Organisatiebesluit gemeente Stichtse Vecht

Begripsbepaling

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  directie: algemeen directeur/secretaris en de adjunct directeur.

• b.

  afdeling: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris heeft.

• c.

  team: iedere organisatie-eenheid binnen een afdeling die op grond van dit besluit een eigen, rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de afdelingsmanager van de desbetreffende afdeling heeft.

• d.

  middelenbeheer: het middelenbeheer omvat de voorbereiding en de uitvoering van:

  • -

    het personeelsbeleid;

  • -

    het financieel beleid;

  • -

    het organisatiebeleid;

  • -

    het juridisch beleid;

  • -

    het informatiebeleid;

  • -

    het automatiseringsbeleid;

  • -

    het investeringsbeleid in bedrijfsmiddelen;

  • -

    het huisvestingsbeleid van het gemeentelijk apparaat,

alsmede het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer daarvan.

• e.

  budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en aan wie het (onder-)mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten.

• f.

  kredietbeheerder: een ambtenaar van de gemeente aan wie onder verantwoordelijkheid van de betreffende budgethouder middelen zijn toegekend in de vorm van (deel) budgetten of (deel) investeringskredieten en aan wie het (onder-)mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten.

• g.

  juridische rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale - en Europese wet- en regelgeving.

• h.

  financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie.

§ 1 De ambtelijke organisatie

Artikel 2 Organisatie-eenheden

De ambtelijke organisatie van de gemeente is, afgezien van de griffie, ingedeeld in de volgende afdelingen en organisatieonderdelen:

I Directie

II de stafonderdelen: a. Kabinet;

• b.

  Projectbureau;

• c.

  Concernstaf

III de afdelingen:

• a.

  Publiekszaken;

• b.

  Ontwikkeling;

• c.

  Wijken en kernen;

• d.

  Veiligheid, vergunningen en handhaving;

• e.

  Interne dienstverlening.

I Directie

Artikel 3 Directie De hoofdtaken van de directie zijn:

• 1.

  Onder de verantwoordelijkheid van het college berust het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie bij de secretaris zoals bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet. Hij treedt tevens op als algemeen directeur.

• 2.

  Zorgdragen voor en bewaken van de gemeentebrede beleidsontwikkeling en beleidsuitvoering, met specifieke aandacht voor het strategisch beleid;

• 3.

  Zorgdragen en bewaken van de samenhang binnen de organisatie;

• 4.

  Zorgdragen en bewaken van de bestuurlijk-ambtelijke samenwerking;

• 5.

  Zorgdragen voor het functioneren van de organisatie.

• 6.

  De gemeentebrede aansturing en kaderstelling en de verantwoordelijkheid voor het deelniveau (de aansturing van afdelingen).

• 7.

  Toetsing van de uitvoering en realisatie van raad- en collegeprogramma inclusief de inzet van middelen hierbij.

• 8.

  Ontwikkelen van algemene kaders, managementinstrumenten en systemen en toezicht op de correcte naleving van de kaders en de inzet van ter beschikking gestelde middelen.

• 9.

  Ontwikkelen van een strategische visie op de gemeentelijke organisatie als geheel.

• 10.

  Zorgdragen voor het concreet ontwikkelen van initiatieven om de onder 9 genoemde ontwikkeling te bevorderen en het intern en extern monitoren van het functioneren van de organisatie als geheel (efficiency, effectiviteit en doelmatigheid).

II Stafonderdelen

Artikel 4 Kabinet

De algemene taak van het kabinet is het ondersteunen van het college en de burgemeester in het bijzonder bij de dagelijkse werkzaamheden en de representatie.

Artikel 5 Projectbureau

Het projectbureau richt zich op het managen van projecten van grote omvang met een afdelingsoverstijgend karakter, met een grote maatschappelijke relevantie en met een nauwe relatie met het specifieke takenpakket van de directie.

Het projectbureau is belast met het management van deze gemeentebrede concernprojecten.

Artikel 6 Concerncontroller en concernstaf

De hoofdtaken van de concernstaf, onder aansturing van de concerncontroller, zijn:

• 1.

  Het adviseren van directie en bestuur over concernbrede vraagstukken en ontwikkelingen;

• 2.

  Het bevorderen van de kwaliteitsontwikkeling en toetsing daarvan binnen de organisatie;

• 3.

  Het bijdragen aan het ontwikkelen van een samenhangend, integraal middelenbeleid (concernkaders) en instrumenten ten behoeve van het realiseren van door het bestuur gestelde doelen;

• 4.

  Het evalueren en bewaken (control) van de rechtmatige, doelmatige en doeltreffende inzet van middelen (financiën, personeel, juridisch, informatievoorziening en automatisering, organisatie) binnen de gemeentelijke organisatie;

• 5.

  Kwaliteitsbewaking van de organisatie als geheel;

• 6.

  Het zorgdragen voor rapportage en advies over te houden onderzoeken aan de directie en het college.

Artikel 7 Hoofdtaken van de afdelingen

De algemene taak van de afdelingen is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering, de afstemming met andere organisatieonderdelen en de evaluatie gericht op het werkterrein van de afdeling almede het daarover verantwoording afleggen aan directie en bestuur, binnen de gestelde kaders.

Artikel 8 Structuur afdelingen

• 1.

  Op basis van de hoofdtaken zijn de afdelingen ingedeeld in teams.

• 2.

  Voor wijzigingen van de indelingen van de organisatie in afdelingen en teams of de toewijzing van taken aan afdelingen en teams betrekt het college vooraf de algemeen directeur/gemeentesecretaris.

• 3.

  De algemeen directeur/gemeentesecretaris kan de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan afdelingen en teams nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven.

• 4.

  De afdelingen bestaan uit de volgende teams:

Afdeling Publiekszaken:

• -

  Burgerzaken

• -

  Centrale dienstverlening

• -

  Wmo

• -

  Sociale zaken

Afdeling Ontwikkeling

• -

  Maatschappelijke ontwikkeling

• -

  Onderwijs en sport en zwembad

• -

  Ruimtelijke ontwikkeling

• -

  Economische ontwikkeling

Afdeling Wijken en kernen

• -

  Gebiedsgericht werken

• -

  Bestek en beheer

• -

  Buitendienst

Afdeling Veiligheid, vergunningen en handhaving

• -

  Vergunningen

• -

  Veiligheid, handhaving en toezicht

Afdeling Interne dienstverlening

• -

  P&O

• -

  Juridische zaken

• -

  Communicatie en bestuursondersteuning

• -

  Financiën

• -

  Belastingen

• -

  I&A

• -

  Facilitaire zaken

Artikel 9 Leiding dagelijks beheer

• 1.

  De algemeen directeur kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de afdelingsmanagers om de kwaliteit van het gemeentelijk beleid en de samenhang van het gemeentelijk beleid te verzekeren.

• 2.

  Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het middelenbeheer van de gemeente bij de algemeen directeur.

• 3.

  Onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur berust het dagelijks beheer van een afdeling bij het afdelingsmanager van de afdeling.

• 4.

  Onder de verantwoordelijkheid van het desbetreffende afdelingsmanager van de afdeling berust het dagelijks beheer van een taakveld bij de teamleider van het taakveld.

• 5.

  Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden kan het college mandaten en volmachten verlenen aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris, de adjunct directeur en de afdelingsmanagers en de teamleiders. Hiertoe wordt een afzonderlijk mandaat, volmacht en machtigingenbesluit opgesteld.

Artikel 10 Functionarissen en taken financiële organisatie

• 1.

  Voor het financieel beheer worden onderscheiden de taakvelden beheer financiën, kasbeheer, vermogensbeheer, administratiebeheer en budgetbeheer.

• 2.

  Voor het financieel beheer worden de onder lid 1 genoemde taakvelden door de teamleider financiën toegewezen aan de verschillende medewerkers.

• 3.

  Een functionaris kan meerdere functies toegewezen krijgen, indien dit niet strijdig is met de uitgangspunten van controletechnische functiescheiding.

