Archiefverordening Gemeente Stein 2003

Ondertekening

1

Memorie van Toelichting.

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Staatsblad 267 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Staatsblad 671) en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.

Deze verordening is – evenals wet en bestuur – niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.

De verordening bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten:1. de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen;2. het beheer van de archiefbewaarplaats;3. het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip “zorg” dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd, wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3) is geregeld in het Archiefbesluit 1995.

Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het beheer van de archiefbewaarplaats, dat de wet aan de gemeentesecretaris opdraagt. Met het oog op de externe werking zijn deze bepalingen thans in de verordening opgenomen. Ondanks het feit dat deze verordening beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties, die in vrijwel alle gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer door de gemeentesecretaris op dezelfde wijze.

Artikelsgewijze toelichting.

Artikel 1.Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend.

Artikel 2.De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit. Bij besluit van de gemeenteraad van de voormalige gemeente Stein d.d. 4 april 1966 no. 26 werd hiervoor aangewezen de bewaarplaats zich bevindende in het oude gedeelte van het gemeentehuis. Dit besluit is door Gedeputeerde Staten goedgekeurd bij hun besluit van 25 juli 1966 no. B 7590. Na de herindeling, opheffing van de oude gemeente Stein, Elsloo en Urmond en instelling van de nieuwe gemeente Stein werd het raadsbesluit van 4 april 1966 no. 26 van toepassing verklaard. Thans verkeert de afronding en aanpassing bewaarplaats in een zodanig stadium dat de formele goedkeuring van Gedeputeerde Staten kan worden verleend (en dus intrekking van besluit april 1966). Daarmee is de oude archiefbewaarplaats niet meer langer de archiefbewaarplaats in de zin van de wet en wordt de aanwijzing ingetrokken.

Artikel 3.De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Ned. Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, 4e lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

Artikel 4.De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorwaarden zijnde het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 6.De ministeriële Regeling duurzaamheid van archiefbescheiden (Ned. Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel, achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 8.De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening 2003.

Artikel 9 en 16.Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.

Artikel 10.De wet draagt de gemeentesecretaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de gemeentesecretaris.

Artikel 13.De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair dat de gemeentesecretaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.

Artikel 15.Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal.