Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1.

  Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2.

  Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of afwezigheid van één der wethouders.

• 3.

  Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of afwezigheid.

• 4.

  Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

• 5.

  Een lid van het college dat al dan niet uit hoofde van zijn functie lid is van een dagelijks bestuur van een organisatie, instelling, gemeenschappelijke regeling of daarmee gelijk te stellen rechtspersoon, onthoudt zich van deelname aan de beraadslagingen en besluitvorming over geagendeerde onderwerpen, deze rechtspersoon betreffende. Zijn taak wordt dan waargenomen door de aangewezen vervanger.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1.

  Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 2.

  Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3.

  De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 3 Verhindering

• 1.

  Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

• 2.

  Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4 Agenda

• 1.

  Voor elke vergadering wordt, als regel twee maal 24 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken, digitaal, toegezonden. De volledige verzameling vergaderstukken ligt voor de leden in het gemeentehuis ter inzage.

• 2.

  Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 7 Stemmingen

• 1.

  Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2.

  Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

• 3.

  a. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  b. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

  c. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 8 Verslag en besluitenlijst

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, een kort verslag en de besluitenlijst van de vergadering.

• 2.

  Het verslag bevat:

  a. de namen van de afwezige leden;

  b. de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  c. een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst).

• 3.

  Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 4.

  Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 5.

  Aan de hand van het verslag wordt een besluitenlijst opgesteld voor toezending aan de leden van de raad. Voorzover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad en op de in de gemeente gebruikelijke wijze bekend gemaakt.

Artikel 9 Openbare vergadering

• 1.

  Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 2.

  De bepalingen van dit reglement zijn voorzover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 10 Parafenbesluit en besluitenlijst

• 1.

  Besluiten buiten de vergadering komen tot stand door een parafenbesluit, zijnde een conceptbesluit waarop door geen der leden van het college is aangegeven dat bespreking in een vergadering van het college gewenst is en waarop door alle collegeleden, buiten de vergadering voor akkoord is geparafeerd binnen een daartoe afgesproken termijn, waarna het als definitief parafenbesluit wordt beschouwd.

• 2.

  Indien wegens spoedeisendheid een besluit, ter beoordeling van de secretaris en het eerstverantwoordelijk collegelid, geen uitstel duldt en door tenminste de helft plus één van het aantal collegeleden buiten de vergadering voor akkoord is geparafeerd, wordt het besluit als definitief parafenbesluit beschouwd. De secretaris doet een kopie van het besluit toekomen aan de leden van het college die geen paraaf hebben gezet.

• 3.

  In de door het college vastgestelde vakantieperiode komen besluiten buiten de vergadering tot stand indien door tenminste de helft plus één van het aantal collegeleden buiten de vergadering voor akkoord is geparafeerd, waardoor het besluit als definitief parafenbesluit wordt beschouwd. De secretaris doet een kopie van het besluit toekomen aan de leden van het college die geen paraaf hebben gezet.

• 4.

  Na het plaatsen van de laatst benodigde paraaf dateert de secretaris het parafenbesluit. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening door de secretaris.

• 5.

  De secretaris draagt zorg voor het periodiek opstellen van een besluitenlijst, zijnde een gedagtekend en genummerd overzicht, met vermelding van de door het college in de betreffende periode genomen parafenbesluiten.

• 6.

  Voor zover de aard en de inhoud van de besluiten zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor een spoedige toezending van de besluitenlijst aan de raad en voor openbaarmaking van de besluitenlijst op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

Artikel 11 Mandaatverlening

• 1.

  Indien tijdens de door het college vastgestelde vakantieperiode een collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt zijn één of meer collegeleden bevoegd ter zake een besluit te nemen.

• 2.

  In de eerstvolgende vergadering van het college wordt van de uitoefening van het mandaat mededeling gedaan.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2011.