Beleidsnotitie meerjarige evenementenvergunningen

Beleidsnotitie meerjarige evenementenvergunningen

1. Aanleiding

In het kader van administratieve lastenverlichting is tijdens de vergadering van het college op 5 augustus 2014 toegezegd een onderzoek in te stellen naar de randvoorwaarden door BJZ.

2. Opdracht

De meeste evenementen in Ten Boer kennen een terugkerend karakter. Een aantal van deze evenementen wijzigt niet of nauwelijks. De opdracht is om te bezien of voor dergelijke evenementen vergunning voor een langere periode (3 jaar) kan worden verleend. Het onderzoeksrapport van de onderzoeksraad voor de veiligheid omtrent het monstertruck ongeval Haaksbergen is meegenomen in de totstandkoming van deze beleidsnotitie.

3. Doelstelling

Ten Boer heeft als streven dat er voldoende te beleven moet zijn binnen de gemeente, met in achtneming van de wet- en regelgeving. Leges stijgen en er is minder subsidie beschikbaar, met als gevolg dat er evenementen uit Ten Boer zouden kunnen vertrekken. Dit is niet gewenst. De beoogde effecten van het verlenen van meerjarige evenementenvergunningen zijn als volgt:

• 1.

  Organisaties van dergelijke evenementen hoeven niet meer ieder jaar opnieuw vergunning aan te vragen en dus ook niet jaarlijks de daarvoor verschuldigde leges te betalen. De administratieve lasten voor burgers en bedrijven worden hierdoor verminderd;

• 2.

  Het aantal aanvragen voor evenementenvergunningen op jaarbasis daalt, waardoor ook voor de gemeente de administratieve lasten verminderen;

• 3.

  Als gevolg van een verminderd aantal aanvragen kunnen aanvragen voor evenementen die nog altijd jaarlijks vergund moeten worden nog beter worden afgewikkeld, waardoor een verdere professionaliseringsslag kan worden gemaakt, zowel aan de kant van de gemeente als aan de kant van de organisatie en (hulp)diensten.

4. Regelgeving

Op grond van afdeling 2 van de Algemene Plaatselijke Verordening Ten Boer, in het bijzonder artikel 2.2.2. is het verboden zonder vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren.

Artikel 2.2.1 bepaalt wat onder evenement wordt verstaan.

Onder evenement wordt verstaan elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van:

• 1.

  bioscoopvoorstellingen;

• 2.

  markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder h, van de Gemeentewet en artikel 5:22 van deze verordening

• 3.

  kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen;

• 4.

  het in een inrichting in de zin van de Drank en Horecawet gelegenheid geven tot dansen;

• 5.

  betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties;

• 6.

  activiteiten als bedoeld in artikel 2.3.3.1 (speelgelegenheden) van deze verordening.

Onder evenement wordt mede verstaan:

• 1.

  een herdenkingsplechtigheid;

• 2.

  een braderie;

• 3.

  een optocht, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2.1.2.1 van deze verordening, op de weg;

• 4.

  een feest, muziek- of theatervoorstelling, show of wedstrijd op of aan de weg;

Geen vergunning is vereist voor een eendaags evenement, indien:

• 1.

  het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 100 personen;

• 2.

  het evenement tussen 9.00 en 24.00 uur plaatsvindt;

• 3.

  het evenement niet plaatsvindt op de rijbaan of anderszins een belemmering vormt voor het verkeer, tenzij daarvoor een ontheffing is verleend;

• 4.

  slechts enkele kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 10m² per object;

• 5.

  sprake is van een aanwijsbare organisator;

• 6.

  aan evenementen worden de volgende geluidsnormen opgelegd: tot 20:00 uur gelden er geen geluidsnormen, de op- en afbouw moet in beginsel tussen 8:00 en 20:00 uur plaatsvinden en vanaf 20:00 uur tot de vergunde eindtijd is een geluidsniveau van maximaal 85dB(A) toegestaan.

