Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiele organisatie van de gemeente Stede Broec

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. sector:

herkenbare organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie

b. administratie:

het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Stede Broec en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

c. financiële administratie:

het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Stede Broec, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

• 1.

  de financieel-economische positie;

• 2.

  het financiële beheer;

• 3.

  de uitvoering van de begroting;

• 4.

  het afwikkelen van vorderingen en schulden;

• 5.

  alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

  d. administratieve organisatie:

  het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

  e. financieel beheer :

  het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Stede Broec.

  f. rechtmatigheid

  het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen en raadsbesluiten.

  g. doelmatigheid

  het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

  h. doeltreffendheid

  de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

  Titel 1 Begroting en verantwoording

  Kaderstellen

Artikel 2 Programmabegroting

1. De raad stelt bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling vast.

2. De raad steltper programma vast:

a. de beoogde maatschappelijke effecten;

• b.

  de te leveren goederen en diensten;

• c.

  de baten en lasten.

  3. Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten.

  4. De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.

  5. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 3 Producten

1. Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van producten aan de programma’s.

2. De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

Artikel 4 Kaders begroting

1. Het college biedt uiterlijk op 30 juni van het begrotingsjaar een voorjaarsnota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren.

2. De raad stelt deze nota uiterlijk in de tweede reguliere raadsvergadering na aanbieding door het college vast.

Uitvoering

Artikel 5 Uitvoering begroting

1. Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

2. Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:

• a.

  de lasten en baten eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;

• b.

  de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;

• c.

  de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere

  producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

  Beheersing en Interne controle

Artikel 6 Interne controle

Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaar rekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Rapportage en Verantwoording

Artikel 7 Tussentijdse rapportage en informatie

1. Het college informeert de raad tweemaal per jaar door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over het lopende boekjaar.

2. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

3. De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten, de geleverde goederen en diensten en -indien daar aanleiding voor is- de maatschappelijke effecten.

4. Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voorzover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:

a. investeringen groter dan € 500.000;

b. aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 500.000;

5. Ten aanzien van het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties gelden de door de raad opgenomen regels in het Treasurystatuut;

6. Het college informeert vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen indien het college nieuwe meerjarige verplichtingen aangaat waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 50.000.

Artikel 8 Jaarstukken

1. Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording vanuit de sectoren naar de productenrealisatie en naar de programmaverantwoording.

2. Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

a. wat is bereikt;

b. welke producten zijn geleverd;

c. wat de kosten zijn;

d. hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

3. De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Titel 2 Financiële positie

Kaderstellen

Artikel 9 Financiële positie

1. Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.

2. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie vermeld.

3. De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.

Artikel 10 Waardering & afschrijving vaste activa

Voor waardering en afschrijving van vaste activa zal door het college een afzonderlijke beleidsnota worden opgesteld met inachtneming van de bepalingen in Hoofdstuk V van het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Artikel 11 Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd indien de beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen door het college daartoe aanleiding geeft.

Artikel 12 Reserves en voorzieningen

Voor wat betreft het beleid omtrent reserves en voorzieningen zal door het college een afzonderlijke beleidsnota worden opgesteld.

Artikel 13 Kostprijsberekening

• 1.

  Voor kostendekkende heffing van rioolrecht en afvalstoffenheffing wordt de

  geraamde kostprijs voor riolering en afvalinzameling berekend door –naast de

  directe kosten- alleen die indirecte kosten te betrekken die rechtstreeks

  samenhangen met de verleende diensten.

• 2.

  Voor de overige producten en diensten van de gemeente Stede Broec stelt het college een lijst vast waarop is aangegeven voor welk product of dienst –in een nader te bepalen tijdpad- een wijze van kostentoerekening worsdt vastgesteld. Deze lijst wordt aan de gemeenteraad ter goedkeuring voorgelegd.

• 3.

  In de jaarlijkse uitgangspunten voor de begroting stelt de raad het percentage van toe te rekenen rente van investeringen en reserves vast.

Artikel 14 Financieringsfunctie

1. Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor

• a.

  het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

• b.

  het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

• c.

  het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

• d.

  het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

  2. Bij de uitvoering van de financieringsfunctie neemt het college het door de raad vastgestelde Treasurystatuut in acht.

Artikel 15 Registratie bezittingen, activa en vermogen

1. Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.

2. Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd.

3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Titel 3 Paragrafen

Artikel 16 Lokale heffingen

Bij begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen tenminste verslag van:

a. de inkomsten uit lokale heffingen;

b. het beleid ten aanzien van de lokale heffingen;

c. een overzicht op hoofdlijnen van de diverse heffingen;

d. een aanduiding van de lokale lastendruk;

e. een beschrijving van het kwijtscheldingsbeleid.

Artikel 17 Weerstandsvermogen en risicomanagement

Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Hierbij wordt tenminste aandacht gegeven aan:

a. een inventarisatie van de weerstandscapaciteit;

b. een inventarisatie van de risico’s;

c. het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s.

Artikel 18 Onderhoud kapitaalgoederen

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering, gebouwen.

Artikel 19 Financiering

Bij begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

a. de kasgeldlimiet;

b. de renterisiconorm;

c. de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;

d. de rentevisie en

e. de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 20 Bedrijfsvoering

1. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.

2. Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet, en de uitputting van de bijbehorende budgetten.

Artikel 21 Verbonden partijen

In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen.

Artikel 22 Grondbeleid

In de paragraaf grondbeleid van begroting en jaarstukken wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies/ winstver-wachtingen, de verwerving van gronden en de relaties van het grondbeleid met de programma’s.

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf grondbeleid verslag van:

a. een visie op het grondbeleid in relatie tot de realisatie van de doelstellingen van de programma’s die zijn opgenomen in de begroting;

b. een aanduiding van de wijze waarop de gemeente het grondbeleid uitvoert;

c. een actuele prognose van de te verwachten resultaten van de totale grondexploitatie;

d. een onderbouwing van de geraamde winstneming;

• e.

  beleidsuitgangspunten omtrent reserves grondzaken in relatie tot risico’s van grondzaken.

  Titel 4 Financiële organisatie en administratie

Artikel 23 Administratie

1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.;

  c. het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het

  gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de

  begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 24 Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

• a.

  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• b.

  de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 25 Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt vast:

• a.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• b.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• c.

  de te maken afspraken met de sectoren over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  Titel 5 Slotbepalingen

Artikel 26 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2004 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 27 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Stede Broec”.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Stede Broec, gehouden op 6 november 2003.

De secretaris, De voorzitter,