Verordening op de auditcommissie Stichtse Vecht

Artikel 1: Instelling en begripsbepalingen

1. Er is een auditcommissie

2. In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  de commissie: de auditcommissie;

• b.

  de raad: de gemeenteraad;

• c.

  het college: het college van burgemeester en wethouders;

• d.

  de accountant: de accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• e.

  de voorzitter: de voorzitter van de commissie;

• f.

  het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

Artikel 2: Taken en bevoegdheid

1. De commissie heeft als taak de gemeenteraad te adviseren ten aanzien van alle activiteiten op het gebied van het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente, in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

2. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen de volgende taken met betrekking tot de controle door de accountant:

• ·

  de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;

• ·

  het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

• ·

  een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde onderwerpen;

• ·

  het voorbereiden van de selectie van de accountant ;

• ·

  een overlegplatform te zijn over het verslag van bevindingen van de accountant;

• ·

  het evalueren van de werkzaamheden van de accountant.

De auditcommissie is ook een afstemmingsoverleg over de resultaten van de onderzoeken door accountant, rekenkamer(commissie) en college;

Voorts houdt de commissie toezicht op de kwaliteit van de producten van de P&C-cyclus.

De commissie adviseert de raad over de uitvoering en aanpassingen van de ter zake doende verordeningen en beleidsnota’s.

3. De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 3: Samenstelling en benoeming

1. De raad benoemt de leden van de Auditcommissie. In de Auditcommissie kunnen zowel commissieleden als raadsleden benoemd worden, waarbij de commissie minimaal voor de helft uit raadsleden bestaat.

2. De commissie bestaat uit minimaal vier en maximaal zes leden, waarvan maximaal één per fractie.

3. De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.

4. De commissie heeft als adviseurs a) de portefeuillehouder van financiën, b) het hoofd van de afdeling financiën, c) de gemeentesecretaris (dan wel een door de gemeentesecretaris aan te wijzen vervanger).

5. De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 4: Zittingsduur

1. De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad.

2. De raad kan een lid tussentijds ontslaan.

3. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

Artikel 5: Voorzitter

1. De commissie kiest uit haar leden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

2. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over de taken van de commissie. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie. De secretaris is belast met het opstellen van een verslag van de vergadering.

Artikel 6: Vergaderingen en verslaglegging

1. De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.

2. De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd.

De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.

3. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

4. De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

Artikel 7: Besluiten

1. Besluiten van de auditcommissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen. Indien één van de leden van de auditcommissie dit wenst, wordt een minderheidsstandpunt bij een advies ter kennis gebracht aan de gemeenteraad.

2. De auditcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

3. Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.

4. Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot de eerstvolgende vergadering waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 8: Geheimhouding

1. De auditcommissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van een hem overgelegde stukken geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht

genomen totdat de auditcommissie haar opheft.

2. Indien de auditcommissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft.

3. Op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de voorzitter van de auditcommissie, het college van burgemeester en wethouders, ieder ten aanzien van stukken die hij aan de auditcommissie overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding

gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat haar heeft opgelegd dan wel de gemeenteraad haar opheft.

4. De auditcommissie kan op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die zij aan het college, aan de raad of de leden van de raad overlegt. Het bepaalde in de artikelen 25 en 55 van de Gemeentewet is van toepassing.

5. Indien omtrent stukken die zijn gericht aan de auditcommissie geheimhouding is opgelegd blijven deze onder berusting van de griffier in de hoedanigheid van secretaris van de auditcommissie. De secretaris verleent inzage aan de leden van de auditcommissie alsmede aan andere personen voor zover aan hen kennisgeving onder geheimhouding is toegestaan.

Artikel 9: Informeren van de raad

1. De commissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden.

2. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in een vergadering van de commissie van de raad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 10: Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening op de auditcommissie Stichtse Vecht”.