5A. Huidige werkwijze

Momenteel wordt onderscheid gemaakt tussen meldingplichtige evenementen en vergunningplichtige evenementen.

Meldingsplicht

Evenementen die voldoen aan de daaraan gestelde voorwaarden waar geen vergunning voor vereist is kunnen worden gemeld aan de gemeente. De melding komt uiteindelijk terecht bij de afdeling BJZ. Er worden geen leges in rekening gebracht voor het afwikkelen van dergelijke meldingen.

Vergunningplicht

Artikel 1.7 van de Algemene Plaatselijke Verordening Ten Boer bepaalt dat een vergunning of ontheffing voor onbepaalde tijd geldt, tenzij bij de vergunning of ontheffing anders is bepaald of de aard van de vergunning zich daartegen verzet.

De vergunning voor een evenement wordt momenteel voor één jaar voor een specifiek moment verleend. Aanvragen worden voor advies uitgezet bij hulpdiensten en relevante medewerkers van zowel Ten Boer als Groningen. Als iedereen positief heeft geadviseerd wordt de vergunning verleend. Bij een negatief advies wordt bekeken, samen met de organisatie, op welke manier alsnog aan de gestelde eisen kan worden voldaan. Mocht dat niet kunnen, dan wordt de vergunning geweigerd. Voor elke vergunningaanvraag worden leges in rekening gebracht.

5B. Toekomstige werkwijze vergunningplichtige evenementen

Objectieve beoordeling

De vergunningplicht bij evenementen is in het leven geroepen, omdat bij evenementen het risico op verstoring van de openbare orde en veiligheid en het gevaar voor de veiligheid van bezoekers, omwonenden en derden groter is. De laatste jaren is er op het gebied van veiligheid bij evenementen veel te doen geweest, met name als gevolg van enkele (grote) incidenten. Denk hierbij aan Pukkelpop in België (extreme wind), Koninginnedag 2009 (aanslag), de Nijmeegse vierdaagse (extreme hitte), de Danceparade in Duisburg (doden door verdringing) en het ongeluk met de monstertruck in Haaksbergen in 2014.

Van belang is dat een zo objectief mogelijke inschatting wordt gemaakt van de risico’s van evenementen voor de openbare orde en veiligheid, volksgezondheid en milieu. Evenementen die jaarlijks terugkeren én waarvan de risico’s beperkt dan wel voldoende afgedekt zijn kunnen dan voor meerdere jaren worden verleend. Op deze manier wordt voorkomen dat evenementen die als (te) risicovol worden beschouwd niet vooraf worden beoordeeld, waardoor niet adequaat genoeg kan worden ingesprongen op incidenten, met alle mogelijke gevolgen van dien.

Het is van belang dat er een goed beeld van het evenement geschetst kan worden, zodat risico-onderschatting bij herhalingsevenementen voorkomen kan worden. Als er in onvoldoende mate een beeld kan worden geschetst kan er om extra informatie worden gevraagd.

Onderverdeling evenementen

Evenementen worden onderverdeeld in de volgende categorieën:

I Vergunningvrij

II Vergunningplichtig Meerjarige vergunning.

III Vergunningplichtig Jaarlijkse vergunning.

Categorie I

De procedure rondom de vergunningvrije evenementen wijzigt niet. De melding van het evenement moet ten minste 2 weken voorafgaand aan de datum waarop het evenement wordt gehouden worden ingediend. Als er opmerkingen zijn worden deze besproken met de organisatie. In het uiterste geval wordt een andere datum of locatie afgesproken.

Categorie II en III

Risico-afweging

Het afwegingskader voor vergunningplichtige evenementen bestaat uit risico’s voor openbare orde en veiligheid, gezondheid en milieu. Bij grote evenementen wordt een risico-analyse uitgevoerd door een multidisciplinair team, waarin o.a. de politie, brandweer en GHOR deelnemen. Op deze manier worden risico’s goed inzichtelijk gemaakt en kunnen door de organisatie en/of operationele diensten maatregelen worden genomen om deze risico’s te beperken. Hierbij wordt het Regionale Multidisciplinaire Leidraad Veiligheid Publieksevenementen (hierna leidraad) als richtlijn gebruikt. Uit deze leidraad is geconstateerd dat er geen enkel evenement in Ten Boer onder de A en B richtlijn valt.

