Reglement van orde Rekenkamercommissie Gemeente Stadskanaal

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit reglement, gebaseerd op artikel 8 van de verordening op de gemeentelijke rekenkamercommissie, wordt verstaan onder:

• a.

  verordening op de gemeentelijke rekenkamercommissie:

• Verordening betreffende het instellen en instandhouden van de rekenkamercommissie Stadskanaal; [ 'Verordening betreffende het instellen en instandhouden van de rekenkamercommissie Stadskanaal' moet zijn 'Verordening op de gemeente rekenkamercommissie' ]

• b.

  voorzitter:

• de voorzitter van de rekenkamercommissie;

• c.

  plv. voorzitter:

• plaatsvervangend voorzitter van de rekenkamercommissie;

• d.

  leden:

• de leden van de rekenkamercommissie;

• e.

  secretaris:

• de secretaris van de rekenkamercommissie;

• f.

  gemeenteraad:

• de gemeenteraad van de gemeente Stadskanaal;

• g.

  het college:

• het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Stadskanaal;

• h.

  griffier:

• de raadsgriffier van de gemeente Stadskanaal;

• i.

  rekenkamercommissie:

• de rekenkamercommissie van de gemeente Stadskanaal.

Artikel 2. De voorzitter

• 1.

  De voorzitter is belast met:

  • a.

    het tijdig en periodiek bijeenroepen van de vergaderingen van de rekenkamercommissie;

  • b.

    het leiden van de vergadering;

  • c.

    het bewaken van de uitvoering van de onderzoeksopzet;

  • d.

    het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming;

  • e.

    het doen naleven van dit reglement;

  • f.

    de aansturing van de rekenkamercommissie en haar ondersteuning;

  • g.

    het woordvoerderschap van de rekenkamercommissie;

  • h.

    het binnen de budgettaire kaders aangaan van overeenkomsten met derden als vastgesteld door de rekenkamercommissie.

• 2.

  De rekenkamercommissie wijst een plaatsvervangend voorzitter aan. Bij ontstentenis van de voorzitter neemt de plaatsvervangend voorzitter zijn taken over.

Artikel 3. De secretaris

De secretaris is belast met het voorbereiden en uitvoeren van de besluiten van de rekenkamercommissie en ondersteunt de commissie.

Artikel 4. Geldigheid van dit reglement.

Dit reglement geldt voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de rekenkamercommissie. Alles wat niet bij dit reglement is bepaald, kan bij meerderheid van stemmen door de rekenkamercommissie worden geregeld voor zover zaken niet geregeld zijn in de verordening rekenkamercommissie. [ De "verordening rekenkamercommissie" moet zijn "Verordening op de gemeentelijke rekenkamercommissie". ]

Artikel 5. Ondertekening van stukken.

De uitgaande stukken van de rekenkamercommissie worden ondertekend door de secretaris en de voorzitter gezamenlijk.

Artikel 6. Oproep en agenda

• 1.

  De vergaderingen van de rekenkamercommissie vinden plaats op de door haar te bepalen dagen en uren. Voor het overige wordt vergaderd zo dikwijls als de voorzitter of 1 lid dit nodig oordelen.

• 2.

  Ten minste zeven dagen voor een vergadering ontvangen de leden een schriftelijke oproep dan wel een digitaal verstuurde uitnodiging onder vermelding van dag, tijdstip, plaats en agenda van de vergadering.

• 3.

  De secretaris zorgt dat stukken die op de agenda betrekking hebben tijdig aan de leden worden toegezonden of tijdig voor hen ter inzage worden gelegd.

• 4

  De rekenkamercommissie stelt bij aanvang van de vergadering de agenda vast.

• 5.

  In spoedeisende gevallen kan de secretaris van het bepaalde in de vorige leden van dit artikel afwijken.

Artikel 7. Aanwezigheid, afwezigheid en vervanging leden

• 1.

  Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, laat dit zo spoedig mogelijk voor aanvang van de vergadering aan de secretaris weten. Er zal direct geprobeerd worden een nieuwe vergaderdatum vast te stellen, behoudens de situatie dat de vergadering spoedeisend is.

• 2.

  Bij verhindering van de voorzitter wordt in eerste instantie geprobeerd een nieuwe vergaderdatum vast te stellen. Mocht dit niet kunnen, dan zit de plaatsvervangend voorzitter de vergadering voor. In geval van verhindering van beiden, zal de vergadering worden opgeschort.

Artikel 8. Verslaglegging

De secretaris stelt de notulen op van de vergadering. De notulen worden gearchiveerd.

Artikel 9. Wijze van overleg en stemmingen

• 1.

  De rekenkamercommissie streeft ernaar om over formuleringen, conclusies en aanbevelingen consensus te bereiken.

• 2.

  Alle besluiten worden bij meerderheid van stemmen genomen.

• 3.

  Een stemming is alleen geldig indien ten minste de (plv.) voorzitter en twee leden aan de vergadering hebben deelgenomen.

• 4.

  Bij afwezigheid kan een lid de voorzitter machtigen namens hem te stemmen.

• 5.

