Uitvoeringsbeleid evenementen (Vervallen)

Hoofdstuk 1. INLEIDING

Vooruitlopend op de harmonisatie van het evenementenbeleid stellen wij een uitvoeringsbeleid op. Uitvoeringsbeleid richt zich op de “hoe vraag” en geeft het college de mogelijkheid om meer differentiatie aan te brengen in categorieën van evenementen, aanvragers en kosten. Aan de hand van de risicocategorie, bepalen wij of een aanvraag wel of niet vergunningsplichtig is. Vervolgens gaat het om de voorwaarden. Het evenementenbeleid zich richt op de “wat vraag”, welke evenementen vinden wij in Stichtse Vecht belangrijk.

1.1 Betekenis van evenementen/activiteiten voor de samenleving

In Stichtse Vecht worden sinds jaar en dag evenementen en activiteiten georganiseerd in de openbare ruimte. Dit komt de levendigheid ten goede. Het is aantrekkelijk om vertier in het eigen dorp te kunnen vinden en het trekt bezoekers van buitenaf naar Stichtse Vecht. Het organiseren van, of deelnemen aan evenementen en activiteiten kan het gevoel van de inwoners versterken en hun betrokkenheid bij de samenleving versterken. Door het openbare karakter zijn evenementen/activiteiten laagdrempelig. Dit bevordert de deelname, ook van mensen die zich verder niet begeven in het club- of verenigingsleven. Evenementen/activiteiten kunnen voor vrijwilligers een zinvolle tijdsbesteding betekenen en kunnen een brug slaan tussen diverse bevolkingsgroepen. Evenementen en activiteiten zijn daarom onmisbaar voor de gemeente.

Naast de positieve werking die uitgaat van het houden van evenementen en activiteiten kunnen deze ook leiden tot overlast. Een dergelijk spanningsveld is in de gemeente het duidelijkst merkbaar in gebieden met een centrumfunctie. In een redelijk dichtbevolkt gebied, met tal van functies is hieraan in een zekere mate nauwelijks te ontkomen. Vooral geluidsoverlast, verkeersmaatregelen en het achterblijven van rommel leveren de grootste ergernis op. Dit vraagt om voldoende maatregelen om de gevolgen van evenementen/activiteiten voor de leefomgeving op een acceptabel niveau te houden.

1.2 Waarom een vergunningstelsel en een uitvoeringsbeleid

Met een vergunningstelsel is het mogelijk om als gemeente te sturen op het organiseren van activiteiten in de openbare ruimte. Op grond van de Gemeentewet stelt de gemeenteraad de APV vast. Op basis hiervan besluiten de burgemeester of het college van burgemeester en wethouders over alle aspecten rond evenementen en activiteiten. De burgemeester over (ruime) eigen bevoegdheden op het gebied van openbare orde en veiligheid die rechtstreeks uit de Gemeentewet zijn toegekend. Het is wenselijk om ook de spelregels rond het toepassen van deze regels in de praktijk duidelijk te hebben. Dit gebeurt door beleid op te stellen waarin de wettelijke en beleidsmatige kaders en procedures vermeld staan.

In Stichtse Vecht vonden in 2011 189 evenementen plaats waarvoor vergunning is verleend. Daarnaast vonden er 90 activiteiten plaats waarvoor met een melding aan de gemeente kon worden volstaan (buurtfeestjes, straatbarbecues). Veel evenementen en activiteiten in de openbare ruimte verlopen jaarlijks zonder noemenswaardige problemen. Bij een goed verloop van evenementen en activiteiten is behalve de gemeente ook een groot aantal andere instanties betrokken. Het is dus van groot belang dat er een goede communicatie is tussen al deze instanties. Hierbij vervult de gemeente een regierol. Ook moet de gemeente zorgen voor adequate handhaving van wet- en regelgeving.

1.3 Risico’s aan het niet controleren van evenementen/activiteiten

De gemeente heeft als taak de evenementen te controleren op de voorschriften die in de vergunning zijn opgenomen. Indien deze voorschriften niet worden nagekomen of er wordt geen vergunning/ontheffing aangevraagd moet de gemeente handhavend optreden. Indien niet handhavend wordt opgetreden ligt verantwoordelijkheid voor het toelaten van evenementen/activiteiten bij de gemeente. Risico’s van een dergelijke gedoogsituatie zijn:

• -

  een precedentwerking voor wat betreft het voortaan achterwege laten van aanvragen (niet aanvragen spaart de aanvrager leges en de activiteit kan gewoon plaatsvinden);

• -

  het verwijt van willekeur en onbehoorlijk bestuur (de ene keer wel handhavend optreden en de andere keer niet);

• -

  kans op (verkeers)ongelukken omdat voorschriften ontbreken;

• -

  aansprakelijkheidsrisico’s.

1.4 Doelstelling

De doelstelling van dit beleid is het vastleggen van het gemeentelijke uitvoeringsbeleid voor evenementen. Op zodanige wijze dat het voor aanvragers, organisatoren, ambtenaren en bestuurders duidelijk is wat de betrokkenen van elkaar mogen verwachten en welke procedures gevolgd dienen te worden. Het vaststellen van een duidelijk eenvoudig kader waarbinnen evenementen kunnen plaatsvinden. Met deze kaders wordt beoogd de regelgeving niet onnodig te verzwaren en waar mogelijk juist te vereenvoudigen.

Hoofdstuk 2 JURIDISCHE KADER

Artikel 25 van de APV vermeldt:

• 1.

  Het is verboden zonder vergunning van de burgemeester een evenement te houden.

• 2.

  De burgemeester kan vrijstelling verlenen voor door hem aan te wijzen categorieën.

• 3.

  Het verbod van het eerste lid geldt niet voor een wedstrijd op of aan de weg, voor zover in het geregelde onderwerp wordt voorzien door artikel 10 juncto 148, van de Wegenverkeerswet 1994.

2.1 Begripsomschrijving evenement

Onder het begrip evenement kan een veelheid van publieksgerichte activiteiten worden samengevat. Hieronder worden bijvoorbeeld begrepen braderieën, muziekevenementen, wedstrijden op of aan de weg, straat- en buurtfeesten.

De definitie van het begrip evenement in de APV is ruim opgesteld in verband met de grote verscheidenheid. Van een evenement is sprake als wordt voldaan aan de volgende criteria:

• ·

  het moet voor een publiek toegankelijke gebeurtenis zijn;

• ·

  die een tijdelijke en incidenteel karakter heeft;

• ·

  die plaatsvindt op een vooraf bekende, afgebakende locatie;

• ·

  waarvoor op grond van de APV een melding is geaccepteerd of een evenementenvergunning is verleend, of

• ·

  plaatsvindt in een inrichting waarop een milieuvergunning rust, op grond van artikel 8:1 Wet milieubeheer, en deze vergunning het organiseren van evenementen toelaat.

Omdat in de APV onder evenement wordt verstaan een voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, is het niet nodig een evenementenvergunning aan te vragen voor een evenement dat zich in besloten kringen (zoals bijvoorbeeld in “huiskamersituatie”) afspeelt. Een organisator dient ook een evenementenvergunning aan te vragen indien het evenement wordt gehouden op een locatie die normaal niet voor het publiek toegankelijk is maar tijdens het evenement wel voor publiek toegankelijk is.

2.2 Met het evenement samenhangende vergunningen

De evenementenvergunning wordt verleend voor het organiseren van een evenement. Voor veel deelactiviteiten zijn vaak nog andere specifieke vergunningen of ontheffingen vereist op grond van andere wetten, bijvoorbeeld:

• ·

  een gebruiksbesluit voor een tent of gebouw;

• ·

  een tijdelijke verkeersmaatregel;

• ·

  een ontheffing op basis van de Zondagswet;

• ·

  een ontheffing op basis van de Drank- en Horecawet;

• ·

  een loterijvergunning;

• ·

  een ontheffing om vuur te stoken;

• ·

  een aanwijzing van een koopzondag;

• ·

  een verklaring van geen bezwaar voor het bezigen van vuurwerk.

Hoofdstuk 3 PROCEDURE

3.1 Algemeen

De organisatoren van evenementen kunnen professioneel of niet professioneel zijn. Sommige organisatoren hebben een commercieel doel, anderen een cultureel-, charitatief-, buurtverbindend-, herdenkings- of verenigingsondersteunend doel. De procedures zijn voor alle soorten organisatoren hetzelfde. Uit het oogpunt van publieksgerichtheid dienen de procedures zodanig te zijn dat ze ook voor iedereen begrijpelijk zijn. Een begrijpelijke procedure leidt sneller tot acceptatie en medewerking.

Dit laat onverlet dat er meestal een spanningsveld bestaat tussen de doelen van de gemeente, zoals de veiligheidsmaximalisatie, beperking overlast omgeving, en de doelen van de organisator, zoals de maximalisatie van het rendement/winst en de beperking van de lasten en de kosten.

Er zal steeds een goede balans gezocht moeten worden in de strijdige belangen en risico’s.

3.2 Evenementenkalender

Zowel omwonenden als de organisatoren van een (groot) evenement hebben de behoefte vroeg te communiceren over een te houden evenement. Bewoners willen weten waar ze aan toe zijn en voldoende mogelijkheden hebben om van hun rechtsbescherming gebruik te kunnen maken. Organisatoren hebben eveneens de behoefte aan duidelijkheid, om het evenement goed te kunnen voorbereiden. De evenementenkalender vormt een hulpmiddel voor de hulpdiensten (voor het bepalen van inzet e.d.).

