e-mail protocol

Geldend van 03-05-2013 t/m heden

Intitulé

Beleidsregel e-mailprotocol

De raad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Stichtse Vecht;

gelet op het bepaalde in de Archiefwet 1995;

gelet op het bepaalde in de Gemeentewet en het bepaalde in artikel 2:15 en artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht;

gelet op het bepaalde in de Verordening elektronisch berichtenverkeer gemeente Stichtse Vecht 2013;

overwegende dat het wenselijk is vast te leggen hoe binnen de gemeente Stichtse Vecht wordt omgegaan met e-mailverkeer.

besluiten

vast te stellen de volgende:

Beleidsregel e-mailprotocol

HOOFDSTUK 1 Algemeen

Artikel 1 Begripsomschrijving

In dit protocol wordt verstaan onder:

  • 1.

    Algemene postbus : Elektronische postbus welke niet gekoppeld is aan een specifieke medewerker van de gemeente, maar aan de organisatie als geheel of een onderdeel daarvan (info@stichtsevecht.nl).

  • 2.

    Persoonlijke postbus : Elektronische postbus welke gekoppeld is aan een specifieke medewerker van de gemeente.

  • 3.

    Gemeentelijk e-mailadres : Elektronisch postadres eindigend op @stichtsevecht.nl.

  • 4.

    Gemeentelijke website : De internetsite van de gemeente Stichtse Vecht, www.Stichtsevecht.nl.

  • 5.

    Elektronische berichten : Informatie die langs elektronische weg verzonden of ontvangen wordt.

  • 6.

    Functionele berichten : Digitale berichten die een medewerk(st)er uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of verzendt.

  • 7.

    Privé berichten : Digitale berichten die een medewerk(st)er niet uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of verzendt.

  • 8.

    Bestuurlijke berichten : Elektronische aanvragen, bezwaarschriften, klachten, zienswijzen en ingebrekestellingen die worden ontvangen of verzonden door of namens een bestuursorgaan;

  • 9.

    Niet bestuurlijke berichten : E-mailberichten niet ontvangen of verzonden door of namens een bestuursorgaan.

  • 10.

    Registratie- en archiefwaardige

    berichten (formele post) : Berichten die volgens de geldende criteria voor registratie en archivering in aanmerking komen.

  • 11.

    Niet registratie- en archiefwaardige

    berichten : Berichten die volgens de geldende criteria niet voor registratie en archivering in aanmerking komen.

  • 12.

    Medewerker : Persoon met een aanstelling bij of een arbeidsovereenkomst met de gemeente of een persoon die (betaalde of niet betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verricht, anders dan in ambtelijk dienstverband.

  • 13.

    Behandelaar : Medewerker die met de afhandeling van het elektronische bericht is belast.

Artikel 2 Reikwijdte

Het protocol is van toepassing op elektronische e-mail berichten verstuurd naar of ontvangen op een gemeentelijk e-mailadres. Privéberichten vallen niet onder de werking van dit protocol.

Artikel 3 Doeleinden

  • 1. Het protocol geeft richtlijnen over de afhandeling van bestuurlijke en functionele berichten door medewerkers.

  • 2. Voor anderen dan medewerkers vormt het protocol een richtlijn voor het gebruik van de elektronische weg.

HOOFDSTUK 2 Verantwoordelijkheid

Artikel 4 Verantwoordelijkheid

Iedere medewerker is verantwoordelijk voor de behandeling van e-mailberichten conform dit protocol.

HOOFDSTUK 3 Bereikbaarheid

Artikel 5 Bereikbaarheid

  • 1.

    Bestuurlijke en niet-bestuurlijke e-mailberichten worden alleen in behandeling genomen indien deze weg voor het betreffende product of de betreffende dienst op de gemeentelijke website middels een webformulier of een bij dat product of dienst genoemd e-mailadres of andere door de gemeente aangegeven digitale online omgevingen, is opengesteld.

  • 2.

    Functionele e-mailberichten worden alleen in behandeling genomen voor zover er geen sprake is van e-mailberichten als genoemd onder lid 1 en lid 2.

  • 3.

    Berichten die niet in behandeling worden genomen zijn:

    • a.

      Berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden, ondanks gebruik van alle beschikbare hulpmiddelen;

    • b.

      Berichten die de maximale e-mail grootte overschrijden;

    • c.

      Berichten die niet voorzien zijn van naam en adres van de afzender. Bij een gebrekkige e-mail krijgt de afzender het verzoek om binnen een vastgestelde termijn alsnog zijn/haar gegevens te vermelden. Indien hier geen reactie op komt, dan is de gemeente gerechtigd om het verzoek niet in behandeling te nemen.

    • d.

      Berichten die door de virus- en spammailfilters van de gemeente worden tegengehouden.

4 . E-mail berichten moeten aan de volgende eisen voldoen:

  • a.

    Het bericht mag inclusief bijlagen niet groter zijn dan 10 Mb.

  • b.

    Het bericht moet door de e-mailserver van de gemeente verwerkt kunnen worden.

