Besluit betreffende de inrichting en uitvoering van het informatiebeheer en het beheer van de archiefbewaarplaats

Geldend van 03-02-2017 t/m heden

Intitulé

Besluit informatiebeheer gemeente Steenwijkerland 2017

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenwijkerland,

  • 1.

    gelet op artikelen 30 tot en met 32 van de Archiefwet 1995;

  • 2.

    gelet op artikelen 3, 6, 7, 8 en 9 van de Archiefverordening Steenwijkerland 2016;

Overwegende dat:

  • -

    in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken informatie wordt ontvangen, gecreëerd, uitgewisseld en gearchiveerd;

  • -

    deze informatie een basis vormt voor de bedrijfsvoering van de gemeente;

  • -

    deze informatie van belang kan zijn als bewijs van rechten en plichten van de gemeente en van andere partijen of personen;

  • -

    deze informatie een basis vormt voor de verantwoording van het handelen van de gemeente en de democratische controle;

  • -

    deze informatie van belang kan zijn voor kennis van de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis en als bestanddeel van het cultureel erfgoed,

besluit vast te stellen het volgende:

Besluit betreffende de inrichting en uitvoering van het informatiebeheer en het beheer van de archiefbewaarplaats (Besluit informatiebeheer gemeente Steenwijkerland 2017).

HOOFDSTUK I. DEFINITIES

Artikel 1 Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

  • a.

    archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

  • b.

    archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte;

  • c.

    archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

  • d.

    authenticeren: het toekennen van een of meer kenmerken aan informatie, zodanig dat later kan worden vastgesteld dat het om de originele, authentieke informatie gaat;

  • e.

    informatie: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet;

  • f.

    informatiebeheer: het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld;

  • g.

    secretaris: de gemeentesecretaris, dan wel diens door het college aangewezen plaatsvervanger;

  • h.

    vorm (van de informatie): de wijze waarop informatie op een informatiedrager is vastgelegd, zoals op papier, op film, of met digitale hulpmiddelen;

  • i.

    wet: Archiefwet 1995.

HOOFDSTUK II. DE INRICHTING EN UITVOERING VAN HET INFORMATIEBEHEER

Artikel 2 Kwaliteitssysteem

Ons college bepaalt dat het volgende kwaliteitssysteem wordt gehanteerd: de rapportages van de archivaris op grond van de artikelen 15 en 16 van de Archiefverordening Steenwijkerland 2016, waarbij het gevolg geven aan de aanbevelingen uit de rapportages wordt gemonitord door opname van de aanbevelingen in de planning- en controldocumenten.

Artikel 3 Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie

  • 1. De secretaris is verantwoordelijk voor het informatiebeheer van de organisatie voor zover de informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

  • 2. De secretaris zorgt dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht, dat op grond van de informatie te allen tijde de rechtspositie van de gemeente en haar bestuursorganen, andere overheden, personen, bedrijven en andere organisaties kan worden vastgesteld.

  • 3. De inrichting van het informatiebeheer omvat ten minste:

    • a.

      de organisatie van het informatiebeheer;

    • b.

      de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen;

    • c.

      het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheertaken bij functionarissen;

    • d.

      procedures voor het beheer van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie worden gewaarborgd;

    • e.

      het aanwijzen van een archiefruimte;

    • f.

      het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd;

    • g.

      het bijhouden van een overzicht met knelpunten en van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen.

  • 4. De secretaris zorgt dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang worden uitgevoerd door de daartoe aan te wijzen medewerkers.

Artikel 4 Beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie

  • 1. Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging.

  • 2. Van informatie die wordt gecreëerd om te verzenden wordt vóór verzending een kopie gemaakt die wordt geauthenticeerd en door de organisatie wordt bewaard.

  • 3. Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de wettelijk gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van:

    • -

      informatiearchitectuur;

    • -

      informatiebeveiliging en -geheimhouding;

    • -

      duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie.

  • 4. Voor de beveiliging van informatie treft de secretaris adequate maatregelen tegen het ongeautoriseerde gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van informatie.

Artikel 5 Mededeling aan de archivaris

De archivaris ontvangt tijdig mededeling van het voornemen tot:

  • a.

    Samenvoeging met een ander overheidsorgaan of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie;

  • c.

    conversie, migratie of emulatie van informatie.

Artikel 6 Advies van de archivaris

In het geval de secretaris de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie wil uitvoeren is vooraf advies van de archivaris vereist:

  • a.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een systeem waarmee en/of waarin informatie beheerd en/of bewaard wordt;

  • b.

    bouw, ingebruikneming, verbouw, inrichting, verandering van archiefruimten.

Artikel 7 Vervanging van informatie

Ten aanzien van besluiten tot vervanging van informatie als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.

Artikel 8 Vervreemding van informatie

Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van informatie als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.

Artikel 9 Bewaartermijnen van de informatie

  • 1. De secretaris zorgt dat van informatie de bewaartermijn wordt vastgelegd overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.

  • 2. De secretaris stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan een lijst op van de te vernietigen informatie met inachtneming van de krachtens artikel 5 van de wet vastgestelde selectielijst.