  De voorzitter en / of een lid van de rekenkamercommissie kan een minderheidsstandpunt laten aantekenen, maar de commissie treedt in haar conclusies als eenheid naar buiten.

Artikel 10. Onderzoeksprotocol

De rekenkamercommissie stelt een onderzoeksprotocol op waarin wordt vastgelegd wat de werkwijze is van de commissie bij de uitvoering van onderzoeken. In het onderzoeksprotocol wordt aandacht besteed aan de criteria voor de selectie van onderzoeksonderwerpen, het opstellen van de onderzoeksopzet, de eventuele samenwerking met externe onderzoekers en adviseurs, de gang van zaken inzake hoor en wederhoor, de dossiervorming, de wijze van rapportage, de openbaarmaking van rapporten, de organisatie van publiciteit en het nazorgtraject.

Artikel 11. Communicatie

• 1.

  Buiten rekenkamerverband doen de leden van de rekenkamercommissie geen uitspraken over het onderwerp van lopend rekenkameronderzoek.

• 2.

  De onderzoeksresultaten worden gepresenteerd / gerapporteerd aan de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders en aan voor het onderzoek geïnterviewde personen. Overige belangstellenden kunnen eventuele schriftelijke presentaties / rapportages tegen kostprijs bestellen of kostenloos via internet downloaden.

• 3.

  Het onderzoeksprotocol en overige relevante stukken zullen ter kennisneming worden aangeboden aan de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de leden van het management.

• 4.

  Om de burgers van de gemeente Stadskanaal te bereiken zal periodiek mededeling worden gedaan over de activiteiten van de rekenkamercommissie via daarvoor gebruikelijke kanalen. Dit geschiedt onder andere op basis van het jaarverslag.

• 5.

  Alle relevante openbare informatie van de rekenkamercommissie zal toegankelijk worden gemaakt via de website van de gemeente Stadskanaal met een link naar de rekenkamercommissie.

• 6.

  De secretaris draagt zorg voor het aandragen van de informatie zoals bedoeld in lid 4 en 5, voert altijd overleg met de voorzitter alvorens er informatie naar buiten gaat, en stemt af met hen die binnen de gemeente verantwoordelijk zijn voor de communicatie en met de beheerder van de website.

Artikel 12. Jaarverslag

• 1.

  De secretaris stelt een jaarverslag op over de werkzaamheden van het voorgaande jaar.

• 2.

  Dit verslag wordt uiterlijk 31 maart na afloop van het verslagjaar door de rekenkamercommissie vastgesteld en wordt ter kennisname aan de gemeenteraad aangeboden.

• 3.

  Het eerste jaarverslag wordt uitgebracht over het jaar 2009.

Artikel 13. Budget en budgethouder

• 1.

  De rekenkamercommissie is bevoegd binnen een haar bij de begroting door de gemeenteraden beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen. Voor de besteding van deze uitgaven is de rekenkamercommissie uitsluitend verantwoording schuldig aan de gemeenteraad

• 2.

  De ambtelijk secretaris treedt op als budgethouder van het budget voor de rekenkamer.

Artikel 14. Vergoeding voorzitter, leden en externen

• 1.

  De vergoeding voor de voorzitter en de leden voor de vergaderingen geschiedt overeenkomstig de Verordening geldelijke voorziening raads- en commissieleden gemeente Stadskanaal. Deze bedraagt €213,45 voor de voorzitter en € 142,30 voor de leden per vergadering. De bedragen worden jaarlijks geïndexeerd.

• 2.

  Op het moment dat er (nog) geen secretaris is, worden de secretariswerkzaamheden door de rekenkamercommissie zelf uitgevoerd op basis van een tarief van € 30,-- per uur. De bedragen worden jaarlijks geïndexeerd.

• 3.

  De vergoeding voor onderzoek dat door de rekenkamercommissie zelf wordt uitgevoerd geschiedt op basis van urendeclaratie. Het tarief voor eigen onderzoek bedraagt € 60,-- per uur. Het bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd.

• 4.

  Het aantal onderzoeksuren wordt vergoed op basis van de opgave en verantwoording ervan door zowel de voorzitter en/of de leden. Het maximum aantal te vergoeden onderzoeksuren is het aantal dat in het onderzoeksvoorstel van het betreffende onderzoek is vastgesteld.

• 5.

  Mocht tijdens het onderzoek de noodzaak blijken het aantal onderzoeksuren aan te passen dan wordt het betreffende onderzoeksvoorstel aangepast. Het aangepaste onderzoeksvoorstel dient unaniem door de rekenkamercommissie goedgekeurd te worden.

• 6.

  Declaraties worden ingediend bij de secretaris. De secretaris geeft elk kwartaal een overzicht van de ingediende declaraties.

• 7.

  Aanvullend op de vergoedingsregeling, kunnen de leden reis- en verblijfkosten declareren. Hiervoor gelden de gangbare regelingen. De vergoeding voor reiskosten bedraagt € 0,28 per kilometer of is even groot als de gemaakte kosten voor het openbaar vervoer (vast te stellen a.d.h.v. het te overhandigen vervoersbewijs).

Artikel 15. Uitleg reglement

Daar waar dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van dit reglement, beslist de rekenkamercommissie op voorstel van de voorzitter.