  • c.

    Eventuele bijlagen moeten in te lezen zijn door bij de gemeente gehanteerde pakketten c.q. algemeen gangbare bestandsformaten moeten worden gebruikt.

  • d.

    Het e-mailadres moet herleidbaar zijn.

  • e.

    Het bericht mag evenals de bijlagen geen wachtwoorden bevatten.

  • f.

    Berichten mogen geen virussen bevatten en mogen niet worden gekenmerkt als spammail.

HOOFDSTUK 4 Afhandeling

Artikel 6 Afhandeling

  • 1. De afzender van een bestuurlijk bericht ontvangt uiterlijk binnen 3 werkdagen na ontvangst een reactie waarin aangegeven wordt wie de behandelende ambtenaar of afdeling is. Als datum van ontvangst geldt hierbij de datum waarop het bericht is ontvangen.

  • 2. De afzender van een niet-bestuurlijk bericht ontvangt binnen vijf werkdagen na ontvangst een reactie van de behandelaar. Als datum van ontvangst geldt hierbij de datum waarop het bericht door de gemeente ontvangen is.

  • 3. Onder een reactie wordt verstaan:

    • a.

      een inhoudelijke reactie ter afhandeling van het inkomende bericht;

    • b.

      een elektronisch behandelbericht waarin wordt aangegeven binnen welke termijn de afzender een inhoudelijke reactie kan verwachten.

  • 4. Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor het tijdig afhandelen van berichten waarvan hij of zij de behandelaar is.

  • 5. Onder een tijdige afhandeling wordt verstaan:

    • a.

      afhandeling binnen de wettelijk geldende termijn of;

    • b.

      bij ontbreken van een wettelijke termijn, afhandeling binnen een redelijke termijn maar in ieder geval binnen een termijn van acht weken.

  • 6. Wanneer het niet mogelijk is een bericht tijdig af te handelen stuurt de behandelaar voor afloop van een onder lid 3 gestelde termijn een tussentijds bericht met een nieuwe termijnstelling.

  • 7. De formele afhandeling van bestuurlijke e-mail berichten vindt schriftelijk plaats.

    Digitale c.q. elektronische afhandeling van bestuurlijke e-mail berichten die tot één of meer geadresseerden zijn bericht is alleen toegestaan indien:

    • a.

      de geadresseerde(n) expliciet kenbaar heeft c.q. hebben gemaakt langs elektronische weg voldoende bereikbaar te zijn;

    • b.

      het uitgaande bericht, indien van toepassing, is voorzien van een digitale handtekening;

    • c.

      de gemeente heeft aangegeven dat de elektronische weg voor dit specifieke onderwerp is opengesteld.

  • 8. De formele afhandeling van niet-bestuurlijke functionele berichten vindt schriftelijk en/of elektronisch plaats. Elektronische afhandeling is alleen toegestaan als is voldaan aan het bepaalde in artikel 7 vijfde lid onder b.

  • 9. Bij alle uitgaande elektronische e-mailberichten worden de regels, werkwijzen, voorschriften en procedures in acht genomen die ook gelden voor papieren correspondentie.

HOOFDSTUK 5 Registratie en archivering

Artikel 7 Registratie

  • 1. Registratiewaardige berichten die binnenkomen via de algemene postbus of de persoonlijke postbus worden door de daarvoor verantwoordelijke medewerkers geregistreerd in het daarvoor bestemde Document Management Systeem of in een andere (afdelings)specifieke applicatie.

  • 2. Registratiewaardige berichten die rechtstreeks binnenkomen op de algemene postbus en algemene e-mailadressen die zijn geactiveerd en gecommuniceerd door de gemeente, worden door de daarvoor verantwoordelijke medewerkers geregistreerd in het daarvoor bestemde Document Management Systeem.

  • 3. Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor registreren van registratiewaardige berichten, die rechtstreeks zijn ontvangen op of verstuurd vanaf zijn of haar persoonlijke postbus.

  • 4. Overige elektronische berichten worden niet geregistreerd bij ontvangst. Op deze berichten vindt dus ook geen termijnbewaking plaats.

Artikel 8 Archivering

  • 1. Bij het beoordelen of een elektronisch bericht in aanmerking komt voor registratie en archivering gelden dezelfde criteria als voor papieren stukken.

  • 2. De afdeling die belast is met de documentaire informatievoorziening is verantwoordelijk voor het toetsen van de aangeboden berichten aan de registratiecriteria en het archiveren van deze berichten.

HOOFDSTUK 6 Overige bepalingen

Artikel 9 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit protocol niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van dit protocol beslist het college.

Artikel 10 Citeertitel; inwerkingtreding

  • 1.

    Deze regeling kan worden aangehaald als: e-mailprotocol.

  • 2.

    Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na die van de bekendmaking.

23 april 2013

Namens de gemeenteraad,

Griffier Voorzitter

Namens het college van burgemeester en wethouders,

Secretaris Burgemeester

Burgemeester

Toelichting