Besluit Vervanging Archiefbescheiden Fase 2 Gemeente Stichtse Vecht van 2019

Besluit tot vervanging van archiefbescheiden van de gemeente Stichtse Vecht door de teamleider Facilitaire Zaken, als gemandateerde namens het College van B&W voor besluiten m.b.t. de documentaire informatievoorziening zoals die voor vervanging.

Vervangingsbesluit Fase 2 betreft:

1. Archiefbescheiden met bewaartermijn van 0-20 jaar o.b.v. de gemeentelijke selectielijst van 2017 en vervangen zoals vastgelegd in het Handboek Vervanging Fase 2, vanaf 1 januari 2017;

2. Facturen die gescand worden conform het Handboek Vervanging Fase 2 vanaf 1 januari 2018;

Gelet op:

-de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 212 nr. WJZ/466161 (102365), tot wijziging van de Archiefregeling i.v.m. het stellen van nadere regels omtrent vervanging en artikel 7 van de Archiefwet.

Besluiten:

Artikel 1

1. Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de gemeentelijke selectielijst 2017 voor vernietiging in aanmerking komen en een bewaartermijn tussen 0-20 jaar hebben, waarna de analoge archiefbescheiden worden vernietigd.

2. Reproductie vindt plaats zoals omschreven in het vastgestelde Handboek Vervanging Fase 2.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van de bekendmaking van dit besluit in het gemeenteblad.

Tegen dit besluit kan iedere belanghebbende op grond van de artikelen 8:1 en 7:1 van de Algemene Wet Bestuursrecht binnen zes weken na de datum van bekendmaking schriftelijk bij burgemeester en wethouders bezwaar maken.

Artikel 3

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit Vervanging Archiefbescheiden Fase 2 Gemeente Stichtse Vecht van 2019.

Namens het College van B&W,

de Teamleider Facilitaire Zaken

Rene Jansen

TOELICHTING

Vervanging Fase 1

In 2014 heeft het verantwoordelijk afdelingshoofd Interne Dienstverlening waar Facilitaire Zaken en het taakveld DIV onder viel, het Vervangingsbesluit Fase 1 geaccordeerd, als gemandateerde namens het College van B&W. Zowel het concept Vervangingsbesluit als het daarbij behorende Handboek Vervanging waren van een positief advies voorzien van de archivaris. De Vervanging Fase 1 betrof de archiefbescheiden met een bewaartermijn tot 7 jaar volgens de gemeentelijke vernietigingslijst van 2012. Het was de bedoeling om voor de jaren daarna eerst de vervanging te regelen voor alle (op termijn) te vernietigen archiefbescheiden en dan voor die van de permanent te bewaren archiefbescheiden. Bij en na een langdurig aanbestedingsproject voor nieuwe scanners bleek de markt niet op alle punten te kunnen voldoen aan de metamorfose light eisen van het Nationaal Archief en is de fasering van de vervanging bijgesteld.

Voorbereiding Fase 2

In juni 2018 is een projectgroep Vervanging Fase 2 ingesteld bestaande uit medewerkers vanuit de teams Financien, I&A (applicatiebeheer Decos) en FZ/DIV. Via een aantal bijeenkomsten is de scope van de vervanging besproken o.b.v. de Handreiking 2.0 van het Nationaal Archief en zijn de stappen zoals beschreven in de Handreiking zoveel mogelijk gevolgd. Voor het Handboek Vervanging hebben we zowel de Handreiking 2.0 als het Handboek Vervanging van de gemeente Haarlem als input gebruikt.

Tijdens de voorbereiding zijn ook werkinstructies gemaakt (Financien) dan wel verder verfijnd en besproken c.q. vastgesteld. Tenslotte is op het concept Handboek Vervanging en de werkinstructies advies gevraagd van de archivaris d.w.z. de beleidsadviseur Digitalisering van het RHC Vecht en Venen. De vragen zijn beantwoord en adviezen verwerkt.

Vervanging Fase 3 en 4

De planning is om in de loop van 2019, als ook het beheer van de digitale informatiehuishouding v.w.b. conversie en migratie, uitwijk, veiligheidsplan en digitale bewaarstrategie is vastgelegd en vastgesteld, het vervangingsbesluit Fase 3 voor te bereiden. Dit zal alle op termijn te vernietigen archiefbescheiden betreffen > 21 jaar. In 2019 wordt bovendien het scanplatform uitgerust met (slimme) validatiesoftware. Voor de permanent te bewaren analoge stukken die vanaf 2020 nog binnenkomen zal of een nieuwe scanner die voldoet aan de metamorfose light eisen worden aangeschaft of extern oplossingen worden gezocht voor vervanging. De verwachting is dat we dan vooral met digital born informatie werken.