• 4.

  De functie van teamleider financiën is onverenigbaar met die van kassier alsmede met enige andere de functiescheiding wezenlijk aantastende functie. De functies van kassier, administrateur en vermogensbeheerder zijn onverenigbaar met het budgethouderschap.

Artikel 11 Benoeming, schorsing, ontslag en vervanging functionarissen

• 1.

  Het college regelt op voorstel van de gemeentesecretaris de vervanging van de gemeentesecretaris door een loco-secretaris. Bij afwezigheid van de secretaris wordt zijn functie uitgeoefend door de loco-secretaris.

• 2.

  Door de afdelingsmanager kan voor deeltaken binnen zijn afdeling, na instemming van de secretaris, algemeen directeur, een teamleider van zijn afdeling bij afwezigheid van de afdelingsmanager met deze taken belasten.

• 3.

  De afdelingsmanagers vervangen elkaar onderling.

• 4.

  De algemeen directeur (secretaris) en de adjunct directeur worden benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

• 5.

  De afdelingshoofden en de concerncontroller worden op voordracht van de secretaris benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

• 6.

  Aan de algemeen directeur (secretaris) is, voor zover niet anders bepaald in dit besluit en andere besluiten, het mandaat verleend om medewerkers, inclusief inhuur externen, voor de gemeente te benoemen, te schorsen en te ontslaan, met uitzondering van de medewerkers van de griffie.

§ 2 Instructie secretaris

Artikel 12 Ondersteuning college

• 1.

  De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester de zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

• 2.

  De secretaris draagt desgevraagd en uit eigen beweging er zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

• 3.

  De secretaris draagt zorg voor een tijdige en gedegen advisering aan het college. Zo nodig adviseert de secretaris het college bij het nemen van beslissingen.

• 4.

  De secretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voorbereiding van de besluitvorming.

• 5.

  De secretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de beslissingen van het college.

• 6.

  De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de beslissingen van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluitenlijst van het college.

Artikel 12A Ondersteuning commissies

Tenzij bij afzonderlijke regeling anders is bepaald, is artikel 12 van overeenkomstige toepassing met betrekking tot door het college ingestelde bestuurscommissies.

Artikel 12B Aansturing ambtelijk apparaat

• 1.

  Ten aanzien van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor:

  • a.

    een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

  • b.

    het tijdig en toereikend voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

  • c.

    de planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het door de bestuursorganen terzake vastgestelde beleid;

  • d.

    de coördinatie en samenhang van het handelen van de organisatieonderdelen van de ambtelijke organisatie;

  • e.

    de juridische en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer;

  • f.

    de voorbereiding en uitvoering van de begroting alsmede de verantwoording over het gevoerde beleid;

  • g.

    de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving.

Artikel 12C

Het college houdt jaarlijks een beoordelingsgesprek met de gemeentesecretaris.

Artikel 12D Informatieplicht

De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de concerncontroller en de afdelingsmanagers tijdig op de hoogte worden gesteld van alle door de raad en het college genomen besluiten waaraan (financiële) consequenties voor hun taakveld of afdeling zijn verbonden.

Artikel 13 Algemeen directeur/gemeentesecretaris en adjunct directeur

De directie is verantwoordelijkheid voor de gemeentebrede aansturing en kaderstelling en de verantwoordelijkheid voor het deelniveau (de aansturing van afdelingen). De algemeen directeur/gemeentesecretaris draagt, in aansluiting op het bepaalde in de artikelen 3, 9 en 12B, bij het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie in het bijzonder de zorg voor:

• a. de beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering;

• b. implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving;

• c. de bewaking van de juridische- en financiële rechtmatigheid;

• d. de behandeling van burgerreacties, de behandeling van beroepschriften en beslissingen op verzoek- en bezwaarschriften en de behandeling van juridische procedures;

• e. de aansturing van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie;

  f. de ondersteuning van de bestuursorganen.

Artikel 14 Afdelingsmanager

• 1.

  Onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur/gemeentesecretaris draagt een afdelingsmanager met in achtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor: de uitvoering van het afdelingsplan, de bewaking van de rechtmatigheid bij de uitvoering van het afdelingsplan, de uitvoering van de aan de afdeling toegewezen bestuursopdrachten, het opvolgen van de aanwijzingen van de algemeen directeur.

• 2.

  Onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur/gemeentesecretaris draagt een afdelingsmanager met in achtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor: het middelen beheer van de afdeling, het in stand houden van de administratieve organisatie van de afdeling, het bijhouden van de aan zijn afdeling toegewezen administraties, het tijdig en volledig aanleveren van de juiste bestuurlijke informatie.

• 3.

  Een afdelingsmanager draagt de zorg voor het toetsen van voorstellen die in opdracht van de algemeen directeur voor het college worden voorbereid, op:

A de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie;

B de juridische rechtmatigheid, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid;

C de aanwijzing van ambtenaren van de afdeling, die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.

Artikel 15 Verantwoordingen en initiatief richting portefeuillehouder(s)

• 1.

  Een afdelingsmanager legt periodiek verantwoording af aan de portefeuillehouder die binnen het college verantwoordelijk is voor de beleidsvoorbereiding, de uitvoering van het vastgestelde beleid en het beheren van (delen van) de afdeling.

• 2.

  Indien meer dan één portefeuillehouder is betrokken bij een afdeling, legt een afdelingsmanager verantwoording af aan alle bij de afdeling betrokken portefeuillehouders.

• 3.

  Een afdelingsmanager is bevoegd tot het doen van voorstellen voor de voorbereiding en bijstelling van beleid dat hij wenselijk acht. Hij legt deze voorstellen voor aan de portefeuillehouder die binnen het college de verantwoordelijkheid draagt voor het beleidsveld, waarop het voorstel betrekking heeft.

Artikel 16 Personeelsbeleid

• 1.

  Door de algemeen directeur/gemeentesecretaris kan ondermandaat worden verleend aan de afdelingsmanagers en anderen om medewerkers, inclusief inhuur externen, voor de gemeente te benoemen, te schorsen en te ontslaan.

• 2..

  Een afdelingsmanager voert het personeelsbeleid voor zijn afdeling uit binnen de kaders van het afdelingsplan voor zijn afdeling en de door het college op advies van de algemeen directeur/gemeentesecretaris vastgestelde richtlijnen.

§ 3 Financiële organisatie

Artikel 17

• 1.

  Onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur/gemeentesecretaris en de afdelingsmanager, draagt de teamleider financiën de zorg voor:

  • a.

    het opstellen van de gemeentebegroting en de aansluiting op de daaraan ten grondslag liggende werkplannen;

  • b.

    het opstellen van de tussenrapportages en de jaarrekening;

  • c.

    het in stand houden en het juiste gebruik van het gemeentelijke rekeningschema en de gemeentelijke productenlijst;

  • d.

    de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en verstrekte informatie;

• 2.

  Onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur/gemeentesecretaris draagt de teamleider financiën de zorg voor de afdrachten (sociale) premies, de aangiften rijksbelastingen, de declaraties BTW compensatiefonds en de aanlevering van financiële gegevens aan het CBS;

• 3.

  De berekening van de (sociale) premies als bedoeld onder 2 behoren tot het taakveld van de functionele teamleider.

Artikel 18 Administratiebeheer

• 1.

  Het voeren van de financiële administratie van de gemeente is opgedragen aan de door de teamleider financiën aangewezen functionaris. Deze functionaris neemt hierbij de functionele richtlijnen en aanwijzingen van de teamleider financiën in acht.

• 2.

  De aangewezen functionaris draagt de zorg voor het tijdig, het juist en het volledig verwerken van de gegevens in de administratie.

• 3.

  De aangewezen functionaris draagt de zorg voor het tijdig, het juist en het volledig verstrekken van de gegevens uit de administratie aan de directie, de afdelingsmanagers en de teamleider financiën.

Artikel 19 Vermogensbeheer (beheer gemeentefinanciën en kassier)

• 1.