  • 3. De lijst van te vernietigen informatie behoeft de goedkeuring van de archivaris. De goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Artikel 10 Overbrenging

Indien het college op grond van artikel 12 van de wet het voornemen heeft om informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats voert de secretaris daartoe zo spoedig mogelijk overleg met de archivaris.

HOOFDSTUK 3 DE ARCHIEFBEWAARPLAATS

Artikel 11 Archiefbewaarplaats

  • 1. Als archiefbewaarplaats wordt aangewezen:

    • a.

      voor analoge informatie: ruimte -0.01 van gebouw B van het gemeentehuis aan de Vendelweg 1 te Steenwijk;

    • b.

      voor audio-visuele archiefbescheiden: een nader door het college aan te wijzen archiefbewaarplaats;

    • c.

      voor digitale archiefbescheiden: een nader door het college aan te wijzen archiefbewaarplaats.

  • 2. In de archiefbewaarplaatsen kunnen zich, naast overgebrachte documenten, ook geplaatste documenten met een afwijkend openbaarheidsregime, zoals aangegeven in de door de archivaris bijgehouden depotstaat bevinden.

Artikel 12 Beheer archiefbewaarplaats

De archivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie en documentaire verzamelingen.

Artikel 13 Nadere regels

De archivaris kan nadere regels stellen omtrent het beheer van informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 14 Informatie en documentatie van particulieren

De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats informatie en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. De archivaris is eveneens bevoegd tot het aangaan en ondertekenen van de hiervoor benodigde overeenkomsten van schenking en inbewaringgeving.

Artikel 15 Onderzoek

  • 1. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde informatie en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthenticeerd.

  • 2. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthenticeerd.

  • 3. De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.

Artikel 16 Raadpleging

De archivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.

HOOFDSTUK IV. SLOTBEPALINGEN

Artikel 17 Intrekking

Het Besluit Informatiebeheer gemeente Steenwijkerland 2012 wordt ingetrokken.

Artikel 18 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking in het gemeenteblad.

Artikel 19 Naamgeving

Dit besluit wordt aangehaald als Besluit Informatiebeheer gemeente Steenwijkerland 2017.

Het college van burgemeester en wethouders voornoemd,

Steenwijk, 24 januari 2017

De secretaris, drs. S.S. Weistra

De waarnemend burgemeester, J.H. Bats

MEMORIE VAN TOELICHTING

ALGEMEEN

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Dit is uitgewerkt in de Archiefverordening Steenwijkerland 2016. Het onderhavige besluit geeft een nadere invulling van artikelen 6, 7, 8 en 9 van de Archiefverordening Steenwijkerland 2016.

Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de wet. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Hoofdstuk I: Begripsbepalingen

Artikel 1

Archiefruimte: hieronder worden ook verstaan de voorzieningen voor de opslag en bewaring van digitale informatie, waaronder een serverruimte.

Authenticeren: hierbij moet gedacht worden aan een (digitale) ondertekening of handtekening eventueel in combinatie met een paraaf, stempel, waarmerk of ander kenmerk.

De wijze van authenticatie dient vastgelegd te worden in een procedure zoals bedoeld in artikel 4, tweede lid onder d.

Informatie: in dit Besluit Informatiebeheer wordt de term ‘informatie’ gebruikt in plaats van het begrip ‘archiefbescheiden’. Informatie is te omschrijven als het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente. De begrippen  ‘archiefbescheiden’ en ‘informatie’ worden in het kader van dit besluit als synoniem beschouwd. In de wet is een uitgebreide definitie van het begrip  ‘archiefbescheiden’ opgenomen, waardoor nadrukkelijk alle vormen van informatie die (in dit geval) de gemeente in het kader van haar taakuitoefening ontvangt en creëert, onder de werkingssfeer van de wet en de daarop gebaseerde regelgeving worden gebracht.

Informatiebeheer: de definitie van dit begrip wordt begrensd tot daar waar de verantwoordelijkheid van de secretaris ophoudt. Dit is het geval op het moment dat informatie naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht, dan wel tot het moment dat de informatie krachtens de wet- en regelgeving vernietigd wordt. In bijzondere gevallen houdt de beheerverantwoordelijkheid ook op indien informatie wordt overgedragen aan andere overheidsorganen of verzelfstandigde organisaties. In het laatste geval is sprake van vervreemding.

  

Hoofdstuk II: De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer

 

Artikel 2

Artikel 16 van de Archiefregeling bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders een kwaliteitssysteem toepast waarin toetsbare eisen zijn geformuleerd waaraan het informatiebeheer moet voldoen.

Artikel 3, tweede lid

Het tweede lid is opgenomen om de bewijswaarde van informatie te onderstrepen.

Artikel 3, derde lid, onder b

Misschien ten overvloede wordt opgemerkt dat het hier alleen om een beschrijving gaat van de bevoegdheidsverdeling door middel van (onder)mandaten. De (onder)mandatering zelf gebeurt in afzonderlijke besluiten.

Artikel 3, derde lid, onder c

Voorbeelden zijn verantwoordelijkheden op het terrein van postbehandeling, dynamisch en semi-statisch archiefbeheer, vernietiging, overbrenging, en beheer van de archiefruimte.

