Protocol WMO 2015

Artikel 1 Defenities

Artikel 2 Doel gegevensverwerking WMO-loket

De gegevensverwerking door WMO-loket heeft als doel:

• -.

  het bepalen en indien nodig bieden van maatschappelijke ondersteuning aan burgers die zelf, dan wel samen met personen in hun omgeving onvoldoende zelfredzaam zijn of onvoldoende in staat zijn tot participatie

• -.

  om dit doel te kunnen bereiken wisselt het WMO-loket in bepaalde gevallen gegevens uit met partners binnen Vraagwijzer.

Artikel 3 Verantwoordelijke

• 1.

  Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenbergen is de verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming Persoonsgegevens (hierna: Wbp) voor de verwerking van persoonsgegevens door het WMO-loket.

• 2.

  De coördinator van het WMO-loket is ambtelijk belast met de uitvoering van de Wbp.

Artikel 4 Grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens

• 1.

  Het WMO-loket is op basis van zijn taken genoemd in de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 bevoegd om persoonsgegevens te verwerken bij de uitvoering deze taken.

• 2.

  In situaties waarin het voorgaande lid van dit artikel niet voorziet, is het WMO-loket bevoegd om persoonsgegevens, waaronder bijzondere persoonsgegevens, te verwerken op grond van de ondubbelzinnige toestemming van de cliënt, zoals genoemd in art. 8, onder a van de Wet bescherming persoonsgegevens. De toestemmingsverklaring is opgenomen in bijlage 1.

• 3.

  Indien het vitaal belang van de betrokkene in het gedrang is, waarbij de betrokkene dringend is aangewezen op hulp en het vragen van toestemming aan de betrokkene redelijkerwijs niet mogelijk is, is het WMO-loket bevoegd persoonsgegevens te verwerken op grond van artikel 8, onder d van de Wet bescherming persoonsgegevens.

Artikel 5 Gegevensset

• 1.

  In een bestand worden de persoonsgegevens opgenomen die noodzakelijk zijn voor de ondersteuning van de cliënt, waaronder in ieder geval de volgende persoonsgegevens:

• -.

  De NAW- gegevens, geboorte datum en het burgerservicenummer van de cliënt;

• -.

  Voor zover relevant voor de ondersteuning: de samenstelling van het gezin van de cliënt en de naam van de partner;

• -.

  Voor zover relevant voor de ondersteuning: de NAW-gegevens en contactgegevens van de leden van het sociaal netwerk;

• -.

  Gegevens met betrekking tot de eigen mogelijkheden en onmogelijkheden van de cliënt om op basis daarvan een passende bijdrage te bepalen;

• -.

  De doelen die de cliënt met de ondersteuning wil bereiken, de oplossingen binnen het eigen sociale netwerk, de omvang van de hulp, de namen en contactgegevens van de beroepskrachten en van anderen die rechtstreeks betrokken zijn bij de ondersteuning

• 2.

  In bijlage 2 is een overzicht opgenomen van de set van persoonsgegevens die worden verwerkt en de bijbehorende partners ten behoeve van de ondersteuning van de cliënt.

Artikel 6 Verstrekken van persoonsgegevens

• 1.

  Voor zover noodzakelijk in verband met beoordeling van de behoefte aan en de ondersteuning van de cliënt kunnen de medewerkers van het WMO-loket persoonsgegevens van de cliënt delen met medewerkers van partners die bij de beoordeling van een verzoek om ondersteuning betrokken moeten worden.

• 2.

  Indien dat in verband met de beoordeling van de behoefte aan en de ondersteuning van de cliënt noodzakelijk is, kunnen medewerkers van het WMO-loket persoonsgegevens van de cliënt delen met derden. De persoonsgegevens worden alleen gedeeld, nadat de betrokkene zijn toestemming heeft verleend voor het delen van zijn persoonsgegevens, tenzij dit bij of krachtens wet anders is bepaald.

• 3.

  De toestemming genoemd in lid 3 blijft achterwege, indien de cliënt in een zeer ernstige situatie verkeert, waarbij deze dringend is aangewezen op behandeling, zorg, onderzoek of een andere interventie, waarbij het niet mogelijk is om de toestemming van de cliënt te verkrijgen.

• 4.

  Alvorens er wordt overgegaan tot het verstrekken van persoonsgegevens van de cliënt genoemd in lid 3, vindt er indien mogelijk eerst overleg plaats met minimaal één andere medewerker of de coördinator van het WMO-loket.

• 5.