Met ingang van 7 juli 2015 wordt elk evenement waarvoor vergunning wordt aangevraagd beoordeeld zoals gebruikelijk. De gemeente laat aan de adviseurs blijken dat een meerjarige vergunning in dat geval wenselijk is. Alle voor het betreffende evenement relevante interne adviseurs en de politie, brandweer en GHOR zullen daarnaast worden verzocht te adviseren en daarbij rekening te houden met de wens voor een meerjarige vergunning. Indien er volgens de adviseurs gronden zijn om geen meerjarige vergunning te verlenen zal dit meegenomen worden bij de overweging om wel of niet een meerjarige vergunning te verlenen.

Categorie II

Uitgangspunt meerjarige vergunning

Als het een jaarlijks terugkerend evenement betreft, identiek aan voorgaande edities en rond dezelfde periode wordt gehouden zal met ingang 7 juli 2015als uitgangspunt gelden dat deze evenementen meerjarig worden vergund, tenzij dat in verband met de risico’s voor openbare orde en veiligheid, volksgezondheid en/of milieu niet gewenst is.

De evenementen die in categorie II vallen worden voor de duur van 3 jaar verleend. Gelet op de mogelijke risico’s voor de openbare orde en veiligheid leent een evenementenvergunning zich niet voor vergunningverlening voor langere tijd. Er moeten mogelijkheden bestaan voor tussentijds bijsturen, zonder dat het intrekken van verleende vergunningen noodzakelijk is.

Nieuwe evenementen

Evenementen die nog niet eerder in Ten Boer hebben plaatsgevonden worden altijd voor 1 jaar verleend. Na afloop van het evenement zal een evaluatie plaatsvinden. Aan de hand van de evaluatie kan, bij een nieuwe aanvraag worden bepaald of er een meerjarige vergunning wordt verleend.

Bij beoordeling of een nieuw evenement na een jaar in aanmerking komt voor een meerjarige vergunning is het belangrijk om na te gaan of er uit de gegevens van de organisator en de hulpdiensten blijkt of er incidenten hebben plaatsgevonden tijdens het evenement? Tevens is het van belang dat het zeker is dat er geen wijzigingen hebben plaatsgevonden in het evenement ten opzichte van het jaar ervoor en dat het evenement geen A of B evenementen betreft (Categorie III).

Bijkomende rechtshandelingen

Voor veel evenementen zijn, naast de evenementenvergunning, ook andere rechtshandelingen nodig. Denk bijvoorbeeld aan toestemmingen omtrent gebruik gemeentegrond, DHW ontheffing of een geluidsontheffing. Dit wordt in de evenementenvergunning verwerkt en gelden daarmee automatisch ook voor 3 jaar bij verlening van een meerjarige vergunning.

Meldingsplicht

De organisatie moet, ingeval van een meerjarige vergunning, jaarlijks 12 weken voor de datum waarop het evenement zal worden gehouden melding doen van het te organiseren evenement en verklaren dat er geen wijzigingen zijn in het evenement ten opzichte van de voorgaande jaren. De primaire verantwoordelijkheid omtrent de melding en de juistheid van deze melding ligt bij de organisator van het desbetreffende evenement.

Deze termijn biedt mogelijkheden om bij wijzigingen in het evenement op tijd over te gaan tot verstrekking van nieuwe informatie door de organisatie en om advies in te winnen van de interne adviseurs, de politie, de brandweer en de GHOR voor een mogelijke nieuwe vergunning. Tevens kan het evenement dan tijdig definitief in de evenementenkalender gezet worden. De interne adviseurs en de politie, brandweer en GHOR worden op de hoogte gesteld over de definitieve datum van het evenement.