De gemeente stelt jaarlijks een evenementenkalender vast. Deze kalender wordt gemaakt op basis van aangemelde evenementen en bevat de voor de gemeente wenselijke situatie per locatie. Door de kalender aan het begin van elk jaar vast te stellen weten omwonenden waar ze op kunnen rekenen. De organisatoren hebben voldoende tijd de nodige voorbereidingen te treffen. Bovendien heeft de organisator het voordeel dat de gemeente rekening kan houden met het evenement (inplannen faciliteiten, politie en brandweer op tijd inlichten). Daarnaast voorkomt het gebruik van een evenementenkalender dat evenementen of andere activiteiten gelijktijdig en/of op dezelfde locatie worden gepland. De kalender vermeldt de (grote) evenementen die op de evenementenlocaties plaatsvinden en waarvan de toegestane geluidsproductie en de eindtijd bekend is. Mede bepalend voor het toestaan van een (groot) evenement is de ervaring die met het evenement is opgedaan.

Organisatoren kunnen een te houden evenement bij de gemeente aanmelden tot uiterlijk 1 november in het voorafgaande jaar. De gemeente publiceert de evenementenkalender uiterlijk 15 december.

De VRU draagt zorg voor de regionale evenementenkalender en hanteert als deadline voor het aanmelden van evenementen ook 1 november.

Na het moment van het vaststellen van de evenementenkalender is het nog wel mogelijk om andere, nieuwe evenementen toe te voegen aan de evenementenkalender. Nieuwe en spontane initiatieven kunnen dus nog worden georganiseerd. Bij evenementen met categorie B en C zal een initiatief, buiten de kalender, aan de burgemeester worden voorgelegd.

3.3 Bestemmingsplan

Voor het verlenen van een vergunning voor een evenement is niet van belang dat de georganiseerde activiteiten strijdig zijn met het ter plaatse geldende bestemmingsplan. De frequentie van een evenement is immers laag en een evenement heeft een bijzonder karakter. Een evenement is in dat geval een incidentele gebeurtenis. Een evenement is niet-incidenteel, wanneer een evenement een aantal keer per jaar wordt georganiseerd, of wanneer in een jaar op een bepaalde locatie meerdere evenementen worden gehouden (cumulatief effect).

In het geval van niet-incidentele evenementen is strijd met het bestemmingsplan relevant:

• ·

  bij incidentele gebeurtenissen is sprake van een verminderde strijd met het bestemmingsplan;

• ·

  het gebruik kan voor de toepassing van het bestemmingsplan als niet relevant worden aangemerkt.

Jurisprudentie wijst uit, dat er sprake is van een niet-incidentele gebeurtenis wanneer in een

jaar meerdere evenementen door dezelfde organisatie worden gehouden. Vergelijking van deze jurisprudentie met de situatie in de gemeente Stichtse Vecht rechtvaardigt de

conclusie dat in vooralsnog geen evenementen worden georganiseerd die niet-incidenteel zijn. Ook de frequentie van evenementen op een specifieke locatie is laag, zodat

het bestemmingsplan ook op grond daarvan niet relevant is. De georganiseerde evenementen zijn aan te merken als incidentele gebeurtenissen. Zij worden voor de toepassing van het bestemmingsplan als niet relevant gebruik van de gronden aangemerkt. Voor een aantal terugkerende evenementen wordt in de bestemmingsplannen een passende bestemming opgenomen.

3.4 Afhandeling aanvragen

Het verlenen van een vergunning voor het houden van een evenement is de bevoegdheid van de burgemeester. Bij de afhandeling van een aanvraag voor een vergunning voor een evenement is het van belang om op tijd over de juiste gegevens te beschikken. Anders kan er geen volledige en complete beoordeling van de aanvraag plaats vinden. Het is altijd de verantwoordelijkheid van de organisator om een tijdige en volledige aanvraag in te dienen.

Hoe complexer de aanvraag, hoe vroeger deze ingediend moet worden. Het zou onduidelijkheid scheppen om per evenement aan te geven wanneer de aanvraag ingediend moet worden. Daarom geldt als richtlijn dat de ontvankelijke aanvraag minimaal twaalf weken voorafgaand aan het evenement moet zijn ingediend. Indien een aanvraag drie weken voor een evenement nog niet of niet compleet is ingediend, kan de burgemeester besluiten de aanvraag niet meer in behandeling te nemen.

Om zoveel mogelijk volledige aanvragen te garanderen, de informatie zoveel mogelijk op dezelfde manier te ontvangen en daarmee het overzicht te behouden, zijn standaardformulieren ontwikkeld. Deze formulieren zijn zowel fysiek als digitaal beschikbaar.

Na ontvangst van de aanvraag wordt deze getoetst op volledigheid. Indien er nog gegevens ontbreken is er sprake van een niet ontvankelijke aanvraag. In dat geval dient de organisator nog een mogelijkheid te krijgen om alsnog de ontbrekende gegevens aan te leveren. De begunstigingstermijn is gesteld op maximaal 2 weken, omdat de vergunningverlener anders niet voldoende tijd heeft om tot een zorgvuldige besluitvorming te komen.

Als de ontbrekende gegevens niet binnen de gegeven begunstigingstermijn is aangeleverd wordt de aanvraag buiten behandeling gesteld.

Buiten behandelingstelling van een aanvraag kan om drie redenen geschieden:

• ·

  De aanvraag is na de begunstigingstermijn nog niet ontvankelijk. Het buiten behandeling stellen gebeurt ingevolge artikel 4.5 Awb;

• ·

  De aanvraag is binnen de maximale termijn van 12 weken vóór het evenement ingediend;

• ·

  Op verzoek van de aanvrager.

Wij beoordelen de aanvraag niet alleen op volledigheid maar bepalen vervolgens aan welke interne en externe disciplines advies dient te worden gevraagd. Eens in de twee weken komt het Team Vergunningen (politie, brandweer, veiligheid enz.) bij elkaar om deze aanvragen te bespreken. Eventueel wordt de aanvrager uitgenodigd om toelichting te geven.

Over het verloop van de procedure, voor informatie, en voor het indienen van de aanvraag kunnen organisatoren terecht bij het team Vergunningverlening. Het team is voor evenementen het centrale aanspreekpunt binnen de gemeente.

Op het moment dat de vergunning afgegeven is, zal deze worden gepubliceerd op de gemeentepagina in de VAR. Zo zijn bewoners geïnformeerd over de verleende vergunning voor het evenement. Op grond van de Algemene wet bestuursrecht kunnen alle belanghebbendenbezwaar indienen tegen de verleende vergunning. In spoedgevallen kunnen zij ook naar de rechtbank toe stappen om een voorlopige voorziening te vragen.

De Awb kent ook de Uniforme openbare voorbereidingsprocedure (UOV). Dit houdt in dat het bestuursorgaan het te nemen besluit zes weken ter inzage legt. De belanghebbenden kunnen dan hun zienswijze naar voren brengen. Gelet op de termijnen die de UOV stelt ten opzichte van het indieningstermijn van een aanvraag volgens de APV, biedt deze procedure geen meerwaarde.

3.5 Samenloop

Het kan voorkomen dat er meerdere aanvragen worden ingediend voor evenementen op dezelfde dag en tijd of locatie. In de meeste gevallen zal dit geen probleem zijn omdat evenementen niet hetzelfde publiek trekken of omdat de evenementen niet op dezelfde locatie gehouden worden. In sommige gevallen is het niet mogelijk om voor beide evenementen een vergunning te verlenen. Deze situatie noemen wij samenloop.

In het geval van samenloop zal de gemeente in overleg treden met de betreffende organisatoren, om te alternatieve tijd of locatie te zoeken.

Indien dat niet mogelijk is, zal één van beide aanvragen ingetrokken moeten worden of moet één van beide vergunningen geweigerd worden. In het laatste geval moet worden afgewogen welke van de aanvragen niet gehonoreerd kan worden. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de onder het kopje “gunningstraject” genoemde criteria.

Hoofdstuk 4 Toetsingscriteria en voorschriften

4.1 Gunningstraject

Om duidelijkheid te scheppen zijn er gunningscriteria vastgesteld. Het omschrijven van de gunningscriteria voorkomt enige vorm van willekeur en geeft het bevoegde bestuursorgaan handvatten in het oplossen van geschillen. De gunningscriteria geven aan hoe, in het geval van een conflict in de evenementenkalender, het bestuursorgaan omgaat met het toewijzen van een aanvraag om een evenementenvergunning.

De criteria zijn opgesteld in orde van belang:

• ·

  elk evenement dat op de vastgestelde evenementenkalender staat, gaat voor op een evenement dat later in het kalenderjaar aangemeld wordt;

• ·

  jaarlijks terugkerende evenementen gaan voor op nieuwe initiatieven, mits deze vermeld staan op de evenementenkalender;

• ·

  “wie eerst komt, wie eerst maalt”-principe. Bij twee evenementen die voor dezelfde datum en/of plaats worden aangevraagd wordt gekeken naar de datum van binnenkomst van de aanvraag/aanmelden;

• ·

  indien de eerste drie criteria geen uitsluitsel geven, zal de burgemeester bepalen welk evenement doorgang kan vinden.