  De vermogensbeheerder is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beheren en doen beleggen van overtollige financiële middelen en het aantrekken van financiële middelen bij een tekort.

• 2.

  De vermogensbeheerder gemeentefinanciën voert zijn taken uit onder toezicht van de teamleider financiën en binnen de kaders van de Wet Financiering decentrale overheden en artikel 12 van de Financiële verordening gemeente Stichtse Vecht en het Treasurystatuut.

• 3.

  De teamleider financiën is verantwoordelijk voor het tijdig nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en van de wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke blijven van debiteuren.

• 4.

  Onder de verantwoordelijkheid van de vermogensbeheerder gemeentefinanciën berust de zorg voor het chartale kasbeheer inzake debiteurenbetalingen bij de kassiers van de betrokken afdelingen. De kassiers zijn belast met alleen de inning van debiteurenbetalingen in contant geld en dienen zorg te dragen voor minimaal wekelijkse afstorting van overtollige gelden aan de vermogensbeheerder gemeentefinanciën en een deugdelijke afrekening van de verkregen ontvangsten aan de vermogensbeheerder gemeentefinanciën en de administrateur.

Artikel 20 Administratie

• 1.

  De administratie voor de bedrijfsvoering van de gemeente bestaat uit: a. de financiële administratie van de gemeente als geheel en de niet per afdeling verbijzonderde administraties; b. de per afdeling verbijzonderde administraties.

• 2.

  Het team financiën voert de financiële administratie van de gemeente en de niet per afdeling verbijzonderde administraties.

• 3.

  Iedere afdelingen voert de door de teamleider financiën toegewezen per afdeling verbijzonderde administraties.

• 4.

  Ieder administratie wordt gevoerd overeenkomstig het “Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten ”, de verordening opgesteld op grond van artikel 212 Gemeentewet en de inrichtingseisen, zoals vastgesteld door of namens de algemeen directeur/gemeentesecretaris.

§ 4 Gemeentelijk managementteam

Artikel 21 Gemeentelijk managementteam

• 1.

  De algemeen directeur (secretaris), de adjunct-directeur en de afdelingsmanagers vormen het gemeentelijk managementteam.

• 2.

  De algemeen directeur (secretaris) is voorzitter van het gemeentelijk managementteam.

• 3.

  Bij afwezigheid van de algemeen directeur (secretaris) treedt op als voorzitter van het gemeentelijk managementteam de eerste loco-secretaris. Ingeval van afwezigheid van een lid van het gemeentelijk managementteam anders dan de secretaris wordt zijn plaats ingenomen door de door het college aangewezen plaatsvervanger.

• 4.

  De voorzitter van het gemeentelijk managementteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het gemeentelijk managementteam vast. Ieder lid van het gemeentelijk managementteam kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. De voorzitter zorgt er voor, dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereed gemaakt en zo mogelijk ten minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het gemeentelijk managementteam.

• 5.

  Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere dan de in het eerste lid bedoelde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van het gemeentelijk managementteam deel te nemen.

• 6.

  De voorzitter neemt, gehoord de meningsvorming binnen het gemeentelijk managementteam, de benodigde besluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming.

Artikel 22 Taken gemeentelijk managementteam

Het gemeentelijk managementteam heeft tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door middel van:

• a.

  de coördinatie van en de advisering over het middelenbeleid;

• b.

  het vaststellen van de inhoud van afdelingoverstijgende adviezen;

• c.

  de coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur;

• d.

  de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording;

• e.

  de informatie-uitwisseling van gemeenschappelijke zaken;

• f.

  tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen.

§ 5 Beleidsvoorbereiding, begroting, beleidsuitvoering en rekening

Artikel 23 Bestuursopdrachten

• 1.

  Voor de beleidsvoorbereiding geeft het college bestuuropdrachten aan de algemeen directeur (secretaris).

• 2.

  Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.

• 3.

