Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Steenwijkerland 2021

1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat.

2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand.

2. De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.

3. De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:

• a.

  naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden;

• b.

  dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden.

4. Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

1. Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.

2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

1. De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie voor de duur van de zittingsperiode een jaarlijkse financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.

2. De financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van €2000 per fractie en een variabel deel van €500 per raadszetel van de fractie.

1. De financiële bijdrage wordt uitsluitend besteed aan ondersteuning van inhoudelijke aard die ertoe strekt de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken.

2. De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van:

• a.

  betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

• b.

  giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

• c.

  uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de raadsleden als individu ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen:

  • -

    representatiekosten;

  • -

    vakliteratuur;

  • -

    excursies;

  • -

    bureaukosten;

  • -

    contributies en lidmaatschappen;

  • -

    ontvangsten thuis;

  • -

    zakelijke giften;

  • -

    individuele consumpties buiten de werkplek;

  • -

    fooien;

  • -

    gelegenheidskleding;

  • -

    attenties en cadeaus voor naaste collega’s;

  • -

    abonnementen op kranten en tijdschriften (eveneens digitaal);

• d.

  bestedingen aan raadsleden, familieleden van raadsleden of bedrijven van raadsleden of hun familieleden voor werkzaamheden in opdracht van een fractie verrichten. Onder familieleden wordt verstaan familieleden in de eerste en tweede graad;

• e.

  verkiezingsactiviteiten;

• f.

  opleidingen voor raads- en commissieleden (burgerraadsleden);

• g.

  controle en contra-expertise;

• h.

  kosten voor computer- en communicatieapparatuur voor raadsleden.

3. De financiële bijdrage kan aangewend worden voor het functioneren van de fractie zoals bedoeld in het eerste lid, gedacht kan worden aan de volgende kosten:

• -

  representatiekosten van de fractie;

• -

  publicaties en promotiekosten;

• -

  administratie- en bankkosten;

• -

  bijeenkomsten, excursies en werkbezoeken die door en voor de fractie worden georganiseerd;

• -

  abonnementen voor de fractie;

• -

  maximaal de helft van de websitekosten voor zover deze website voor en door de fractie wordt gebruikt en onderhouden;

• -

  onkostenvergoeding steunfractieleden voor fractievergaderingen (max. €15,00 per fractievergadering);

• -

  per bestuursperiode kan vanuit het fractiebudget per fractie een ICT-vergoeding ter hoogte van € 750,- beschikbaar worden gesteld, waaruit onder andere de tablets of laptops voor burgerraadsleden gefinancierd kunnen worden.

1. Jaarlijks vóór 31 januari wordt een voorschot verleend van de financiële bijdrage als bedoeld in artikel 7, eerste lid, verrekend met nog niet verrekende teveel ontvangen voorschotten in periodes waarvoor de financiële bijdrage overeenkomstig artikel 12 is vastgesteld.

2. In een jaar waarin de raadsleden aftreden na reguliere raadsverkiezingen of op grond van artikel 56d of 56e van de Wet Algemene regels herindeling wordt, in afwijking van het eerste lid, een voorschot verleend voor de periode tot en met de maand van de raadsverkiezingen en een voorschot voor de periode omvattende de resterende maanden. Het eerste voorschot wordt vóór 31 januari van dat jaar verstrekt; het tweede voorschot vóór het eind van de maand volgend op de raadsverkiezingen.

1. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.

2. Als zich een situatie als bedoeld in het eerste lid voordoet, worden de verleende voorschotten naar evenredigheid van het nog resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend onverwijld bijgesteld overeenkomstig de uit het eerste lid voortvloeiende verdeling.

3. Als een fractie tijdens een zittingsperiode of na raadsverkiezingen ophoudt te bestaan of niet terugkeert in de raad, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad waarop het batig saldo (van de reserve) geretourneerd dient te worden, na aftrek van alle juridische afdwingbare verplichtingen.

1. De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie voor het kunnen verlenen van een aanvullende financiële bijdrage ten behoeve van die fractie in volgende jaren.

2. Een reserve is niet groter dan 30% van de financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie die in het voorgaande kalenderjaar als voorschot verleend was ten behoeve van die fractie op grond van artikel 8.

3. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.

4. Een reserve blijft na verkiezingen beschikbaar ten behoeve van de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel ten behoeve van de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

5. Als zich een situatie als bedoeld in artikel 9, eerste lid, voordoet, wordt een eventuele reserve ten behoeve van de fractie waar de betreffende leden uittreden toebedeeld aan de betrokken fracties naar evenredigheid van de resulterende zetelaantallen.

1. De financiële administratie wordt gevoerd op basis van het stelsel van baten en lasten. Deze administratie wordt op een zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft in alle bezittingen en schulden, verplichtingen, reserves, baten en lasten, alsmede overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn.

2. Andere inkomensbronnen dan de financiële bijdrage worden afzonderlijk geadministreerd.

3. De administratie wordt zodanig ingericht dat op eerste aanvraag van de raad nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overgelegd.

4. Bij uitgaven worden de onderliggende bescheiden door ten minste twee personen zichtbaar geautoriseerd.

5. De financiële administratie wordt digitaal bijgehouden in een standaardformat en in die hoedanigheid ter verantwoording aangeboden bij de jaarlijkse controle.

1. De fractie legt uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een financieel verslag.

2. De griffier controleert het verslag in samenwerking met een door de raad aangewezen kascommissie bestaande uit drie raadsleden. Daarbij wordt uit oogpunt van zorgvuldigheid en continuïteit gekozen voor een roulerend systeem waarbij jaarlijks twee leden gerouleerd worden en één lid een tweede jaar lid is van de kascommissie. De griffier rapporteert aan het presidium dat een voorstel tot vaststelling van de definitieve bedragen voorlegt aan de raad.

3. Indien in het presidium verschil van mening ontstaat over de beoordeling van de verantwoordingen, wordt advies ingewonnen van de accountant die belast is met de jaarrekeningcontrole.

4. De raad stelt na ontvangst van het advies van het presidium de bedragen vast van:

• a.

  de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de financiële bijdrage bekostigd zijn;

• b.

  de wijziging van de reserve;

• c.

  de resterende reserve;

• d.

  de verrekening tussen de sub a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot, en de hoogte van een eventuele terugvordering van ontvangen voorschotten.

5. De raadsfracties zijn verplicht om betalingsbewijzen, nota’s en bankafschriften die betrekking hebben op uitgaven die ten laste van de bijdrage zijn gedaan, tenminste tot 2 jaar na afloop van het boekjaar te bewaren en op aanvraag aan de raad ter inzage te geven.

1. De ‘Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2006’ wordt ingetrokken.

2. De ‘Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2006’ blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording, controle, vaststelling en afrekening van die financiële bijdragen.

1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2021.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Steenwijkerland 2021.