4.2 Weigeringsgronden

In de APV worden de weigeringsgronden benoemd wanneer het bevoegd gezag een vergunning kan weigeren. Weigeren gebeurt in het belang van:

• ·

  de openbare orde;

• ·

  de openbare veiligheid;

• ·

  de volksgezondheid;

• ·

  de bescherming van het milieu.

Er kunnen ook nog andere weigeringsgronden van toepassing zijn, deze worden in het desbetreffende artikel van de APV genoemd.

Per aanvraag dient beoordeeld te worden of het tijdstip en de gevraagde locatie het toelaten dat een evenement wordt georganiseerd. Soms komt het voor dat twee of meer evenementen op een gelijk moment plaatsvinden. Dit samenvallen van evenementen kan bijvoorbeeld gevaarlijke verkeerssituaties opleveren. Bij het samenvallen van evenementen dient het uitgangspunt gehanteerd te worden dat jaarlijks terugkerende evenementen voor een nieuw te organiseren evenement gaan. In de overige situaties geldt het principe van volgorde van binnenkomst van de aanvraag.

4.3 Voorschriften

Er zijn mogelijkheden om vergunningen te beperken door voorschriften op te nemen. Deze voorschriften mogen slechts strekken tot bescherming van het belang waarmee de vergunning is vereist. De voorschriften mogen niet in strijd zijn met enige wettelijke regeling en niet in strijd met enig beginsel van behoorlijk bestuur.

De voorschriften kunnen hebben op:

• ·

  kosten verhaal van de eventuele beschadiging van gemeentelijke eigendommen;

• ·

  het uitsluiten van gemeentelijke aansprakelijkheid;

• ·

  het reinigen van het terrein;

• ·

  het handhaven van openbare orde;

• ·

  inzet van verkeersregelaars;

• ·

  de aanwezigheid van brandblusapparatuur;

• ·

  de inzet van EHBO’er;

• ·

  informeren van omwonenden;

• ·

  verkeersregulerende maatregelen;

• ·

  de benodigde verzekeringen;

• ·

  de bevoegdheid van politie, brandweer, gemeente.

De voorschriften en overige aanvullende aandachtspunten worden in de bijlage “ toelichting voorschriften” kort toegelicht.

Hoofdstuk 5 VERGUNNINGEN

5.1 Indeling categorie

Evenementen en activiteiten worden in het kader van openbare orde-, veiligheid- en overige aspecten ingedeeld in drie categorieën:

• 1.

  Categorie A:

  • Evenement met laag risico, waarbij sprake is van een beperkte impact op de omgeving en een geringe capaciteit van de hulpdiensten vereist.

• 2.

  Categorie B:

  • Evenement met verhoogd risico, waarbij sprake is van een verhoogde impact op de omgeving en extra capaciteit van de hulpdiensten vereist.

• 3.

  Categorie C:

  • Risicovol evenement, waarbij sprake is van een grote impact op de omgeving en extra capaciteit van de hulpdiensten vereist.

De categorieën sluiten aan bij het door de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) opgestelde risicoscan voor evenementen.

5.2 Aanvraag

5.2.1 Categorie A (laag risico)

Dit betreft kleinschalige activiteiten/evenementen, die niet tot nauwelijks belastend zijn voor de leefomgeving (buurtfeest, straatbarbecue, besloten feesten (zoals tuinfeesten) en zijn meestal kleine, lokale initiatieven gericht op een beperkte doelgroep (bijvoorbeeld de bewoners van een wijk).

Aan een gemelde activiteit worden de volgende voorschriften verbonden:

• ·

  de activiteit is niet commercieel;

• ·

  het betreft een incidentele activiteit voor de duur van maximaal één dag;

• ·

  het aantal aanwezigen bedraagt niet meer dan 100 personen; het betreft niet totale aantal deelnemers maar het aantal bezoekers op een willekeurig moment van de dag;

• ·

  het evenement tussen 08.00 en 23.00 uur plaatsvindt met dien verstande dat op zondag het evenement plaatsvindt tussen 13.00 uur en 23.00 uur;

• ·

  geen muziek ten gehore wordt gebracht vóór aanvangstijd van het evenement of nà 23.00 uur of op zondag vóór 13.00 uur;

• ·

  overmatige geluidsoverlast zoveel mogelijk wordt voorkomen;

• ·

  het evenement niet plaatsvindt op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats of anderszins als het een belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten;

• ·

  slechts twee kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 10m2 per object;

• ·

  er mag geen risico zijn voor de openbare orde en (brand)veiligheid;

• ·

  bij gebruik van een barbecue:

  • o

    dient een goedgekeurde brandblusser van minimaal zes kg te worden geplaatst;

  • o

    bij een gasgestookte barbecue mag de oranje slang niet ouder zijn dan twee jaar en het drukventiel niet ouder dan vijf jaar;

  • o

    de gasfles mag niet binnen een afstand van drie meter van straatkolk staan.

• ·

  direct na het eendaagse evenement dient opgeruimd te worden. De kosten voor het ophalen van achtergebleven vuil, worden verhaald op de aanvrager;

• ·

  Indien op zondag muziek ten gehore wordt gebracht dient er, volgens de Zondagswet, een ontheffing geluid aangevraagd te worden;

• ·

  De aanvrager dient ten minste twee weken voorafgaand aan het evenement daarvan melding te doen (via formulier);

• ·

  Meldingen voor evenementen die op een zondag plaatsvinden, worden getoetst aan de Zondagswet.

5.2.1.1 Activiteiten in gebouwen of sportcomplex met een gebruiksbesluit * (rustige evenementen)

De laatste jaren worden veel concerten, kinderactiviteiten of liefdadigheidsactiviteiten in kerken, sportzalen of scholen gehouden. Deze activiteiten vallen onder de omschrijving van een evenement uit de APV en zijn dus vergunningsplichtig. Voor deze activiteiten wordt gebruik gemaakt van gebouwen waarvoor door de brandweer een gebruiksbesluit is afgegeven. Een evenementenvergunning kan in deze situaties achterwege blijven wanneer de activiteiten passen binnen een normaal gebruik van het gebouw en er geen risico bestaat voor de openbare orde en veiligheid. Bovengenoemde activiteiten kunnen ook sportactiviteiten worden verstaan, indien deze activiteiten vallen binnen het gebruiksbesluit van het sportcomplex.

In situaties waarin er sprake is van te verwachten overlast (bijvoorbeeld geluidsoverlast, parkeerproblemen) of openbare orde problemen is wel een evenementenvergunning nodig. In de vergunning kunnen voorwaarden worden opgenomen:

• ·

  ter bescherming van de openbare orde;

• ·

  de verkeersveiligheid; en

• ·

  ter voorkoming van overlast.

Voorbeelden van dergelijke activiteiten zijn: carnavalsfeesten of feesten met optredens door bekende artiesten, een braderie of een kunstbeurs.

Op basis van bovenstaande zal onder de definitie van “rustige evenementen” worden verstaan:

·Een evenement in een gebouw of sportcomplex dat past binnen de voorwaarden van het gebruiksbesluit voor dat gebouw of sportcomplex en dat geen extra druk legt op de openbare ruimte.

Voor de gemeente en hulpverleningsdiensten is het noodzakelijk om exact te weten waar en welke vergunningsvrije activiteiten plaatsvinden. Dit is bijvoorbeeld van belang om de aanrijdroutes van de hulpdiensten bij calamiteiten te waarborgen. Daarom moet de hiervoor genoemde activiteiten wel worden gemeld met een meldingsformulier. De gemeente stuurt dit meldingsformulier door aan de brandweer en de politie. De partners kunnen hun capaciteit zonodig aanpassen op het aantal meldingen.

Commerciële activiteiten in gebouwen blijven altijd vergunningsplichtig. Commerciële activiteiten richten zich vaak op een breder publiek en zullen daardoor meer bezoekers en verkeer aantrekken. Daarom wil de gemeente elke commerciële aanvraag kunnen toetsen zodat aan de vergunning de juiste voorwaarden kunnen worden gesteld.

5.2.2 Categorie B: (verhoogd risico)

Evenementen met categorie B zijn evenementen waarvan op basis van de plannen van de organisator kan worden voorzien dat zij een belasting kunnen vormen voor de leefomgeving (braderieën, sociaal-culturele festivals, circussen).

Het publiek bij een degelijke groot evenement is veelal van lokale komaf. Voor deze evenementen zijn specifieke voorschriften nodig die aan de vergunning worden verbonden op advies van de hulpdiensten (en eventueel VRU (GOHR)). Er dienen vaak bijzondere maatregelen te worden getroffen omdat deze evenementen overlast kunnen veroorzaken voor de directe omgeving.

Voor het aanvragen van een evenementenvergunning dient de organisatie gegevens aan te leveren:

• ·

  volledig ingevuld aanvraagformulier;

• ·

  schaalplattegrond met indeling evenemententerrein;

• ·

  (klein) veiligheids- en calamiteitenplan

• ·

  technische informatie van podium/tent/tijdelijke bouwwerken (constructie, brandwering);

• ·

  een verkeersplan en bereikbaarheidsplan (route en parkeren bezoekers).

