Verordening op de Vertrouwenscommissie tot benoeming van de burgemeester voor Stede Broec 2016

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  De minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

• 2.

  De commissaris: de commissaris van de Koning in de Provincie Noord-Holland;

• 3.

  De raad: de gemeenteraad van Stede Broec;

• 4.

  De commissie: de vertrouwenscommissie, zijnde een raadscommissie, die belast is met de voorbereiding van de aanbeveling inzake de benoeming van de burgemeester van Stede Broec.

Artikel 2. Samenstelling van de commissie

• 1.

  De commissie bestaat uit 6 raadsleden (vanuit elke fractie 1 raadslid), benoemd bij een apart raadsbesluit;

• 2.

  De commissie kiest uit haar midden de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter;

• 3.

  De commissie kent geen plaatsvervangende leden;

• 4.

  De raad benoemt een wethouder en de gemeentesecretaris als adviseurs voor de vertrouwenscommissie. De adviseurs zijn geen lid, kunnen zich niet laten vervangen en hebben geen stemrecht in de commissie.

Artikel 3. Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De raadsgriffier is secretaris van de commissie;

• 2.

  De gemeentesecretaris is plaatsvervangend secretaris van de commissie;

• 3.

  De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie;

• 4.

  De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid en heeft geen stemrecht in de commissie.

Artikel 4. Geheimhouding

• 1.

  Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt duidelijk zichtbaar op de stukken vermeld;

• 2.

  De (fungerende) voorzitter van de commissie wijst bij aanvang van elke vergadering op de geheimhoudingsplicht die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet;

• 3.

  De commissie legt bij de benoemingsprocedure in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De (fungerende) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

• 4.

  Aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie wordt geen inzage of informatie verstrekt over de stukken en het behandelde in de vergaderingen van de commissie;

• 5.

  De commissie kan –anders dan door tussenkomst van de commissaris- geen mondelinge of schriftelijke inlichtingen inwinnen over de kandidaten, en overleg met derden is uitgesloten;

• 6.

  De commissie treft alle nodige voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding gewaarborgd blijft bij het beheer van de bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken;

• 7.

  De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet verplicht, niet opheffen;

• 8.

  De geheimhouding blijft zowel tijdens het bestaan van de commissie, als na ontbinding van de commissie van kracht;

• 9.

  Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en de adviseur.

Artikel 5. Vergaderingen en besluitvorming

• 1.

  De vergaderingen van de commissie zijn besloten;

• 2.

  De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of twee leden dit noodzakelijk achten;

• 3.

  De voorzitter bepaalt dag, tijdstip en plaats van de vergadering. De voorzitter doet – via de secretaris van de commissie- van elke vergadering tenminste vierentwintig uur van te voren aankondiging aan de leden en aan de adviseurs van de commissie;

• 4.

  De commissie vergadert als tenminste de helft plus een van het aantal leden aanwezig is;

• 5.

  De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid een stem heeft. De commissie streeft naar unanimiteit;

• 6.

  Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen.

Artikel 6. Contactpersoon

• 1.

  De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon en vertegenwoordiger naar buiten;

• 2.

  Alle stukken bestemd voor de commissie worden gericht aan de voorzitter en gezonden naar het privéadres van de secretaris die het daar bewaart tot het moment van archivering;

• 3.

  Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “persoonlijk en geheim” op zowel de envelop als boven de ingesloten stukken door de voorzitter en secretaris ondertekend en vanuit het privéadres van de secretaris verzonden.

Artikel 7. Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure

• 1.

  De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris de door haar nodige geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elke overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten;

• 2.

  De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van het gesprek zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd en dat wordt voorkomen dat de kandidaten aan anderen bekend raken of dat zij tijdens het bezoek aan de commissie met elkaar in contact komen.

Artikel 8. Verslag van bevindingen

1. De commissie brengt over haar werkzaamheden van de voorbereiding van de aanbeveling tot de benoeming schriftelijke en vertrouwelijk verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris. Dit verslag bevat tenminste:

a. een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

b. een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie, waarvan ook deel uitmaakt de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling en de conceptaanbeveling van twee personen;

c.  bij dit alles wordt aangegeven of er unanimiteit is binnen de commissie; een korte stemverklaring wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.

Artikel 9. Ontbinding van de commissie

• 1.

  De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op de door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien.

Artikel 10. Archivering

• 1.

  De voorzitter en secretaris van de commissie dragen zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 7 alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats;

• 2.

  De voorzitter en secretaris van de commissie dragen zorg voor dat de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15 lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende periode van 75 jaar.

• 3.

  De voorzitter en secretaris van de commissie dragen zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

Artikel 11. Onvoorziene omstandigheden

In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de voorgenoemde circulaire van de Minister niet voorzien, beslist de commissie.

Artikel 12. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Artikel 13. Citeerregel

Deze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening op de vertrouwenscommissie tot benoeming van de burgemeester voor Stede Broec, 2016’.