Regeling vervallen per 07-12-2011

Instructie voor de griffier van de gemeente Steenwijkerland

Geldend van 22-01-2003 t/m 06-12-2011

Intitulé

Instructie voor de griffier van de gemeente Steenwijkerland

De raad van de gemeente Steenwijkerland;

Gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet;

gelezen het voorstel van de raadswerkgroep dualisering van 19 december 2002;

Besluit vast te stellen de volgende instructie:

Artikel 1 Algemene ondersteuning

De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.

Artikel 2 Agendering

De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.

Artikel 3 Bijstand raads- en commissievoorzitters

  • 1. De griffier staat de voorzitter van de raad en de voorzitters van de raadscommissies ter zijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad dan wel raadscommissies.

Artikel 4 Vergaderingen van de raad en raadscommissie

  • 1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de raad en de raadscommissies en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raads- en commissieleden.

Artikel 5 Ondersteuning presidium

  • 1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2. Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.

Artikel 6 Ondersteuning onderzoekscommissie

Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

Artikel 7 Ambtelijke bijstand

De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover kunnen worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.

Artikel 8 Organisatie griffie

  • 1. De griffier geeft leiding aan de griffie.

  • 2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

  • 3. Degenen die ambtelijke bijstand dan wel fractieondersteuning leveren handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

Artikel 9 Verhindering

Indien de griffier verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan via het presidium tijdig mededeling aan de raad.

Artikel 10 Slotbepaling

  • 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.

  • 2. Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.

Ondertekening

De raad voornoemd,
De griffier
de voorzitter

Toelichting op de instructie voor de griffier

Artikel 1

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.

Artikel 2

De raadsagenda’s wordt vastgesteld door de raad en worden voorbereid door het presidium. De griffier en eventuele medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door of vanwege de griffie verleend.

Indien de raad een jaaragenda vaststelt dan ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt.

Artikelen 3 en 4

De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. In de vergaderingen van de raad en de raadscommissies wordt de griffier ondersteund door een coördinator/notulist.

Artikel 5

Voor het presidium als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Het presidium bestaat uit de burgemeester, de twee plaatsvervangend raadsvoorzitters en de voorzitters van de raadscommissies. Het presidium wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen. In het presidium kunnen naast procedurele aangelegenheden ook belangrijke inhoudelijke zaken aan de orde komen. Indien niet alle in de gemeenteraad vertegenwoordigde fracties in het presidium zijn vertegenwoordigd kunnen belangrijke inhoudelijke zaken ook in een fractievoorzittersoverleg aan de orde komen. Ook een dergelijk overleg wordt door de griffier ondersteund.

Artikel 6

Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.

Artikel 7

De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor kan worden uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Vooralsnog is ervoor gekozen nog geen zaken in een verordening vast te leggen, maar te handelen naar bevind van zaken. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend; zonodig kan de hulp van het ambtelijk apparaat worden ingeroepen.. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.

Artikel 8

In een dualistische stelsel horen de werkzaamheden van de griffie losgekoppeld te worden van de secretaris en zijn organisatie. Daarvoor is vooralsnog niet gekozen. De functie van commissiegriffier bestaat dan ook (nog) niet. Uit het ambtelijk apparaat verkregen ambtelijke bijstand of fractieondersteuning valt in voorkomend geval onder het gezag van de griffier. Daartoe is het derde lid opgenomen.

Artikelen 9 en 10

Deze artikelen behoeven geen toelichting.