  De algemeen directeur (secretaris) draagt de zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

Artikel 24 Begrotingscyclus

De gemeentelijke begrotingscyclus omvat de volgende stukken:

• a.

  de voorjaarsnota;

• b.

  de begroting inclusief het beleidsplan en het investeringsplan;

• c.

  de productenraming en afdelingsplannen;

• d.

  de bestuurs- en managementrapportages;

• e.

  de jaarrekening en het jaarverslag;

• f.

  de productenrealisatie.

Artikel 25 Budgettoedeling en begrotingsuitvoering

• 1.

  Op basis van de door de raad vastgestelde begroting en het investeringsplan stelt het college de productenraming, inclusief de investeringen, vast. Het college wijst de producten met bijbehorende budgetten uit de productenraming en de investeringskredieten toe aan de afdelingen.

• 2.

  Op basis van de begroting, de beleidsplannen, de vastgestelde investeringskredieten en de productenraming van de gemeente, maken de afdelingsmanagers, gebaseerd op het concernjaarplan vastgesteld door de algemeen directeur (secretaris) voor elke afdeling een afdelingsplan, waarvan de begroting van de afdeling en het investeringsplan van de afdeling deel uitmaken.

• 3.

  In een afdelingsplan worden de beoogde doelen, taken, activiteiten, te leveren prestaties en in te zetten middelen van een afdeling voor het eerstvolgende jaar beschreven.

• 4.

  Afdelingsplannen worden voor aanvang van het betreffende begrotingsjaar vastgesteld door de algemeen directeur. Met de vaststelling van de afdelingsplannen worden de budgetten en investeringskredieten toegewezen aan de afdelingsmanagers en de teamleiders.

Artikel 26 Budgetbevoegdheden en -plichten

• 1.

  Een budgethouder informeert de betreffende afdelingsmanager, de algemeen directeur en de teamleider financiën tijdig over de door hem verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

• 2.

  Het college kan bij specifieke verplichting aangegeven, dat deze pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van het college.

  Verplichtingen met politiek-bestuurlijke implicaties worden te allen tijde van tevoren voorgelegd aan het college.

• 3.

  Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan, indien een budgethouder heeft geconstateerd, dat er een toereikend budget of investeringskrediet beschikbaar is voor de uitvoering van de taakstelling in het afdelingsplan.

• 4.

  De inkoop van diensten, goederen en de aanbesteding van werken door een budgethouder vinden plaats binnen de kaders van het afdelingsplan van zijn afdeling, het verleende mandaat en de inkoop- en aanbestedingsregels van de gemeente.

Artikel 27 Begrotingsdiscipline en begrotingswijzigingen

• 1.

  Door het college toegewezen budgetten en investeringskredieten mogen niet zonder voorafgaande toestemming van het college worden overschreden, tenzij daar een inkomstencompensatie op hetzelfde beleidsterrein binnen hetzelfde begrotingsprogramma tegenover staat. Tegenvallers op specifieke inkomsten dienen in principe binnen de toegewezen budgetten te worden opgevangen.

• 2.

  Onderschrijdingen van door het college toegewezen budgetten voor uitgaven mogen zonder voorafgaande toestemming van het college niet worden aangewend voor nieuw beleid en beleidsintensiveringen.

• 3.

  Meevallers op specifieke inkomsten mogen zonder voorafgaande toestemming van het college worden aangewend voor het opvangen van overschrijdingen op toegewezen budgetten en investeringskredieten binnen hetzelfde beleidsterrein binnen hetzelfde begrotingsprogramma.

• 4.

  Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten laste van de algemene middelen.

• 5.

  De onder het eerste, tweede, derde en vierde lid genoemde begrotingswijzigingen worden bij het indienen van de (bestuurs)rapportages door het college aan de raad ter besluitvorming voorgelegd.

• 6.

  Overschrijding van de lasten van een programma uit de gemeentebegroting is slechts mogelijk met voorafgaande toestemming van de raad.

• 7.

  Begrotingswijzigingen als gevolg van voorstellen voor nieuw beleid of voorstellen voor beleidsintensiveringen worden tegelijk met de voorstellen voor nieuw beleid of beleidsintensivering door het college aan de raad ter besluitvorming voorgelegd.