Wijziging van een verleende meerjarige vergunning

Als een evenement niet wijzigt ten opzichte van de verleende vergunning, dan hoeft de organisator, behalve de melding van de datum en het eventueel indienen van in de vergunning genoemde documenten, niets meer te doen. Het evenement kan gewoon doorgaan zoals vergund.

Zijn er wel wijzigingen ten opzichte van de verleende vergunning, dan moet de organisatie deze wijzigingen ten minste 12 weken voorafgaand aan het evenement doorgeven. Het aanvraagformulier voor evenementen zal hierop worden aangepast. Aan de hand van die stukken wordt beoordeeld of er opnieuw vergunning moet worden verleend, en zo ja, of er meer gegevens nodig zijn. Indien er opnieuw een vergunning moet worden aangevraagd en/of er extra gegevens nodig zijn zal contact worden opgenomen met de melder.

Aan de hand van de wijzigingen die door een organisatie zijn doorgegeven kan blijken dat een geheel nieuwe vergunning niet nodig is, maar dat de verleende meerjarige vergunning wel op enkele punten gewijzigd moet worden. In dat geval wordt de verleende vergunning gewijzigd en blijft de vergunningstermijn doorlopen.

Ook een eenmalige wijziging behoort tot de mogelijkheden. Een voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld dat als gevolg van wegwerkzaamheden eenmalig een andere locatie of route is bepaald.

Verlenging

Na afloop van de vergunningstermijn moet een nieuwe vergunning worden aangevraagd. Als aan de hand van de aanvraag blijkt dat het evenement nog altijd past binnen de overwegingen en voorwaarden die in de verleende vergunning zijn opgenomen en uit de adviezen blijkt dat het evenement de afgelopen jaren niet heeft geleid tot verstoring van de openbare orde en veiligheid en er geen sprake is geweest van strijd met de vergunningvoorschriften, dan kan de verleende vergunning worden verlengd met wederom 3 jaar.

Intrekking meerjarige vergunning

Er zijn situaties denkbaar waarin het niet langer verantwoord dan wel wenselijk is een meerjarige vergunning in stand te laten. In de volgende omstandigheden kan een meerjarige vergunning dan ook worden ingetrokken:

• 1.

  De inhoud en/of opzet van het evenement verandert dusdanig dat het niet meer past binnen de overwegingen dan wel voorwaarden van de verleende vergunning. Hierbij kan gedacht worden aan een andere organisatie, een andere periode (verplaatsing van najaar naar voorjaar bijvoorbeeld), (sterk) veranderd bezoekersaantal, gewijzigde locatie, gewijzigde opzet ect;

• 2.

  Er is sprake van strijd met de gestelde voorwaarden;

• 3.

  Er is sprake geweest van verstoring van de openbare orde en veiligheid of er is sprake geweest van gevaar voor de volksgezondheid en/of het milieu.

Categorie III

Evenementen die in categorie III vallen moeten altijd jaarlijks vergunning aanvragen. Categorie III is vergelijkbaar met de A en B evenementen uit de leidraad. De aanvraag moet ten minste 8-12 weken voorafgaand aan het evenement worden ingediend, zodat de voorbereiding op een zorgvuldige manier kan plaatsvinden. Indien nodig wordt voor evenementen die in deze categorie vallen ook de uitgebreide risicoanalyse uitgevoerd.

6. Evaluatie

Deze beleidsregels zullen jaarlijks m.i.v. 2016 worden geëvalueerd en waar nodig bijgesteld. De evaluatie zal plaatsvinden in samenwerking met de hulpdiensten en interne adviseurs. Er wordt zowel schriftelijk als mondeling geëvalueerd op dezelfde wijze als in de leidraad wordt voorgeschreven. Ook zal steekproefsgewijs de ervaringen van vergunninghouders worden gepeild.

De evaluatiecriteria voor de beleidsregels zijn o.a.:

• -

  Doelmatigheid (Resultaten versus kosten);

• -

  Doeltreffendheid (Haalbaarheid doelstellingen door beleid);

• -

  Impact (Effecten van beleid);

• -

  Relevantie (Draagt het beleid aan bij behoeften van de doelgroep);

• -

  Duurzaamheid (Omgevingsanalyse);

• -

  Beleidsconsistentie (Interne tegenspraak tussen beleidsregels).