5.2.3 Categorie C: (risicovol)

Evenementen met categorie C zijn evenementen waarvan op basis van de plannen van de organisator kan worden voorzien dat zij een belasting vormen voor de leefomgeving (muziekfestival, dance events, kermis, risicovolle sportevenementen (zoals kickboksgala) en motorclubs).

Bij een dergelijk evenement wordt meestal niet alleen lokaal publiek verwacht maar ook van buiten de gemeente. Het aantal te verwachten bezoekers is meestal groter dan bij evenementen met een verhoogd risico (categorie B). Bij deze evenementen zijn aanvullende maatregelen nodig van hulpverleningsdiensten en een specifiek op het evenement afgestemd advies. Er dient tevens een multidisciplinair calamiteitenplan te worden opgesteld. Scenario’s zoals slecht weer, openbare order verstoring, brand of instorting kunnen hiertoe behoren en specifiek worden vereist.

Voor het aanvragen van een evenementenvergunning dient de organisatie aan te leveren:

• ·

  volledig ingevuld aanvraagformulier;

• ·

  schaalplattegrond met indeling evenemententerrein;

• ·

  (groot) veiligheids- en calamiteitenplan (multidisciplinair)

• ·

  technische informatie van podium/tent/tijdelijke bouwwerken (constructie, brandwering);

• ·

  draaiboek;

• ·

  hygiëneplan (getroffen voorziening);

• ·

  geluidsplan;

• ·

  bewonersbrief in verband met (geluids)overlast;

• ·

  een verkeers- en bereikbaarheidsplan (route en parkeren bezoekers).

Een vechtsportgala valt onder de definitie van een evenement in de APV en is qua aard en karakter geen reguliere sportactiviteit. Hiertoe is vergunning vereist van de burgemeester. Om een ordelijk verloop en veiligheid van bezoekers te garanderen worden specifieke voorschriften aan de vergunning verbonden. De VNG heeft gewaarschuwd dat deze activiteiten een aanzuigende werking kunnen hebben op personen uit het criminele circuit die deze gala’s gebruiken als ontmoetingsplek. Vandaar dat organisatie en activiteit op veiligheidsaspecten moeten worden gescreend c.q. getoetst en het deze evenementen, ook al zijn ze soms klein van omvang in de hoogste risico categorie C geplaatst worden. Dit geldt ook voor activiteiten van motorclubs.

5.3 Jaarvergunning en meerjarenvergunning

Een jaar- of meerjarenvergunning wordt alleen afgegeven als het evenement in de risicocategorie A of B (met weinig risico) valt.

5.3.1 Jaarvergunning

Vergunningen worden in de regel per individueel evenement verleend. Een evenement duurt een of enkele dagen en daarna is de vergunning uitgewerkt. Sommige organisaties organiseren meerdere evenementen per jaar. Vaak is aan het begin van het jaar al bekend welke evenementen dat zijn. Vanuit de wens om regeldruk te verminderen kan een jaarvergunning worden afgegeven. De organisaties die meerdere evenementen (bijvoorbeeld klassieke concerten) in één jaar organiseren, geven aan het begin van het jaar hun evenementenkalender door en indien mogelijk worden al deze evenementen in één vergunning verwerkt. Er hoeft dan slechts één keer een vergunning te worden aangevraagd en er zijn maar één keer leges verschuldigd.

5.3.2 Meerjarenvergunning

Er zijn ook organisaties die slechts één keer per jaar een evenement organiseren, maar precies dat zelfde evenement keert elk jaar terug. Deze organisaties hebben verzocht om een vergunning die voor meerdere jaren geldt.

.

Het is belangrijk dat het gaat om evenementen die elk jaar op precies de zelfde wijze plaatsvinden. De vergunning wordt maar een keer afgegeven de voorwaarden in de vergunning gelden voor elk jaar. De organisatie dient wel ieder jaar, uiterlijk 2 weken voorafgaand aan de dag van het feest het te melden. De APV bepaalt dat een vergunning in principe voor onbepaalde tijd wordt verleend. Bij evenementen wordt geadviseerd om de meerjarenvergunning voor een periode van 3 jaar te verlenen. Na 3 jaar moet dan opnieuw een vergunning worden aangevraagd. Een nadeel van de meerjarenvergunning is dat derden maar één keer de mogelijkheid hebben om bezwaar te maken. Zij worden dus in hun rechtsmogelijkheden beperkt.

De evenementen met meerjarenvergunning worden jaarlijks geëvalueerd en de vergunningen kunnen op ondergeschikte punten nog worden aangepast. Het principe van de meerjarenvergunning is dat in de vergunning alle voorwaarden en beperkingen staan die alle drie de jaren gelden. Als zich in het evenement wijzigingen voor doen dan moet er een nieuwe vergunning worden aangevraagd. Als blijkt dat de organisatie zich niet houdt aan de afspraken en voorschriften, kan de vergunning worden ingetrokken.

De evenementen die voor een meerjarenvergunning in aanmerking komen zijn evenementen die door vrijwilligers (non-profitorganisaties) worden georganiseerd en al enkele keren plaats hebben gevonden. Commerciële activiteiten blijven onder de gewone vergunningplicht vallen. Commerciële activiteiten richten zich vaak op een breder publiek en zullen daardoor meer bezoekers en verkeer aantrekken. Daarom wil de gemeente elke commerciële aanvraag elk jaar opnieuw kunnen toetsen zodat aan de vergunning de juiste voorwaarden kunnen worden gesteld.

5.4 Een bijzonder gebied is de Maarsseveense Plassen

Voor het gebied rond de Maarsseveense Plassen geldt een zogenaamde 10-dagenregeling. Deze regeling houdt in dat er niet meer dan 10 evenementen of activiteiten mogen worden gehouden die meer geluid veroorzaken dan gebruikelijk is rond de Maarsseveense Plassen.

Deze regeling houdt in:

• A.

  Op 3 dagen mogen er grote muziekevenementen worden gehouden waarvoor een maximaal geluidsniveau is vastgelegd:

• -

  75 dB (A) tussen 07.00 en 19.00 uur;

• -

  70 dB (A) tussen 19.00 en 23.00 uur;

• -

  65 dB (A) tussen 23.00 en 01.00 uur;

• -

  35 dB (A) tussen 01.00 en 07.00 uur.

De maximale geluidsniveaus (piekniveaus) mogen 10 dB (A) hoger liggen.

Vanwege het (geluids)overlast en de geldende milieueisen moet tussen grote muziekevenementen een wachtperiode van minimaal drie weken aangehouden te worden.

• B.

  Op de overige 9 dagen mogen evenementen worden gehouden die iets minder geluid produceren. Ook daarvoor is een maximaal geluidsniveau vastgelegd:

• -

  70 dB (A) tussen 07.00 en 19.00 uur;

• -

  65 dB (A) tussen 19.00 en 23.00 uur;

• -

  60 dB (A) tussen 23.00 en 01.00 uur;

• -

  35 dB (A) tussen 01.00 en 07.00 uur.

De maximale geluidsniveaus (piekniveaus) mogen 10 dB (A) hoger liggen.

C.Buiten deze regeling is het slechts mogelijk om activiteiten te laten plaatsvinden die zonder extra geluidproductie gepaard gaan.

5.5 Plaatsen tent

Bij een aantal evenementen wordt gebruikt gemaakt van één of meerdere tenten. Voor grotere tenten moet, op grond van de Brandbeveiligingsverordening, een gebruiksbesluit worden afgegeven. Het gebruiksbesluit is verplicht indien in de tent meer dan 50 personen aanwezig kunnen zijn. Voordat het gebruiksbesluit wordt afgegeven wordt bij de brandweer advies gevraagd. In de regel betreft dit een tent met een oppervlakte vanaf 10 bij 10 meter. Ook is een vergunning verplicht als in een tent apparatuur aanwezig is voor het gebruik van gas. Het plaatsen van een tent is, in verband met de brandveiligheid, verbonden aan een aantal veiligheidsvoorschriften. Deze voorschriften zijn opgesteld door de brandweer en zullen ook, voorafgaand aan en tijdens het evenement, door de brandweer worden gecontroleerd.

5.6 Geluidsnormen en omroepinstallatie

In de APV staat dat het verboden is buiten een inrichting in de zin van de Wet milieubeheer of het Besluit toestellen of geluidsapparaten in werking te hebben of handelingen te verrichten op een zodanige wijze dat voor een omwonende of voor de omgeving geluidhinder wordt veroorzaakt.Het college kan van het verbod ontheffing verlenen.

Eén van de problemen bij evenementen is, dat geluidshinder voor omwonenden onvermijdelijk is. Geluidshinder is van meer aspecten afhankelijk dan uitsluitend de hoogte van het geluidsniveau. De aard van de muziek, het lokale belang, het tijdstip, de duur en de locatie van het evenement, de windrichting, de geluidsgevoeligheid van de waarnemer en de geluidsisolatie in het gebouw waarin de waarnemer zich bevindt. Geluidshinder blijft echter een subjectieve beleving.

In het ergste geval wordt een bewoner zonder aankondiging geconfronteerd met een luidruchtige gebeurtenis waarvan niet bekend is wanneer dat eindigt en dat steeds luider lijkt te worden. Het gevoel van machteloosheid doet de irritatie verder toenemen. Voldoet een evenement aan een verwachtingspatroon, weet de bewoner wat er gaat gebeuren en stopt het evenement ook op het afgesproken tijdstip dan stijgt de acceptatiegrens.