  Van een verstrekking genoemd in lid 3, wordt een aantekening gemaakt in het bestand met een duidelijke omschrijving van welke persoonsgegevens het betreft, aan wie deze verstrekt worden en de overwegingen die tot het besluit om de persoonsgegevens te verstrekken hebben geleid.

• 6.

  De hoeveelheid aan verstrekte persoonsgegevens van de cliënt dient te allen tijde in verhouding te zijn met de beoogde ondersteuning van de cliënt.

Artikel 7 Beveiliging en inzage

• 1.

  De medewerkers van het WMO-loket voor zover deze betrokken zijn bij de beoordeling van de behoefte aan en de ondersteuning van de cliënt, hebben inzage in de persoonsgegevens van de cliënt die in het bestand zijn opgenomen.

• 2.

  Indien noodzakelijk voor de taakuitoefening hebben daarnaast inzage in de persoonsgegevens in het bestand:

  • -.

    De coördinator van het WMO-loket

  • -.

    Degene die belast is met de afhandeling van klachten over de geboden ondersteuning;

  • -.

    De verantwoordelijke;

  • -.

    Indien er huiselijk geweld aan de orde is, de medewerkers van Veilig Thuis

• 3.

  Aan anderen dan in het tweede lid genoemde personen wordt geen inzage gegeven in de persoonsgegevens in het bestand, tenzij een wettelijke plicht daartoe noodzaakt.

• 4.

  In een interne regeling is per functie-indeling bepaald welke inzagerechten en schrijfrechten de medewerkers van het WMO-loket hebben met betrekking tot het bestand.

• 5.

  Het college is bevoegd om een persoon als  beheerder aan te wijzen binnen het WMO-loket. De beheerder kent autorisatie toe aan personen, die hen voor zover noodzakelijk is voor hun taakuitoefening inzage verschaffen in (bepaalde delen van) het bestand en die hen zo nodig bevoegdheden geven om gegevens in het bestand op te nemen, aan te vullen of te wijzigen.

Artikel 8 Bewaren en verwijderen van opgenomen persoonsgegevens

• 1.

  De persoonsgegevens in het bestand worden 15 jaar bewaard, te rekenen vanaf het jaar waarin de ondersteuning is afgesloten, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is uit een oogpunt van zorgvuldige ondersteuning.

• 2.

  De beheerder draagt er zorg voor dat de gegevens genoemd in het eerste lid na de bewaartermijn genoemd in het eerste lid zo spoedig mogelijk worden vernietigd of dat de gegevens van hun kenmerken worden ontdaan, zodat deze niet meer herleidbaar zijn tot het desbetreffende individu.

Artikel 9 Geheimhouding

Een ieder die op grond van deze regeling kennis neemt van persoonsgegevens van een cliënt, is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de wet of deze regeling anders bepaalt.

Artikel 10 Melding Veilig Thuis

• 1.

  Het WMO-loket is te allen tijde bevoegd om inlichtingen die noodzakelijk worden geacht om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden daarvan te onderzoeken, aan Veilig Thuis desgevraagd of uit eigen beweging te verstrekken zonder toestemming van de betrokkene die het betreft en indien nodig met doorbreking van de plicht tot geheimhouding op grond van een wettelijk voorschrift of op grond van hun ambt of beroep.

• 2.

  Bij een melding als bedoeld in lid 1 worden de wettelijke stappen doorlopen van (art. 2 lid 2 ) van het Besluit verplichte meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling. :

• 3.

  Van de verstrekking als bedoeld in lid 1 wordt een aantekening gemaakt in het bestand.

Artikel 11 Informatieplicht

• 1.

  Het WMO-loket draagt er zorg voor een betrokkene zo spoedig mogelijk wordt geïnformeerd over de verwerking van persoonsgegevens. De betrokkene wordt geïnformeerd over; welke gegevens er worden vastgelegd, met welk doel dit gebeurt, met wie deze gegevens worden gedeeld, welke rechten de betrokkene kan uitoefenen ten aanzien van de verwerking van zijn gegevens en tot wie hij zich voor de uitoefening van deze rechten kan wenden, tenzij de cliënt hier reeds van op de hoogte is.

• 2.

  Het informeren van de betrokkene kan uitsluitend worden uitgesteld indien en voor zover er concrete aanwijzingen zijn om aan te nemen dat de veiligheid van de betrokkene, van zijn gezinsleden, of van de medewerkers van het WMO-loket of die van anderen door dit informeren worden bedreigd.

Artikel 12 Rechten van de betrokkene

• 1.

