde betalingsopdrachten worden systematisch gearchiveerd en blijven beschikbaar als bewijsstukken voor de uitgevoerde transacties.

  • 8.

    De afwikkeling of correctie van foutieve betalingen wordt, behoudens het verzoek om terugstorting, door de kassier overgedragen aan de administrateur/comptabele.

  • 9.

    Spoedeisende betalingen kunnen met goedkeuring van de administrateur/comptabele zonder schriftelijke betalingsopdracht vooraf worden verricht. De kassier ziet er op toe dat de betalingsopdracht zo spoedig mogelijk daarna wordt verstrekt.

Artikel 6 Handelingen betreffende ontvangsten

  • 1.

    Alle opdrachten tot inning van gelden worden individueel naar uiterste vervaldatum geregistreerd. Ontvangen bedragen worden in deze registratie afgeboekt.

  • 2.

    Alle ontvangen bedragen waarvoor geen opdracht tot inning is ontvangen worden gescheiden geregistreerd en ter kennis gebracht van de administrateur/comptabele.

  • 3.

    Maandelijks wordt een overzicht vervaardigd van de nog niet afgewikkelde opdrachten tot inning, waaruit de ouderdom op systematische en overzichtelijke wijze blijkt. Deze openstaande posten worden ter afdoening aan de administrateur/comptabele overgedragen.

Artikel 7 Informerende taken

  • 1.

    Aan Burgemeester en Wethouders, de administrateur/comptabele en andere daartoe bevoegde personen worden alle inlichtingen verstrekt die zij redelijkerwijs kunnen verlangen.

  • 2.

    Overigens worden geen inlichtingen verstrekt voordat door Burgemeester en Wethouders dan wel de administrateur/comptabele toestemming is verleend.

Artikel 8 Algemene bepalingen

  • 1.

    Deze beschrijving van werkzaamheden is een aanvulling op de in het functieboek opgenomen functiebeschrijving 5.4.11: Kassier.

  • 2.

    Beroep op eventuele onvolledigheid van deze beschrijving of van andere voorschriften is niet mogelijk bij het nalaten van datgene wat tot de functie behoort.

Artikel 9 Citeertitel

Deze beschrijving kan worden aangehaald onder de titel Beschrijving werkzaamheden kassier.

Artikel 10 Inwerking treden

Deze beschrijving treedt in werking op de dag dat deze beschrijving is vastgesteld.

Aldus vastgesteld door Burgemeester en Wethouders van Stadskanaal in de vergadering van 10 februari 2004.

De secretaris, De burgemeester,

BESCHRIJVING WERKZAAMHEDEN SUBKASSIER

Burgemeester en Wethouders van de gemeente Stadskanaal;

Gelet op artikel 26, lid b van de Verordening artikel 212 Gemeentewet (Financiële verordening gemeente Stadskanaal);

besluiten;

vast te stellen de Beschrijving werkzaamheden subkassier, inhoudende:

Artikel 1 Doel functie

  • 1.

    Het waarborgen dat contanten en andere aan contanten gelijk te stellen geldswaarden deugdelijk worden bewaard.

  • 2.

    Het juist, tijdig en volledig verrichten en vastleggen van contante betalingen en ontvangsten conform het besluit Aanwijzing subkassier(s).

Artikel 2 Plaats in de organisatie

  • 1.

    De werkzaamheden worden verricht onder toezicht van de direct leidinggevende.

  • 2.

    De functie is onverenigbaar met de functie van factuurcontroleur, betalingsfiatteur en administrateur/comptabele.

  • 3.

    De subkassier kan zich in zaken die zijn verantwoordelijkheid betreffen rechtstreeks tot Burgemeester en Wethouders wenden. Hij doet dit niet voordat hij de administrateur/comptabele en de financieel controller hiervan in kennis heeft gesteld.

Artikel 3 Algemene taken

  • 1.

    De subkassier zorgt ervoor dat hij of een plaatsvervanger gedurende de vastgestelde openingstijden aanwezig is.

  • 2.

    De subkassier houdt toezicht op de naleving van, c.q neemt in acht, de gestelde regels met betrekking tot de toegang tot en de beveiliging van de kasruimte(n) en de kas(sen).

  • 3.

    De subkassier neemt bij afwijking in de uitvoering van deze ta(a)k(en), in overleg met zijn direct leidinggevende, de benodigde maatregelen om de uitvoering te waarborgen.

Artikel 4 Bewarende taken

  • 1.

    De subkassier mag zonder toestemming van Burgemeester en Wethouders geen andere kassen onder zijn beheer hebben dan waartoe hij door Burgemeester en Wethouders is aangewezen.

  • 2.

    De toevertrouwde contanten en andere geldswaarden worden gescheiden van de privé-middelen bewaard.

  • 3.

    De toevertrouwde waarden worden ondergebracht in een kas c.q een baliekas en een centrale kas.

  • 4.

    De waarden van de kas(sen) word(t)(en) in de hiervoor ter beschikking gestelde c.q aangewezen bergruimte(n) bewaard.

  • 5.

    De kas(sen) word(t)(en) afgesloten wanneer deze niet in gebruik is/zijn.

  • 6.

    Bij het sluiten van de kassiersruimte wordt de inhoud van een baliekas bij de centrale kas opgeborgen.

  • 7.

    De kas/centrale kas wordt tenminste wekelijks opgemaakt. Een baliekas wordt dagelijks opgemaakt. Van deze kasopneming(en) wordt aantekening gehouden in een kasstaat.

  • 8.

    Voordelige en nadelige verschillen worden onmiddellijk uitgezocht en na constatering als ontvangst c.q uitgave verantwoord en gemeld aan de direct leidinggevende.