Onderstaande geluidsnormen geven een goede balans tussen het mogelijk maken van evenementen en het beperken van overmatig geluidshinder.

5.6.1 Indeling geluidnormen (met uitzondering van de Maarsseveense Plassen):

• ·

  Evenementen vallend onder risico categorie A:

• ·

  Het gaat hier om onder andere buurt- en bedrijfsfeesten, buurtbarbecues, kleine markten (rommel- en vlooienmarkt) en straatorkesten.

• ·

  Het hinderniveau is laag;

• ·

  Het toegestane gemiddelde geluidsniveau (LAeq) van alle onversterkte en versterkte muziek bedraagt maximaal:

• o

  65 dB(A) tussen 07.00 en 19.00 uur;

• o

  60 dB(A) tussen 19.00 en 23.00 uur;

• o

  35 dB(A) tussen 23.00 en 07.00 uur.

Evenementen vallend onder risico categorie B:

• ·

  Het gaat om grote markten, sportevenementen met geluid en kortstondige muziekevenementen.

• ·

  Het hinderniveau is gemiddeld;

• ·

  Het toegestane gemiddelde geluidsniveau (LAeq) van alle onversterkte en versterkte muziek bedraagt maximaal:

  • o

    70 dB (A) tussen 07.00 en 19.00 uur;

  • o

    65 dB (A) tussen 19.00 en 23.00 uur;

  • o

    60 dB (A) tussen 23.00 en 01.00 uur;

  • o

    35 dB (A) tussen 01.00 en 07.00 uur.

Evenementen (vallen onder risico categorie C):

• ·

  Het gaat om grootschalige (muziek) evenementen (bijv. circussen, kermissen, dansfeesten, concerten).

• ·

  Het hinderniveau is hoog;

• ·

  Het toegestane gemiddelde geluidsniveau (LAeq) van alle onversterkte en versterkte muziek bedraagt maximaal:

• o

  75 dB (A) tussen 07.00 uur en 19.00 uur;

• o

  70 dB (A) tussen 19.00 uur en 23.00 uur;

• o

  65 dB (A) tussen 23.00 uur en 01.00 uur;

• o

  35 dB (A) tussen 01.00 uur en 07.00 uur.

Geluidsmetingen dienen plaats te vinden conform de Handleiding meten en rekenen Industrielawaai 1999, met de uitzondering dat bij de toetsing, voor zover het muziekgeluid betreft, geen toeslag voor muziekgeluid (de zogenoemde muziekstraffactor) wordt toegepast.

Conform de bovengenoemde Handleiding wordt voor de toetsing van muziekgeluid geen bedrijfs-duurcorrectie toegepast.

5.6.2 Bastonen

Indien sprake is van muziek met overwegend lage tonen, bijvoorbeeld house muziek, kan de geluidshinder groter zijn dan op basis van de geluidnormering in bovenstaande normen is te verwachten. In dergelijke situaties is het zinvol om naast een normstelling in dB(A) ook een normstelling in dB(C) op te nemen. Deze alternatieve meetmethode houdt meer rekening met bastonen.

Een aanvullende geluidsnorm in dB(C) wordt per situatie apart bekeken. De geluidsnorm wordt over het algemeen op een meetpunt dichtbij het podium vastgelegd.

De dB(A) norm blijft onveranderd.

5.7 Omroepinstallatie

Om een omroepinstallatie te gebruiken is er een ontheffing nodig op grond van artikel 4:6 van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV).

Bij meldingen (risicocategorie A) worden zelden gebruik gemaakt van omroepinstallatie. Als blijkt uit de melding dat er een ontheffing nodig is, zal deze ambtshalve en legesvrij worden verleend.

Hoofdstuk 6 CONTROLE EN HANDHAVING

Uiteraard is de vergunninghouder gehouden aan de voorschriften en beperkingen die in de vergunning zijn opgenomen. De vergunninghouder is verplicht om toe te zien op naleving van de voorschriften en beperkingen. De gemeente, politie, brandweer en andere controlerende instanties kunnen handhavend optreden indien de organisator zich niet houdt aan de voorschriften en beperkingen. Het toezicht op naleving van de voorschriften wordt onder meer door de ’toezichthouders uitgevoerd.

Bij controle en handhaving van een evenement is gebleken dat overtreding van het toegestane geluidsniveau veelvuldig voorkomt. Om objectief een overtreding van de geluidsvoorschriften te kunnen constateren dient de meting verricht te worden door gekwalificeerd personeel, met behulp van een daarvoor geschikte geluidsapparatuur. De gemeente zal per evenement beoordelen of het gezien de locatie, aard van het evenement en te verwachte hinder zinvol is om op geluid te controleren.

Controles op eindtijden en toezicht op de openbare orde vinden plaats door de politie. Daarnaast vinden bij (grote) evenementen ook vaak controles plaats door de brandweer. Indien bij het evenement constructies als podia en tenten worden geplaatst worden ook de bouwinspecteurs betrokken. Indien er voor het evenement een gebruiksvergunning wordt verleend, vindt vooroverleg, controle en evaluatie plaats. Met brandweer, Milieudienst en politie wordt intensief samengewerkt om zoveel mogelijk overleggen, controles c.a. gelijktijdig te laten plaatsvinden.

In de praktijk zal er, na constatering van een overtreding, altijd eerst overleg volgen met de organisator of de politie om de organisator te bewegen om zelfstandig de overtreding op te heffen.

Indien de overtreding niet wordt opgeheven kan de gemeente bestuursrechtelijk optreden.

Hoofdstuk 7 COMMUNICATIE

Een goed uitvoeringsbeleid staat of valt met een goede en duidelijke communicatie. Bij het uitvoeringsbeleid zijn veel partijen betrokken: inwoners, verenigingen/organisaties en instanties.

Het uitvoeringsbeleid dient voor al deze partijen bekend te zijn en dient ook op draagvlak te kunnen.

rekenen.

Voorgesteld wordt om de concept beleidsregels te bespreken in diverse relevante overleggen, zoals de overleggen met de betrokken hulpverlenende instanties, de wijkcomités, de overleggen met de cultuurconsulent en toeristische partners.

Nadat het uitvoeringsbeleid door B&W en raad is vastgesteld kan dit als volgt worden gecommuniceerd:

Uitgave persbericht, opstellen informatieve publieksversie, toezenden informatiebrief met bijbehorende folder naar alle ons bekende organisatoren van evenementen, informatieverstrekking naar alle relevante partners en hulpverlenende instanties, duidelijke en dienstverlenende publicatie op de gemeentelijke website (inclusief stroomdiagrammen en digitale formulieren), instellen telefonische en fysiek informatiespreekuur t.b.v. het beantwoorden van vragen en bieden van ondersteuning bij aanvragen.

Belangrijk is om te benadrukken dat er sprake is van maatwerk per soort evenement.

Als uitgangspunten in de communicatie zijn belangrijk:

• ·

  De gemeente stelt zich open en transparant op naar de inwoners, organisaties en ebdrijven

• ·

  Medewerkers handelen conform de cultuurwaarden: betrokken, aanspreekbaar, kwaliteit- en klantgericht

• ·

  De communicatie uitingen, mondeling, schriftelijk of digitaal, zijn duidelijk, begrijpelijk, tijdig en volledig.

Het instrument evenementenkalender zoals voorgesteld heeft binnen dit uitvoeringsbeleid vooral een functie ter stroomlijning van informatie en bepalen van inzet van alle betrokken instanties. Het overzicht is echter ook een uitstekende basis voor publicitaire doeleinden. Uit onderzoek is bekend dat bezoekers van een gemeentelijke website veelal op zoek zijn naar informatie over evenementen. Voorgesteld wordt om de evenementenkalender daarom ook in aantrekkelijke vorm te publiceren op de website van de gemeente. En daarnaast als basis te benutten voor gemeenschappelijke publiciteit met andere culturele en toeristische instanties.

Hoofdstuk 8 OPENBARE ORDE EN VEILIGHEID BIJ EVENEMENTEN

Er is een trend waarneembaar dat steeds meer evenementen een commercieel karakter krijgen en daarmee zich richten op een groter publiek. Dergelijke evenementen nemen ook in aantal toe. De keerzijde van een positieve druk op de evenementenkalender is dat extra inzet van politie en andere hulpdiensten nodig is om de veiligheid van bezoekers en de openbare orde te waarborgen. Zoals bekend gaat het hier om schaarse capaciteit.

In de eerste plaats moet verbetering en aanscherping van de vergunningprocedure voor evenementen een meer efficiënte en uniforme werkwijze met zich brengen. Daarnaast is het van belang dat er een voor organisatoren en betrokken hulpdiensten duidelijk en vast toetsingskader wordt gehanteerd inzake veiligheidseisen bij evenementen. Met duidelijke kaders kan de veiligheidsanalyse beter dan nu worden gericht op specifieke kenmerken van het evenement waardoor maatwerk geleverd kan worden.

Bevoegdheden en verantwoordelijkheid

De politie is op grond van de Politiewet onder gezag van de burgemeester belast met handhaving van de openbare orde in algemene zin. De burgemeester is bevoegd gezag bij evenementen en kan een evenement vergunnen of verbieden.

