Organisatieverordening raadsgriffie gemeente Stein 2015

Geldend van 26-06-2015 t/m heden

Intitulé

Organisatieverordening raadsgriffie gemeente Stein 2015

2015, no. 126

De Raad der gemeente Stein;

Gezien het voorstel van het Presidium inzake de vaststelling van de organisatieverordening raadsgriffie gemeente Stein 2015

(Gem. blad Afd. A 2015, no. 126);

Gelet op artikel 107a Gemeentewet

besluit:

Vast te stellen de organisatieverordening raadsgriffie gemeente Stein 2015

Artikel 1 Verantwoordelijkheden

  • 1. Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van de gemeenteraad staat de griffier aan het hoofd van en geeft leiding aan de griffie.

  • 2. De griffie is samengesteld uit de volgende functies; de functie van raadsgriffier, de raadsadviseur/plaatsvervangend griffier en de administratieve kracht griffie.

  • 3. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

  • 4. De griffier pleegt periodiek overleg met de voorzitter van de raad, het presidium, het seniorenconvent en de gemeentesecretaris teneinde een goede afstemming te bewerkstelligen tussen het gemeentebestuur, de griffie en de ambtelijke organisatie.

  • 5. De griffier is bevoegd alle door of namens het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester ter behandeling in een adviescommissie of de gemeenteraad aan hem gezonden stukken op hun beslissingsrijpheid en compleetheid te toetsen en waar nodig terug te zenden aan de afzender. Voorstellen worden door de griffier getoetst op:

    • a.

      Rechtmatigheid;

    • b.

      Tijdigheid, juistheid en volledigheid van de gegeven informatie;

    • c.

      De doelmatigheid;

    • d.

      De juistheid van de te volgen en gevolgde procedure.

  • 6. De griffier is verantwoordelijk voor het management van de griffie.

Artikel 2 Algemene ondersteuning

De Griffie draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad, zoals nader is bepaald in het reglement van orde.

Artikel 3 Agendering

De Griffie ondersteunt de gemeenteraad en zijn vaste commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.

Artikel 4 Bijstand voorzitters

  • 1. De griffier staat de voorzitter van de gemeenteraad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de gemeenteraad.

  • 2. De griffier en/of raadsadviseur staat de voorzitters van de vaste raadscommissies ter zijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de vaste raadscommissies.

Artikel 5 Vergaderingen raad en raadscommissies

  • 1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad en die van de vaste raadscommissies en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2. De griffie draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan leden van de gemeenteraad respectievelijk de leden van de commissies.

Artikel 6 Ondersteuning raadspresidium en seniorenconvent.

De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en seniorenconvent en draagt zorg voor de tijdige toezending van agenda en stukken en een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

Artikel 7 Ondersteuning onderzoekscommissie

Indien de gemeenteraad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

Artikel 8 Ambtelijke bijstand

De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de gemeentesecretaris, zorg voor dat de gemeenteraad, de leden van de raad en in de gemeenteraad vertegenwoordigde groeperingen ambtelijke bijstand en ondersteuning wordt verleend zoals geregeld in de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003 gemeente Stein.

Artikel 9 Verhindering en vervanging

  • 1. Indien de griffier meer dan 30 aaneengesloten dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad.

  • 2. Gedurende diens afwezigheid wordt de griffier vervangen door de door de raad benoemde plaatsvervangend griffier.

  • 3. Afspraken over de bezetting van de griffie zijn een verantwoordelijkheid van de griffier.

Artikel 10. Werkgeverscommissie

Vanaf 1 juli 2015 is voor de uitoefening van het z.g. werkgeverschap t.a.v. de griffie een werkgeverscommissie ingesteld. Voor de taken en bevoegdheden hiervan wordt verwezen naar de “verordening werkgeverscommissie griffie”.

Artikel 11 Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin deze organisatieverordening niet voorziet, pleegt de griffier zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.

Artikel 12 Evaluatie

  • 1. De griffier brengt na de voorzitter, het presidium en het seniorenconvent gehoord te hebben om de twee jaren een evaluatieverslag uit aan de gemeenteraad inzake het functioneren van de verordening en werkwijze van de griffie.

  • 2. In zijn evaluatieverslag besteedt hij bijzondere aandacht aan de vraag of de organisatie van de griffie aanpassing behoeft als gevolg van wettelijke of maatschappelijke omstandigheden en het door de gemeenteraad vastgestelde beleid.

Artikel 13 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Organisatieverordening raadsgriffie gemeente Stein 2015’.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Deze organisatieverordening treedt in werking op de dag na die van vaststelling.

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergadering van 25 juni 2015.
De Raad voornoemd,
De Griffier, De Voorzitter,

Toelichting op de “organisatieverordening raadsgriffie gemeente Stein 2015”

Artikel 1

In dit artikel worden een aantal verantwoordelijkheden van de Griffier genoemd. Daarbij wordt in zekere mate aangegeven hoe de Griffier zijn werkzaamheden dient in te vullen. Zo voorziet het derde lid in het op structurele basis voeren van overleg om een goede afstemming te bewerkstelligen.

Op grond van het vierde lid krijgt de Griffier de bevoegdheid stukken die niet beslissingsrijp of compleet zijn ter aanvulling of wijziging terug te zenden aan de afzender.

Met name de onder onderdeel c. genoemde doelmatigheid vraagt om toelichting. De griffier kan stukken terugzenden aan de afzender als deze naar zijn oordeel niet aan de doelmatigheidstoets voldoen. Net als bij de andere terugzendingsgronden gaat het ook hierbij niet om een inhoudelijke beoordeling van het stuk.

Gedoeld wordt op die zaken waarbij de Gemeenteraad wordt voorgesteld een beleidstraject in te gaan terwijl wellicht ook op een andere, eenvoudiger en/of snellere wijze tot een zelfde doel kan worden gekomen.

Artikel 2

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffie is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffie is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.

Artikel 3

De raadsagenda wordt vastgesteld door de raad en wordt voorbereid door het presidium (zie de toelichting op artikel 6). De griffie neemt de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt namens de griffie verleend. Indien de raad een jaaragenda vaststelt dan ligt het in de rede dat de griffie ook daarbij ondersteuning biedt.

Artikelen 4 en 5

De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier, hetzelfde geldt voor de commissievoorzitters. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt de burgemeester net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de voorzitter tijdens raads- en commissievergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier.

Artikel 6

Voor het presidium als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Het presidium bestaat uit de voorzitters van de commissies en de burgemeester en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter. Deze commissie wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen.

Artikel 7

Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.

Artikel 8

De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.

Artikelen 9 t/m 13

Deze artikelen behoeven geen toelichting.