Artikel 28 Verantwoording en décharge

• ·

  1. Iedere afdeling legt door middel van de bestuurs- en managementrapportages en de jaarstukken verantwoording af over de uitvoering van het afdelingsplan en de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten. De afdelingsmanagers leveren hiertoe tijdig de benodigde informatie aan de teamleider financiën.

• ·

  2. Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de décharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte gebleken) onregelmatigheden.

• ·

  3. Het gestelde in het tweede lid is niet van toepassing voor die afdeling of ambtenaar, waaraan het college vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de rekening en het verslag.

§ 6 Juridische rechtmatigheid

Artikel 29 Juridische rechtmatigheid

• 1.

  De teamleider van het team juridische zaken draagt onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur/gemeentesecretaris en onverminderd de verantwoordelijkheid van de afdelingsmanagers de zorg voor:

  • a.

    het toetsen van voorstellen aan het college en overeenkomsten van de gemeente met derden op juridische rechtmatigheid;

  • b.

    het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies aan de directie en de afdelingen;

  • c.

    het opstellen van richtlijnen voor de afdelingen voor het toetsen van voorstellen aan het college en het toetsen van de door de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid;

  • d.

    het toezicht op een juiste toepassing door de gemeentelijke ambtenaren van de afdelingen van gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving;

  • e.

    het onderhouden van contacten met advocaten en notarissen; voorzover deze taken niet aan andere ambtenaren in de organisatie zijn opgedragen.

  • f.

    de ondersteuning van de directie, afdelingen en andere organisatieonderdelen bij het opstellen, onderhouden en borgen van de werkprocessen en de controle of aan de gestelde kwaliteitseisen wordt voldaan.

• 2.

  De teamleider juridische zaken deelt een afdelingshoofd zijn bevindingen mee over de naleving van gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving door de afdeling van het desbetreffende afdelingsmanager.

• 3.

  Indien daar aanleiding toe bestaat, doet de teamleider juridische zaken aan de algemeen directeur (secretaris) en de concerncontroller verslag van zijn bevindingen.

Artikel 30 Juridische rechtmatigheid bij afdelingen

Een afdelingsmanager draagt onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeurgemeentesecretaris de zorg voor:

• a.

  de implementatie en een juiste toepassing van gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving door de onder zijn afdeling vallende ambtenaren, waarbij de door het college goedgekeurde richtlijnen worden nageleefd;

• b.

  de toetsing van voorstellen van zijn afdeling aan het college en de toetsing van de door zijn afdeling voor de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid.

§ 7 Medezeggenschap

Artikel 31 Medezeggenschap

• 1.

  Ten behoeve van aangelegenheden die de ambtelijke organisatie aangaan is een Ondernemingsraad ingesteld en wordt overleg met de vakbonden, het Georganiseerd Overleg, gevoerd. Het overleg met de vakbonden betreft alleen de rechtspositionele aangelegenheden.

• 2.

  De bevoegdhedenverdeling tussen Ondernemingsraad en Georganiseerd Overleg is vastgelegd in een convenant.

• 3.

  De rechten en bevoegdheden van de Ondernemingsraad vloeien voort uit de wet.

• 4.

  De werkwijzen van de Ondernemingsraad is neergelegd in het reglement Ondernemingsraad gemeente Stichtse Vecht.

• 5.

  Het Georganiseerd Overleg voert overleg met de portefeuillehouder met personeelszaken in de portefeuille, de Ondernemingsraad voert overleg met de bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden, dit is voor de Ondernemingsraad gemeente Stichtse Vecht de gemeentesecretaris/algemeen directeur

§ 8 Vaststelling en ingangsdatum

Artikel 32 Slotbepalingen

• 1.

  Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2011.

• 2.

  Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit gemeente Stichtse Vecht

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van 4 januari 2011

Burgemeester en wethouders voornoemd

L.H.M. van den Nieuwendijk Mevrouw drs. M.M. van 't Veld

Gemeentesecretaris wnd. burgemeester