Meer dan vorrheen moet voorop komen te staan dat organisatoren verantwoordelijk zijn en hun verantwoordelijkheid moeten nemen voor een veilig en ordelijk verloop van hun evenementen. Dit laat onverlet dat de politie onder het gezag van de burgemeester verantwoordelijk is voor de openbare orde en dient te acteren als de taken van de beveiligers ophouden.

De organisator dient dan ook te voorzien in het treffen van maatregelen in de sfeer van beveiliging, eerste hulpverlening en sanitaire voorzieningen op het evenemententerrein. Ook in de directe omgeving is de organisator verantwoordelijk voor een ordelijk verloop van bezoekers (stromen).

De organisatie moet dus vooraf via een vastgesteld veiligheidsplan aantonen dat afdoende maatregelen zijn getroffen die de veiligheid en de gezondheid van de bezoekers garanderen.

Dit plan maakt verplicht deel uit van de aanvraag en wordt getoetst door de veiligheidspartners, politie, brandweer en GHOR.

Van belang is dat een aanvraag tijdig wordt ingediend. Hoe meer risicovol een evenement hoe meer tijd nodig is voor een grondige veiligheidsanalyse en gedegen afstemming. Uit de aanvraag moet duidelijk worden hoe het publieksprofiel, activiteitenprofiel en ruimteprofiel eruit ziet van het evenement. Vandaar dat een aanvraag alleen ingediend kan worden via een vastgesteld aanvraagformulier, zodat de juiste informatie ter toetsing wordt aangeleverd.

Verder is het van belang dat bij de advisering maatwerk wordt geleverd bij het koppelen van aanvullende veiligheidsvoorschriften aan evenementenvergunningen. Het is niet de bedoeling dat een klein evenement met een geringe impact op de omgeving moet voldoen aan loodzware veiligheidseisen.

Het is dus zaak om met name B en C evenementen via een gedegen risico- en veiligheidsanalyse multidisciplinair te toetsen. Op basis van de adviezen dient in de vorm van voorschriften en maatregelen een vergunning op maat gemaakt te worden.

In deze paragraaf worden de A-evenementen buiten beschouwing gelaten omdat deze minder risicodragend zijn en minder tot geen capaciteit politie en hulpdiensten vragen.

Toetsen veiligheidsaspecten

Elke vergunningaanvraag wordt onderworpen aan een risicoscan. Dit is een eerste globale risicoanalyse, uitgevoerd door de vergunningverlener. Op basis hiervan wordt beoordeeld in welke categorie het evenement valt, of de organisator de vergunningaanvraag bij het juiste loket heeft ingediend, welke risico’s aan het evenement verbonden zijn en hoe het vergunningentraject er globaal uit komt te zien.

Aan de hand van een voor de organisator verplicht veiligheidsplan bij B- en C-evenementen wordt bepaald welke invloed het evenement heeft op inzet van politie, hulpdiensten en gemeente. Op basis hiervan worden adviezen verstrekt op grond waarvan nadere voorschriften en maatregelen gekoppeld kunnen worden aan de vergunning. Uitgangspunt in het veiligheidsplan dient te zijn dat de organisator een maximale inspanning levert om de veiligheid tijdens het evenement te garanderen, voor zover dat in zijn macht ligt.

Profielen en Multidisciplinair overleg

Voor B- en C-evenementen geldt dat de risicoscan wordt verdiept in het dienstenoverleg (vergunningenoverleg) met een veiligheidsonderzoek. Hier wordt getoetst of het veiligheidsplan afdoende is of dat aanvulling/verbetering vereist is. Voor A-evenementen geldt deze eis niet, tenzij er sprake is van een kleinschalig evenement dat qua aard en karakter zich toch leent voor een uitgebreide veiligheidscan.

In het bijzijn van een veiligheidsadviseur van OOV bespreken de operationele diensten (politie, VRU), andere relevante diensten en organisaties en eventueel de organisator onderstaande aspecten:

Aspecten veiligheidsanalyse en veiligheidsplan: publiek, ruimte, activiteiten

Inschatting van veiligheidsrisico’s is te objectiveren door eerst enkele standaard aspecten van een aanvraag na te lopen. Belangrijke criteria in de analyse zijn het publieksprofiel, het ruimteprofiel en het activiteitenprofiel.

1. Publieksprofiel

Het type bezoeker speelt een belangrijke rol bij de risicobepaling.

Is het aannemelijk, voorspelbaar of bekend dat bepaalde specifieke – bij politie en justitie bekende – groepen een evenement zullen bezoeken? Denk aan:

• ·

  te verwachten opkomst en massaliteit van het publiek

• ·

  leeftijdsopbouw van het publiek

• ·

  kennis over en ervaring met bezoekers

• ·

  aanwezigheid van publiek als toeschouwer of als deelnemer (sportactiviteiten)

• ·

  aanwezigheid van rivaliserende groepen of groepen met verschillende belangen

• ·

  eventueel gebruik van verdovende middelen of alcohol

• ·

  complete conditie-/gezondheidstoestand van deelnemers en publiek

• ·

  doel/verwachting van het publiek

• ·

  gedrag van bezoekers

• ·

  geestelijke en emotionele conditie van bezoekers.

2. Ruimteprofiel

In principe dient ieder evenemententerrein duidelijk (herkenbaar) afgescheiden te zijn van de openbare ruimte. Bij statische buitenevenementen zijn die grenzen duidelijk te definiëren.

Bij evenementen in de openbare ruimte (Koninginnedag, dorpsfeesten, schaatstochten c.a.) is er geen sprake van een afgebakend terrein.

Gerelateerd aan de locatie is de bereikbaarheid van het evenement. Daarbij gaat het in de eerste plaats om de bereikbaarheid voor de hulpdiensten. Daarnaast om de bereikbaarheid voor zowel bezoekers per openbaar vervoer als voor bezoekers met eigen vervoer. Ook (te verwachten) weersomstandigheden zijn onderdeel van het ruimtelijk profiel. Afhankelijk van de locatie kunnen er brandveiligheidsrisico’s zijn. Het is belangrijk de brandveiligheid te beschouwen in samenhang met het publieks- en activiteitenprofiel. Uitgangspunt hierbij is de zelfredzaamheid en de effecten zo beperkt mogelijk houden door vroegtijdig ingrijpen.

3. Activiteitenprofiel

Iedere activiteit brengt specifieke risico’s met zich mee. Bij concerten en dance-events is de kans op geluidsoverlast vanzelfsprekend groot. Indien een evenement samenvalt met andere evenementen, het risico op ordeverstoringen toenemen. Hierbij wordt ook gekeken naar de tijdsduur en het tijdstip van het evenement. Als een evenement na zonsondergang start of eindigt, kan dit het optreden bij eventuele ordeverstoringen bemoeilijken.

Binnen het activiteitenprofiel wordt ook gekeken naar historische gegevens. Gekeken wordt naar eerdere ervaringen met de organisator. Indien de organisator er in het verleden blijk van heeft gegeven zich goed aan de afspraken te houden, neemt daarmee de voorspelbaarheid van het verloop van een evenement toe en nemen de risico’s af.

Nadat de organisator de aanvraag heeft ingediend, is deze vervolgens verplicht om nieuwe risicoverhogende feiten of omstandigheden die niet bij de aanvraag zijn opgegeven, te melden aan de burgemeester. Indien wordt afgeweken van de verstrekte gegevens of in strijd wordt gehandeld met de gestelde voorschriften, kan de burgemeester overwegen het evenement verbieden.

Op basis van een duidelijke aanvraag, gedegen veiligheidsplan kunnen gemeente en haar veiligheidspartners de aanvraag op veiligheidsaspecten beoordelen en zo nodig aanvullende eisen opleggen.

Veiligheidsplan

In een veiligheidsplan neemt de organisator de veiligheidsmaatregelen op die hij heeft getroffen en gaat treffen op het gebied van safety (veiligheid) en security (beveiliging).

De organisator neemt, in overleg met de hulpdiensten en gemeente voldoende maatregelen om de veiligheid van bezoekers en deelnemers aan het evenement te waarborgen.

De organisatie zorgt voor een aantal beveiligers dat in verhouding staat tot het aantal bezoekers van het evenement en de aard en het karakter van het evenement. De politie adviseert de vergunningverlener over het aantal beveiligers dat de organisator heeft voorgesteld als onderdeel van het veiligheidsplan. De beveiligers die de organisator aanstelt, zijn werkzaam bij een toegelaten organisatie in het kader van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus. Ze zijn als zodanig duidelijk en eenduidig herkenbaar.

De organisator is verantwoordelijk voor een adequate bereikbaarheid van het evenement voor politie, brandweer en ambulance. Het aanrijden en opstellen van hulpdiensten mag niet worden gehinderd of belemmerd De organisator is ervoor verantwoordelijk dat bezoekers in geval van calamiteiten het evenement snel kunnen verlaten. Bij binnenevenementen of van het publieke domein gescheiden evenementen vereist dat niet-geblokkeerde nooduitgangen. Een calamiteitenplan/scenario maakt deel uit van het veiligheidsplan;

De organisator wordt verantwoordelijk gesteld voor afdoende fysieke veiligheidsmaatregelen ten aanzien van:de brandveiligheid, indeling van de locatie c.q. het terrein, inrichtingseisen, afsluiting.