Artikel 3, derde lid, onder d

Voorbeelden zijn: een postbehandelingsprocedure inclusief een e-mailprocedure; een archiefprocedure inclusief procedure voor de vernietiging of overbrenging van informatie; een procedure voor het beheer van de archiefruimte; procedures voor het beheer van digitale informatie waaronder een procedure voor de conversie en migratie van informatie; een procedure voor het beheer van informatie in ketenprocessen.

Artikel 3, derde lid, onder f

Informatie dient op zaakniveau (dossierniveau) in het overzicht opgenomen te worden. In het systematische overzicht worden ook alle (bedrijfs-)systemen opgenomen waarmee en waarin informatie, ongeacht de vorm, wordt beheerd. Overzichten worden bijgehouden op basis van en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema zoals wettelijk voorgeschreven in artikel 19 van de Archiefregeling. Ook hulpmiddelen zoals een documentair structuurplan of een zaaktypencatalogus kunnen hiertoe worden ingezet.

Artikel 3, derde lid, onder g

Dit overzicht vormt de essentie van het kwaliteitssysteem zoals bedoeld in artikel 3 in die zin dat uit toetsing van de eisen blijkt in hoeverre daaraan niet voldaan wordt en welke maatregelen getroffen moeten worden.

Artikel 4, eerste lid

Deze bepaling beoogt te garanderen dat de archieven van de organisatieonderdelen de authentieke dan wel geauthenticeerde informatie omvatten. Informatie kan rechtskracht ontlenen aan het feit dat deze authentiek dan wel geauthenticeerd is en deel uitmaakt van een bepaalde procedure of een bepaald (werk)proces. Originele informatie bezit deze authenticiteitskenmerken, kopieën in principe niet. Zie voor een toelichting op het begrip ‘vervanging’ de toelichting bij artikel 7 onder b.

Artikel 4, tweede lid

Authenticatie van een kopie van een verzonden document maakt dit tot formeel archiefexemplaar, ter onderscheiding van willekeurig welke andere vorm waarin een document beschikbaar is.

Artikel 4, derde lid

Voorbeelden zijn, naast de Archiefwet 1995, de Wet openbaarheid van bestuur, de Wet bescherming persoonsgegevens, de Auteurswet, en NEN-ISO-normen.

Artikel 5

Met ‘tijdig’ wordt bedoeld zodanig vroeg in het desbetreffende proces dat de archivaris daadwerkelijk invloed kan uitoefenen gelet op zijn expertise.

Artikel 6, onder a

Hiermee worden systemen in enge zin bedoeld: de technische voorzieningen (hard- en software) en de wijze waarop deze worden ingericht, inclusief voorschriften voor onderhoud en gebruik. Voorbeelden zijn een document management systeem (DMS) of een records management applicatie (RMA).

Artikel 6, onder d

Archiefruimten zijn ruimten waar de blijvend te bewaren analoge informatie na afhandeling wordt bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht. Digitale afgehandelde informatie moet totdat deze wordt overgebracht eveneens duurzaam, geordend en toegankelijk worden gearchiveerd. Daartoe dienen systemen zoals bedoeld in artikel 7 onder a. Ook de op termijn te vernietigen informatie dient duurzaam, geordend en toegankelijk te worden gearchiveerd gedurende de voorgeschreven bewaartermijn. Voor de archivering van deze informatie kunnen minder zware eisen worden gehanteerd omdat geen rekening behoeft te worden gehouden met toekomstige overbrenging. Wel moeten duurzaamheid, logische ordening en toegankelijkheid van de informatie gegarandeerd zijn conform de wettelijke eisen.

Artikel 7

Wanneer informatie op een andere drager wordt overgezet (bijvoorbeeld door een reproductie te maken) met de bedoeling om het origineel te vernietigen en het nieuwe exemplaar de status van origineel te verlenen (authenticiteit), is sprake van vervanging.

Artikel 8

Wanneer informatie in eigendom wordt overgedragen aan een andere rechtspersoon of natuurlijke persoon is sprake van vervreemding.

Artikel 9, tweede lid

Vernietigen is het daadwerkelijk te niet doen van de authentieke of geauthenticeerde informatie, zodanig dat de informatie niet meer gereconstrueerd kan worden.

Artikel 10

Bedoeld overleg is nodig om de daadwerkelijke overbrenging terdege voor te kunnen bereiden, hetgeen samenwerking vereist. Informatie dient in goede, geordende en toegankelijke staat te worden overgebracht. Bij overbrenging gaat de verantwoordelijkheid voor het beheer van de informatie over naar de archivaris. Na overbrenging wordt de informatie in principe voor eenieder openbaar en kosteloos te raadplegen. Zo nodig stelt het hoofd van het overbrengende organisatieonderdeel bij overbrenging beperkingen aan de openbaarheid, na advies van de archivaris.

Hoofdstuk III: de archiefbewaarplaats

Artikel 12

De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van de uit cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.

Artikel 15

De wet verschaft een ieder het recht van of uit documenten, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.

Artikel 16

Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal.