Regeling vervallen per 14-02-2020

Archiefverordening Gemeente Stein 2014

Geldend van 11-12-2014 t/m 13-02-2020

Intitulé

Archiefverordening Gemeente Stein 2014

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • b.

    gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

  • c.

    de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen archiefbewaarplaats;

  • d.

    de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

  • e.

    beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

  • f.

    beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;

  • g.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.

Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanwijzing van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten. Het beheer van de archiefbewaarplaats berust bij de door de Burgemeester en Wethouders aan te .wijzen gemeentearchivaris.

  • 1.

    Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten ten behoeve van het beheer van analoge archiefbescheiden die niet zijn overgedragen.

  • 2.

    Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het in stand houden van een archiveringssysteem ten behoeve van het beheer van digitale archiefbescheiden, conform de eisen die de Archiefregeling stelt.

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende kundig personeel voor het verrichten van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm, zover deze niet zijn overgedragen.

  • 1.

    Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2.

    Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voorschriften vast.

Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de gemeentearchivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

  • 1.

    De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2.

    De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte;

  • c.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

  • d.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

  • e.

    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk IV Slotbepalingen

De Archiefverordening Gemeente Stein 201, zoals vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad d.d. 4 september 2003 no. 65, wordt ingetrokken.

Deze verordening treedt in werking de dag nadat vaststelling en publicatie heeft plaatsgevonden.

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Gemeente Stein 2014.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 04-12-2014

De Raad voornoemd,

de Griffier, de Voorzitter,

Dict. JE

Memorie van Toelichting

Deze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde

artikelen in de Archiefwet 1995.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

De verordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Aanpassing van de bestaande verordening was noodzakelijk omdat in deze nog sprake was het beheren van een eigen archiefbewaarplaats. Bovendien is de wetgeving op het gebied van de documentaire informatievoorziening in die zin veranderd dat, in de sinds 1 april 2010 geldende Archiefregeling, de tot op dat moment versnipperde voorkomende regelgeving bij elkaar wordt gebracht.

Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling.

Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet revitalisering generiek toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. De in art. 1d bedoelde archivaris is voor de gemeente Stein de gemeentearchivaris van het EHC.

Artikel 2

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

Bij de bouw van het huidige gemeentehuis in 2006 is niet voorzien in een archiefbewaarplaats. Door het college van Burgemeester en Wethouders is op 25 april 2006 het besluit genomen om de archiefbewaarplaats van de gemeente Sittard-Geleen aan te wijzen als archiefbewaarplaats. Op 29 mei 2006 is een overeenkomst hiervoor afgesloten met de gemeente Sittard-Geleen. Door deze overeenkomst wordt de gemeentearchivaris van de archiefdienst van de gemeente Sittard-Geleen benoemd tot archivaris van de gemeente Stein en daarmee tot beheerder van de gemeentelijke archiefbewaarplaats.

Artikel 3

Artikel 3

1.Artikel 13 van het Archiefbesluit 1995 stelt zowel voor de bouw en inrichting van archiefbewaarplaatsen als voor archiefruimten regels voor wat betreft:

  • ·

    Beperking schade bij calamiteiten

  • ·

    Beveiliging tegen brand, inbraak en wateroverlast

  • ·

    Klimaatbeheersing zodat natuurlijk verval en aantasting beperkt blijven.

In hoofdstuk 4 en 5 van de Archiefregeling zijn de algemene en bijzondere voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten opgenomen.

2.Met opname van dit artikel speelt de archiefverordening in op het feit dat archiefbescheiden, anders dan in het verleden, in toenemende mate digitaal benaderbaar zijn.

Artikel 3

Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 5

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 7

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 8 en Artikel 15

De gemeenteraad verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht. Door de gemeente Stein zal, over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht, één keer per twee jaar de KPI rapportage worden uitgevoerd. Hiervan zal de verslaglegging worden vastgelegd. In de tussenliggende jaren zal worden volstaan met een rapportage naar aanleiding van de gestelde verbeterpunten.

Artikel 11

De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.

Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 13

Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.

Artikel 13

De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van burgemeester en wethouders aan de raad zoals bedoeld in artikel 9.