Om organisatoren te faciliteren en om multidisciplinair te kunnen toetsen is een standaard format voor een veiligheidsplan ontwikkeld. Er is een eenvoudig veiligheidsplan (voor A evenementen die hiervoor in aanmerking komen) en een uitgebreid veiligheidsplan (verplicht voor B en C categorie) voorhanden.

Elke organisator van een B/C evenement wordt met klem geadviseerd om tijdig een intakegesprek te houden met een vergunningmedewerker om alvast de formele aspecten (aanvraag, termijn, indieningsbescheiden, invullen veiligheidsplan) door te lopen. Dit kan vertraging verder in de procedure voorkomen.

Bijzondere evenementen

Specifieke veiligheidsvoorwaarden voor dancefeesten in buitenruimte (zoals Ultrasonic)

Dance-events zijn grootschalige evenementen in de buitenruimte, waarbij dj’s dancemuziek draaien. Dance is een verzamelnaam voor alle soorten elektronische dans muziek: hardcore, techno, trance, electro, house. Dance-events zijn qua publiek- ruimte en activiteitenprofiel per definitie C-categorie.

Deze dance-events worden alleen toegestaan als ze voldoen aan de volgende minimale specifieke voorwaarden:

• ·

  het publiek wordt gedoseerd via kaartverkoop

• ·

  (eventueel op naam) vooraf;

• ·

  het evenemententerrein is afgesloten en de organisator

• ·

  houdt 100% visitatie (tassencontrole) en oppervlakkige

• ·

  veiligheidsfouillering (op het lijf), eventueel met

• ·

  detectiepoortjes en camerabewaking;

• ·

  de eindtijd is uiterlijk 22.00 uur, met uitzondering van

• ·

  nieuwjaarsnacht;

• ·

  er is voldoende verlichting op en rond het

• ·

  evenemententerrein;

• ·

  er wordt alleen zwak-alcoholhoudende drank geschonken

Hoofdstuk 9 LEGES

• De aanvrager van een vergunning is leges verschuldigd op grond van de gemeentelijke legesverordening. In de tarieventabel behorende bij de legesverordening zijn de legeskosten opgenomen voor onder andere de evenementenvergunning en andere vergunningen/ontheffingen.

• Door de deregulering van de APV zijn verschillende vergunningen afgeschaft. Er wordt ook gewerkt met meldingen waarvoor geen leges in rekening worden gebracht. Naast de legesvrije meldingen is in de legesverordening opgenomen dat het in behandeling nemen van een aanvraag legesvrij is indien deze vergunningaanvraag voor en door een plaatselijke non-profitinstelling gedaan wordt. De instelling moet zich volgens haar statuten de uitoefening ten doel stellen om activiteiten van maatschappelijke, sociale of culturele aard te organiseren, waarbij de activiteiten in hoofdzaak door vrijwilligers worden verricht. Deze legesvrijstelling geldt alleen voor de evenementenvergunning (eventueel in combinatie met ontheffing omroepinstallatie) en niet voor vergunningen of ontheffingen die samenhangen met de evenementenvergunning (bijvoorbeeld gebruiksbesluit tent).

Kostenbepaling

De hoogte van de leges van de evenementenvergunning en de daadwerkelijke kosten van het product zijn niet in evenwicht. Opgemerkt dient te worden dat de tarieven niet naar het inkomen, de winst of het vermogen mogen worden gedifferentieerd. Wij moeten aangeven hoe wij de kosten van onze dienstverlening inzichtelijk maken en zo mogelijk kostendekkend.

Wij hanteren drie uitgangspunten:

• ·

  kostendekkendheid

• ·

  dereguleren, bonus/malus, minder regels of vergunningsvrije categorieën

• ·

  principe ‘de vervuiler betaalt’

Daarnaast bestaat de bestuurlijke wens om charitatieve instellingen hun activiteiten legesvrij te kunnen uitvoeren.

Financiële onderbouwing

Dit Uitvoeringsbeleid Evenementen geeft antwoord op deze vragen omdat het de uitgangspunten geeft voor de toetsing van evenementen en activiteiten. Het beschrijft welke evenementen van dien aard zijn dat met een melding kan worden volstaan, en welke uit oogpunt van openbare orde en veiligheid aan strengere regels moeten voldoen. Het onderscheid bestaat daarnaast uit bepaalde categorieën van vergunningen en evenementen. Het onderscheid bestaat in omvang (risico), organisatie, melding- of vergunningplicht en legesplicht.

Vergunningvrije activiteiten zijn zaken waarvoor geen vergunning meer nodig is. Deze kosten geen inzet en leveren dus ook niets op. Meldingsplichtige activiteiten, zoals een buurtbarbecue, kosten wel inzet, maar hier staan geen leges tegenover. Evenementen uit categorieën B en C kosten (relatief veel) inzet, maar er staan ook leges tegenover.

De onderverdeling in categorieën en legesvrij- en samenstelling leidt ertoe dat de grote, arbeidsintensieve evenementen meer de kosten dragen voor de goedkopere en de van leges vrijstelde activiteiten. Daarnaast kan legesheffing een rol spelen in de vereenvoudiging en versoepeling van het proces.

Het financiële beleid dat aan de vergunningverlening ten grondslag ligt heeft tot doel de aanvragers te beïnvloeden in hun indieningsgedrag. Op die manier proberen wij de aanvragen op dat kwaliteitsniveau te brengen dat de kosten worden beperkt. Daarnaast dereguleert de legesheffing door het bonus/malus-principe, en indieningsvereisten. Naarmate de aanvraag en de handelswijze van de aanvrager verbetert, vereenvoudigt de vergunningverlening.

BIJLAGE 1: Voorschriften

De aandachtspunten met betrekking tot de vergunningsvoorschriften en overige aanvullende aandachtspunten.

Openbare orde

Het begrip openbare orde is een open begrip. Het omvat de bescherming tegen een werkelijke en voldoende ernstige bedreiging van een fundamenteel belang van de samenleving, en kan met name onderwerpen in verband met de menselijke waardigheid, de bescherming van minderjarigen en kwetsbare volwassenen, alsook dierenwelzijn omvatten. Op grond van de Gezondheids- en welzijnswet voor dieren kan in de volgende twee situaties een vergunning voor het organiseren van evenementen met dieren worden geweigerd:

• 1.

  als er sprake is van dierenmishandeling;

• 2.

  als de dieren op een weinig respectvolle wijze worden behandeld.

Zo is het verboden om dieren als prijs, beloning of gift uit te loven of uit te reiken bij wedstrijden, verlotingen, weddenschappen of andere dergelijke evenementen.

Openbare veiligheid

De veiligheid van de betrokkenen (bezoekers, deelnemers, omwonenden, passanten) dient bij een evenement gewaarborgd te zijn. Risico’s moeten vooraf worden beoordeeld aan de hand van de informatie van de organisator ingevolge het vergunningaanvraagformulier.

De bereikbaarheid van panden en percelen dient voor hulpdiensten zoals politie, brandweer en ambulance te allen tijde gewaarborgd te zijn. Zo nodig dienen voor deze diensten aparte aanrijroutes te worden geregeld.

De organisator van het evenement dient te zorgen voor voldoende toezicht op het evenement. Naar aanleiding van een gemotiveerd advies van politie kan worden aanbevolen dan wel worden opgedragen dat het toezicht afhankelijk van de aard van het evenement dient te geschieden door vrijwilligers of door een professioneel beveiligingsbedrijf. De kosten voor de beveiliging zijn voor rekening van de organisator van het evenement.

Verkeersveiligheid

In de vergunningaanvraag dient de aanvrager onder andere nader aan te geven:

• ·

  welke straten dienen te worden afgesloten; of

• ·

  een omleidingsroute nodig is; of

• ·

  er sprake is voldoende parkeergelegenheid; of

• ·

  een busomleiding dient plaats te vinden.

Bij grote evenementen (met een gemiddeld en hoog risico, klasse B en C) kan een professioneel verkeersplan worden geëist.

De veiligheid voor weggebruikers is van groot belang en mag als gevolg van een evenement niet in gevaar komen. Gekeken wordt bij het verkeersaspecten naar de mogelijke negatieve gevolgen voor bezoekers en derden. Soms zijn verkeersmaatregelen nodig en dienen wegen te worden afgesloten en zijn omleidingsroutes noodzakelijk. Tijdelijke verkeersmaatregelen vinden alleen plaats in overleg met en na instemming van de gemeente. Hiervoor is een tijdelijke verkeersmaatregel nodig. Verder zijn er voor de regulering van het verkeer voldoende bevoegde verkeersregelaars nodig. In de nabijheid van het evenement dient te allen tijde voldoende parkeergelegenheid aanwezig te zijn.

Verkeersregelaars

Bij nagenoeg ieder activiteit op de openbare weg, waarbij het verkeer voor de veiligheid van de deelnemers en de weggebruikers geregeld moet worden zijn er op grond van de Regeling Verkeersregelaars 2009 gecertificeerde verkeersregelaars vereist.