  • 9.

    Wanneer de waarden in de kas, niet zijnde een voorschot- of baliekas, de € 500,00 overschrijden wordt het meerdere in de kas van het publieksbureau of bij een financiële instelling gestort. Van de storting van deze gelden wordt de administrateur/comptabele in kennis gesteld.

  • 10.

    Wanneer de waarden in een baliekas de € 500,00 overschrijden, wordt het meerdere in de centrale kas gestort.

  • 11.

    Wanneer de waarde in een centrale kas de maximum waarde zoals vastgelegd in het besluit Aanwijzing subkassier(s) overschrijdt, wordt het meerdere bij een financiële instelling gestort. Van de storting van deze gelden wordt de administrateur/comptabele in kennis gesteld.

  • 12.

    De direct leidinggevende houdt toezicht dat de stortingen regelmatig plaatsvinden en dat de in lid 9,10 en 11 aangegeven maximum waarden niet worden overschreden.

  • 13.

    De subkassier van het publiekbureau kan tot maximaal € 1.500,00 opnemen bij een financiële instelling. Overige aanvullingen van contanten worden aangevraagd bij de administrateur/comptabele. De verstrekte opdracht tot inning van contanten bij een financiële instelling wordt binnen twee werkdagen geëffectueerd of anders ongeldig gemaakt en geretourneerd.

Artikel 5 Handelingen betreffende contante betalingen

  • 1.

    Contante betalingen worden slechts verricht nadat daartoe een schriftelijke en door bevoegde personen ondertekende opdracht is ontvangen.

  • 2.

    Van de opdrachten tot betaling wordt nagegaan of deze in overeenstemming met de gegeven richtlijnen zijn ingevuld en of er geen beletselen zijn voor de juiste en tijdige afwikkeling van de betaling.

  • 3.

    In de betalingsopdrachten worden geen wijzigingen aangebracht. Onjuiste of onvolledige betalingsopdrachten worden in overleg met de opdrachtgever ongeldig gemaakt en geretourneerd.

  • 4.

    Wanneer de gesignaleerde afwijkingen daartoe aanleiding geven wordt de administrateur/comptabele geïnformeerd. De betalingsopdracht wordt in dit geval vanwege zijn bewijswaarde niet aan de opdrachtgever geretourneerd..

  • 5.

    Betaling in contanten vindt alleen plaats tegen deugdelijke kwijting en nadat is vastgesteld dat de identiteit van de ontvangende partij overeenstemt met de op de betalingsopdracht vermelde gegevens.

  • 6.

    Alle betaalde bedragen worden direct na betaling geregistreerd. De kwijtingen worden systematisch gearchiveerd en blijven beschikbaar als bewijsstukken voor de uitgevoerde transacties.

  • 7.

    Spoedeisende contante betalingen kunnen met goedkeuring van de administrateur/comptabele zonder schriftelijke betalingsopdracht vooraf worden verricht. De subkassier ziet er op toe dat de betalingsopdracht zo spoedig mogelijk daarna wordt verstrekt.

  • 8.

    De subkassier draagt er zorg voor dat de registratie van contante betalingen periodiek ter verwerking wordt aangeboden aan de administratie van de gemeente.

  • 9.

    In afwijking van lid 1 kan een subkassier belast met het doen van contante betalingen, mits vastgelegd in het besluit Aanwijzing subkassier(s), daarvoor een vast voorschot ontvangen.

  • 10.

    In afwijking van lid 8 worden de uit het voorschot gedane betalingen periodiek gedeclareerd. De door de subkassier bij te houden registratie dient zodanig ingericht te zijn dat op eenvoudige wijze blijkt welke uitgaven zijn gedeclareerd en terugontvangen.

Artikel 6 Handelingen betreffende contante ontvangsten

  • 1.

    Voor alle in contanten dan wel in andere aan contanten gelijk te stellen geldswaarden ontvangen bedragen wordt een schriftelijke kwijting verleend. Het afgeven van kwijtingsbewijzen in blanco of door middel van een handtekeningstempel is verboden.

  • 2.

    Alle ontvangen bedragen worden direct na ontvangst geregistreerd.

  • 3.

    De subkassier draagt er zorg voor dat de registratie van contante ontvangsten periodiek ter verwerking wordt aangeboden aan de administratie van de gemeente.

Artikel 7 Informerende taken

  • 1.

    Aan Burgemeester en Wethouders, de administrateur/comptabele en andere daartoe bevoegde personen worden alle inlichtingen verstrekt die zij redelijkerwijs kunnen verlangen.

  • 2.

    Overigens worden geen inlichtingen verstrekt voor.dat door Burgemeester en Wethouders dan wel de administrateur/comptabele toestemming is verleend.

Artikel 8 Algemene bepalingen

  • 1.

    Beroep op eventuele onvolledigheid van deze beschrijving of van andere voorschriften is niet mogelijk bij het nalaten van datgene wat tot de functie behoort.

  • 2.

    Deze beschrijving van werkzaamheden is een aanvulling op in het functieboek opgenomen functiebeschrijvingen. In het besluit Aanwijzing subkassier(s) is aangegeven welke functiebeschrijvingen het betreft.

Artikel 9 Citeertitel

Deze beschrijving kan worden aangehaald onder de titel Beschrijving werkzaamheden subkassier.

Artikel 10 Inwerking treden

Deze beschrijving treedt in werking op de dag dat deze beschrijving is vastgesteld.

Aldus vastgesteld door Burgemeester en Wethouders van Stadskanaal in de vergadering van 10 februari 2004.

De secretaris, De burgemeester,