  Recht op inzage

  Iedere betrokkene heeft het recht zich schriftelijk tot de verantwoordelijke te wenden met het verzoek hem mede te delen of persoonsgegevens worden verwerkt die op hem betrekking hebben.

• a.

  De verantwoordelijke deelt de betrokkene binnen vier weken mee of persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, worden verwerkt. Indien dit het geval is biedt de verantwoordelijke de betrokkene een volledig overzicht van de persoonsgegevens die zijn opgenomen in het bestand en die op hem betrekking hebben, het doel daarvan, alsmede een overzicht van de personen en instellingen aan wie de verantwoordelijke persoonsgegevens van de betrokkene heeft verstrekt en het doel van deze verstrekkingen.

• b.

  De rechten van betrokkene genoemd in dit artikel kunnen worden geweigerd in het belang van;

• -.

  de veiligheid van de Staat;

• -.

  het voorkomen, opsporen en vervolgen van strafbare feiten;

• -.

  gewichtige economische en financiële belangen van de Staat en van andere openbare lichamen;

• -.

  het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van de hier boven bedoelde belangen;

• -.

  de bescherming van de betrokkene, of van de rechten en vrijheden van anderen.

• c.

  De verantwoordelijke deelt de betrokkene zijn afwijzing op het verzoek binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk en met vermelding van de motieven voor de afwijzing mede.

• d.

  Bij de partners kan gedetailleerde informatie apart worden opgevraagd en geldt de eigen verantwoordelijkheid van deze partner voor de betreffende persoonsgegevens van de betrokkene in hun dossiers.

• 2.

  Recht op correctie

  De betrokkene kan de verantwoordelijke verzoeken de op hem betrekking hebbende persoonsgegevens, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen voor zover deze gegevens onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel in strijd zijn met de wet. Het verzoek bevat de aan de te brengen wijzigingen.

• a.

  De verantwoordelijke bericht de betrokkene binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of betrokkene hieraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.

• b.

  Leidt het verzoek tot aanpassing of verwijdering van gegevens, dan draagt de verantwoordelijke er zorg voor dat deze aanpassingen zo spoedig mogelijk worden uitgevoerd en dat derden die op grond van deze regeling kennis hebben genomen van deze persoonsgegevens tevens bekend zijn met deze aanpassingen.

• 3.

  Recht op verwijdering

  De betrokkene kan een verzoek indienen tot verwijdering van de op hem betrekking hebbende persoonsgegevens bij de verantwoordelijke. Een verzoek tot verwijdering kan geweigerd worden voor zover het verzoek gegevens betreft waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtrens de wet zich tegen vernietiging verzet.  De beheerder draagt er zorg voor dat de gegevens binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van betrokkene zijn vernietigd.

• 4.

  Voor de uitoefening van de in dit artikel genoemde rechten van de betrokkene worden geen kosten in rekening gebracht door de verantwoordelijke.

Artikel 13 Inwerkingtreding

De dag na de datum van vaststelling door de verantwoordelijke van het protocol is de datum van inwerkingtreding. Dit protocol werkt terug tot en met 1 januari 2015.

Bijlage 1: Toestemmingsverklaring Privacy Protocol

Ondergetekende,

Naam ………………………………………………………………………………

Adres ………………………………………………………………………………

Postcode …………………………. Woonplaats ……………………......

Geboortedatum …………………………. Geboorteplaats ……………………….

geeft hierbij toestemming aan het WMO-loket, om de hieronder aangekruiste persoonsgegevens over hem of haar op te vragen die van belang zijn voor de beoordeling van een verzoek maatschappelijke ondersteuning. Deze gegevens worden slechts gebruikt voor het op stellen van een plan van aanpak en om op basis hiervan ondersteuning te kunnen bieden.

Daartoe mogen gegevens worden gedeeld en opgevraagd bij:

Naam organisatie en hulpverlener ………………………................................................

De gedeelde en opgevraagde gegevens betreffen:

• °

  De gegevensset zoals vermeldt in bijlage 2 van het protocol gegevensverwerking Maatschappelijke ondersteuning.

• °

  Andere persoonsgegevens, namelijk

………………………………………………………………………………………………

(duidelijke omschrijving van de opgevraagde gegevens)

Indien noodzakelijk voor de ondersteuning,

• °

  Ik stem er ook mee in dat mijn huisarts geïnformeerd wordt, dat ik cliënt ben bij WMO-loket

Voor akkoord,

Datum: Plaats: Handtekening:

Bijlage 2: Gedeelde gegevens