Of en hoeveel verkeersregelaars er moeten worden ingezet wordt bepaald door de gemeente in overleg met de politie. Deze beoordeling maakt onderdeel uit van de acceptatie van een melding of van de vergunningaanvraag voor het evenement die door de organisatie van de activiteit is ingediend bij de gemeente. Het aantal vereiste verkeersregelaars en het aantal reserve verkeersregelaars wordt medegedeeld bij de vergunningverlening. De verkeersregelaars dienen te worden ingezet op plekken die zijn aangegeven op de situatieschets of op de plaatsen aangegeven door de organisatie van het evenement.

De organisator van het evenement dient zelf voor voldoende verkeersregelaars te zorgen. De namen van de in te zetten verkeersregelaars dient de organisator te vermelden aan de gemeente.

Mocht de organisator van het evenement niet kunnen beschikken over voldoende verkeersregelaars dan heeft de gemeente de mogelijkheid om de organisator van het evenement een lijst met namen van gecertificeerde verkeersregelaars te geven, welke nog benaderd kunnen worden. Tevens bestaat er voor de organisator van het evenement, welke niet kan beschikken over voldoende verkeersregelaars nog de mogelijkheid dat er mensen door de organisatie benaderd worden, welke een instructie voor verkeersregelaars kunnen bijwonen.

De politie geeft per jaar meerdere malen instructies voor verkeersregelaars. Degenen die de instructie van de verkeersregelaar hebben gevolgd worden aangesteld voor de periode van één jaar als verkeersregelaar. De aanstelling van de verkeersregelaars vindt plaats door middel van een aanstellingsbesluit, namens de burgemeester. Verkeersregelaars die voor een heel jaar benoemd worden, ontvangen bovendien gratis een pasje van de gemeente.

Wegsleepregeling

De gemeente heeft bij raadsvergadering van 21 december 2011besloten een wegsleepverordening vast te stellen. Het weg slepen van voertuigen is met name van groot belang bij evenementen waarbij een groot aantal mensen op een beperkt gebied samenkomen en zich extreme parkeerproblemen voordoen (bijvoorbeeld de blokkering van de calamiteitenroute). Daarnaast kan het ook wenselijk zijn andere extreme parkeerproblemen waarbij de veiligheid en vrijheid van het verkeer beperkt wordt op een verdergaande wijze te handhaven en door direct een einde te maken aan een parkeerovertreding.

Leveren van diensten

Het is mogelijk om gebruik te maken van water- en stroomvoorziening van de gemeente indien de gevraagde voorzieningen aanwezig zijn op de locatie van het evenement. De organisator van het evenement kan dit kenbaar maken op het vergunningaanvraagformulier. De kosten hiervan komen voor rekening van de organisator van het evenement.

Brandveiligheid

In het belang van de brandveiligheid van een tent of een vast gebouw waarin meer dan 50 personen gelijktijdig aanwezig zijn, worden specifieke brandpreventieve maatwerkvoorschriften verbonden aan de evenementenvergunning dan wel is een aparte te verlenen gebruiksbesluit nodig op grond van de Brandveiligheidverordening dan wel Bouwverordening. De brandweer bekijkt onder andere ook de benodigde blusapparatuur, het gebruik van bak- en braadapparatuur, brandpreventie voorzieningen enzovoorts. De brandpreventieve controles worden steekproefsgewijs uitgevoerd door de brandweer.

Voor het incidenteel overnachten in sport-, verenigingsgebouwen en scholen kunnen onder specifieke regels en brandpreventieve voorschriften worden toegestaan.

Evenementenvuurwerk

Het is verboden consumentenvuurwerk af te steken op een openbare plaats als dat gevaar, schade of overlast kan veroorzaken.

Het afsteken van evenementenvuurwerk mag alleen gebeuren door een gespecialiseerd bedrijf. Dit bedrijf dient hiervoor over een door het Ministerie van Verkeer en Waterstaat verleende vergunning te beschikken. Dit bedrijf dient een verzoek voor het afsteken van evenementenvuurwerk in te dienen bij de Provincie Utrecht. Het college van Gedeputeerde Staten van de Provincie Utrecht heeft voor de afgifte van de voor het bedrijf benodigde ontbrandingstoestemming een verklaring van geen bezwaar nodig van de burgemeester op grond van het Vuurwerkbesluit. In sommige gevallen kan worden volstaan met een melding van Gedeputeerde Staten. Gedeputeerde Staten zenden dan een afschrift aan de burgemeester bij acceptatie van de melding.

Luchtruim

Voor terreinen die incidenteel (maximaal 12 keer per jaar) worden gebruikt door vrije luchtballonen, schermzweeftoestellen, helicopters en zeilvliegtuigen kan de Provincie Utrecht als bevoegd bestuursorgaan- na overleg met de gemeente – een zogenaamde ontheffing tijdelijk en uitzonderlijk gebruik (TUG) afgeven. Daarin kunnen door de Provincie regels worden gesteld ten aanzien van het gebruik. De gebruiker van het TUG moet ten minste 24 uur voor de dag dat het terrein zal worden gebruikt een melding hiervan doen aan de burgemeester. Verder moet de gebruiker voldoen aan de bepalingen in de Regeling veilig gebruik luchthavens en andere terreinen. Ook dient de gebruiker uiteraard te beschikken over een toestemming van de grondeigenaar op grond van het burgerlijk recht.

Volksgezondheid

Ter bescherming van de volksgezondheid kunnen aparte voorschriften worden verbonden aan een evenementenvergunning. De VRU (GOHR) wordt hiervoor benaderd voor advies. De aanwezigheid van voldoende toiletvoorzieningen tijdens evenementen is uit het oogpunt van hygiëne een belangrijk onderdeel van een evenement. De organisator dient zelf zorg te dragen voor voldoende schone toiletvoorzieningen.

Bescherming van het milieu, aantasting groenstroken, overlast, afval

Geluidsoverlast, overlast veroorzaakt door stof, afval, aantasting van gemeentelijke groenvoorzieningen, vuurwerk enzovoorts valt onder bescherming van onder andere het milieu. De organisator van het evenement is voor de overlast zelf verantwoordelijk. De gemeente kan herstelbare schade die is ontstaan aan bijvoorbeeld groenvoorzieningen herstellen of laten herstellen op kosten van de organisatie van het evenement.

De gemeente stelt geen afvalbakken en/of containers beschikbaar. Indien de organisator niet of in onvoldoende mate de verplichtingen nakomt die worden opgelegd door vergunningvoorschriften, zal de gemeente de nalatige situatie herstellen op kosten van de vergunninghouder.

Verstrekking van alcoholhoudende drank

Bij evenementen wordt regelmatig alcohol geschonken. Nadere regels ter zake zijn te vinden in de Drank- en Horecawet en in de Drank- en Horecawetvergunning.

Voor het elders dan in een horeca-inrichting inclusief terras bedrijfsmatig verstrekken van alcoholhoudende drank is een ontheffing nodig van de burgemeester op grond van de Drank- en Horecawet. Een dergelijke ontheffing kan slechts worden verleend voor bijzondere gebeurtenissen van zeer tijdelijke aard (maximaal twaalf aaneengesloten dagen). Om een dergelijke ontheffing te kunnen verkrijgen dient er een verklaring van sociale hygiëne te worden overlegd en dient degene die in het bezit van deze verklaring sociale hygiëne als leidinggevende aanwezig te zijn tijdens het verstrekken van de alcoholhoudende drank tijdens het evenement. Geen ontheffing op grond van de Drank- en Horecawet is nodig als er sprake is van een besloten feest, waarbij geen entree wordt gevraagd én waar gratis alcohol wordt geschonken.

Het gebruik van (duurzaam) glaswerk of kunststof bekers in een horeca-inrichting is niet wettelijk geregeld. Aan een evenementenvergunning kunnen met het oog op de veiligheid nadere voorwaarden worden verbonden voor het gebruik van kunststof bekers. De gemeente kan de organisator te allen tijde wijzen op het belang dan wel verplichten tot het gebruik van kunststof bekers. Kunststof bekers zijn verplicht voor evenementen die plaatsvinden op openbare plaatsen en/of op sportvelden.

Aansprakelijkheid, verzekeringen

De wettelijke aansprakelijkheid is vaak gekoppeld aan het criterium “zorgplicht”. De gemeente heeft zorgplicht voor de openbare weg en de vrije ruimte. Aan de hand van dit criterium kan worden bepaald of de gemeente in bepaalde gevallen wettelijk aansprakelijk is. Bij de vergunningverlening van evenementen blijft de gemeente zorgplicht houden ten aanzien van de veiligheid op de openbare weg, ook al is deze “verhuurd” of om niet in gebruik gegeven aan een organisator.

Met betrekking tot evenementen kan de vergunninghouder aansprakelijk worden gesteld voor de veroorzaakte schade. De gemeentelijke aansprakelijkheidsverzekering biedt uitsluitend dekking bij evenementen welke mede, door of namens de gemeente worden georganiseerd. Het is van belang dat de organisator van het evenement (veelal de vereniging) zowel voor kleine evenementen als bij grotere evenementen zelf een goede verzekering afsluit voor het betreffende evenement. De organisator wordt hierop gewezen. Bij een klein evenement kan vaak met een WA-verzekering worden volstaan. Bij grotere evenementen gelden vaak andere risico’s en is een specifieke evenementenverzekering zeer gewenst/vereist. De verantwoordelijkheid voor het evenement en voor het afsluiten van verzekering ligt bij de organisator.