Bijlage evaluatie rapport Haaksbergen

Het rapport Haaksbergen

Het rapport van de Onderzoeksraad bevat een aantal aanbevelingen

In dit stuk worden de aanbevelingen bekeken mede in relatie tot de beleidsregel “meerjarige evenementen”.

In z’n algemeen kan geconstateerd worden dat wij slechts zgn. C-evenementen kennen. Dit betekent evenementen met een laag risicoprofiel (bron: richtlijn leidraad evenementen van de VRG)

• -

  Taakopvatting adviseurs/vergunningverleners

  • o

    geen kennis van inhoud programma:

  • o

    niet getoetst of maatregelen die organisatie trof in relatie stond tot risico’s

In beginsel moet uit en door het vernieuwde aanvraagformulier duidelijk worden wat er precies wordt aangevraagd. Soms komt er een verduidelijkingsvraag van de adviseurs. De zeer korte lijntjes met o.a. parate diensten, zoals de politie en de wijkpostbeheerder zorgt ervoor dat de adviseurs goed op de hoogte zijn.

-Betrokkenheid burgemeester

oGeen betrokkenheid met evenement en de toetsers

In het algemeen komen de grotere evenementen (en dat zijn er niet veel) en dan moet je denken aan Springtime, ‘bij de Boer’, Sportrecreade of de Jaarmarkt terug in het politieoverleg en eventueel in de zgn. bila’s met de burgemeester.

-Perceptie van het evenement

oRisico’s van herhalingsevenementen (die groter worden)

Dit is inderdaad een punt van aandacht, zowel de in de regulier aanvraagprocedure als in de meerjarige vergunningverlening. Aan de ene kant wordt er veelvuldig gebruik gemaakt van oude gegevens bij vergunningverlening, maar wel met inachtneming van de nieuwste feiten in de aanvraag. Ook de inzet van steeds nieuwe stagiaires werkt hierin positief. Daarnaast heeft de organisatie van de meerjarige evenementen de plicht om te melden welke wijzigingen er zijn in het evenement. Dit wordt tot nu toe gaan: Sportrecrade, Avondwandelvierdaagse, Jaarmarkt, Roefeldag enz.

-Evaluatie en toetsing

• o

  Ontbreken evaluatie

• o

  Ontbreken intercollegiale toetsing

In beginsel wordt in het politieoverleg teruggekeken en daar waar nodig verbetervoorstellen gedaan die dan in het protocol worden verwerkt. Ook komt de uitvoering van het evenementenbeleid regelmatig aan de orde in het AVO van Ommelanden Noord en in de IVB-vergadering van het Veiligheidshuis. Vervolgens komt de juridische toetsing ook nog terug in het juristenoverleg.

-Betrokken management

• o

  Ontbreken managementbetrokkenheid

• o

  Ontbreken reflectie

• o

  Veel ruimte tot eigen invulling

In beginsel komt het evenementenbeleid een de uitvoering daarvan aan de orde in de bila’s met de gemeentesecretaris. In het recente verleden kwam de uitvoering regelmatig aan de orde in het zgn. stafoverleg. Met het vertrek van de medewerker wordt de uitvoering nu besproken met de behandelende medewerker (stagiaire). Veel ruimte tot invulling is inderdaad aanwezig, maar de inschatting is dat daar adequaat mee wordt omgegaan.

-Politieke en maatschappelijke factoren

• o

  Meer dienstverlener dan toetser

• o

  Meer administratieve toetsing dan zorg op risico’s

De inschatting is dat er in Ten Boer geen spanning is tussen leefbaarheid en de (inschatting) van de risico’s. Aanvragen worden veelal tijdig ingediend en de (externe) adviseurs krijgen voldoende ruimte om te adviseren en kritisch te zijn.

Ondertekening